檔案室規(guī)章管理制度

1、檔案室規(guī)章管理制度第一章總則一、目的1、為加強(qiáng)本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理 水平，有效地保護(hù)及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。2、公司檔案，是指公司過去和現(xiàn)在的企業(yè)各級(jí)部門及員工從事生 產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià) 值的各種文字、圖標(biāo)、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲 象、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上 的各種附件一律不準(zhǔn)抽存）。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí) 應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。4、重要原始檔案遵循“雙人雙控

2、，共同管理”原則，由總經(jīng)辦統(tǒng) 一管理。第二章檔案歸檔二、文件材料的收集管理1、公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交總經(jīng)理審閱后 歸檔。3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主 辦部門或人員收集，交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收集。三、歸檔范圍1、重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā) 言、會(huì)議記錄等。2、本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、 統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。5、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件

3、材料。6、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄 像等。7、工程基建：設(shè)計(jì)文件、圖紙、會(huì)議記錄、招投標(biāo)文件、造假、工程管理（變更、進(jìn)度控制、質(zhì)量空hi）、工程驗(yàn)收、工程報(bào)批資料&合同：原輔料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、工程基建、技術(shù)轉(zhuǎn)移、委托 合同、 設(shè)計(jì)合同、其他合同。9、設(shè)備檔案：公用系統(tǒng)、物料、倉(cāng)庫(kù)等輔助設(shè)備；生產(chǎn)部設(shè)備、 工程部設(shè)備、QC部設(shè)備等。10、員工培訓(xùn)：培訓(xùn)計(jì)劃、總結(jié)、內(nèi)部培訓(xùn)記錄、外部培訓(xùn)報(bào)告11、供應(yīng)商檔案四、歸檔時(shí)間1、各類證照、批件、商標(biāo)、合同、協(xié)議等原始文件和加蓋公 章的文件復(fù)印件須于文件產(chǎn)生的24小時(shí)（一個(gè)工作日）內(nèi)到檔案 室 辦理歸檔手續(xù)。2、設(shè)備檔案、產(chǎn)

4、品檔案、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)方法、標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī) 程隨時(shí)產(chǎn)生隨時(shí)歸檔。3、員工培訓(xùn)類資料按月歸檔，于每月25 H之后至次月5日之 前到檔案室辦理歸檔手續(xù)。4、計(jì)量類資料按半年歸檔，于每年5月25日之后6月5日 之前、11月25日之后12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)。5、供應(yīng)商檔案按每年度歸檔，于每年1月25日之后2月5日 之前將上一年的資料到檔案室辦理歸檔手續(xù)。6、記錄文件，輔助記錄半年歸檔一次，其他記錄文件每年歸 檔一次。7、批記錄文件按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到 檔案室辦理歸檔手續(xù)。8未按要求及時(shí)歸檔而造成損失的，由當(dāng)事人承擔(dān)全部責(zé) 任，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。五、歸檔份數(shù)1、原件

5、全部歸檔，并注明份數(shù)、出處。2、使用頻繁的檔案，各使用部門應(yīng)復(fù)印留存自用。六、檔案要求1、由檔案室和各部門指定派一名專人負(fù)責(zé)歸檔事宜。2、對(duì)已經(jīng)破損或模糊的文件必須先修復(fù)再歸檔。3、文件必須通過系統(tǒng)整理后再歸檔。4、文件須經(jīng)歸檔部門主管或部門以上領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后方可歸檔。5、案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。6、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料 應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件 在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的 密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。7、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與

6、定 稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合 一歸檔。&檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之 間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。9、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。七、歸檔手續(xù) 各類文件歸檔時(shí)，歸檔部門應(yīng)填寫文件歸檔單一式二份，由歸檔部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)辦審批，歸檔部門和檔案室各留一份，以備查考。由檔案員填寫文件歸檔登記簿，貴當(dāng)然和檔案員共同簽字確認(rèn)。第三章檔案的收集與整理 八、檔案的收集1、由各部門指派專人，每周一對(duì)其本部門需要?dú)w檔的文件進(jìn)行 收 集，并進(jìn)行分類、排列、編目后移交檔案室。2、由檔案管理人員定期到各部門

