文件控制管理程序

1、文件編號：XXX 有限公司程序文件文件控制管理程序版 本：頁碼： 1/14目錄受控 狀態(tài) 受文部1、目的 2、范圍3、相關(guān)文件4、職責(zé) 5、工作程序 6、報告和記錄日期修改碼 頁次 修改單號修改履歷修改內(nèi)容簡述修改人 備注XXX 有限公司編號文件控制管理程序版本A第 2 頁 共 14 頁編制/日期審核/日期批準(zhǔn)/日期1. 目的 對質(zhì)量體系有關(guān)的文件，進行控制管理，確保有關(guān)場所使用的文件，均為有效版本。2. 范圍 適用于本公司與質(zhì)量體系有關(guān)文件的控制管理，包括電子媒體的文件。3. 相關(guān)文件 無4. 職責(zé)4.1 總經(jīng)理負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊的批準(zhǔn)和發(fā)布。4.2 管理者代表負(fù)責(zé)除質(zhì)量方針目標(biāo)、質(zhì)量手冊以外的批

2、準(zhǔn)及發(fā)布。4.3 各部門主管負(fù)責(zé)本部門編制和提供的文件的審核。4.4 各部門經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)各類文件的編制、收集（包括外來）文件和統(tǒng)計。并指定兼職 資料員，負(fù)責(zé)保管好本部門收到的文件，做好文件清單的記錄。4.5 行政辦公室負(fù)責(zé)文件的文檔登記、保管、 借用、更改、 回收和銷毀（包括外來文件） 等管理工作。5. 工作程序5.1 行政辦公室負(fù)責(zé)制訂 文件控制管理程序，相關(guān)部門程序要求實施。5.2 文件控制的流程。5.3 文件的分類5.3.1 質(zhì)量手冊 -是本公司質(zhì)量體系描述的綱領(lǐng)性文件。5.3.2 程序文件 -是本公司各過程中，質(zhì)量的作業(yè)技術(shù)活動應(yīng)遵循的途徑和方法。5.3.3 其他管理性和技術(shù)性文件（第

3、三層次文件） -如管理性的有：規(guī)章制度、管理辦 理、各種管理標(biāo)準(zhǔn)、工作計劃、記錄和報告的表示等；技術(shù)性的有：產(chǎn)品圖紙、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、 工藝文件和標(biāo)準(zhǔn)、檢驗和檢測規(guī)范、作業(yè)指導(dǎo)書、操作法規(guī)等。5.3.4 外來文件等 - 國標(biāo)、國家和行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)、國家和地方的法律法規(guī)、適用法規(guī)和標(biāo) 準(zhǔn)，顧客提供的工程規(guī)范等，被本公司收集引用的文件。5.4 文件的編寫導(dǎo)則5.4.1 本公司的各類文件都必須有：標(biāo)題、編號、擬（編）寫人、審核人、批準(zhǔn)人的簽 名方為有效。文件必須要有版本、修改碼和目錄及最新狀態(tài)清單。外來文件被采用必須要 有提供部門領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可簽名。4-1-1文件控制管理程序版本： A 第 4 頁共14 頁5.4

4、.2 質(zhì)量手冊和程序文件由管理者代表組織編寫，質(zhì)量手冊由管理者代表審核，總經(jīng) 理批準(zhǔn)。程序文件由相關(guān)部門經(jīng)理審核、管理者代表批準(zhǔn)。5.4.3 研發(fā)部門負(fù)責(zé)編寫技術(shù)文件，包括產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)圖樣、工藝文件、采購、規(guī)范、 檢驗和試驗規(guī)范、工序控制大綱、工序操作規(guī)范、設(shè)備維護和操作規(guī)范等。部門經(jīng)理批準(zhǔn)。5.4.4 質(zhì)量手冊的編寫4.6手冊的編號辦法：WS/ QM XX手冊更換順序號（即板序 A.B.C 版時分 別以 01.02.03.04 順序號表示） 表示質(zhì)量手冊企業(yè)代號 5.4.4.2 手冊的結(jié)構(gòu)（ 1）手冊由概述部分、正文部分和附錄三部分組成。A. 概述部分：封面、目錄及最新狀態(tài)清單、批準(zhǔn)實施令

