建筑公司規(guī)章制度--文件資料管理

1、五、26文件和資料管理辦法為保證項目管理體系運(yùn)行中使用的文件和資料得到有效控 制，特制定本辦法。1適用范圍 本辦法適用于對公司實施項目管理體系要求所形成的全部 文件和資料，包括適當(dāng)范圍的外來文件和資料的控制。2職責(zé)2.1 經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)組織貫徹實施文件和資料管理辦法2.2 經(jīng)理辦公室綜合檔案室負(fù)責(zé)公司項目管理文件的收發(fā)， 文件和資料的貯存、管理和控制。2.3 企業(yè)管理部負(fù)責(zé)項目管理保證手冊和程序文件的發(fā)放和 控制，負(fù)責(zé)項目管理體系運(yùn)行記錄 （施工技術(shù)資料除外 ） 的審核和 移交。2.4 各職能部門負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)支持性文件和資料、作業(yè)指 導(dǎo)書的編制、發(fā)放、更改控制和管理。2.5 項目經(jīng)理部負(fù)責(zé)對

2、所接收的文件、資料和施工過程中形 成記錄的控制和管理。3文件和資料的類別3.1 項目管理手冊3.2 項目管理程序文件3.3 支持性文件 （ 公司內(nèi)部制定的有關(guān)項目管理體系運(yùn)行方 面的行政文件 ）4文件擬稿4.1 各職能部門按項目管理職責(zé)編制相應(yīng)的文件。4.2 文件擬稿要求一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，字跡清楚。4.3 文件底稿應(yīng)保留，附在一份印制的文件后面由經(jīng)理辦公 室綜合檔案室存檔備查。5文件和資料的批準(zhǔn)發(fā)布5.1 項目管理職能部門編制的支持性文件，由職能部門領(lǐng)導(dǎo) 審批，必要時，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。納入公司項目管理體系支 持性文件范圍的國家法律法規(guī)以及上級部門頒發(fā)的有關(guān)管理辦 法、文件等，由各

3、職能部門領(lǐng)導(dǎo)確定。5.2 對項目管理體系有效運(yùn)行起重要作用的各個工作場所， 都使用相應(yīng)文件的有效版本，及時撤出作廢文件。6文件和資料的編號和標(biāo)識6.l 文件和資料的編號按公司 文件和資料編號方法 執(zhí)行， 項目管理文件編號執(zhí)行公司公文處理辦法 。6.2 文件和資料的標(biāo)識 文件和資料分為“受控”和“非受控”兩種。管理手冊、程 序文件、行政文件由發(fā)放部門加蓋“受控”印章。其它受控文件 只列入受控文件清單 ，公司內(nèi)部均使用受控文件和資料。 “非 受控”文件和資料僅用于對外贈閱。6.3 文件和資料的登記、發(fā)放和回收6.3.1 文件和資料的登記項目管理職能部門、項目經(jīng)理部的資料員按文件編號、文件 名稱等項

4、目，填寫受控文件清單 。項目經(jīng)理部與業(yè)主、設(shè)計、 監(jiān)理單位之間涉及工程項目的來往函件也要進(jìn)行登記。 按本單位 實際情況對文件、資料分門別類進(jìn)行登記。6.3.2 文件的發(fā)放6.3.2.1 文件的發(fā)放范圍，由該文件的批準(zhǔn)人決定。資料員 按規(guī)定發(fā)放， 收文人員在 發(fā)放回收登記表 上簽字， 以便備查。6.3.2.2 項目經(jīng)理部需要分發(fā)的文件和資料，如目標(biāo)、指標(biāo) 及管理方案等，由主管領(lǐng)導(dǎo)確定發(fā)放范圍，資料員負(fù)責(zé)發(fā)放，并 填寫發(fā)放回收登記表 。6.3.2.3 各職能部門下發(fā)的支持性文件應(yīng)及時通知公司經(jīng)理 辦公室綜合檔案室。6.3.3 文件和資料的回收6.3.3.1 資料員對被替代或作廢失效的文件和資料，按

5、發(fā) 放范圍及時回收，并在發(fā)放回收登記表上注明回收日期。6.3.3.2 資料員對調(diào)離本單位人員領(lǐng)取的文件和資料予以回 收。6.3.3.3 項目經(jīng)理部解體時，各職能部門對其領(lǐng)用的文件和 資料予以回收。7文件和資料的更改7.1 文件和資料內(nèi)容如需進(jìn)行更改，由制定該文件的部門負(fù) 責(zé)實施。文件和資料經(jīng)多次或大面積內(nèi)容更改后，要重新印制。7.2 文件和資料更改的審批由原審批部門或人員進(jìn)行。若指 定其它部門或人員審批時， 該部門或人員要獲得原審批所依據(jù)的 有關(guān)背景資料。禁止未經(jīng)授權(quán)和批準(zhǔn)的任意更改。7.3 文件更改時，與更改文件有關(guān)的其它所有文件的相關(guān)內(nèi) 容必須同時修改，以保證相關(guān)文件的有效性。7.4 各職

6、能部門編制文件修改記錄 ，記錄文件的修改情況。8文件和資料的存檔8.1 項目管理職能部門和項目經(jīng)理部的資料員每半年檢查一 次在用文件和資料的有效性，檢查結(jié)果填寫體系自檢記錄表 并報送公司經(jīng)理辦公室綜合檔案室。8.2 作為資料留存的作廢文件和資料，由資料員將作廢文件 及時交回公司經(jīng)理辦公室綜合檔案室， 并在登記此文件的相關(guān)表 格上標(biāo)識出“該文件作廢”字樣。該文件由發(fā)放部門銷毀。8.3 經(jīng)理辦公室綜合檔案室保管體系管理文件和職能部門移 交的全部文件和資料。8.4 綜合檔案室于次年一季度前收回被替代或作廢失效的 管理文件。填寫文件銷毀 (留用 )申請表，報部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后 統(tǒng)一銷毀。9文件和資料的管理9.1 職能部門編制本部門 受控文件清單 ，經(jīng)理辦公室匯總 編制公司受控文件清單 。項目經(jīng)理部建立本單位受控文件 清單。9.2 資料員要妥善保管文件和資料，防止丟失、損壞。9.3 文件和資料的借閱，填寫借閱登記表后方可借出。10標(biāo)準(zhǔn)表格(l) 發(fā)放回收登記表；(2) 借閱登記表；(3) 受控文件清單；(4) 文件銷毀 ( 留用) 審批表；(5) 文件修改記錄；體系運(yùn)行自檢記錄。313132受控文件清單編號：03-02登記單位:序號文件編號文件名稱份數(shù)備注注：文件作廢或換版時，在備注欄中注明333435體