電子數(shù)據(jù)交換的應(yīng)用

1、電子數(shù)據(jù)交換的應(yīng)用王利明(重慶國際復(fù)合材料有限公司 重慶 400082)摘要：隨著中國企業(yè)走向國際化，隨著社會信息化發(fā)展的步伐，企業(yè)對信息化的要求越來越迫切。本文結(jié)合CPIC目前信息系統(tǒng)應(yīng)用的現(xiàn)狀進(jìn)行了具體分析，找出了現(xiàn)目前存在的一些問題，并重點(diǎn)對電子數(shù)據(jù)交換（EDI）信息系統(tǒng)進(jìn)行了介紹。以體現(xiàn)電子數(shù)據(jù)交換（EDI）信息系統(tǒng)的應(yīng)用對企業(yè)發(fā)展的重要性。關(guān)鍵詞：電子數(shù)據(jù)交換（EDI） 信息系統(tǒng)The application of electronic data interchangeWang Liming(Chongqing Polycomp International Corperation C

2、hongqing 400082)Abstract: With the internationalization of Chinese enterprises, with the pace of development of social information, business information more and more urgent. In this paper, the current information system applications CPIC status specific analysis to identify the existing problems ar

3、e and to focus on electronic data interchange (EDI) information system was introduced. To reflect the electronic data interchange (EDI) information system for enterprise development.Keywords: Electronic Data Interchange (EDI) information system0. 前言 ：隨著我國大、中企業(yè)的信息化不斷應(yīng)用，管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行使企業(yè)的各方面效率得到很好的提升。企業(yè)管理信

4、息化是中國大、中企業(yè)發(fā)展的趨勢，也是中國企業(yè)的必然發(fā)展之路。CPIC目前對信息系統(tǒng)的應(yīng)用還不夠完善，需要大量加強(qiáng)對這方面的管理和投入。下面對物流市場信息系統(tǒng)的應(yīng)用與現(xiàn)狀作了簡要闡述，對CPIC目前的信息系統(tǒng)現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，對電子數(shù)據(jù)交換（EDI）信息系統(tǒng)主要從四個方面進(jìn)行了簡單的介紹：（1）、EDI 的定義；（2）、EDI的特點(diǎn)；（3）、構(gòu)成EDI的要素；（4）、EDI的應(yīng)用。1. 物流產(chǎn)業(yè)對信息系統(tǒng)的應(yīng)用1.1 物流產(chǎn)業(yè)的現(xiàn)狀相對于發(fā)達(dá)國家的物流產(chǎn)業(yè)而言，中國的物流產(chǎn)業(yè)尚處于起步發(fā)展階段，特別是我公司的物流產(chǎn)業(yè)處于萌芽狀態(tài)，還有待于進(jìn)一步的發(fā)展和進(jìn)步，其發(fā)展的主要特點(diǎn)如下所述：、專業(yè)化物流服

5、務(wù)的需求。隨著買方市場的形成，企業(yè)對物流領(lǐng)域中存在的“第三利潤源泉”應(yīng)該要有比較深刻的認(rèn)識，優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部物流管理，降低物流成本成為目前公司最為強(qiáng)烈的愿望和要求。、物流基礎(chǔ)設(shè)施和裝備發(fā)展初具規(guī)模。經(jīng)過多年發(fā)展，目前我國已經(jīng)在交通運(yùn)輸、倉儲設(shè)施、信息通訊、貨物包裝與搬運(yùn)等物流基礎(chǔ)設(shè)施和裝備方面取得了長足的發(fā)展，為物流產(chǎn)業(yè)的發(fā)展奠定了必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。1.2 信息系統(tǒng)的應(yīng)用伴隨著物流業(yè)務(wù)運(yùn)作過程必然產(chǎn)生信息流，物流過程中的信息在物流活動中起著至關(guān)重要的作用，對信息的收集處理和利用更是增強(qiáng)企業(yè)競爭力的強(qiáng)有力的保證。如果在物流活動過程中，物流信息傳遞不及時，信息渠道不流暢，公司如果不能快速地對消費(fèi)者的需求