5、、修改履歷、手冊的管理和說 明、術(shù)語、企業(yè)概況等。B. 正文部分：按 IATF16949-2016 版的標(biāo)準(zhǔn)敘述五大部分（一個要求四個過程的體系控 制要求。正文的每個部分應(yīng)具有以下結(jié)構(gòu)： 1）.目的-采用本過程的目的；2）.適用范圍 -本過程在體系中適用的領(lǐng)域；3）.職責(zé)-完成本過程實施控制所設(shè)計的責(zé)任者；4）.程序概要 - 本過程實施控制的主要活動內(nèi)容；5）.支持性文件 - 對本過程實施控制活動的具體的遵循途徑的文件。C. 附錄： 1.質(zhì)量記錄一覽表。 2. 本手冊各章節(jié)月標(biāo)準(zhǔn)各章節(jié)的對照表。3.程序文件清單2）手冊每頁的題頭格式WS 威索公司質(zhì)量手冊 編號 WS/QM-XX修改碼（章節(jié)號）

6、（名稱）第 頁 共 頁5.5手冊編寫時的注意事項：A. 應(yīng)明確質(zhì)量體系建立的標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)。B. 應(yīng)明確質(zhì)量體系覆蓋的產(chǎn)品范圍。C. 應(yīng)闡明體系所包含的管理過程及過程之間的相互作用和關(guān)系D. 按標(biāo)準(zhǔn)要求，本公司體系所要刪減的細(xì)節(jié)及其合理性的說明（僅限第七章）。5.4.5 程序文件的編寫 5.3.5程序文件的編號方法WS/ QPX X表示程序文件所屬部分中的次序 表示程序文件屬五大部分中的哪一部分 表示程序文件 企業(yè)代號4-1-2文件控制管理程序版本： A 第 6 頁共14 頁5.4.5.2 程序文件的結(jié)構(gòu)（1）目的 -采用本程序的目的。（2）范圍 -該程序所包含活動的領(lǐng)域。（ 3）相關(guān)文件 -該程序

7、所引用的設(shè)計的文件。（4）職責(zé) -該程序所設(shè)計的責(zé)任者。（ 5）工作程序 -該車工女婿質(zhì)量活動所應(yīng)遵循的途徑。（6）記錄和報告 - 該程序活動實施后所證實的見證記錄（7）附件：（需要時）編號）程序文件）版本： A 第 頁 共 頁5.4.5.3 程序文件的首頁格式和續(xù)頁格式（1）首頁格式威索公司編號WS/QPX-X(XXXX程序）版本編制/日期審核/日期批準(zhǔn)日期2）續(xù)頁格式：5.4.5.4 程序文件編寫時的注意事項：A. 規(guī)定的職責(zé)在質(zhì)量活動中都應(yīng)有體現(xiàn)。B. 每項活動的各個環(huán)節(jié)都應(yīng)有人承擔(dān)責(zé)任。C. 所有活動都可有驗證有效性的方法，都應(yīng)有記錄。D. 活動的描述要體現(xiàn) 5W1H （為什么、做什么

8、、怎么做、何地做、誰來做）注意邏輯 性和可操作性。4.7 其他管理和技術(shù)文件（即第三層次文件）的編寫5.6 本公司已有的管理和技術(shù)文件一般繼續(xù)延用已規(guī)定的編制及編號方法，只要與 本導(dǎo)則不矛盾，也繼續(xù)采用，文件保持原狀態(tài)，不重新編寫。5.7 出于實施質(zhì)量管理體系而要新增的第三層次管理和技術(shù)文件時，或已有的第三 層次文件需要新修訂時可用如下規(guī)定。A.文件編號方法WS XXXXGL)該文件的順序號 文件屬性（技術(shù)的用 JS，管理的用 企業(yè)代號B.文件的結(jié)構(gòu)（一）主題和適用范圍（二）工作內(nèi)容和要求（三）應(yīng)用的表示和必要的記錄 5.8文件的首頁和續(xù)頁格式1）首頁格式：文件標(biāo)號WS/XX XX編制/日期修

9、改碼審核/日期第 頁共 頁批準(zhǔn)/日期4-1-3WS/QP-1文件控制管理程序版本：A第 5 頁共14 頁（ B ）逐頁格式： 修改碼： （編號）（文件名稱）版本： A 第頁 共 頁5.5 文件的控制4.8 各類文件的版序和狀態(tài)控制5.5.1.1 為了文件的有效性進行識別，必須實行版序控制。即對質(zhì)量手冊、程序文件及 其他管理性和技術(shù)性文件都要標(biāo)明版本。版本以大寫英文字母A、 B、 C、 D-表示。修改碼以版本號和修改次序號（以小寫英文字母a、b、 c、 d- 表示）相接個來表示如 Aa 、Ab 、 Ac 、Ba 、 Bb、 Bc 以此類推。這樣的修改碼既體現(xiàn)了版本，又體現(xiàn)了修 改次序。文件第一次

