采購管理制度及工作流程

1、米購管理制度與工作流程部門：采購部目錄則 1第二章 采購計劃管理制度 2第一節(jié) 采購計劃編制制度 2第二節(jié) 采購預(yù)算管理制度 4第三節(jié) 月度采購計劃管理制度 5第三章 采購計劃管理流程 7一、采購計劃工作流程 7二、月度采購計劃增補流程 8第四章 相關(guān)表格 9一、購買申請單 9二、緊急采購申請單 10三、物資采購計劃表 10四、年度預(yù)算采購表 11五、采購變更審批表 11六、計劃外采購申請表 12XXXX化學建材有限公司采購管理辦法第一章 總則為了規(guī)范物資采購、提高生產(chǎn)效率，堵塞管理漏洞，降低采購成本，特制定本辦法。 第一條、采購部隸屬生產(chǎn)系統(tǒng)，受生產(chǎn)和財務(wù)雙重領(lǐng)導。第二條、本著公平、公正、公

2、開的原則， 公司物資采購實行集中統(tǒng)一管理， 統(tǒng)一由采購部負責。負責公司（包括肥料廠）全部物資采購（除食堂物資外） ，包括生產(chǎn)用的原輔材料、低值易耗 品；行政辦公用品；機器、設(shè)備；實驗用品、試驗材料；基建材料采購。第三條、根據(jù)各部門下達的采購計劃，按照規(guī)定的時間、物品、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求進行采 購。各部門下達采購計劃應(yīng)嚴格根據(jù)申購單下達，應(yīng)詳細列明采購材料名稱、時間、數(shù)量、規(guī) 格、質(zhì)量等內(nèi)容。第四條、采購應(yīng)堅持成本效益原則、質(zhì)量原則、進度配合原則、公平竟爭原則。要求以招標或 類似的方式進行， 向多家供應(yīng)商發(fā)招標或采購函進行詢價和質(zhì)量比較， 在材料質(zhì)量保證不影響 公司產(chǎn)品質(zhì)量的前提下，按照質(zhì)優(yōu)價

3、廉、同質(zhì)價低的原則采購。第五條、按照詢價、比價、議價、評估、索樣、定價、請購、訂購流程進行。第六條、 對于進行大宗采購或經(jīng)常采購的供應(yīng)商， 在采購前應(yīng)當簽訂采購合同， 貨款支付時間 上盡量延伸展期和固定周期。合同簽訂應(yīng)當明確標的數(shù)量、規(guī)格、型號、單價、金額、供貨時間、地點、運輸方式、運 費承擔方、發(fā)票、付款期限等重要事項。第七條、對本地采購低值易耗品的結(jié)算，采取按月憑票結(jié)算方式。第八條、除零星采購?fù)?，支付貨款必須以銀行轉(zhuǎn)賬方式支付。 第九條、經(jīng)詢價、比價、議價、評估后形成書面采購意見，報生產(chǎn)副總批準定價后訂購。對于 生產(chǎn)主要原輔材料要索取樣品，進行檢測合格后方可訂購。第十條、物資到廠必須辦理入

4、庫手續(xù)， 在辦理入庫前， 采購員應(yīng)清檢貨物的數(shù)量、 規(guī)格、型號、 檢測質(zhì)量，經(jīng)驗收合格后方可向倉庫辦理入庫手續(xù)。對于不合格物資，應(yīng)當及時通知供應(yīng)商， 進行溝通、協(xié)調(diào)處理。第十一條、對供應(yīng)商要進行資質(zhì)、信用、產(chǎn)品質(zhì)量等征信調(diào)查，對采購的物資進行質(zhì)量檢測或 鑒定，并建立供應(yīng)商資料檔案。第十二條、供應(yīng)商資料檔案應(yīng)當包括：公司名稱、性質(zhì)、地址、生產(chǎn)經(jīng)營范圍、營業(yè)執(zhí)照和稅 務(wù)登記復(fù)印件、聯(lián)系電話、聯(lián)系人等。第十三條、采購部門應(yīng)當分供應(yīng)商建立采購臺賬，按月編制統(tǒng)計報表。統(tǒng)計報反映供應(yīng)商、采 購數(shù)量 、應(yīng)付金額、已付金額、應(yīng)付余額和到期時間， 在次月 5 日前報財務(wù)部和生產(chǎn)副總。第十四條、采購部門應(yīng)當一個季