6、進(jìn)行了解，不能快速解決生產(chǎn)與需求之間的信息溝通，將使企業(yè)在商業(yè)競爭中處于劣勢。物流信息隨著物流活動的以及商品交易活動的展開而大量產(chǎn)生，多品種少量生產(chǎn)和多頻度小數(shù)量配送，使庫存、運(yùn)輸?shù)任锪骰顒拥男畔⒋罅吭黾?。零售商廣泛使用銷售時點(diǎn)系統(tǒng)（POS）讀取銷售時點(diǎn)的商品品種、價格、數(shù)量等及時銷售信息，并對這些銷售信息進(jìn)行加工整理，通過電子數(shù)據(jù)交換（EDI）向相關(guān)企業(yè)自動傳遞。同時為了使庫存補(bǔ)充作業(yè)合理化，許多企業(yè)采用電子自動訂貨系統(tǒng)(EOS)。隨著企業(yè)間合作傾向的增強(qiáng)和信息技術(shù)的發(fā)展，物流信息的信息量在今后將會越來越大。物流信息的更新速度快、多品種少量生產(chǎn)、多頻度小數(shù)量配送與利用POS系統(tǒng)的即時銷售的各

7、種作業(yè)活動頻繁發(fā)生，從而使得物流信息不斷更新，而且更新的速度越來越快。物流信息不僅包括企業(yè)內(nèi)部的物流信息（如生產(chǎn)信息與庫存信息等），而且包括企業(yè)間的物流信息和與物流活動有關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施的信息。企業(yè)競爭優(yōu)勢的獲得需要供應(yīng)鏈各參與企業(yè)之間互相協(xié)調(diào)合作，協(xié)調(diào)合作的手段之一是信息即時交換和共享。許多企業(yè)把物流信息標(biāo)準(zhǔn)化和格式化，利用EDI在相關(guān)企業(yè)間進(jìn)行傳送，實(shí)現(xiàn)信息分享。另外，物流活動往往利用道路、港灣、機(jī)場等基礎(chǔ)設(shè)施，因此為了高效率地完成物流活動，必須掌握與基礎(chǔ)設(shè)施有關(guān)的信息。2.公司的現(xiàn)狀2.1 供應(yīng)商管理一個企業(yè)要正?？焖傧蚯鞍l(fā)展，離不開與供應(yīng)商的合作。沒有好的供應(yīng)商就沒有好的原材料，質(zhì)量就不能

8、提上來，當(dāng)然也就影響到了產(chǎn)品的質(zhì)量。還有原材料的價格直接影響到公司的利潤，供應(yīng)商把原材料的價格提高，公司的利潤也就相應(yīng)要減少，故需要供應(yīng)商在原材料方面有個合理的價格。原材料到貨情況直接影響到正常作業(yè)的連續(xù)進(jìn)行，特別是對與我公司而言，原材料到貨一定要及時。就拿葉臘石來說吧，葉臘石在礦物原料中也算是價格比較高的原料，經(jīng)常出現(xiàn)不合格的現(xiàn)象，導(dǎo)致庫房的積壓，同時原料也不能接上。這說明供應(yīng)商的管理沒有達(dá)到較高的水平，企業(yè)同供應(yīng)商的溝通沒有到位，導(dǎo)致信息的堵塞，從而使供應(yīng)商不能第一時間掌握他的產(chǎn)品使用情況。這是信息系統(tǒng)不夠完善，沒有形成一個完整的物流鏈。若信息系統(tǒng)比較完善，信息能及時傳達(dá)供應(yīng)商，這樣可以監(jiān)

9、督供應(yīng)商，從而提高產(chǎn)品的質(zhì)量，和到貨情況的改善。2.2 庫房管理企業(yè)在各方面的管理中對于庫房的管理也是比較重要的，如今也越來越重視庫房的管理，現(xiàn)在一直提的一個口號是“零庫存”，零庫存當(dāng)然好，既不占據(jù)庫房的位置也不占用現(xiàn)金流量。然而對于一些特殊原材料就不能一概而論了，且需要一定量的安全庫存量，以保證正常生產(chǎn)的進(jìn)行。對于我公司玻璃纖維生產(chǎn)是連續(xù)性作業(yè)，就要求原材料的庫存量必須是足夠的。要達(dá)到有安全的庫存量，同時又要盡可能少的占據(jù)庫房。要讓供應(yīng)商隨時都能準(zhǔn)確的知道現(xiàn)在某種原材料的庫存量，并能夠準(zhǔn)確及時的把原材料運(yùn)送到公司，這就是目前還需要提高的地方。像葉臘石這種用量比較大又特別遠(yuǎn)的原料可以建議供應(yīng)商

