外貿(mào)跟單與業(yè)務(wù)

1、轉(zhuǎn)）外貿(mào)跟單與業(yè)務(wù)跟單員和外貿(mào)業(yè)務(wù)員在具體職責(zé)上有區(qū)別嗎 ? 什么叫做跟單員？ 跟單員的主要工作是在企業(yè)業(yè)務(wù)流程運(yùn)作過(guò)程中，以客戶定 單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品（服務(wù)）運(yùn)作流向并督促定單落實(shí)的專 業(yè)人員，是各企業(yè)開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)，特別是外貿(mào)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)性 人才之一。外貿(mào)跟單員的職責(zé)：跟單員的主要工作是在企業(yè) 業(yè)務(wù)流程運(yùn)作過(guò)程中， 以客戶定單為依據(jù)， 跟蹤產(chǎn)品 （服務(wù)） 運(yùn)作流向并督促定單落實(shí)的專業(yè)人員，是各企業(yè)開(kāi)展各項(xiàng)業(yè) 務(wù)，特別是外貿(mào)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)性人才之一。一名合格的跟單員 需要掌握外銷、物流管理、生產(chǎn)管理、單證與報(bào)關(guān)等綜合知 識(shí)。 外貿(mào)業(yè)務(wù)員的工作內(nèi)容和職責(zé)：1、及時(shí)安排好打樣。要按客戶的要求，書面詳細(xì)列

2、出打樣 單。打樣單上應(yīng)嚴(yán)格明晰四大要素：貨號(hào)、原料、顏色搭配 和做法。打樣單的格式應(yīng)嚴(yán)格參照大貨訂單格式，即貨號(hào) - 顏色 -數(shù)量應(yīng)列出表格， 而不能是其它的任何格式。 打樣單應(yīng) 由外貿(mào)部經(jīng)理簽字后，方能安排打樣，外貿(mào)部經(jīng)理不在時(shí)， 由外貿(mào)部經(jīng)理指定的人簽字。如涉及 XX 模、五金模具是否 要開(kāi)，應(yīng)請(qǐng)示外貿(mào)部經(jīng)理。如打樣需新購(gòu)原料或輔料，應(yīng)書 面通知采購(gòu)部購(gòu)買。如采購(gòu)過(guò)程中涉及最少起訂量的，應(yīng)馬 上匯報(bào)外貿(mào)部經(jīng)理，由外貿(mào)部經(jīng)理決定如何處理。樣品完成后，應(yīng)仔細(xì)審核樣品，寄出前，必須拍照存入 電腦檔案。如果是新客戶，樣品是否向客戶收費(fèi)、收多少、 快遞費(fèi)是預(yù)付還是到付，需請(qǐng)示經(jīng)理，由經(jīng)理決定?？偟脑?/p>

3、 則是：如果是少量樣品，樣品免費(fèi)，運(yùn)費(fèi)到付。如樣品數(shù)量 較多，應(yīng)考慮樣品收費(fèi)，運(yùn)費(fèi)到付。2、嚴(yán)格把握 “ 核價(jià)單 ” ，精確地報(bào)出美金 銷售價(jià)格。一般情況下，核價(jià)單只要掌握兩種就可，一種是 “一般貿(mào)易核價(jià)單 ” ，一種是 “進(jìn)料加工 核價(jià)單 ” 。核價(jià)單原則上是由計(jì)劃部提供的。業(yè)務(wù)員 在向計(jì)劃部索取核價(jià)單時(shí)，應(yīng)拿到 Excel 的電子格式，而不 是紙張打印件。拿到計(jì)劃部提供的核價(jià)單后，業(yè)務(wù)員應(yīng)逐字 逐行進(jìn)行審核，檢查是否有任何可能的差錯(cuò)。特別要有能力 看出明顯的錯(cuò)誤，如發(fā)現(xiàn)一

