制造業(yè)ERP實(shí)施中的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備要點(diǎn)

1、制造業(yè)ERP實(shí)施中的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備企業(yè)信息化是當(dāng)前社會熱門的話題之一,近年來“以信息化帶動工業(yè)化”已成 為各地政府、各企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)使用頻率最高的一句話,各企業(yè)在信息化建設(shè)上的投入也 不斷加大。其實(shí),隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展,建立起一個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)并不困難,困難的是 如何讓應(yīng)用系統(tǒng)真正產(chǎn)生 效益。應(yīng)該看到,雖然整個(gè)社會在信息化建設(shè)方面投入了大量資源,但其發(fā)展現(xiàn)狀并不 令人十分滿意,很多信息系統(tǒng)利用率很低。 而其中,數(shù)據(jù)質(zhì)量是問題的關(guān)鍵所在。 客戶忠誠度主要由企業(yè)與客戶及各方面溝通的有效性及準(zhǔn)確性來決定,系統(tǒng)運(yùn)營效 率也主要依賴于數(shù)據(jù)獲取 的可靠性和及時(shí)性。而數(shù)據(jù)質(zhì)量很大程度上取決于信息 化過程中數(shù)據(jù)準(zhǔn)備階段工作質(zhì)

2、量的好 壞。在此,筆者將結(jié)合自己在易飛ERP系統(tǒng)實(shí) 施過程中的體會,和大家一起探討企業(yè)ERP實(shí)施過程中數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的一些問題?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的形態(tài)分類企業(yè)中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)可分為兩種:一種稱為靜態(tài)數(shù)據(jù),所謂靜態(tài)數(shù)據(jù)是指在一段時(shí) 間內(nèi)相對穩(wěn)定,一般不隨時(shí)間不同而改變的數(shù)據(jù)。 以易飛為例,包括:存貨子模塊的 品號基本資料,各部門、倉庫、人員信息,采購子模塊的供應(yīng)商信息,銷售子模塊的客 戶資料,總賬子模塊的會計(jì)科目,產(chǎn)品結(jié)構(gòu)子模塊的BOM數(shù)據(jù),生產(chǎn)過程中的加工中 心、工藝路線等等。靜態(tài) 數(shù)據(jù)一般比較穩(wěn)定,可以提前準(zhǔn)備。另一種稱為動態(tài)數(shù)據(jù),動態(tài)數(shù)據(jù)比靜態(tài)數(shù)據(jù)變動頻率高,一般隨時(shí)間不同而改變 如庫存余額、總賬余額、應(yīng)收

3、賬款余額、應(yīng)付賬款余額、未結(jié)銷售訂單、未結(jié)采 購訂單、 未結(jié)工單等等。 這些數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備要以各模塊上線切換點(diǎn)的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)。比 如,計(jì)劃7月份總賬模塊上線,一般以6月末總賬余額為準(zhǔn)。由于兩種數(shù)據(jù)類型不同,在實(shí)施中采用的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備對策也不同。 對于靜態(tài)數(shù)據(jù),往往在實(shí)施的開始階段就應(yīng)著手準(zhǔn)備,準(zhǔn)備時(shí)間也比較長,可以安排專人負(fù)責(zé),而動 態(tài)數(shù)據(jù)往往在系統(tǒng)上線切換點(diǎn)之前才開始準(zhǔn)備,準(zhǔn)備時(shí)間短,因而需要投入的人力 也比較多,比如有些庫存余額要經(jīng)過全面盤點(diǎn)后才能得到準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的重要性在ERP系統(tǒng)的實(shí)施過程中,通常認(rèn)為系統(tǒng)成功三大因素按重要性排序依次為:人、數(shù)據(jù)、技術(shù)。數(shù)據(jù)作為ERP系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ),是實(shí)現(xiàn)信

4、息集成的首要條件。 業(yè)界曾有“三分技術(shù)、七分實(shí)施、十二分?jǐn)?shù)據(jù) ”的說法,可見數(shù)據(jù)管理的重要性。 數(shù)據(jù)準(zhǔn)備也因此成為實(shí)施過程中 的一個(gè)非常重要的階段。 在數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的各項(xiàng)工作 中,信息編碼這項(xiàng)基礎(chǔ)工作最為復(fù)雜,其復(fù)雜程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過ERP軟件提供商的想 象。許多軟件應(yīng)用中出現(xiàn)的問題并不是出于軟件本身,也不是用戶不想應(yīng)用,而是許 多基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不能正確收集,其中編碼是最大的問題。 如在物資庫存管理中,收發(fā)存 并不復(fù)雜,其應(yīng)用成功的關(guān)鍵就是物資編碼和供應(yīng)商編碼工作能否做好,許多企業(yè)設(shè) 備到位了,軟件安裝了,但一投入運(yùn)行,便發(fā)現(xiàn)編碼問題難以解決,面對幾萬、甚至幾 十萬條需要編碼的物資信息束手無策,更談不上應(yīng)用效