10、在離我公司較近的地方建立一個配送中心，這樣可以隨時把原料運(yùn)送到公司。電子數(shù)據(jù)交換（EDI）可以幫忙完成這個艱巨的任務(wù)，可以隨時掌握目前的庫存量并根據(jù)庫存量的多少進(jìn)行運(yùn)送貨物?，F(xiàn)在也隨著公司的不斷發(fā)展，也逐漸走向信息化，但是還沒有達(dá)到一定的高度。2.3 客戶管理隨著我公司走向國際化，隨著社會信息化發(fā)展的步伐，公司對信息化的要求越來越迫切。而客戶關(guān)系管理系統(tǒng)，是企業(yè)管理信息化進(jìn)程的一個重要的組成部分。他在推動企業(yè)信息化進(jìn)程中起著關(guān)鍵性的作用?？蛻絷P(guān)系管理系統(tǒng)是以客戶為中心，結(jié)合財務(wù)管理、庫存管理、銷售管理、物流管理、客服管理等等綜合性多方位的企業(yè)管理系統(tǒng)。在現(xiàn)代的企業(yè)管理中，“以客戶為中心”的管理

11、思想是目前企業(yè)發(fā)展的核心，企業(yè)客戶是關(guān)系到一個企業(yè)生死存亡，在當(dāng)前激烈的市場競爭中，企業(yè)要立于不敗之地，牢牢抓住客戶，客戶是企業(yè)生存與發(fā)展的生命線，在信息時代又顯得更為重要?？蛻絷P(guān)系管理系統(tǒng)在企業(yè)資源的調(diào)度、資源的綜合利用，客戶關(guān)系的維護(hù)、客戶的需求反饋、企業(yè)對客戶的綜合分析與管理、對企業(yè)潛在客戶的數(shù)據(jù)分析、對企業(yè)的銷售管理、對企業(yè)的成本控制、對客戶人性化、個性化的服務(wù)等方面取著非常重要的作用，他是企業(yè)管理的重要管理工具，也是提高企業(yè)綜合競爭力的重要手段。2008年下半年開始，隨著全球性金融危機(jī)，企業(yè)競爭更加激烈，在這樣的環(huán)境下，在資金相對少的情況下，有一套適合我公司的供應(yīng)商與客戶關(guān)系管理系統(tǒng)

12、的需求更加迫切。2.4 分析與闡述隨著我公司的不斷發(fā)展和壯大，公司的競爭實(shí)力越來越強(qiáng)。從2007年公司已經(jīng)開始使用了ERP信息系統(tǒng)，這為公司的發(fā)展和前景有了戰(zhàn)略性的提高。從公司目前的現(xiàn)狀可以看出我公司在信息系統(tǒng)的應(yīng)用方面還不是很完善，不管是從供應(yīng)商的角度還是客戶的角度來看，信息系統(tǒng)都還有待于進(jìn)一步的提高。綜合上述，我公司如果能夠應(yīng)用“電子數(shù)據(jù)交換信息系統(tǒng)”（EDI）可以為公司的發(fā)展添磚加瓦，創(chuàng)造更多的利益。使用電子數(shù)據(jù)交換（EDI）有如下5點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)：1、取代紙面貿(mào)易，降低成本，獲得競爭優(yōu)勢；2、減少重復(fù)錄入，信息傳遞快、可靠性強(qiáng)，增加貿(mào)易機(jī)會；3、縮短付款時間，有效加快資金周轉(zhuǎn)；4、提供更快的決