4、個(gè) XX 皮康紙的金額為 5 元，一 個(gè) XX 里布的用量為 1 米，應(yīng)立即通知計(jì)劃部，要求計(jì)劃部 立即改正錯(cuò)誤。當(dāng)遇到計(jì)劃部未能及時(shí)提供核價(jià)單，客戶又要馬上提供 報(bào)價(jià)時(shí)，業(yè)務(wù)員應(yīng)立即動(dòng)手，收集相應(yīng)的核價(jià)單數(shù)據(jù)，自己 制作出準(zhǔn)確的核價(jià)單。業(yè)務(wù)員一定要看清楚核價(jià)單中利潤(rùn)和銷售利潤(rùn)率的計(jì) 算方法的公式是否正確。利潤(rùn)=美金賣價(jià)X匯率X0.96-成本銷售利潤(rùn)率=利潤(rùn)÷（美金賣價(jià)X匯率）X100%美金賣價(jià)確定后，原則上必須經(jīng)外貿(mào)部經(jīng)理審核后，方 能對(duì)外報(bào)價(jià)。個(gè)別客戶提出傭金要求的，業(yè)務(wù)員必須把事情 的來(lái)龍去脈向外貿(mào)部經(jīng)理匯報(bào)清楚，由經(jīng)理決定如何操作。確定美金賣價(jià)，總的原則如下：。（此處

5、有刪節(jié)，因涉及阿瑟供職公司的商業(yè)業(yè)務(wù)）3、積極主動(dòng)與客戶保持聯(lián)系，促使客戶及早下訂單。 樣品寄給客戶之后，應(yīng)在快遞網(wǎng)頁(yè)上查閱客戶是否已經(jīng)收到 樣品，確認(rèn)客戶樣品收到后，應(yīng)立即發(fā)信給客戶，非?？蜌?地詢問(wèn)客戶對(duì)樣品的評(píng)價(jià)，詢問(wèn)客戶是否有下訂單的可能。4、業(yè)務(wù)員應(yīng)始終牢固樹(shù)立 “ 訂單就是命令 ”的企業(yè)理念。客戶下訂單后，業(yè)務(wù)員應(yīng)在第一時(shí)間整理出中 文訂單，并立即下發(fā)到有關(guān)部門?？蛻粝掠唵魏?，業(yè)務(wù)員應(yīng) 立即放下手頭其它并非萬(wàn)分要緊的事情，全身心投入到對(duì)客 戶訂單的分析，圍繞 “ 貨號(hào)-原料-顏色搭配 -做法 ” 四個(gè)要

6、素，與打樣時(shí)的最后確認(rèn)樣核對(duì)（必要時(shí)要 再次與打樣間溝通） ，如有客戶交待不清的，應(yīng)立即發(fā)電子 郵件與客戶書面確認(rèn)?？蛻舸_認(rèn)后，立即打印出中文訂單并 下發(fā)。從收到客戶原始訂單到中文訂單下發(fā)，整個(gè)過(guò)程的時(shí) 間，能半小時(shí)解決的，堅(jiān)決不能用 1 小時(shí)解決，能 1 小時(shí)解 決的，堅(jiān)決不能用 2 小時(shí)解決，以此類推。整個(gè)過(guò)程，最長(zhǎng) 不能超過(guò) 48 個(gè)小時(shí)。如果期間業(yè)務(wù)員正好輪到休息，則無(wú) 條件調(diào)休。如客戶原始訂單有交待不清，業(yè)務(wù)員發(fā)電子郵件 后，客戶在上班時(shí)間的 4 個(gè)小時(shí)內(nèi)沒(méi)有回復(fù)的，此時(shí)業(yè)務(wù)員 應(yīng)立即做兩件事：第一，打電話給客戶，催促客戶盡快書面 回復(fù)；第二，口頭匯報(bào)外貿(mào)部經(jīng)理，講明情況，如外貿(mào)部經(jīng)

