淺談如何做好煤炭企業(yè)的合同管理工作

1、淺談如何做好煤炭企業(yè)的合同管理工作 合同管理是企業(yè)管理的核心內容之一，指合同管理機構和管理人員為預期的管理目標，通過運用管理職能和管理方法，對合同的訂立和履行實行全過程的管理活動。進入市場經濟后，企業(yè)經濟往來主要通過合同形式進行，合同管理伴隨著企業(yè)經營活動同步進行，而合同本身就是重要的法律文書，內容涉及到企業(yè)經濟管理的各個環(huán)節(jié)。通過實踐及調查，目前合同管理中反映的主要問題有：1.個別企業(yè)對合同監(jiān)管不力，有的企業(yè)領導對合同管理的重視程度和法律意識還存在差距，部門設置、人員配備和制度執(zhí)行力度還不夠。2.在合同訂立過程中審查不嚴，出現(xiàn)對已簽訂合同的對方當事人的主體資格、資信情況、履約能力不清；合同主

2、體不當；合同文字不嚴謹。3.履約過程中的監(jiān)督管理不到位等問題給企業(yè)造成了重大經濟損失等。完善的合同管理是企業(yè)參與市場競爭必不可少的要項，依法簽約、依法全面履行合同，是企業(yè)生產經營市場化的重要手段，也是確保企業(yè)經濟利益實現(xiàn)的途徑和保證。物資供銷企業(yè)身處市場經濟的前沿，為維護企業(yè)經濟利益，提升風險防控能力，確保合同順利履行，筆者認為務必有效地加強企業(yè)的合同管理，努力抓好訂立前、簽訂中和履行中三個階段的合同管理工作，充分發(fā)揮合同管理在企業(yè)經濟活動中的作用。 合同管理大致分為合同訂立前的準備、合同簽訂中的管理和合同履行中的管理三個階段，這三個階段既相互獨立，有著各自不同的內容和特點，同時各階段之間又有

3、著密切聯(lián)系，它們共同構成了一個完整的合同管理過程。筆者從事工作的淮南礦業(yè)集團物資供銷分公司作為國有大型企業(yè)淮南礦業(yè)集團的物資供應管理部門，每年為礦井安全生產供應近百億元的所需物資。該企業(yè)從事物資供應20多年來，建立健全了各項合同管理制度和管理規(guī)程，配備了在企業(yè)法律顧問指導下的專、兼職合同管理員隊伍，在企業(yè)內部建立起完整的合同管理制度體系，形成管理層次清楚，職責明確，程序規(guī)范，協(xié)調與制衡和諧發(fā)展的有效機制。該公司每年簽訂合同兩萬多筆，每完成一筆買賣交易都是對合同的一次全面履行過程，積累下一套完善的合同管理經驗，值得廣大合同管理關注者借鑒。 首先，做好合同訂立前的基礎管理工作。合同訂立準備階段管理

4、，又稱締約準備階段管理。包括對合同對方當事人的主體資格、資信情況、生產規(guī)模、履約能力進行全面真實性審查；明確合同締約內容等，這是合同管理的基礎階段。一、物資供銷分公司對合同對方當事人（以下簡稱供應商）實行設定上限廠家數(shù)量的準入制管理，出臺了供應商管理暫行辦法，對供應商實行動態(tài)管理，旨在選擇一流的供應商；同時，又配套出臺了供應商日?？荚u實施細則，從產品質量、產品價格、履約能力、售后服務等方面，按百分制對供應商實行量化考評。與該公司存在業(yè)務往來的供應商有1500多家，龐大的供應商隊伍良莠摻雜，該公司通過對供應商實行動態(tài)考核，每年淘汰10%左右綜合表現(xiàn)差的供應商。同時，按供應商準入流程經自行申報（或

5、推薦）、初審、實地考察供應商履約能力（重點考察營業(yè)執(zhí)照、注冊資金、廠房設備規(guī)模及生產能力、近三年業(yè)績等）、聯(lián)合審查等嚴格篩選，重新引入相應的所需供應商。二、研制開發(fā)了物資管理系統(tǒng)，本系統(tǒng)是按圍繞合同簽訂、履行的關聯(lián)事項研發(fā)的一套完善管理系統(tǒng)。系統(tǒng)具體涵蓋供應商管理、材料管理、設備管理、寄售物資管理、物流大市場物資管理、招議標管理、系統(tǒng)查詢、系統(tǒng)維護、統(tǒng)計報表、短信息平臺等大量信息，只要擁有用戶編號、登錄密碼，點擊鼠標即可做到對每一筆合同從計劃申報、簽訂提交情況、具體條款內容、供應商信息以及合同標的物是否已發(fā)貨、是否已入庫、是否正在結算等情況均能一目了然。 其次，做足合同簽訂中的配合管理工作。一