10、發(fā)布尚未有修改時以Ao、Bo、Co 表示。文件如有封面，封面和文件上只需表示版本，不標(biāo)修改碼。修改碼只在文件的修改履 歷上和修改通知單及最新狀態(tài)氫彈上表示。裝可大大簡化更改文件中的工作，又能節(jié)約紙 張。5.9文件的目錄和最新狀態(tài)清單控制。a.每份文件入檔前由編制部門編寫文件目錄，以便查閱，并編制 “最新狀態(tài)清單 ” b.每份文件一經(jīng)舊該，必須在 “最新狀態(tài)清單 ”中得到反映，不斷地更新 “最新狀態(tài)清c.“最新狀態(tài)清單 ”的編制，可視不同的文件而頂，可作單獨一個文件編制，也可綜合 匯編，或根據(jù)目錄的編寫。 “ 最新狀態(tài)清單 “ 和目錄放在一起是最簡單的方法。能做到一目 了然。和目錄放在一起時可采

11、用的表示如下：序號文件名稱（或章節(jié)）編號頁次版號/修改次序12345612344.9 文件的歸檔和保管控制5.3.6 所有文件和資料在形成正式稿后交辦公室入檔（經(jīng)審核、批準(zhǔn)以后，均需按規(guī) 定的分工到辦公室辦理入檔手續(xù)） 。辦公室應(yīng)立即使辦理登記，記錄在 “文件入檔登記表 “（WS/QP4-1-01 ）。文件和資料的提供部門對其正確性負(fù)責(zé)。5.3.7 所有入檔的文件和資料均為受控文件，經(jīng)登記的原版文件和資料存放在檔案料 柜中作出標(biāo)識，不外借和外發(fā)。發(fā)給文件時均制作復(fù)印件發(fā)放。5.3.8入檔的原版文件保管部門（辦公室）必須分門別類，排列整齊。做到查找方便， 防止誤用和錯用。并必須存放于防霉、防潮、

12、防盜、防火等安全良好的櫥柜內(nèi)，以免損壞。 并由專人負(fù)責(zé)。保管人員應(yīng)負(fù)責(zé)日常檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5.3.9 因工作需要，需臨時借閱文件和資料的人員，需經(jīng)保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，填寫 “文件和記錄（查）閱單 “ （WS/QP44-1-02 ）在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，到期不還的由辦公室文 件管理員收回。4-1-8WS/QP-1文件控制管理程序版本： A 第 11 頁共14 頁5.5.2.5 電子媒體形式的文件，歸檔和保管方式相同，并視情況必要時。需制作備份， 以免丟失。5.5.2.6 文件按 “受控“和”非受控 “二大方式控制。除 ”質(zhì)量手冊 “向顧客提供時作 為“非受控 ”文件發(fā)放外，其余文件都屬 “

13、受控”文件。非受控文件發(fā)放時也應(yīng)登記。5.5.2.7 需特別存檔的文件，必須保存十五年。在任何情況下不得銷毀。4.10 文件的領(lǐng)用和發(fā)放控制5.5.3.1 文件按領(lǐng)用或規(guī)定進行發(fā)放時，入檔保管部門必須在 “文件發(fā)放/收回登記表 ”( WS/QP4-1-03 )上作記錄，并在發(fā)放的文件上蓋上 “受控”或“非受控 ”紅色印章，在印 章 上寫上發(fā)放部門的代碼，以便必要時文件追溯。其形式如下：5.10程序文件發(fā)放給各部門的以 “程序文件 ”的合訂本發(fā)放。給需要的崗位或個人， 以單行本發(fā)放。其他文件根據(jù)實際需要發(fā)放。做到需要的地方一定要有文件，且必須保證 所有使用文件的場所，均為最新有效版本。要確保文件

14、的清晰、整潔和完好。任何人不得 在文件上亂改亂涂。使用部門，應(yīng)有在用文件的清單(也可用 WS/QP4-4-01 表示作記錄)。5.11 所有文件不得自行復(fù)印。如出現(xiàn)黑色 “受控 ” 、“非受控 ”印章的文件肯定是復(fù) 印的，均為非法文件，出現(xiàn)問題由復(fù)印者負(fù)責(zé)。管理部門和領(lǐng)導(dǎo)如有發(fā)現(xiàn)，要及時沒收， 必要時要追究責(zé)任。4.11 文件的更改，收回和銷毀的控制5.3.10 文件需要更改時，更改者用填寫 “文件更改通知單 ” ( WS/QP4-1-04 )由原制訂 文件的部門進行更改，審核和批準(zhǔn)。5.5.4.2 文件的更改每次應(yīng)標(biāo)識其 “修改碼 ” ，方法按本程序第 5.5.1.1 條實施。 5.4.2如

