物業(yè)管理單位信息化建設(shè)規(guī)劃設(shè)計(jì)v7

1、-!美居物業(yè)信息化建設(shè)方案文件標(biāo)識：美居物業(yè)信息化項(xiàng)目方案建議文檔當(dāng)前版本：作者：謝華斌編制部門：第一章、物業(yè)企業(yè)信息化建設(shè)需求分析引言物業(yè)管理作為國際通用的不動產(chǎn)管理模式和方法，在80年代初期伴隨著住宅商品化的市場進(jìn)程傳入我國，隨著市場經(jīng)濟(jì)和房地產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展，物業(yè)管理由初級階段進(jìn)入快速成長階段，已經(jīng)成為我國房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展的重要組成部分同時，也成為與人民群眾生活水平密切相關(guān)的新型服務(wù)行業(yè)。我國城市化進(jìn)程的加快也 使現(xiàn)代人們生活水平的不斷提高，人們對便捷性舒適性的生活要求越來越高，物業(yè)服務(wù)理所當(dāng)然的成為不 可缺少的一部分并充當(dāng)著非常重要的角色。當(dāng)今城市生活中物業(yè)企業(yè)服務(wù)品質(zhì)的高低直接影響著人們的

2、生 活質(zhì)量，可以說物業(yè)服務(wù)已經(jīng)逐漸成為人們?nèi)站由?、工作息息相關(guān)的一個產(chǎn)業(yè)。當(dāng)前我司的物業(yè)管理業(yè)務(wù)大多還應(yīng)用“傳統(tǒng)”的管理方式與方法，信息化程度低，造成了許多工作的 不便和問題的產(chǎn)生。主要體現(xiàn)在以下方面：1.1 客服管理方面：對客戶的多樣化服務(wù)是整個物業(yè)企業(yè)的主旋律，日?？头饕翘幚硗对V、報修、裝修、入住驗(yàn)收及 其他的一些綜合服務(wù)。 而這些維修申請、搬遷申請、特約服務(wù)等熱線資料的記錄、統(tǒng)計(jì)、匯報都是手工帳，很難形成一套完整的熱線服務(wù)信息記錄、維修信息記錄、派工信息記錄和服務(wù)信息記錄，更難以方便快捷 地對每一次服務(wù)進(jìn)行信息追溯查詢和運(yùn)用。1.2 物業(yè)管理方面：隨著美居的逐步發(fā)展，廣州生產(chǎn)指揮中

3、心的租賃管理、綠化保潔管理等項(xiàng)目的標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、規(guī)范 化將是重中之重。1.3 物資管理方面：由于沒有專業(yè)的物資管理信息系統(tǒng)，物品及固定資產(chǎn)的入庫、出庫、調(diào)撥、盤存等工作只能在老MIS系統(tǒng)完成，并且采用人工同步手工記賬方式。老MIS系統(tǒng)以無法滿足現(xiàn)有的功能需求（采購、入庫、出庫、調(diào)撥、申領(lǐng)、盤存、報損），給綜合的管理、查詢、統(tǒng)計(jì)帶來很大難度，對美居的物資與固定資產(chǎn)難以進(jìn)行 有效的成本預(yù)測和實(shí)時動態(tài)控制。1.4 管理監(jiān)管和決策分析方面：管理層所需要的全部數(shù)據(jù)，都是由基層員工通過一段時間的整理，再層層上報到上級部門，再有上級 部門通過匯總所取得，這樣的數(shù)據(jù)本身就失去了時效性，同時由于數(shù)據(jù)的來源完全

4、依賴于下屬領(lǐng)導(dǎo)，使得 數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性也不能完全保證，從而對管理層的決策不能提供及時、可靠的依據(jù)！1.5 信息共享和數(shù)據(jù)交互方面：美居現(xiàn)有的各項(xiàng)信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)由于是獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫環(huán)境，各系統(tǒng)各自為戰(zhàn)，信息難以共享，資源 調(diào)配無法科學(xué)、及時地進(jìn)行，很難從全局方面把握整個公司的經(jīng)營情況。因此如何通過先進(jìn)的信息化手段來提升我司綜合管理水平，提高工作效率，降低管理成本、實(shí)現(xiàn)決策 科學(xué)化、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益提高，增強(qiáng)美居的競爭力，成為我司必須思考的問題。第二章、物業(yè)管理信息化建設(shè)與規(guī)劃藍(lán)圖信息化建設(shè)要有統(tǒng)一的規(guī)劃與目標(biāo)，然分解其主次關(guān)系，同時遵循統(tǒng)籌管理分步推行方法。根據(jù)美居 現(xiàn)有情況分模塊進(jìn)行信息化建設(shè)。最終構(gòu)

