采購業(yè)務流程和評估

1、. . . . 財政部會計司解讀企業(yè)部控制應用指引第7號采購業(yè)務強化采購風險管控 提高企業(yè)采購效能企業(yè)部控制應用指引第7號采購業(yè)務中所稱采購，是指企業(yè)購買物資（或接受勞務）與支付款項等相關活動。其中，物資主要包括企業(yè)的原材料、商品、工程物資、固定資產等。采購是企業(yè)生產經營的起點，既是企業(yè)的“實物流”的重要組成部分，又與“資金流”密切關聯(lián)。眾所周知，采購物資的質量和價格、供應商的選擇、采購合同的訂立、物資的運輸、驗收等供應鏈狀況，在很大程度上決定了企業(yè)的生存與可持續(xù)發(fā)展。采購流程的環(huán)節(jié)雖不很復雜，但蘊藏的風險卻是巨大的。基于以上考慮，企業(yè)部控制應用指引第7號采購業(yè)務對采購的主要流程進行了梳理，明

2、確了采購業(yè)務的主要風險點，針對性地提出了相應的控制措施。本文就此進行解讀。企業(yè)在健全采購業(yè)務部控制時，應當比照健全資金、資產業(yè)務部控制，著力從全面梳理相關流程入手。在此過程中，企業(yè)應當對采購業(yè)務管理現(xiàn)狀進行全面分析與評價，既要對照現(xiàn)有采購管理制度，檢查相關管理要否落實到位，又要審視相關管理流程是否科學合理、是否能夠較好地保證物資和勞務供應順暢、物資采購是否能夠與生產和銷售等供應鏈其他環(huán)節(jié)緊密銜接。在此基礎上，要著力健全各項采購業(yè)務管理制度，落實責任制，不斷提高制度執(zhí)行力，確保物資和勞務采購按質按量按時和經濟高效地滿足生產營的需求。一、采購業(yè)務流程采購業(yè)務流程主要涉與編制需求計劃和采購計劃、請購

3、、選擇供應商、確定采購價格、訂立框架協(xié)議或采購合同、管理供應過程、驗收、退貨、付款、會計控制等環(huán)節(jié)。如下圖所示。該圖列示的采購流程適用于各類企業(yè)的一般采購業(yè)務，具有通用性。企業(yè)在實際開展采購業(yè)務時，可以參照此流程，并結合自身情況予以擴充和具體化。二、各環(huán)節(jié)的主要風險點與管控措施（一）編制需求計劃和采購計劃采購業(yè)務從計劃（或預算）開始，包括需求計劃和采購計劃。企業(yè)實務中，需求部門一般根據生產經營需要向采購部門提出物資需求計劃，采購部門根據該需求計劃歸類匯總平衡現(xiàn)有庫存物資后，統(tǒng)籌安排采購計劃，并按規(guī)定的權限和程序審批后執(zhí)行。該環(huán)節(jié)的主要風險是：需求或采購計劃不合理、不按實際需求安排采購或隨意超計

4、劃采購，甚至與企業(yè)生產經營計劃不協(xié)調等。主要管控措施：第一，生產、經營、項目建設等部門，應當根據實際需求準確、與時編制需求計劃。需求部門提出需求計劃時，不能指定或變相指定供應商。對獨家代理、專有、專利等特殊產品應提供相應的獨家、專有資料，經專業(yè)技術部門研討后，經具備相應審批權限的部門或人員審批。第二，采購計劃是企業(yè)年度生產經營計劃的一部分，在制定年度生產經營計劃過程中，企業(yè)應當根據發(fā)展目標實際需要，結合庫存和在途情況，科學安排采購計劃，防止采購過高或過低。第三，采購計劃應納入采購預算管理，經相關負責人審批后，作為企業(yè)剛性指令嚴格執(zhí)行。（二）請購請購是指企業(yè)生產經營部門根據采購計劃和實際需要，提

5、出的采購申請。該環(huán)節(jié)的主要風險是：缺乏采購申請制度，請購未經適當審批或超越授權審批，可能導致采購物資過量或短缺，影響企業(yè)正常生產經營。主要管控措施：第一，建立采購申請制度，依據購買物資或接受勞務的類型，確定歸口管理部門，授予相應的請購權，明確相關部門或人員的職責權限與相應的請購程序。企業(yè)可以根據實際需要設置專門的請購部門，對需求部門提出的采購需求進行審核，并進行歸類匯總，統(tǒng)籌安排企業(yè)的采購計劃。第二，具有請購權的部門對于預算采購項目，應當嚴格按照預算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)，并根據市場變化提出合理采購申請。對于超預算和預算外采購項目，應先履行預算調整程序，由具備相應審批權限的部門或人員審批后，再行