15、修改的內(nèi)容，對其他文件產(chǎn)生影響時，應(yīng)同時及時進行修改。5.4.3 所有被更改的原文件必須從使用處全部收回，同時按規(guī)定發(fā)放更改后經(jīng)批準(zhǔn)的 新文件，以確保文件的唯一有效版本。5.4.4 收回舊文件時，應(yīng)作好記錄，記錄在原 “文件發(fā)放 /收回登記表的收回一欄內(nèi)， 并在收回文件的每頁上加蓋 “作廢 ”紅章 “，以免混用或錯用。如需要保留一份留作參考 的，則需在文件上加蓋 ”保留 “紅印章，并附條寫明保留原因，隔離存放，防止非預(yù)期使 用。5.5.4.6 收回舊文件應(yīng)與銷毀，相關(guān)部門在銷毀時填寫 “ 文件和記錄銷毀申請單 “(WS/QP4-1-04 )。5.5.4.7 “質(zhì)量手冊 ”設(shè)為更改履歷 “頁。故

16、所有質(zhì)量手冊內(nèi)容的修改均應(yīng)在此 ”更改 履歷 “頁上作出記錄，并在文件的 最新狀態(tài)清單 ”上也得到體現(xiàn)。并在此兩單上有修改 碼表示次數(shù)，便于修改的追溯。5.5.4.8 在每個程序文件前也設(shè)置一個同樣的封面和修改頁( WS/QP4-1-05 )，該文件的 每次修改均應(yīng)在該頁上作出記錄。程序文件的最新狀態(tài)清單，也應(yīng)在程序文件匯編目錄上 得到反映。方法同 5.5.1.2 。4-1-614 頁5.5.5 外來文件的控制4.12 外來文件出各相關(guān)部門收集提供。包括國家標(biāo)準(zhǔn)、國際標(biāo)準(zhǔn)、各類檢驗規(guī)程、 設(shè)備校準(zhǔn)規(guī)程、有關(guān)的管理和技術(shù)文件等。提供時用識別其可用性和有效性，并經(jīng)部門領(lǐng) 導(dǎo)認(rèn)可入檔。4.13 提供

17、的部門應(yīng)跟蹤外來文件的有效本本及時更新，控制管理納入本程序管理軌 道。4.14 當(dāng)顧客提供工程規(guī)程時，必須按顧客的時間計劃，及時進行評審。并在不超過 兩個星期內(nèi)，進行分發(fā)和實施。同時更新所有相關(guān)文件。保存每項更改在試生產(chǎn)中實施的 日期的舊路，記錄在 “工程規(guī)范更改和實施記錄 ” （ WS/QP4-1-07 ）上。5.5.6 文件的評審和再批準(zhǔn)5.12 各級文件的管理人員，應(yīng)隨時檢查文件的有效性，并確保文件的清晰，整潔和 完好，不得亂涂、亂改、亂畫。5.5.6.2 每年年底或年初，由管理者代表組織各部門文件管理人員對文件進行依次全面 評審，以確定文件是否需要更新，需經(jīng)再次批準(zhǔn)（按 5.5.4 條

18、執(zhí)行）5.3.11 記錄和報告( WS/QP4-1-01 )( WS/QP4-1-02 )WS/QP4-1-03 )( WS/QP4-1-04 )( WS/QP4-1-05 )( WS/QP4-1-06 )( WS/QP4-1-07 )5.4.5 文件入檔登記表5.4.6 文件和記錄借（查）閱單5.4.7 文件發(fā)放 / 收回登記表5.4.8 文件更改通知單5.4.9 文件和記錄銷毀申請單5.4.10 封面和修改頁5.4.11 工程規(guī)范更改和實施記錄4-1-7文件入檔登記單WS/QP4-1-01XXX 有限公司文件借（查）閱單WS/AP4-1-02借（查）閱人部門借（查）閱人姓名借（查）閱人日期部門負(fù)責(zé)人主管（副）總經(jīng)理審批借（查）閱內(nèi)容：借（查）閱原因：調(diào)卷情況：文件密級歸還日期備注：調(diào)卷人：4-1-9WS/QP4-1-3文件發(fā)放 /收回登記表序號文件名稱文件編號數(shù)量門 部發(fā)放收回備注簽收人日期經(jīng)辦人日期12345678910111213編號： WS/QP4-1-04文件更改通知單名稱代號分區(qū)使用于 工作令更改實施日期適用產(chǎn)品分發(fā)單 位更改修改碼修改 處數(shù)制品 處理可用修復(fù)報廢 備用原為應(yīng)改為同時更 改資料會簽工藝審核編號標(biāo)準(zhǔn)化批準(zhǔn)核對4-1-10WS/QP4-1-5文件和記錄銷毀申請