5、建完善的物業(yè)管理與服務(wù)信息化運(yùn)營平臺。如圖：美居物業(yè)管理 系統(tǒng)整體模塊解決方案:堆修申請O搬遷申請?zhí)丶s服務(wù)O客戶國訪O投訴建議O會務(wù)服務(wù)A入庫OiHS盤存o合同管理丿F心II管理'I一卡通至統(tǒng)預(yù)留接口 車輛管理系統(tǒng)預(yù)®接口 "系統(tǒng)接nn它信息系統(tǒng)預(yù)福接口第一：流程業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)信息化1.1 數(shù)據(jù)中心-統(tǒng)一資源檔案信息庫客戶信息、供應(yīng)商通過一個平臺的數(shù)據(jù)中心（數(shù)據(jù)庫）建立統(tǒng)一的基礎(chǔ)信息平臺，同時對用戶信息、 信息等基礎(chǔ)信息進(jìn)行一個全方位的統(tǒng)一信息登記，并實(shí)時形成相關(guān)分類，采用可視化的樹形結(jié)構(gòu)圖，每個 管理人員在自己權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行相應(yīng)的操作、統(tǒng)計(jì)，為精細(xì)化和規(guī)范化管理奠定良好

6、的基礎(chǔ)。1.2 客服中心-統(tǒng)一服務(wù)調(diào)度中心服務(wù)平臺通過客服電話關(guān)聯(lián)，用戶在打電話或者上門咨詢、投訴、報修項(xiàng)目時，前臺客服可以通過某 項(xiàng)信息直接調(diào)出用戶的姓名、位置信息、歷史的投訴、報修項(xiàng)目及處理結(jié)果，通過對以上信息的掌握，可 以進(jìn)一步提高客服質(zhì)量。通過投訴、報修項(xiàng)目的流程化管理、盡量避免單據(jù)的流失和疊加，內(nèi)部信息的有 效流轉(zhuǎn)可以提高溝通效率及用戶滿意度。1.3 物料管理-統(tǒng)一物品材料管控平臺建立統(tǒng)一的物質(zhì)管控平臺，固定資產(chǎn)及日常易耗品的采購、入庫、出庫、調(diào)撥、申領(lǐng)、盤存、報損等 工作全部通過系統(tǒng)完成，形成完善的物品進(jìn)出、流轉(zhuǎn)、消耗等信息化管控流程，有效節(jié)約控制物料消耗成 本?？呻S時查詢各部門物

7、品領(lǐng)用消耗情況，各項(xiàng)目物品庫存情況等相關(guān)報表。1.4 設(shè)備管理一-統(tǒng)一的設(shè)施設(shè)備運(yùn)維平臺記錄各項(xiàng)目設(shè)備的價值、折舊率、已用年數(shù)、保養(yǎng)記錄、維修記錄、運(yùn)行狀態(tài)、維保單位等基礎(chǔ)信息 臺帳。制定年度設(shè)備維保計(jì)劃并分解，追溯保養(yǎng)計(jì)劃完成情況。對每一個設(shè)備的保養(yǎng)和維修做詳細(xì)的記錄生成設(shè)備全生命周期管理檔案。第二：功能模塊設(shè)計(jì)我司物業(yè)信息管理系統(tǒng)總體上可分為客服管理子系統(tǒng)、物業(yè)管理子系統(tǒng)、物資管理子系統(tǒng)、系統(tǒng)管理 子系統(tǒng)等四個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)主要功能預(yù)計(jì)如下：熱線服務(wù)子模塊：該模塊包含服務(wù)申請、派工、完成、回訪、統(tǒng)計(jì)等流程化日常服務(wù)管理功能。 特約服務(wù)子模塊：該模塊包含維修申請、搬遷申請、特約服務(wù)等服務(wù)管

8、理功能。會務(wù)服務(wù)子模塊：該模塊包含會議室管理、短信通知、座位排序（名單打印）等管理功能。2.1客服管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)服務(wù)熱線、投訴回訪、特約服務(wù)、會務(wù)服務(wù)等服務(wù)的信息化管理; 2.2物業(yè)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)租賃管理、綠化保潔管理等項(xiàng)目的信息化管理； 租賃管理子模塊：該模塊包含客戶檔案、合同管理、客戶入住、到期提醒、退房管理等管理功能。 綠化管理子模塊：該模塊包含綠化檔案、綠化維護(hù)、養(yǎng)護(hù)計(jì)劃、綠化檢查、綠化任務(wù)等管理功能。 保潔管理子模塊：該模塊包含保潔任務(wù)、保潔工作、保潔檢查等管理功能。供應(yīng)商管理子模塊：供應(yīng)商信息、供應(yīng)商評審等功能。 采購管理子模塊：采購申請、*等功能。庫房管理子模塊：該模塊包含出入庫