7、對(duì)零散的文件進(jìn)行收集，再進(jìn)行系統(tǒng)的、全面的整理3、收集時(shí)要保證檔案的質(zhì)量，如不完整，需進(jìn)行進(jìn)一步的收集, 對(duì)收集不全的檔案，要做好記錄。九、檔案的整理1、檔案釆用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利 用。2、檔案嚴(yán)格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進(jìn)行系統(tǒng)、 全面的整理，并做電子目錄方便日后檢索。第四章檔案建檔十、分類梳理歸檔的資料，由檔案員分類、編號(hào)、于文件歸檔的當(dāng)天入庫(kù)，并建 立檔案明細(xì)臺(tái)賬十一、檔案專用章所有歸檔的復(fù)印件及歸檔原件產(chǎn)生的復(fù)印件，每頁(yè)紙加蓋藍(lán)色檔案 專用章，加蓋檔案專用章的復(fù)印件視同原件使用，檔案專用章置于檔案 室，由檔案員保管。十二、檔案編號(hào)章檔案盒中每份檔案

8、右上角加蓋紅色編號(hào)章，編號(hào)手寫，檔案編號(hào)章 置于檔案室，由檔案員保管，對(duì)已歸檔編號(hào)檔案做出的任何調(diào)整須登記 備查。十三、檢索目錄所有歸檔文件，由檔案員建立對(duì)應(yīng)關(guān)系的電子版檢索目錄，并定 期核對(duì)。十四、電子備份重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如 有電子版的也應(yīng)一并建檔備份。第五章檔案使用和歸還十五、檔案使用1、文件復(fù)?。河墒褂萌颂顚憴n案復(fù)印件登記簿，一般性文 件經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，重要文件同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)，由檔案員復(fù)印、 提供。2、借出已加蓋檔案專用章的復(fù)印件：由使用人填寫檔案借出登記簿，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，最長(zhǎng)不超過十個(gè)工作日，重要文件及 特 殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)；十日

9、后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)。3、借閱原始文件：由使用人填寫檔案借閱登記簿，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，于檔案室制定的地點(diǎn)查閱，不得帶離檔案室，重要文件 及特 殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)。4、外單位借出檔案時(shí)，由使用人填寫檔案借出登記簿，須 經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可使用。5、按規(guī)定審批，由當(dāng)事人和檔案員在相應(yīng)登記簿上登記并簽字 確認(rèn)方可使用檔案；違者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，對(duì)檔案員處以200-1000元/人/件的罰款；造成損失的，由檔案員全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相 應(yīng)處理。十六、檔案歸還1、檔案使用者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、 勾畫、裁剪、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時(shí)，經(jīng)

10、 檢 查無誤后，應(yīng)在檔案借出登記簿登記，并由使用人和檔案員分 別簽 字確認(rèn)。2、發(fā)生損壞、丟失的，對(duì)使用人處以200-100元/人/件的罰款； 造成損失的，由使用人全部承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。3、檔案歸還時(shí)內(nèi)容發(fā)生變更的，使用人應(yīng)及時(shí)知會(huì)檔案員進(jìn)行更 新，以保持檔案的準(zhǔn)確性。十七、檔案保管與檢查1、公司各類應(yīng)歸檔文件應(yīng)集中于檔案室管理，任何部門或個(gè)人不 得私自保存，更不得擅自銷毀或據(jù)為己有，造成損失的，由當(dāng)事人 全額 承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。2、每月底，由綜合部負(fù)責(zé)人將對(duì)檔案室的資料進(jìn)行抽查；每三個(gè)月與檔案元共同對(duì)檔案室的所有資料進(jìn)行一次徹查,并填寫檔案清查記錄。3、檔案管

11、理應(yīng)賬實(shí)相符，檔案損毀或丟失的，由檔案員全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。十八、檔案的銷毀1、對(duì)需要進(jìn)行銷毀處理的檔案，由檔案室填寫檔案銷毀申請(qǐng) 表，并制作檔案銷毀清冊(cè)，包括：本單位和卷宗的簡(jiǎn)短的歷史情 況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數(shù)量和詳細(xì)內(nèi)容、鑒定的情況和 銷毀的理由等內(nèi)容的書面報(bào)告，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理審核 簽字同 意后，方可銷毀。2、檔案員進(jìn)行檔案銷毀，QA和檔案歸檔部門各指派一人進(jìn)行監(jiān) 銷，檔案銷毀須協(xié)同保衛(wèi)部門共同處理。3、檔案銷毀時(shí)檔案員要在銷毀清冊(cè)上“銷毀情況” 一欄注明“已 銷毀”字樣和日期，監(jiān)銷人員要在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。十九、檔案管理人員職責(zé)1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時(shí)歸檔。3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)公司檔案的完整與 安全。二十、檔案的利用1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫借閱單 報(bào)主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽 字批準(zhǔn)，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。2、檔案借閱的最長(zhǎng)期限為兩周；對(duì)借出檔案，檔案管理人員要定期催 還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報(bào)告，報(bào)總經(jīng)理處理。3、必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，