13、策支持信息；5、有助于改善貿(mào)易各方的關(guān)系，與貿(mào)易伙伴建立更快、更密切的聯(lián)系。下面具體介紹一下電子數(shù)據(jù)交換（EDI）：3. 電子數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)的介紹3.1 電子數(shù)據(jù)交換（EDI）的定義電子數(shù)據(jù)交換的英文可翻譯為：“Electronic Data Interchange”，縮寫為：EDI。EDI是一種利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行商務(wù)處理的方式。港、澳及海外華人地區(qū)稱作“電子資料聯(lián)通”。它是一種在公司之間傳輸訂單、發(fā)票等作業(yè)文件的電子化手段。它通過計(jì)算機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)將貿(mào)易、動輸、保險、銀行和海關(guān)等行業(yè)信息，用一種國際公認(rèn)的標(biāo)準(zhǔn)格式，實(shí)現(xiàn)各有關(guān)部門或公司與企業(yè)之間的數(shù)據(jù)交換與處理，并完成以貿(mào)易為中心的全部過程，它是80年

14、代發(fā)展起來的一種新穎的電子化貿(mào)易工具，是計(jì)算機(jī)、通信和現(xiàn)代管理技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物。國際標(biāo)準(zhǔn)化組織(ISO)將EDI描述成“將貿(mào)易(商業(yè))或行政事務(wù)處理按照一個共認(rèn)的標(biāo)準(zhǔn)變成結(jié)構(gòu)化的事務(wù)處理或信息數(shù)據(jù)格式，從計(jì)算機(jī)到計(jì)算機(jī)的電子傳輸”。而ITUT(原CCITT)將EDI定義為“從計(jì)算機(jī)到計(jì)算機(jī)之間的結(jié)構(gòu)化的事務(wù)數(shù)據(jù)互換”。又由于使用EDI可以減少甚至消除貿(mào)易過程中的紙面文件，因此EDI又被人們通俗地稱為“無紙貿(mào)易”。從上述EDI定義不難看出，EDI包含了三個方面的內(nèi)容，即計(jì)算機(jī)應(yīng)用、通信、網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化。其中計(jì)算機(jī)應(yīng)用是EDI的條件，通信環(huán)境是EDI應(yīng)用的基礎(chǔ)，標(biāo)準(zhǔn)化是EDI的特征。這三方面相互

15、銜接、相互依存，構(gòu)成EDI的基礎(chǔ)杠架。EDI系統(tǒng)模型如圖1.1所示。3.2 電子交換數(shù)據(jù)（EDI）的特點(diǎn)（1）EDI的使用對象是不同的組織之間，EDI傳輸?shù)钠髽I(yè)間的報文，是企業(yè)間信息交流的一種方式； （2）EDI所傳送的資料是一般業(yè)務(wù)資料，如發(fā)票、訂單等，而不是指一般性的通知； （3）EDI傳輸?shù)膱笪氖歉袷交?，是符合國際標(biāo)準(zhǔn)的，這是計(jì)算機(jī)能夠自動處理報文的基本前提； （4）EDI使用的數(shù)據(jù)通信網(wǎng)絡(luò)一般是增值網(wǎng)、專用網(wǎng)； （5）數(shù)據(jù)傳輸由收送雙方的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)直接傳送、交換資料，不需要人工介入操作； （6）EDI與傳真或電子郵件的區(qū)別是:傳真與電子郵件，需要人工的閱讀判斷處理才能進(jìn)入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。

16、人工將資料重復(fù)輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，既浪費(fèi)人力資源，也容易發(fā)生錯誤，而EDI不需要再將有關(guān)資料人工重復(fù)輸入系統(tǒng)。 3.3 構(gòu)成EDI的要素構(gòu)成EDI系統(tǒng)的三個要素是：EDI軟件和硬件、通信網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化。 一個部門或企業(yè)要實(shí)現(xiàn)EDI，首先必須有一套計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)；其次，為使本企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)比較容易地轉(zhuǎn)換為EDI標(biāo)準(zhǔn)格式，須采用EDI標(biāo)準(zhǔn)；另外，通信環(huán)境的優(yōu)劣也是關(guān)系到EDI成敗的重要因素之一。 EDI標(biāo)準(zhǔn)是整個EDI最關(guān)鍵的部分，由于EDI是以實(shí)現(xiàn)商定的報文格式形式進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸和信息交換，一次制定統(tǒng)一的EDI標(biāo)準(zhǔn)至關(guān)重要。EDI標(biāo)準(zhǔn)主要分為以下幾個方面：基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、代碼標(biāo)準(zhǔn)、報文標(biāo)準(zhǔn)、單證標(biāo)準(zhǔn)、

