會(huì)議組織安排

1、會(huì)議組織安排一、前期準(zhǔn)備階段（5-6月份）（一）工作內(nèi)容1、接受任務(wù)，擬定方案：確定會(huì)議方式、時(shí)間地點(diǎn)、參加人員、 會(huì)議內(nèi)容、日程、籌備組織分工、抽調(diào)工作人員、經(jīng)費(fèi)預(yù)算。2、宣傳與推廣：對(duì)本次培訓(xùn)活動(dòng)的的整體安排、調(diào)度制定宣傳工作方案和宣傳提綱，利用首都及部各大媒體做好宣傳工作； 負(fù)責(zé)制 定宣傳內(nèi)容及宣傳口號(hào)，并以海報(bào)、宣傳折頁(yè)等多種形式發(fā)放至各培 訓(xùn)單位；準(zhǔn)備宣傳物資。3、制發(fā)通知：通知包括會(huì)議內(nèi)容、參加人員、開(kāi)會(huì)時(shí)間地點(diǎn)、會(huì)期、報(bào)到時(shí)間地點(diǎn)、往返車(chē)船、飛機(jī)時(shí)間以及參加培訓(xùn)人員的確認(rèn) 回執(zhí)。4、收集名單：對(duì)回執(zhí)進(jìn)行回收，具體內(nèi)容包括單位、職務(wù)、姓名、性別、民族、人數(shù)、到達(dá)車(chē)次時(shí)間、返程車(chē)次時(shí)

2、間等信息，對(duì)該 信息進(jìn)行分組統(tǒng)計(jì)（可根據(jù)地方、單位等進(jìn)行）5、聯(lián)絡(luò)及統(tǒng)計(jì)協(xié)調(diào)：根據(jù)初步日程安排及名單，對(duì)人員食宿及 會(huì)議人員安排進(jìn)行草擬劃分。6、會(huì)議資料準(zhǔn)備：培訓(xùn)資料、培訓(xùn)指南、打印校對(duì)裝訂，制作 證件：講師證、學(xué)員證、工作證等；7、確定最終培訓(xùn)日程安排，再次進(jìn)行通知、回執(zhí)及協(xié)調(diào)工作。（二）工作分配根據(jù)會(huì)議工作量及具體實(shí)施安排，擬定將工作人員劃分為組織 協(xié)調(diào)和行政宣傳兩個(gè)工作小組，將工作內(nèi)容及職責(zé)細(xì)化，同時(shí)開(kāi)展進(jìn) 行，必要時(shí)還可根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行工作交叉及協(xié)調(diào)分配。具體小組人員分配及工作范疇如下表：工作小組工作分配表（擬定）組別負(fù)責(zé)人（數(shù)量）工作人員（數(shù)量）主要工作具體工作前期工作會(huì)議期間行政

3、宣傳1-2人5人宣傳統(tǒng)籌會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備宣傳與推廣工 作；制作會(huì)議講 師證、培訓(xùn)人員 代表證、工作人 員證、會(huì)議通知 等；做好人員統(tǒng) 計(jì)、日程安排工 作。安排會(huì)場(chǎng)設(shè)備音響 等，協(xié)助講師準(zhǔn)備 教務(wù)資料及工具， 散發(fā)會(huì)議宣傳材 料，做好會(huì)議筆錄， 對(duì)會(huì)議臨時(shí)文件進(jìn) 行裝訂、分發(fā)等。組織協(xié)調(diào)1-2人5人生活安排組織協(xié)調(diào)配合行政宣傳組 進(jìn)行會(huì)議人員的 聯(lián)絡(luò)及分配協(xié)調(diào) 工作。通知注意事項(xiàng)、食 宿、醫(yī)療、車(chē)輛、 會(huì)場(chǎng)、文娛活動(dòng)等， 組織協(xié)調(diào)各人員生 活需求，為培訓(xùn)提供綜合服務(wù)。二、進(jìn)入會(huì)議階段（7-8月份）（一）餐飲食宿安排1、接待報(bào)到、登記：根據(jù)會(huì)議名單統(tǒng)籌以及人員劃分情況進(jìn)行接待及報(bào)道流程，具體包括：安排接待

4、人員進(jìn)行接待；專(zhuān)職工作人員進(jìn)行報(bào)道簽到及房間劃 分；發(fā)放餐飲券及前期培訓(xùn)資料；統(tǒng)計(jì)車(chē)輛狀況，發(fā)放車(chē)證；協(xié)調(diào)安 排領(lǐng)導(dǎo)及專(zhuān)家人員的住宿、餐飲及出行，搞好服務(wù)；對(duì)突發(fā)情況及培 訓(xùn)人員的特殊要求進(jìn)行及時(shí)的處理等。2、就餐：提前安排確定好三餐的時(shí)間、地點(diǎn)等，做好通知工作。根據(jù)參會(huì) 人員的級(jí)別、身份、民族等因素，還要做好特殊安排協(xié)調(diào)。（二）會(huì)務(wù)現(xiàn)場(chǎng)安排工作1、接待指引：安排專(zhuān)人進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)組織工作，負(fù)責(zé)將培訓(xùn)人員及 時(shí)指引安排進(jìn)入會(huì)場(chǎng)。2、統(tǒng)計(jì)簽到：根據(jù)會(huì)場(chǎng)設(shè)置安排工作人員進(jìn)行簽到工作，做好 每日統(tǒng)計(jì)。3、資料發(fā)放：提前根據(jù)培訓(xùn)人員數(shù)量進(jìn)行培訓(xùn)資料的發(fā)放和整 理。4、教務(wù)協(xié)助：工作人員協(xié)助講師進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)工作，及時(shí)安排 好教務(wù)工具（包括投影、影音資料、教務(wù)儀器等）。5、現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)：應(yīng)對(duì)突發(fā)情況，及時(shí)對(duì)培訓(xùn)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行協(xié)調(diào)組織， 提前檢查安排好音響、桌椅等。6、茶飲毛巾：根據(jù)培訓(xùn)情況及時(shí)安排工作人員進(jìn)行茶飲和毛巾 的更換。7、根據(jù)會(huì)議培訓(xùn)情況寫(xiě)出會(huì)議培訓(xùn)紀(jì)要（三）會(huì)務(wù)其他服務(wù)1、車(chē)輛：做好前期統(tǒng)籌工作，提前確定停放地點(diǎn)、時(shí)間、周邊 環(huán)境等信息，制作發(fā)放車(chē)輛停放證2、文娛：提前了解住宿周邊環(huán)境，安排會(huì)議人員課余時(shí)間的文 娛活動(dòng)。3、票務(wù)預(yù)定：在培訓(xùn)報(bào)道初期做好預(yù)定統(tǒng)籌工作，提 前統(tǒng)計(jì)出人數(shù)、地點(diǎn)、時(shí)間等信息，做好與會(huì)人員