7、 理提出新的建議的，立即按經(jīng)理的要求去做。中文訂單的發(fā)文放范圍應(yīng)在訂單的最上面顯示清楚。顯 示發(fā)放范圍的標(biāo)準(zhǔn)格式是 “ 發(fā)：沈阿瑟（1）、張三（ 6）、 李四（ 3）、王五（ 6）、錢六（ 5）、趙七（ 1）、李八（ 1），共 23 份。 ”中文訂單中應(yīng)絕對(duì)杜絕模糊語(yǔ)言，如 “ 與上次一 樣” 、“與去年一樣 ” 、“ 有關(guān)部門 ” 等等。在中文訂單的右下角，業(yè)務(wù)員應(yīng)手工親筆簽下自己的姓 名，而不能在電腦中打印出自己的姓名。手工親筆簽名

8、，表 明業(yè)務(wù)員已對(duì)訂單的內(nèi)容已經(jīng)徹底審核，已經(jīng)沒(méi)有任何絲毫 的差錯(cuò)，也表明業(yè)務(wù)員已對(duì)此訂單已經(jīng)完全承擔(dān)全部的責(zé) 任。當(dāng)然， 訂單最終確認(rèn)的另一個(gè)重要的指標(biāo)是客戶30%定金到賬，或信用證到手。如定金或信用證未到位，可下發(fā)訂 單，讓計(jì)劃部先計(jì)算用料，但要書面通知采購(gòu)部： “ 所有物料采購(gòu)等通知 ” 。簡(jiǎn)要的說(shuō) ,外貿(mào)業(yè)務(wù)員主要負(fù) 責(zé)聯(lián)系客戶 ,簽訂合同。 外貿(mào)跟單員主要負(fù)責(zé)合同的執(zhí)行， 主 要包括（但不限于）備貨、租船訂艙、報(bào)驗(yàn)、報(bào)關(guān)、制單結(jié) 匯、收匯核銷、退稅等。 外貿(mào)業(yè)務(wù)員的工作挑戰(zhàn)性大，機(jī)遇也多，工作壓力大，前途 遠(yuǎn)大，對(duì)從業(yè)水平要求比較高，待遇比較好

9、；外貿(mào)跟單員工 作要求認(rèn)真仔細(xì)，有責(zé)任感，專業(yè)水平好，但工作壓力相對(duì) 較小， 挑戰(zhàn)性也差， 前途一般， 待遇不會(huì)有大的發(fā)展， 但是，外貿(mào)跟單員往往是業(yè)務(wù)員的基礎(chǔ)跟單員職責(zé)· 跟單員什么是跟單員跟單員是指在企業(yè)運(yùn)作過(guò)程中，以客戶訂單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn) 品，跟蹤服務(wù)運(yùn)作流向的專職人員。 （不能兼職，替代）所 有圍繞著訂單去工作，對(duì)出貨交期負(fù)責(zé)的人，都是跟單員。 跟單員的工作性質(zhì) 跟單員是業(yè)務(wù)員。他的工作不僅僅是被 動(dòng)的接受訂單，而是要主動(dòng)的進(jìn)行業(yè)務(wù)開(kāi)拓，對(duì)準(zhǔn)客戶實(shí)施 推銷跟進(jìn)，以達(dá)成訂單為目標(biāo)，既進(jìn)行業(yè)務(wù)跟單。因此，跟 單員要：（1）尋找客戶：通過(guò)各種途徑尋找新客戶，跟蹤老客戶。（2