6、般情況下，合同簽訂中的管理又稱審核簽訂階段管理。即確定合同條款，按照規(guī)定程序審核合同，這是合同管理的核心環(huán)節(jié)。首先，索取保存對方當事人的合法有效資信材料及身份證明。其次是嚴格按照合同法規(guī)定的規(guī)范合同文本條款審查、簽訂合同，做到條款完備、權利義務明確。再次，根據(jù)法律規(guī)定需要履行審批、備案、登記的合同一定要履行其相關法律手續(xù)，在合同正式簽約前，依法對涉及企業(yè)的重大經濟合同條款的合法性進行審查把關。物資供銷分公司每年簽訂合同兩萬多筆，對供應商的資信等審查已在合同簽訂前的準備階段由多部門聯(lián)合審查完成，減少了業(yè)務員的工作量；具體合同條款的簽訂已在物資管理系統(tǒng)里生成格式化條款，按提示信息輸入相關內容即可，

7、特殊情況的合同單獨報分管領導審批生效。本階段該公司注重價格的管理，努力降低礦井噸煤采購成本。制定了比價采購管理實施細則、招（議）標采購管理實施細則、集體議價采購管理實施細則，對單一物資采購金額20萬元以下的，或同一物資品種批量采購金額在50萬元以下的，業(yè)務員有權邀約該物資品種的準入供應商進行擇優(yōu)比價采購；超過以上金額的按招（議）標流程采購；不具備招（議）標及比價采購條件的，采用集體議價采購。每一次招（議）標采購，均由價格科和業(yè)務科首先測算標底價，隨機從集團公司專家?guī)斐槿〉膶＜以u委們、商務科（主持招議標會議）、業(yè)務科、質量科（著重審查供應商提供產品的資證）、價格科共同形成一個商戰(zhàn)博弈的集體（紀委

8、參與全過程監(jiān)督），努力為礦井安全生產提供質優(yōu)價廉的產品。2010年通過招（議）標流程采購的物資合同中標價比供應商的投標報價節(jié)省了1.95億元，有效降低了采購成本。同時，該公司設立合同管理辦公室，配備專職合同管理員，對每日生成的合同逐條在物資管理系統(tǒng)里在線監(jiān)督，及時將合同條款簽訂有問題的合同予以退回、取消審批，有效防范了合同簽訂的風險。 第三，嚴把合同履行中的監(jiān)督管理工作。合同履行中的管理又稱依法履行階段。加強合同履行的監(jiān)督管理，檢查監(jiān)督企業(yè)合同執(zhí)行情況，是合同履行中管理的重要環(huán)節(jié)。包括己方信守合同，依法履行，并關注對方履約，它是實現(xiàn)合同管理目標的有力保障。根據(jù)企業(yè)合同管理制度實施對合同履行中的

9、監(jiān)督檢查，將合同規(guī)定的義務按照職責劃分并落實，建立嚴格的履行過程中監(jiān)督管理工作。該公司各級管理人員按個人的管理權限可以登錄物資管理系統(tǒng)查看到該合同的條款簽訂以及標的物是否已發(fā)貨、是否已入庫、是否已付款結算等相關信息，如發(fā)現(xiàn)問題及時與合同管理辦公室聯(lián)系，進行合同糾偏處理。同時，各基層供應站均配備經培訓上崗的驗收員、保管員，對送到收貨地點的合同標的物嚴格按物資驗收標準驗收入庫，不符合驗收標準的物資堅決予以退回，去年避免經濟損失1666萬元。一般情況下，每筆合同的質保期為一年，公司財務科在該合同無異議的情況下，質保期期滿后，方才返回合同總價10%的質保金，有效地保障了合同的順利履行。隨著我國加入WTO，我國企業(yè)已開始在更大范圍、更廣領域、更高層次上參與國際經濟合作和競爭，同時也被置于同國外企業(yè)同一市場規(guī)則的法律環(huán)境。因此企業(yè)依法經營管理問題更加突出地顯現(xiàn)出來。國務院國資委2004年下發(fā)了國有企業(yè)