6、辦理請購手續(xù)。第三，具備相應審批權限的部門或人員審批采購申請時，應重點關注采購申請容是否準確、完整，是否符合生產經營需要，是否符合采購計劃，是否在采購預算圍等。對不符合規(guī)定的采購申請，應要求請購部門調整請購容或拒絕批準。（三）選擇供應商選擇供應商，也就是確定采購渠道。它是企業(yè)采購業(yè)務流程中非常重要的環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)的主要風險是：供應商選擇不當，可能導致采購物資質次價高，甚至出現(xiàn)舞弊行為。主要管控措施：第一，建立科學的供應商評估和準入制度，對供應商資質信譽情況的真實性和合法性進行審查，確定合格的供應商清單，健全企業(yè)統(tǒng)一的供應商網絡。企業(yè)新增供應商的市場準入、供應商新增服務關系以與調整供應商物資目錄，

7、都要由采購部門根據需要提出申請，并按規(guī)定的權限和程序審核批準后，納入供應商網絡。企業(yè)可委托具有相應資質的中介機構對供應商進行資信調查。第二，采購部門應當按照公平、公正和競爭的原則，擇優(yōu)確定供應商，在切實防舞弊風險的基礎上，與供應商簽訂質量保證協(xié)議。第三，建立供應商管理信息系統(tǒng)和供應商淘汰制度，對供應商提供物資或勞務的質量、價格、交貨與時性、供貨條件與其資信、經營狀況等進行實時管理和考核評價，根據考核評價結果，提出供應商淘汰和更換，經審批后對供應商進行合理選擇和調整，并在供應商管理系統(tǒng)中作出相應記錄。 （四）確定采購價格如何以最優(yōu)“性價比”采購到符合需求的物資，是采購部門的永恒主題。該環(huán)節(jié)的主要

8、風險是：采購定價機制不科學，采購定價方式選擇不當，缺乏對重要物資品種價格的跟蹤監(jiān)控，引起采購價格不合理，可能造成企業(yè)資金損失。主要管控措施：第一，健全采購定價機制，采取協(xié)議采購、招標采購、詢比價采購、動態(tài)競價采購等多種方式，科學合理地確定采購價格。對標準化程度高、需求計劃性強、價格相對穩(wěn)定的物資，通過招標、聯(lián)合談判等公開、競爭方式簽訂框架協(xié)議。第二，采購部門應當定期研究大宗通用重要物資的成本構成與市場價格變動趨勢,確定重要物資品種的采購執(zhí)行價格或參考價格。建立采購價格數(shù)據庫，定期開展重要物資的市場供求形勢與價格走勢商情分析并合理利用。（五）訂立框架協(xié)議或采購合同框架協(xié)議是企業(yè)與供應商之間為建立

9、長期物資購銷關系而作出的一種約定。采購合同是指企業(yè)根據采購需要、確定的供應商、采購方式、采購價格等情況與供應商簽訂的具有法律約束力的協(xié)議，該協(xié)議對雙方的權利、義務和違約責任等情況作出了明確規(guī)定（企業(yè)向供應商支付合同規(guī)定的金額、結算方式，供應商按照約定時間、期限、數(shù)量與質量、規(guī)格交付物資給采購方）。該環(huán)節(jié)的主要風險是：框架協(xié)議簽訂不當，可能導致物資采購不順暢；未經授權對外訂立采購合同，合同對方主體資格、履約能力等未達要求、合同容存在重大疏漏和欺詐，可能導致企業(yè)合法權益受到侵害。主要管控措施：第一，對擬簽訂框架協(xié)議的供應商的主體資格、信用狀況等進行風險評估；框架協(xié)議的簽訂應引入競爭制度，確保供應商

10、具備履約能力。第二，根據確定的供應商、采購方式、采購價格等情況，擬訂采購合同，準確描述合同條款，明確雙方權利、義務和違約責任，按照規(guī)定權限簽署采購合同。對于影響重大、涉與較高專業(yè)技術或法律關系復雜的合同，應當組織法律、技術、財會等專業(yè)人員參與談判，必要時可聘請外部專家參與相關工作。第三，對重要物資驗收量與合同量之間允許的差異，應當作出統(tǒng)一規(guī)定。（六）管理供應過程管理供應過程，主要是指企業(yè)建立嚴格的采購合同跟蹤制度，科學評價供應商的供貨情況，并根據合理選擇的運輸工具和運輸方式，辦理運輸、投保等事宜，實時掌握物資采購供應過程的情況。該環(huán)節(jié)的主要風險是：缺乏對采購合同履行情況的有效跟蹤，運輸方式選擇