10、）設(shè)定目標(biāo)：主要客戶和待開(kāi)發(fā)的客戶。我們的工作著 重點(diǎn)及分配的工作時(shí)間。（3）傳播信息：將企業(yè)產(chǎn)品的信息傳播出去。（4）推銷產(chǎn)品：主動(dòng)與客戶接洽，展示產(chǎn)品，為獲取訂單 為目的。（5）提供服務(wù)：產(chǎn)品的售后服務(wù)，及對(duì)客戶的服務(wù)。（6）收集信息：收集市場(chǎng)信息，進(jìn)行市場(chǎng)考察。（7）分配產(chǎn)品：產(chǎn)品短缺時(shí)先分配給主要客戶。 跟單員是業(yè)務(wù)助理；跟單員在許多時(shí)候扮演業(yè)務(wù)經(jīng)理助理的 角色，他們協(xié)助業(yè)務(wù)經(jīng)理接待，管理，跟進(jìn)客戶，因此跟單 員要：（ 1） 函電的回復(fù)：（2）計(jì)算報(bào)價(jià)單（3）驗(yàn)簽訂單（4）填對(duì)帳表（ 5） 目錄，樣品的寄送與登記（6） 客戶檔案的管理（7） 客戶來(lái)訪接待（ 8） 主管交辦事項(xiàng)的處理（

11、9） 與相關(guān)部門的業(yè)務(wù)聯(lián)系跟單員是協(xié)調(diào)員：跟單員對(duì)客戶所訂產(chǎn)品的交貨進(jìn)行跟蹤， 即進(jìn)行生產(chǎn)跟蹤。跟蹤的要點(diǎn)是生產(chǎn)進(jìn)度，貨物報(bào)關(guān)，裝運(yùn) 等。因此，在小企業(yè)中，跟單員身兼數(shù)職，既是內(nèi)勤員，又 是生產(chǎn)計(jì)劃員，物控員，還可能是采購(gòu)員。在大企業(yè)，則代 表企業(yè)的業(yè)務(wù)部門向生產(chǎn)制造部門催單要貨， 跟蹤出貨。 跟 單員的工作特點(diǎn)： 跟單員的工作幾乎涉及的企業(yè)的每一個(gè)環(huán)節(jié)， 從銷售， 生產(chǎn)， 物料，財(cái)務(wù)， 人事到總務(wù)都會(huì)有跟單員的身影出現(xiàn)。 特點(diǎn)是： 復(fù)雜的，全方位的。1 責(zé)任大。跟單員的工作是建立在訂單與客戶上的，因?yàn)?訂單是企業(yè)的生命，客戶是企業(yè)的上帝，失去訂單與客戶將 危及到企業(yè)的生存。做好訂單與客戶的工

12、作責(zé)任重大。2 溝通，協(xié)調(diào)：跟單員工作涉及各部門。跟單員與客戶， 與計(jì)劃部門，生產(chǎn)部門等許多部門的工作是一種溝通與協(xié) 調(diào)。都是在完成訂單的前提下而進(jìn)行的與人溝通的工作。溝 通，協(xié)調(diào)能力特別重要。3 做好客戶的參謀：跟單員掌握著大量的客戶資料，對(duì)他 們的需求比較熟悉。同時(shí)也了解工廠的生產(chǎn)情況，因此對(duì)客 戶的訂單可以提出意見(jiàn)，以利于客戶的訂貨。4 工作節(jié)奏多變，快速：面對(duì)的客戶來(lái)自五湖四海，他們 的工作方式，作息時(shí)間，工作節(jié)奏各不相同，因此，跟單員 的工作節(jié)奏應(yīng)是多變的。另外，客戶的需求是多樣的。有時(shí) 客戶的訂單是小批量的，但卻要及時(shí)出貨。這就要求外面跟 單員的工作效率是快速的。5 工作是綜合性的