9、申請、退庫、盤點(diǎn)等功能。2.3物資管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商管理、采購管理及庫房管理的出入庫、盤點(diǎn)的規(guī)范化。2.4系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)字典維護(hù)（部門信息、人員信息） 維護(hù)功能。、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)管理、日志管理等系統(tǒng)維護(hù)及數(shù)據(jù)字典維護(hù)子模塊：該模塊可以實(shí)現(xiàn)部門信息、人員信息的分類分級管理。 權(quán)限管理子模塊：該模塊可以針對人員信息及部門分配相關(guān)權(quán)限。數(shù)據(jù)管理子模塊：該模塊包含數(shù)據(jù)備份、還原等數(shù)據(jù)維護(hù)功能。日志管理子模塊：該模塊包含日志管理、在線用戶等操作信息記錄。第三：后期集成外部信息化3.1建立電子巡更系統(tǒng)對易引起安全隱患的地點(diǎn)設(shè)置固定巡更點(diǎn)，防范與未然。功能：定期統(tǒng)計(jì)查看巡更記錄，導(dǎo)出報表。3.2接口開發(fā)車

10、輛系統(tǒng)接口開發(fā)（通過基礎(chǔ)信息平臺管理與車輛管理軟件系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行相關(guān)整合）功能：按需求定制開發(fā)。第四：預(yù)期環(huán)境支持及預(yù)期費(fèi)用4.1預(yù)期運(yùn)行環(huán)境: 服務(wù)器設(shè)備：各種 X86/X64系列服務(wù)器，CPU在雙核1.0G頻率以上，內(nèi)存 2GB以上、硬盤在100G以上;服務(wù)器系統(tǒng)：windows 2003Server （ 32Bit 、64Bit ）、windows 2008Server （ 32Bit 、64Bit）;客戶端設(shè)備：各種 486以上PC機(jī)、各種平板電腦、各種智能手機(jī);客戶端系統(tǒng)：Windows XP以上、iOS4.3以上、Android2.3 以上系統(tǒng)版本;客戶端瀏覽器：IE8、搜狗、360

11、、谷歌、火狐、QQ百度、遨游等主流標(biāo)準(zhǔn)瀏覽器;4.2預(yù)期網(wǎng)絡(luò)環(huán)境：通訊協(xié)議：TCP/IP、SSL HTTP/HTTPS通訊端口： 80 （可自定義端口號）服務(wù)器端帶寬要求：200kbps*并發(fā)用戶個數(shù)以上 帶寬要求：每一個客戶端最低50kbps以上。4.3價格構(gòu)成體系項(xiàng)目價格構(gòu)成體系構(gòu)成內(nèi)容預(yù)期費(fèi)用備注軟件投入（可二次開發(fā)的物業(yè)管理系統(tǒng)）120000.00根據(jù)功能模塊 參考報價硬件投入（針式打印機(jī)、電腦等）20000.00以3套設(shè)備為 基準(zhǔn)項(xiàng)目預(yù)期費(fèi)用總投入合計(jì)為：人民幣大寫：壹拾肆萬 兀整第三章、項(xiàng)目啟動前的必要準(zhǔn)備3.1人力資源準(zhǔn)備;3.1.1 軟件操作人員配置;（1）、對各項(xiàng)目前臺客服收

12、費(fèi)及倉庫管理相關(guān)的人員提前調(diào)配定崗。合格后方可上崗。（2）、做好入職培訓(xùn)管理制度方案，對新入職參與信息化系統(tǒng)操作的人員進(jìn)行崗前培訓(xùn),3.1.2系統(tǒng)管理員準(zhǔn)備；需確認(rèn)一名對網(wǎng)絡(luò)和電腦硬件等信息化系統(tǒng)運(yùn)行之載體的相關(guān)知識比較熟悉的人員，確保信息化系統(tǒng) 運(yùn)行的載體順暢。3.1.3業(yè)務(wù)對接人員配置；信息化系統(tǒng)一定是圍繞美居的相關(guān)業(yè)務(wù)展開的，那么需配備一名在美居服務(wù)時間較長業(yè)務(wù)熟悉的人員 與廠商對接，確保更高的業(yè)務(wù)貼合度。3.2運(yùn)行環(huán)境準(zhǔn)備；運(yùn)行環(huán)境的優(yōu)劣將直接導(dǎo)致信息化系統(tǒng)的運(yùn)行效率。諸如：訪問速度慢、卡機(jī)、延遲、無響應(yīng)均是網(wǎng)絡(luò)速度慢導(dǎo)致的。3.2.1電腦硬件準(zhǔn)備；主要排查相關(guān)使用人的電腦硬件有沒有經(jīng)常出現(xiàn)死機(jī)、藍(lán)屏等