17、管理標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)、通信標(biāo)準(zhǔn)、安全保密標(biāo)準(zhǔn)等。 3.4 電子交換數(shù)據(jù)（EDI）的應(yīng)用EDI的企業(yè)應(yīng)用目的數(shù)據(jù)傳輸改善作業(yè)企業(yè)再造功能維持訂單減少人工輸入錯誤與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成縮短作業(yè)時間及早發(fā)現(xiàn)錯誤提高傳輸可靠性提高競爭力參與人員作業(yè)人員業(yè)務(wù)主管決策主管初期成本小較小大引入時間一個月24個月一年條件計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)管理信息系統(tǒng)一個傳統(tǒng)企業(yè)簡單的購貨貿(mào)易過程如上圖1.2所示。買方向賣方提出訂單。賣方得到訂單后，就進(jìn)行它內(nèi)部的紙張文字票據(jù)處理，準(zhǔn)備發(fā)貨。紙張票據(jù)中包括發(fā)貨票等。買方在收到貨和發(fā)貨票之后，開出支票,寄給賣方。賣方持支票至銀行兌現(xiàn)。銀行再開出一個票據(jù)，確認(rèn)這筆款項(xiàng)的匯兌。而一個生產(chǎn)企業(yè)的

18、EDI系統(tǒng)，就是要把上述買賣雙方在貿(mào)易處理過程中的所有紙面單證由EDI通信網(wǎng)來傳送，并由計(jì)算機(jī)自動完成全部(或大部分)處理過程。具體為：企業(yè)收到一份EDI訂單，則系統(tǒng)自動處理該訂單，檢查訂單是否符合要求；然后通知企業(yè)內(nèi)部管理系統(tǒng)安排生產(chǎn)；向零配件供銷商訂購零配件等；有關(guān)部門申請進(jìn)出口許可證；通知銀行并給訂貨方開出EDI發(fā)票；向保險公司申請保險單等。從而使整個商貿(mào)活動過程在最短時間內(nèi)準(zhǔn)確地完成。圖1.3表示了國際貿(mào)易中的EDI系統(tǒng)。從圖中我們可以很直觀地看到一個真正的EDI系統(tǒng)是將訂單、發(fā)貨、報關(guān)、商檢和銀行結(jié)算合成一體，從而大大加速了貿(mào)易的全過程。因此，EDI對企業(yè)文化、業(yè)務(wù)流程和組織機(jī)構(gòu)的影

19、響是巨大的。 案例：某貨運(yùn)公司是某集團(tuán)下屬的從事貨物運(yùn)輸代理的公司。該公司主要負(fù)責(zé)這個集團(tuán)長江內(nèi)支線集裝箱的貨運(yùn)代理，并通過中轉(zhuǎn)樞紐上海港使長江內(nèi)支線與該該集團(tuán)遍布全球的干線運(yùn)輸網(wǎng)相連接。該貨運(yùn)公司的電子信息服務(wù)系統(tǒng)包括貨運(yùn)公報、船期表、運(yùn)價、訂艙、貨物跟蹤等內(nèi)容，既保證用戶查詢信息結(jié)果與上海業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)同步，又節(jié)省了人力和資源的投入。現(xiàn)有一客戶需要運(yùn)輸一批貨物，出發(fā)地是重慶，目的地為美國芝加哥，貨物可以走以下路線：重慶上海芝加哥。利用該公司的EDI電子訂貨系統(tǒng)，收貨人可以在芝加哥提貨。案例分析：公司采用EDI電子訂艙系統(tǒng)，在客戶端安裝該公司開發(fā)的應(yīng)用程序。客戶可以采用兩種電子訂艙方式：一是通過Modem和電話線，將客戶貨物的數(shù)據(jù)傳送給公司；二是通過Internet登陸公司網(wǎng)址實(shí)現(xiàn)訂艙，客戶將貨物的有關(guān)數(shù)據(jù)，如日期、目的地、品種、重量等告訴貨運(yùn)公司，公司為用戶辦