13、：跟單員工作涉及企業(yè)所有部門，由此 決定了其工作的綜合性。對(duì)外執(zhí)行的是銷售人員的職責(zé)。對(duì) 內(nèi)執(zhí)行的是生產(chǎn)管理協(xié)調(diào)。所以跟單員必須熟悉進(jìn)出口貿(mào)易 的實(shí)務(wù)和工廠的生產(chǎn)運(yùn)作流程。 跟單員的素質(zhì)要求： 跟單員的工作性質(zhì)與特點(diǎn)決定了其從業(yè)的素質(zhì)要求：1 ） 分析能力。分析出客戶的特點(diǎn)及產(chǎn)品的價(jià)格構(gòu)成，以 利于報(bào)價(jià)。（2） 預(yù)測(cè)能力。能預(yù)測(cè)出客戶的需求，企業(yè)的生產(chǎn)能力及 物料的供應(yīng)情況，便于接單，生產(chǎn)及交貨的安排。（ 3） 表達(dá)能力。善于用文字和語(yǔ)言與客戶溝通。（4） 專業(yè)知識(shí)。對(duì)所跟單的產(chǎn)品要熟悉。了解產(chǎn)品的原材 料特點(diǎn)，來(lái)源及成分。知道產(chǎn)品的特點(diǎn)，款式，質(zhì)量。便于 和客戶及生產(chǎn)人員的溝通。（5）與人共

14、事的能力。與各部門的人員打成一片，使其自 覺(jué)完成客戶訂單。（ 6） 人際關(guān)系處理的能力。處理好與客戶，與上級(jí)，與同 事，與外單位人員的關(guān)系。 通過(guò)他們來(lái)完成自己想要做的事。（7） 法律知識(shí)。了解合同法，票據(jù)法，經(jīng)濟(jì)法等與跟單工 作有關(guān)的法律知識(shí)。做到知法，守法，懂法，用法。（8）談判能力。有口才，有技巧。（9）管理與推銷能力。對(duì)外推銷高手。對(duì)內(nèi)管理行家。（10）物流知識(shí)。了解運(yùn)輸，裝卸搬運(yùn)，保管，配送，報(bào) 關(guān)等知識(shí)。 跟單員的工作內(nèi)容及知識(shí)，技能要求： 跟單員的工作內(nèi)容主要有：外貿(mào)業(yè)務(wù)跟單，物料采購(gòu)跟單， 生產(chǎn)過(guò)程跟單，貨物運(yùn)輸跟單及客戶聯(lián)絡(luò)跟蹤（客戶接待） 1.出口貨物跟單； （外貿(mào)業(yè)務(wù)跟進(jìn)

15、）了解基本外貿(mào)知識(shí)： （談 判，報(bào)價(jià)，接單，簽合同 等等）?；A(chǔ)外語(yǔ)及函電往來(lái)。2 .物料采購(gòu)跟單。 （業(yè)務(wù)跟進(jìn)）懂營(yíng)銷，懂產(chǎn)品。 （物料，性 能，使用，保養(yǎng)）3 .生產(chǎn)過(guò)程跟單 （生產(chǎn)進(jìn)度跟進(jìn)） 懂生產(chǎn)， 懂管理， 懂溝通。4 .貨物運(yùn)輸跟單（出貨跟進(jìn)）貨物運(yùn)輸知識(shí)， （運(yùn)輸工具， 方法，配柜）及了解報(bào)關(guān)知識(shí)。5.客戶聯(lián)絡(luò)跟蹤 （客戶接待） ：了解對(duì)客戶的管理，懂國(guó)際 禮儀知識(shí)。 一 跟單員職責(zé)： 1跟蹤每張單訂單的生產(chǎn)并將貨品順 利的交給客戶，收回應(yīng)收回的款項(xiàng)。2同新、舊客戶保持聯(lián)系增加溝通，了解客戶所需。 3接收客戶的投訴信息， 并將相關(guān)的信息傳遞到公司的相關(guān)部門。4掌