11、不合理，忽視運輸過程保險風險，可能導致采購物資損失或無法保證供應。主要管控措施：第一，依據采購合同中確定的主要條款跟蹤合同履行情況，對有可能影響生產或工程進度的異常情況，應出具書面報告并與時提出解決方案，采取必要措施，保證需求物資的與時供應。第二，對重要物資建立并執(zhí)行合同履約過程中的巡視、點檢和監(jiān)造制度。對需要監(jiān)造的物資，擇優(yōu)確定監(jiān)造單位，簽訂監(jiān)造合同，落實監(jiān)造責任人，審核確認監(jiān)造大綱，審定監(jiān)造報告，并與時向技術等部門通報。第三，根據生產建設進度和采購物資特性等因素，選擇合理的運輸工具和運輸方式，辦理運輸、投保等事宜。第四，實行全過程的采購登記制度或信息化管理，確保采購過程的可追溯性。（七）驗

12、收驗收是指企業(yè)對采購物資和勞務的檢驗接收，以確保其符合合同相關規(guī)定或產品質量要求。該環(huán)節(jié)的主要風險是：驗收標準不明確、驗收程序不規(guī)、對驗收中存在的異常情況不作處理，可能造成賬實不符、采購物資損失。主要管控措施：第一，制定明確的采購驗收標準，結合物資特性確定必檢物資目錄，規(guī)定此類物資出具質量檢驗報告后方可入庫。第二，驗收機構或人員應當根據采購合同與質量檢驗部門出具的質量檢驗證明，重點關注采購合同、發(fā)票等原始單據與采購物資的數(shù)量、質量、規(guī)格型號等核對一致。對驗收合格的物資，填制入庫憑證，加蓋物資“收訖章”，登記實物賬，與時將入庫憑證傳遞給財會部門。物資入庫前，采購部門須檢查質量保證書、商檢證書或合

13、格證等證明文件。驗收時涉與技術性強的、大宗的和新、特物資，還應進行專業(yè)測試，必要時可委托具有檢驗資質的機構或聘請外部專家協(xié)助驗收。第三，對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，比如無采購合同或大額超采購合同的物資、超采購預算采購的物資、毀損的物資等，驗收機構或人員應當立即向企業(yè)有權管理的相關機構報告，相關機構應當查明原因并與時處理。對于不合格物資，采購部門依據檢驗結果辦理讓步接收、退貨、索賠等事宜。對延遲交貨造成生產建設損失的，采購部門要按照合同約定索賠。（八）付款 付款是指企業(yè)在對采購預算、合同、相關單據憑證、審批程序等容審核無誤后，按照采購合同規(guī)定與時向供應商辦理支付款項的過程。該環(huán)節(jié)的主要風險是：

14、付款審核不嚴格、付款方式不恰當、付款金額控制不嚴，可能導致企業(yè)資金損失或信用受損。主要管控措施：企業(yè)應當加強采購付款的管理，完善付款流程，明確付款審核人的責任和權力，嚴格審核采購預算、合同、相關單據憑證、審批程序等相關容，審核無誤后按照合同規(guī)定，合理選擇付款方式，與時辦理付款。要著力關注以下方面：第一，嚴格審查采購發(fā)票等票據的真實性、合法性和有效性，判斷采購款項是否確實應予支付。如審查發(fā)票填制的容是否與發(fā)票種類相符合、發(fā)票加蓋的印章是否與票據的種類相符合等。企業(yè)應當重視采購付款的過程控制和跟蹤管理，如果發(fā)現(xiàn)異常情況，應當拒絕向供應商付款，避免出現(xiàn)資金損失和信用受損。第二，根據國家有關支付結算的

15、相關規(guī)定和企業(yè)生產經營的實際，合理選擇付款方式，并嚴格遵循合同規(guī)定，防付款方式不當帶來的法律風險，保證資金安全。除了不足轉賬起點金額的采購可以支付現(xiàn)金外，采購價款應通過銀行辦理轉賬。第三，加強預付賬款和定金的管理，涉與大額或長期的預付款項，應當定期進行追蹤核查，綜合分析預付賬款的期限、占用款項的合理性、不可收回風險等情況，發(fā)現(xiàn)有疑問的預付款項，應當與時采取措施，盡快收回款項。（九）會計控制會計控制主要指采購業(yè)務會計系統(tǒng)控制。該環(huán)節(jié)的主要風險是：缺乏有效的采購會計系統(tǒng)控制，未能全面真實地記錄和反映企業(yè)采購各環(huán)節(jié)的資金流和實物流情況，相關會計記錄與相關采購記錄、倉儲記錄不一致，可能導致企業(yè)采購業(yè)務未能如實反映，以與采購物資和資金受損。主要管控措施：第一，企業(yè)應當加強對購買、驗收、付款業(yè)務的會計系統(tǒng)控制，詳細記錄供應商情況、采購申請、采購合同、采購通知、驗收證明、入庫憑證、退貨情況、商業(yè)票據、款項支付等情況，做好采購業(yè)務各環(huán)節(jié)的記錄，確保會計記錄、采購記錄與倉儲記錄核對一致。第二，指定專人通過函證等方式，定期向供應商寄發(fā)對賬函，核對應付賬款、應付票據、預付賬款等往來款項，對供應商提出的異議應與時查明原因，報有權管理的部門或人員批準后，做出