5、度進行一次市場調(diào)查，對當前采購方式、價格進行評估，實時調(diào)整采購方 略，保證合理價格，降低采購成本。第十五條、采購員在采購過程中不得徇私舞弊，收受供應(yīng)商賄賂。一旦發(fā)現(xiàn)，除收繳賄賂外，移交司法機 關(guān)并作開除處理。第二章 采購計劃管理制度第一節(jié) 采購計劃編制制度一、目的 為編制合理的采購計劃， 加強對采購計劃的管理， 確保公司的生產(chǎn)經(jīng)營活動順利、 有序的 進行，特制定本制度。二、適用范圍 適用于公司采購計劃的編制工作三、編制采購計劃的重要性1、預(yù)估用料數(shù)量、交期，防止斷料。2、避免庫存過多、資金積壓、空間浪費。3、配合公司資金運用、周轉(zhuǎn)，配合生產(chǎn)、銷售計劃的順利達成。四、采購計劃分類包括：年度采購計

6、劃、月度采購計劃、日采購計劃。1、年度采購計劃是根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃， 在對市場信息和需求信息進行充分分析與 收集的基礎(chǔ)上，依據(jù)往年歷史數(shù)據(jù)對比預(yù)測制定的采購計劃。2、月度采購計劃是指在對年度采購計劃進行分解的基礎(chǔ)上，依據(jù)上月實際采購情況、 庫存情況和市場行情等制定的采購計劃。3、 日采購計劃是指在對月采購計劃進行分解的基礎(chǔ)上，依據(jù)各部門每日經(jīng)營所需物資 的匯總及審核制定的采購計劃。五、采購計劃的編制依據(jù)在編制采購計劃時應(yīng)考慮到經(jīng)營計劃、需求部門的申請、年度采購預(yù)算、庫存情況、公司 資金供應(yīng)情況等相關(guān)因素。六、采購計劃的編制步驟2明確生產(chǎn)計13 明確銷售計劃劃制定采購計劃公司每年年底制定 次年

7、度的經(jīng)營目標， 銷售部根據(jù)年度目標、客戶訂單意向、 市場預(yù)測等資料進行 銷售預(yù)測，并制定年 度銷售計劃生產(chǎn)部根據(jù)銷售 預(yù)測計劃制定次年 度生產(chǎn)計劃，根據(jù) 生產(chǎn)計劃、庫存狀 況，制定次年度物 料需求計劃各部門根據(jù)年度 目標、生產(chǎn)計劃預(yù) 估次年各種消耗物 資的需求量，并制 定預(yù)估計劃采購部匯總各種 物料、物資的需求 計劃，并據(jù)此編制次年度采購計 劃七、米購計劃編制注意事項1、采購計劃要避免過于樂觀或保守2、考慮公司年度目標達成的可能性3、生產(chǎn)、銷售計劃的可行性和預(yù)見問題4、物料需求與物料清單、庫存狀況的確定性5、物料標準成本的影響6、保障生產(chǎn)與降低庫存的平衡7、物料采購價格和市場供需的可能變化八、

8、采購部應(yīng)審查各部門的申請采購物資是否能由現(xiàn)有庫存滿足或有無替代的物資，只有現(xiàn)有庫存不能滿足的申請采購物資才能列入采購計劃中。九、對于已申請的采購物資，請購部門若需要變更規(guī)格、數(shù)量或撤銷請購申請時，必須立即通 知采購部，以便采購部及時根據(jù)實際情況更改采購計劃。十、如遇急需物資，請購部門應(yīng)填寫“緊急采購申請表”，由該部門負責人審核簽字后，報公 司領(lǐng)導核準后列入采購范圍。十一、米購部負責本制度的制定、解釋、修訂、廢止等工作。十二、本制度自公布之日起執(zhí)行。第二節(jié)采購預(yù)算管理制度、目的為加強對公司采購預(yù)算的管理，有效控制采購成本，特制定本制度、采購預(yù)算的編制1、采購預(yù)算的編制目標（1）采購部憑采購預(yù)算進