16、握、了解市場(chǎng)信息，開(kāi)發(fā)新的客源。 5做好售后服務(wù)。 二跟單員 在收到訂單后要做的工作： 首先談接單的方法 1客戶到 廠下單有： 電傳下單、 郵寄下單、 電話口頭下單等多種多樣， 每張訂單的下法不同，我們跟單員都應(yīng)注意將它們轉(zhuǎn)成書面 訂單。 下單時(shí)，我們要注意在各方面存在的問(wèn)題。舉例如： 顏色、數(shù)量等。 2訂單的審查 每張訂單都是不同的花型、 不同面料、不同工藝，甚至設(shè)備也不一樣。首先，要看我們 目前的水平能否達(dá)到客戶的要求，這是關(guān)鍵。 要分清此單 是加工單還是 OP 單。 3開(kāi)生產(chǎn)單、流程卡 每張單開(kāi)時(shí)， 一定要把客戶要求在生產(chǎn)單上寫清楚。交生產(chǎn)部門生產(chǎn)之前，應(yīng)向倉(cāng)庫(kù)了解生產(chǎn)原材料是否足夠本單

17、的生產(chǎn)。4生產(chǎn)過(guò)程中，如有意外情況不能滿足客戶的要求時(shí)，一定要及 時(shí)將情況反映到公司最高層， 找到解決的辦法。 5小樣 打 小樣的目地是看本公司的做貨能否達(dá)到和滿足客戶的要求， 同樣也是大貨和產(chǎn)的依據(jù)。一般情況是按正常的手續(xù)，小樣 全部是由客戶自己批板后再下單做貨的。6修改定單 一般情況是要求跟客戶重新下單，跟單員重新開(kāi)單交生產(chǎn)部生 產(chǎn)。 當(dāng)客戶提出取消定單時(shí)，跟單員一定要收回舊的資料 （生產(chǎn)單、流程卡） 。 7大貨生產(chǎn)出來(lái)后，還要按排出貨。 三售后服務(wù) 客戶投訴或是退貨時(shí)： 對(duì)客戶的投訴，我們 要了解問(wèn)題出現(xiàn)的原因，并要采取措施，找到對(duì)策，避免下 次出現(xiàn)。 客戶要求退貨，首先是盡量的使客戶接

18、受我們所 出現(xiàn)的問(wèn)題。若能返修，則再對(duì)成品進(jìn)行返修好后再出貨。 很嚴(yán)重的就重新生產(chǎn)，補(bǔ)單生產(chǎn)再送貨。 還有采用相互讓 步的折扣法。 有時(shí)只能按客戶的要求來(lái)處理。最重要的是 如何想法讓公司同客房達(dá)到雙贏。 四 如何溝通好使跟單 工作做得更好 同本廠內(nèi)的各部門溝通： 面對(duì)生產(chǎn)部門我們 就是客戶，所做的一切在對(duì)老板負(fù)責(zé)的同時(shí)也要對(duì)客戶負(fù) 責(zé)。多同各生產(chǎn)部門溝通，讓他們能更明確的了解到在生產(chǎn) 各單時(shí)，客戶的意圖，使生產(chǎn)更順利，能更好的滿足客戶的 要求。 同客戶的溝通： 這只能代表我本人的體會(huì)，先要了 解客戶的心態(tài)，他們是希望你在最快的時(shí)間里，給他最好的 貨，面價(jià)錢也希望是最低的。如果你能體會(huì)到這點(diǎn)的話，同 客戶的溝通也就不難了。同時(shí)，我們?nèi)裟軐⑹稚系拿繌垎巫?當(dāng)作是自己的事至始至終的做好，客戶那當(dāng)然也就不難交差 的。其實(shí)，只要我們能對(duì)客戶真誠(chéng)的付出，他們也會(huì)在有些 問(wèn)題上會(huì)理解你的，不會(huì)令你難做的。我們能盡可能的替對(duì) 方多想一點(diǎn)，當(dāng)客戶有錢賺時(shí)，結(jié)果就會(huì)是：客戶賺錢、老 板有錢賺，你自己也能有升職加薪的機(jī)會(huì)。我們何樂(lè)而不為 了？一、跟單員的定義：（什么是跟單員？） Documentary Handler? 跟單員是指在企業(yè)運(yùn)作過(guò)程中，以客戶訂單