5、果。當(dāng)這個(gè)問題擴(kuò)大到整個(gè) 企業(yè),其實(shí)施難度是可想而知的。 作為實(shí)施顧問,從一開始就應(yīng)該非常重視基礎(chǔ) 資料的編碼問題,以下這些編碼原則供企業(yè)編碼時(shí)參考:編號應(yīng)該反映分類編號應(yīng)該反映順序變動屬性不應(yīng)納入編號編號愈簡短愈好避免采用有意義編號避免使用英文字母避免使用特殊符號編號長度應(yīng)求一致編號應(yīng)有防錯(cuò)功能實(shí)施顧問從一開始就應(yīng)該強(qiáng)調(diào)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的重要性,并要求企業(yè)采取切實(shí)的措施 來保證這一點(diǎn),使企業(yè)從一開始就對這個(gè)問題表現(xiàn)出極大的關(guān)注,才能保證項(xiàng)目在 上線過程中不因?yàn)閿?shù)據(jù)質(zhì)量差而受到影響。數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的過程數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的過程概括為以下幾個(gè)方面。建立數(shù)據(jù)準(zhǔn)備有關(guān)組織ERP實(shí)施要建立相應(yīng)的項(xiàng)目組織。 在具體的實(shí)施過程中

6、,一般還要在項(xiàng)目組內(nèi) 進(jìn)行相應(yīng)的分工。為了更好地完成數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作,建議在項(xiàng)目組內(nèi)專設(shè)數(shù)據(jù)組,從 組織上保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的順利進(jìn)行。數(shù)據(jù)組的主要工作是分析數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的范圍,建立 數(shù)據(jù)搜集模板,組織必要的培訓(xùn),監(jiān)督數(shù)據(jù)質(zhì)量,并負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的最終導(dǎo)入和使用。明確數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的要求和范圍一般經(jīng)過初期的項(xiàng)目調(diào)研和培訓(xùn)后,項(xiàng)目組會確定基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的范圍和要求。數(shù) 據(jù)組在此基礎(chǔ)上要分析基礎(chǔ)數(shù)據(jù)從哪些部門搜集,明確數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的難點(diǎn)和重點(diǎn),從 而確定數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的分工和進(jìn)度安排。準(zhǔn)備基礎(chǔ)數(shù)據(jù)模板一旦明確了數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的要求和范圍,數(shù)據(jù)組要分別為各種類型的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備 相應(yīng)的搜集模板,并與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行溝通,解釋基本資料中的重要字段,勾選必要

7、字 段。同時(shí)與該部門確認(rèn)數(shù)據(jù)資料整理的進(jìn)度并取得相關(guān)責(zé)任人的承諾。 比如說,要 準(zhǔn)備供應(yīng)商資料,我們在Excel中準(zhǔn)備好相應(yīng)的空白表格,針對表格中需要填寫的項(xiàng) 目提供一個(gè)詳細(xì)的說明,讓業(yè)務(wù)部門填寫。但必須明確表格中哪些數(shù)據(jù)是必須填寫 的。這樣每個(gè)準(zhǔn)備供應(yīng)商信息的人,就會知道供應(yīng)商資料應(yīng)該包括供應(yīng)商名稱、編 號、地址、稅號/賬號、聯(lián)系人等等。數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)和核對在數(shù)據(jù)的搜集整理過程中,數(shù)據(jù)組要不斷對整理的數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)和核對,以保證 數(shù)據(jù)的質(zhì)量。發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤和遺漏要及時(shí)與具體負(fù)責(zé)部門和人員進(jìn)行溝通,不要等大量 數(shù)據(jù)積壓后再解決。對于不影響整體上線效果的部分資料,如果其本身過于龐大,可就其中一部分先行整理

8、,其余在上線后慢慢補(bǔ)充。數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和導(dǎo)入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備到一定程度時(shí),可以考慮進(jìn)行部分?jǐn)?shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換和導(dǎo)入。 如果基礎(chǔ) 數(shù)據(jù)量不大,導(dǎo)入可以采用組織專門錄入員直接輸入的方式,如果基礎(chǔ)數(shù)據(jù)量很大,一般就需要采用通用的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換程序或開發(fā)專門的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換程序,比如易飛系統(tǒng)的 數(shù)據(jù)導(dǎo)入就可以通過SQL Server的數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出工具來進(jìn)行。 因此如果數(shù)據(jù)量大,在數(shù)據(jù)準(zhǔn)備時(shí)就更需要按一定格式 準(zhǔn)備數(shù)據(jù),否則,數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換程序不能正常工作。數(shù)據(jù)準(zhǔn)備應(yīng)注意的問題總的來說,數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作應(yīng)該在意識上、方法上、操作上注意以下幾個(gè)方面的問題。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的重要性達(dá)成共識并進(jìn)行有力推動“輸入是垃圾,輸出的必然是垃圾”。為確保

