淺談檢驗檢測機構(gòu)檔案管理工作存在的問題及對策

1、    淺談檢驗檢測機構(gòu)檔案管理工作存在的問題及對策    蔚霞摘 要：檢驗檢測機構(gòu)是政府部門進行產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)管、對不達標(biāo)的產(chǎn)（商）品提供風(fēng)險預(yù)警的技術(shù)支持、及時上報和反饋產(chǎn)（商）品的質(zhì)量信息的政府機構(gòu)。在日常工作中需要的檢驗設(shè)備比較多樣化以及檢驗檢測過程中形成的技術(shù)性材料比較重要，所以檢驗檢測機構(gòu)的檔案管理工作尤其重要。本文詳細地論述了檢驗檢測機構(gòu)的檔案管理中存在的問題，并針對問題提出相關(guān)的對策和改進措施。關(guān)鍵詞：檢驗檢測；檔案管理；問題及對策隨著社會的發(fā)展，時代的進步，人們對生活的質(zhì)量越來越重視，吃穿住行方面涉及到的生活用品的安全和衛(wèi)生問題逐漸成為了人

2、們關(guān)注的重點，也成了政府部門工作的重中之重。檢驗檢測機構(gòu)是確保食品、藥品以及日常用品等產(chǎn)（商）品衛(wèi)生、安全的技術(shù)檢測機構(gòu)。因此檢驗檢測機構(gòu)專業(yè)技術(shù)人員的配備，檢驗檢測儀器設(shè)備的配置以及檢測工作產(chǎn)生的技術(shù)性檔案的管理工作都缺一不可，直接影響檢驗檢測結(jié)果的準確性、及時性和有效性。本文結(jié)合作者工作實際，主要針對所在單位檔案管理工作的現(xiàn)狀、存在的問題進行分析，并針對相當(dāng)問題提出適當(dāng)有效的解決措施，對檢驗檢測機構(gòu)檔案管理工作進行了探討，以期與大家交流。1 檢驗檢測機構(gòu)檔案管理工作的重要性由于人們對食品藥品以及日常用品安全的重視，為了順應(yīng)時代發(fā)展的要求，政府部門專門成立了綜合檢驗檢測中心。近年來，檢驗檢測

3、機構(gòu)由最初的新成立的單位得到了快速的發(fā)展，在政府的支持下，不僅購置了大量先進的檢測儀器設(shè)備，專業(yè)技術(shù)人員的配置也得到了很大程度的提升。因此對我們的工作也提出了更高的要求，不僅要把每一次日常檢驗工作做好，而且要對每一次工作進行認真的反思，發(fā)現(xiàn)不足之處，逐漸的縮短與先進單位的差距，慢慢地躋身先進行列。因此為了更好的提高工作效率及管理效率，保證數(shù)據(jù)的真實性和可靠性，提升管理的有效性，必須做到對每一臺設(shè)備地運轉(zhuǎn)情況、每一次檢測工作地實施情況心中有數(shù)，這就要求我們要格外重視對儀器設(shè)備檔案以及檢驗檢測技術(shù)工作檔案的整理，只有對各種資料進行有序、優(yōu)質(zhì)的分類整理，進行精細化管理，各種類目的檔案有了明確的劃分，

4、才能有效提升管理的質(zhì)量和效率。2 檢驗檢測機構(gòu)檔案管理工作存在的問題2.1 檔案管理制度不夠健全，管理手段不夠規(guī)范雖然日常工作中檔案管理比較重要，但由于只是常規(guī)工作的輔助手段，所以常常引不起單位領(lǐng)導(dǎo)的重視。因此沒有專人負責(zé)檔案管理工作，人力物力投資也都沒有到位，更沒有制定相關(guān)的規(guī)章制度來約束檔案管理工作以及管理人員，導(dǎo)致檔案管理工作比較隨意，也比較混亂。2.2 對檔案管理工作投入不足，檔案管理人員素質(zhì)有待提升檔案管理不同于別的常規(guī)性工作，比較繁瑣，需要對眾多的設(shè)備資料進行分門別類的歸納整理，需要對大量的技術(shù)資料如圖片、文字材料、以及影像資料進行收集、整理，因此需要消耗大量的人力、精力和時間。然

5、而大部分從事檔案管理工作的人員是兼職的，在檔案管理工作中投入的精力和時間極少，認為只要有東西在就行，用的時候找到就行，導(dǎo)致檔案工作處于嚴重被動狀態(tài)。檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)，對檔案管理的專業(yè)技能也掌握不熟練，在收集整理資料的時候處理不規(guī)范，無法保證檔案資料的準確性和完整性，嚴重影響了檔案管理的工作質(zhì)量。3 對檢驗檢測機構(gòu)的檔案管理中存在問題的解決對策3.1 加強對檔案管理工作的重視，建立健全檔案管理制度要加強單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度，建立規(guī)范合理的管理制度，并制定相關(guān)的規(guī)章制度，對檔案管理工作和檔案管理的工作人員形成約束機制。要實行專人負責(zé)制，實行責(zé)任到人；要有專門的存放檔案