9、行采購，并控制采購費用的支出。（2）方便財務(wù)部據(jù)此籌措和安排采購所需的資金，保證資金支付的準確性與及時性。2、采購預(yù)算的編制依據(jù)（1）生產(chǎn)經(jīng)營所需的物資數(shù)量（2）預(yù)計物資期末庫存量（3）本期計劃末結(jié)轉(zhuǎn)庫存量。結(jié)轉(zhuǎn)庫存量由各部門根據(jù)物資的安全庫存量和提前采購期進 行確認（4）物資計劃價格。物資計劃價格由采購部根據(jù)物資的當前價格并結(jié)合可能影響物資價 格變化的因素進行確定3、影響采購預(yù)算編制的因素（1）采購環(huán)境（2）公司銷售計劃（3）物資使用清單（4）物料標準成本的設(shè)定4、編制步驟（1）采購部應(yīng)采用目標數(shù)據(jù)與歷史數(shù)據(jù)相結(jié)合的方法確定預(yù)算數(shù)，并以此為依據(jù)編制采 購預(yù)算，編制的過程中， 采購部必須對預(yù)算

10、留有適當?shù)挠嗔浚?以應(yīng)付可能出現(xiàn)的緊急采購情況。（2 ）采購部應(yīng)與財務(wù)部進行協(xié)商， 在充分考慮公司的現(xiàn)實狀況、 市場狀況和公司預(yù)算整體的 基礎(chǔ)上，綜合平衡采購預(yù)算。（3）報領(lǐng)導審批。三、采購預(yù)算的執(zhí)行與調(diào)整1、采購預(yù)算的執(zhí)行（1）經(jīng)核定的分期采購預(yù)算， 當期未動用的， 不得保留；如確有需要， 下期補辦相關(guān)手續(xù)（2）未列入預(yù)算的緊急采購，由使用部門領(lǐng)用后，補辦追加相關(guān)手續(xù)（3）采購預(yù)算由使用部門嚴格執(zhí)行，其他部門予以監(jiān)督（4）預(yù)算外的采購必須經(jīng)部門領(lǐng)導、采購部、主管副總、總經(jīng)理逐級審批后方可執(zhí)行，否 則必須按采購預(yù)算相關(guān)內(nèi)容辦理。2、采購預(yù)算的調(diào)整 采購預(yù)算的調(diào)整審批程序必須與編制審批程序保持一

11、致，不得更改。如遇有下列情況之 一者，采購預(yù)算需要進行調(diào)整：（1）公司經(jīng)營方向發(fā)生變更（2）受重大自然災(zāi)害的影響（3）公司內(nèi)部重大政策調(diào)整（4）外界發(fā)生重大事件，如政治經(jīng)濟事件、宏觀政策的調(diào)整等（5）市場經(jīng)濟形式發(fā)生重大變化，導致公司經(jīng)營目標需要調(diào)整四、本制度由采購部負責解釋。五、本制度自公布之日起執(zhí)行。第三節(jié) 月度采購計劃管理制度一、目的 為加強月度采購計劃的編制、審核、執(zhí)行、增補等管理工作，對預(yù)算外的采購計劃進行審 批，指導采購作業(yè)，有效降低采購成本，滿足生產(chǎn)經(jīng)營的需求，現(xiàn)結(jié)合公司的實際情況，特制 定本制度。二、月度采購計劃的制定與審批1、采購部應(yīng)及時跟相關(guān)需求上報部門確認采購提前期，并共