9、信息的準(zhǔn)確性,企業(yè)必須投入大量 人力物力進(jìn)行漫長的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。 企業(yè)的原有管理多是概念型的東西,一旦具體量化 就會出現(xiàn)很多困難。更何況初期的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備沒有任何成效,枯燥而乏味,還要時(shí)不 時(shí)接受來自各方面的有形及無 形的壓力,這時(shí)領(lǐng)導(dǎo)的支持與鼓勵(lì)就顯得尤為重要,因此負(fù)責(zé)項(xiàng)目的老總和領(lǐng)導(dǎo)在任何階段 都不能忽視對項(xiàng)目的支持與鼓勵(lì)。 同時(shí),由 于數(shù)據(jù)準(zhǔn)備牽涉到企業(yè)多個(gè)部門,因此也離不開各部門員工的積極配合與支持。數(shù)據(jù)準(zhǔn)備要兼顧科學(xué)性和實(shí)用性以BOM數(shù)據(jù)為例,筆者曾在一家客戶的實(shí)施過程中發(fā)現(xiàn),由于企業(yè)多年來實(shí)行 的是較為粗放的生產(chǎn)管理方式,因此對于系統(tǒng)要求的一些基礎(chǔ)數(shù)據(jù),企業(yè)沒有完整 的記錄,企業(yè)的BOM數(shù)

10、據(jù)往往是七八年甚至是十幾年前的消耗定額。這期間生產(chǎn) 部門早已對其進(jìn)行了更新 和改動。但由于缺乏精細(xì)的管理方式,這些改動沒能以有 效的文件形式保留下來,造成技術(shù)部門與生產(chǎn)部門的嚴(yán)重脫節(jié)。 實(shí)施中由于我們一 開始在BOM資料準(zhǔn)備上過分依賴技術(shù)部門,導(dǎo)致系統(tǒng)試運(yùn)行時(shí)許多數(shù)據(jù)實(shí)用性很 差。后來又不得不召集技術(shù)部門和生產(chǎn)部門的人員坐在 一起重新討論BOM嫁接,從而對系統(tǒng)上線造成了一定的延誤。數(shù)據(jù)準(zhǔn)備可以和其他實(shí)施階段并行許多用戶往往把數(shù)據(jù)準(zhǔn)備作為一個(gè)孤立的階段,喜歡集中一定的時(shí)間段把它做 完。其實(shí)不然,數(shù)據(jù)準(zhǔn)備實(shí)際上是貫穿于ERP實(shí)施的各個(gè)階段,而且不同階段對數(shù) 據(jù)的要求也是不同的。對于一個(gè)分期上線的系

11、統(tǒng),如生產(chǎn)計(jì)劃、物料需求模塊等所 需要的品號、制造提前期、 采購提前期、固定前置天數(shù)、變動前置天數(shù)以及經(jīng)濟(jì) 批量等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的搜集就可以放在稍后 進(jìn)行,前期的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備可以先忽略這些字段 的分析確定,而將精力集中于更為緊要的數(shù)據(jù)準(zhǔn) 備上。此外,有些階段比如用戶培 訓(xùn)或流程模擬階段,對數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度的要求并不十分高,數(shù)據(jù)量的要求也不很大,那么數(shù)據(jù)組為這些階段準(zhǔn)備數(shù)據(jù)時(shí)就可以不必進(jìn)行嚴(yán)格 的校驗(yàn)和核對,從而降低數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的難度,縮短數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的時(shí)間。數(shù)據(jù)準(zhǔn)備可以采取“分步實(shí)施,先易后難”原則準(zhǔn)備數(shù)據(jù)時(shí),可以采取“分步實(shí)施,先易后難”的原則,即先準(zhǔn)備編碼和物流管理 系統(tǒng)的有關(guān)數(shù)據(jù),在實(shí)施物流管理系統(tǒng)的同時(shí)進(jìn)行其

12、他數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作。 各種定額 和期量標(biāo)準(zhǔn)的制定如BOM和工藝數(shù)據(jù)可以先按現(xiàn)有定額輸入系統(tǒng),再通過生產(chǎn)管 理系統(tǒng)的試運(yùn)行及上線后 采取逐步調(diào)整的方式加以完善。數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作要承擔(dān)責(zé)任,要有相應(yīng)的制度保證在準(zhǔn)備數(shù)據(jù)之前,成員要準(zhǔn)備一份“數(shù)據(jù)準(zhǔn)備文檔” 在,該文檔中要明確數(shù)據(jù)準(zhǔn) 備時(shí)間和范圍,即明確何時(shí)完成、準(zhǔn)備何時(shí)的數(shù)據(jù)、準(zhǔn)備哪些數(shù)據(jù)。為了明確雙方 的責(zé)任,還應(yīng)建立相應(yīng)的規(guī)章制度。如明確基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建立和維護(hù)的責(zé)任單位,建立 規(guī)范的數(shù)據(jù)管理工作流程等。 有條件的企業(yè)應(yīng)對數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作建立相應(yīng)的激勵(lì)和獎(jiǎng)懲制度,如對每條正確的數(shù)據(jù)輸入,給 予相應(yīng)的責(zé)任人和部門負(fù)責(zé)人獎(jiǎng)勵(lì),對每條 錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)輸入給予懲罰,以保證