6、資料的地方，便于對檔案進行整理、鑒定等工作；引進先進設(shè)備進行檔案管理，使檔案管理信息化，提高檔案管理的工作效率，提升檔案管理的科技水平。3.2 注重對檔案管理人員素質(zhì)的提升積極鼓勵檔案管理工作人員參與有關(guān)部門組織的檔案管理方面的培訓(xùn)活動，學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)以及專業(yè)知識；鼓勵檔案管理工作人員到檔案管理先進單位學(xué)習(xí)先進的檔案管理技術(shù)以及經(jīng)驗，并結(jié)合自身單位的特點，研究出符合本單位特色的檔案管理工作方法；適時舉辦檔案基礎(chǔ)知識和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，培養(yǎng)愛崗敬業(yè)的優(yōu)秀檔案管理工作者，培養(yǎng)能滿足新時期檔案管理工作需求的優(yōu)秀人才。3.3 優(yōu)化檔案管理的工作環(huán)境由于檢驗檢測機構(gòu)對檔案管理的重視度較低，使得現(xiàn)有的工作

7、環(huán)境不夠理想。檢驗檢測機構(gòu)因為工作性質(zhì)的緣故，涉獵的范圍比較廣，除了對食品藥品、日常用品等產(chǎn)（商）品的衛(wèi)生、安全性進行檢驗檢測，還要適時地進行追蹤、監(jiān)管，為政府部門進行產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)管提供風(fēng)險預(yù)警的技術(shù)支持和信息服務(wù)，并要不定期的組織相關(guān)從業(yè)人員進行培訓(xùn)工作，協(xié)助解決技術(shù)疑難問題。這一系列的職能導(dǎo)致了日常工作中會產(chǎn)生非常繁雜的文書檔案，除此之外，儀器設(shè)備購置以及日常維護都需要登記在冊，不斷地進行更新，因此檢驗檢測機構(gòu)檔案管理工作量是非常龐大的，解決這一問題唯一有效的措施就是升級現(xiàn)有的辦公設(shè)備，引入高科技的檔案管理方法。因此檔案管理電子化、信息化是必然趨勢，這不僅有利于信息資料的完整保存，信息資料保

8、存的期限會極大程度的延長，還可以防止因為年代久遠，一部分紙質(zhì)檔案流失的問題。3.4 擴大檔案工作的管理職能檔案的管理價值主要體現(xiàn)在檔案的應(yīng)用上。在實際檔案管理工作中，管理人員只是能將日常工作中的資料進行收集、歸納、整理成冊，也就是進行了檔案的整理工作。孰不知，真正的檔案管理，其實并不只是對檔案進行整理，更主要的是對檔案信息的應(yīng)用，檔案工作人員在將資料整理成冊后，如能有效的結(jié)合計算機等高科技手段，把整理結(jié)果錄入電腦中，便具有了快速且有效的查詢效果，這樣檔案信息就具備了更高的可利用性。另外，檔案工作人員，在將資料整理成冊的同時要對檔案信息真實性進行考究，這就要對資料中涉及到的數(shù)據(jù)進行比對和審核，因

9、為失真的信息會直接影響到檔案的利用，所以檔案中的信息需要進行定期的核對，并能根據(jù)工作實際，把資料進行適時更新。保證信息的真實性及有效性，進而保證管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化及精準性。4 結(jié)語食品、藥品等產(chǎn)（商）品的衛(wèi)生、安全與人民大眾的生命安全有著非常重要的關(guān)系，這對檢驗檢測部門的工作提出了較大的挑戰(zhàn)，需要加大對食、藥領(lǐng)域以及與人民生活密切相關(guān)的產(chǎn)（商）品的質(zhì)量監(jiān)控力度，保證質(zhì)量，讓人們生活有保障，過得更安心。所以有關(guān)衛(wèi)生、安全的檢測工作是尤其重要的，為了反饋給大眾最真實有效的信息，收集整理檢測工作的第一手資料是最基礎(chǔ)的，也是必須要做好的基礎(chǔ)工作。因此檔案整理及管理工作是質(zhì)量監(jiān)管的最重要的基礎(chǔ)工作。為了更好的規(guī)范檔案管理工作，讓經(jīng)過整理后的檔案資料更加具有應(yīng)用價值，使其成為科研、檢驗檢測業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。檔案管理者要充分的利用好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)以及基礎(chǔ)資料，制定和健全檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，實現(xiàn)儀器設(shè)備檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、精細化，以及技術(shù)性資料檔案管理的準確化、精準性，只有踏實地做好這些基礎(chǔ)工