12、享采購提前期信息2、超預(yù)算采購計劃須經(jīng)主管經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)審核3、本月計劃物資應(yīng)在本月內(nèi)采購4、月采購計劃的制定程序（1）采購部根據(jù)生產(chǎn)計劃制定物料需求計劃（2）采購部每月 29 日根據(jù)各需求部門提交的年度采購計劃調(diào)整申請和倉管提交的收發(fā)存 報表，以及公司物資需求計劃和年度采購計劃等， 結(jié)合月底庫存量、 安全庫存量和采購提前編 制月度采購計劃（3）采購部根據(jù)歷史交易價格和供應(yīng)商信息，在月度采購計劃上填制價格信息和預(yù)計到 貨日，提交正式的月度采購計劃5、月度采購計劃的審批程序 采購部將月度采購計劃于每月 5 日前上報公司財務(wù)部審核，經(jīng)財務(wù)部審核后遞送主管副 總；主管副總?cè)绮煌庠露炔少徲媱?，?yīng)組織

13、各部門協(xié)調(diào)，采購部重新調(diào)整月度采購計劃。三、月度采購計劃增補辦理1 、需求部門的增補采購計劃須經(jīng)部門主管同意2、采購部、財務(wù)、主管副總審核后增補采購計劃3、增補的物資應(yīng)是對生產(chǎn)經(jīng)營活動有重要影響、必須緊急訂購的物資4、增補采購計劃必須附詳細說明5、非生產(chǎn)類采購計劃增補申請：（1）非生產(chǎn)類采購計劃增補由需求部門申請人員根據(jù)需要編制“增補需求計劃申請表”，依次遞交部門主管、財務(wù)、主管經(jīng)理審核（2）需求相關(guān)部門申請人員將審核同意的“增補需求計劃申請表”遞交采購部6、倉儲安全預(yù)警（1）倉管發(fā)現(xiàn)庫存低于安全庫存預(yù)警線時應(yīng)及時通知采購部，并遞送當前庫存量（2） 采購部根據(jù)當前庫存量判斷閱讀采購計劃是否已執(zhí)

14、行完畢，分析原因并及時進行處理7、當出現(xiàn)下列情況之一時，相關(guān)人員須補報“增補需求計劃申請表”（1）需求部門臨時訂單（2）不可預(yù)期設(shè)備損壞（3）生產(chǎn)、經(jīng)營臨時需求（4）月度采購計劃已執(zhí)行完畢又接到安全庫存預(yù)警四、本制度由采購部制定，解釋權(quán)和修訂權(quán)歸采購部所有。五、本制度自公布之日起執(zhí)行。第三章采購計劃管理流程、采購計劃工作流程（如圖）：相關(guān)部門采購部財務(wù)部主管副總、月度采購計劃增補流程（如圖）：相關(guān)部門相關(guān)部門主管采購部財務(wù)部主管副總第四章相關(guān)表格、購買申請單XXXX化學建材有限公司采購申請單申請部門需求時間申請理由采購項目 描述名稱規(guī)格單位數(shù)量單價合計金額備注預(yù)算情況年度預(yù)算已用預(yù)算部門可用預(yù)

15、算尚余預(yù)算董事長：分管副總：會計:部門主管：申請人:總經(jīng)理:XXXX化學建材有限公司生產(chǎn)請購單采購對象原料物料設(shè)備零配件其他采購項目 描述名稱規(guī)格單位數(shù)量單價合計金額備注參考資料庫存量可用天數(shù)需求時間日董事長：分管副總：會計:部門主管：申請人:總經(jīng)理:二、緊急采購申請單日XXXX化學建材有限公司 緊急采購申請單年月董事長：總經(jīng)理：分管副總：財務(wù)部：部門主管：申請人：緊急采購原因需求時間序號物資名稱型號/規(guī)格用途單位計劃數(shù)量單價合計金額備注二、物資米購計劃表XXXX化學建材有限公司物資采購計劃表部門年月日物資名稱規(guī)格全年采購總量單價金額每月采購計劃1月2月3月4月數(shù) 量金 額數(shù) 量金 額數(shù) 量金 額數(shù) 量金 額四、年度預(yù)算采購表XXXX化學建材有限公司年度采購預(yù)算表年月日年度預(yù)算總額季度預(yù)算第一季度第二季度第三季度第四季度備注采購 項目1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月累計五、米購變更申請審批表XXXX