中小企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置工作的實踐與思考_檔案管理

1、中小企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置工作的實踐與思考_檔案管理【 作 者】趙國洪【作者簡介】趙國洪張家港市檔案局，江蘇張家港215600【摘 要 題】專門專業(yè)檔案【 正 文】國有集體中小型企業(yè)面廣量大，在國民經(jīng)濟體系中扮演著十分重要的角色，做好這些企業(yè)特別是在一些企業(yè)破產(chǎn)過程中的檔案處置工作，對于防止國有、集體資產(chǎn)的流失，保護廣大人民群眾的利益，維護社會的穩(wěn)定，具有十分重要的意義。一、中小企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置情況分析中小企業(yè)情況復(fù)雜，企業(yè)經(jīng)營管理水平參差不齊，檔案管理水平也高低不一，加之企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動形式多樣，因而在產(chǎn)權(quán)變動過程中檔案處置情況較為復(fù)雜。近兩年來，張家港市檔案局陸續(xù)對市經(jīng)貿(mào)委

2、、貿(mào)易局、交通局、糧食局、供銷社等系統(tǒng)的原國有、市屬中小型企業(yè)在改組、聯(lián)營、兼并、承包、租賃、出售、破產(chǎn)和股份合作等資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)制度改革中檔案處置情況進行了調(diào)研和執(zhí)法檢查。在調(diào)研和檢查中發(fā)現(xiàn)，在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中，檔案能否合理處置，與企業(yè)原有的檔案管理狀況、企業(yè)的檔案法制意識、企業(yè)轉(zhuǎn)制過程中主管部門對檔案處置的重視程度、采取措施是否得力有著密切的關(guān)系。大致有以下幾種情況：1.大部分企業(yè)原有檔案基礎(chǔ)較好，重視檔案工作的延續(xù)性、穩(wěn)定性，檔案處置比較合理。這些企業(yè)的特點是有一定的規(guī)模，管理有一定的水準，員工的檔案法制意識較強，企業(yè)將檔案工作作為企業(yè)管理的基礎(chǔ)來抓，檔案管理走上了制度化、規(guī)范化、標準化

3、的軌道，相當一部分企業(yè)檔案管理達到了省級以上的管理水平。在企業(yè)轉(zhuǎn)制過程中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案的處置工作，把檔案看成是企業(yè)資產(chǎn)的重要依據(jù)、憑證及企業(yè)生產(chǎn)、科研、經(jīng)營管理活動得以延續(xù)和發(fā)展的重要基礎(chǔ)，按照國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法的規(guī)定合理地處置了檔案的流向。企業(yè)在轉(zhuǎn)制前、轉(zhuǎn)制中及轉(zhuǎn)制后的檔案基本得到了穩(wěn)定和延續(xù)，保證了檔案的完整齊全與安全。2.部分企業(yè)原有檔案基礎(chǔ)較差，但由于補救措施及時，檔案得到了較好的處置。這些企業(yè)大多為一些主管部門下屬小型企業(yè)，由于規(guī)模較小，檔案部門對這些企業(yè)的關(guān)注較少，業(yè)務(wù)指導(dǎo)不夠，因此這些企業(yè)的檔案人員大多是憑傳統(tǒng)經(jīng)驗管理檔案，歸檔質(zhì)量較差。但在產(chǎn)權(quán)變動過

4、程中，由于主管部門比較重視，采取了一些得力措施，進行亡羊補牢，在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中維護了檔案的安全。如市糧食局下屬的基層糧管所和糧貿(mào)公司，轉(zhuǎn)制前檔案意識較薄弱，檔案材料收集不全，臺帳不清，檔案設(shè)施陳舊。在轉(zhuǎn)制過程中，市糧食局高度重視檔案的處置工作，主動與市檔案局聯(lián)系舉辦培訓班，對下屬28個糧食企業(yè)檔案人員進行培訓，對檔案材料的收集、整理、移交提出具體要求，并組織力量認真補收散存的檔案材料，對各企業(yè)的文書檔案和會計檔案進行規(guī)范整理。在硬件設(shè)施上該局調(diào)整擴大了庫房，投入10萬元經(jīng)費安裝了密集架，將28個企業(yè)的文書檔案與會計檔案全部移交到局綜合檔案室集中保管。由于措施得力，目前移交任務(wù)已經(jīng)全部完成

5、。3.少數(shù)企業(yè)原有檔案基礎(chǔ)較差，在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動中企業(yè)和主管部門對檔案處置未引起足夠重視，存在問題較多。這些企業(yè)多為一些已破產(chǎn)、破產(chǎn)未審結(jié)企業(yè)、切塊轉(zhuǎn)制企業(yè)和空殼企業(yè)。平時管理較為混亂，人心渙散，對檔案也疏于管理，檔案意識較差，在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中，主管部門沒有把檔案處置的組織管理工作納入企業(yè)轉(zhuǎn)制工作的議程同步進行，因此存在問題較多。如華億機械集團公司在破產(chǎn)過程中檔案柜已被變賣，檔案卻散攤于地上，在破產(chǎn)清算過程中會計檔案頻繁借出，都未辦理借出、收回手續(xù)；破產(chǎn)未審結(jié)的市毛紡織廠的檔案雖大部分保存在原企業(yè)，但臺賬不齊、數(shù)目不清，已移交給切塊轉(zhuǎn)制企業(yè)的設(shè)備檔案、基建檔案和職工調(diào)出帶走的人事檔案，沒

6、有辦理移交手續(xù)；空殼企業(yè)楊舍供銷社的文書檔案、會計檔案和部分退休辭職人員檔案，用編織袋堆放在職工宿舍里，很不安全。4.個別企業(yè)原有檔案基礎(chǔ)雖然較好，但在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動中未把檔案處置列入議事日程，同樣會給檔案的安全帶來隱患。如原市發(fā)電廠曾是張家港市的一家重要企業(yè)，檔案管理曾達到國家二級水平，該廠于2001年政策性關(guān)閉，由于主管部門沒有對檔案處置問題引起重視，在清理資產(chǎn)時，既沒有通知檔案部門參與組織指導(dǎo)檔案的處置，也沒有將檔案的處置列入資產(chǎn)清理程序，結(jié)果導(dǎo)致該廠除了設(shè)備檔案隨資產(chǎn)轉(zhuǎn)移，干部職工檔案被主管部門接收外，其余5800多卷（冊）文書、會計檔案仍留在原廠，無人管理，處于失控狀態(tài)，并有部分檔案

7、材料外流。二、檔案部門加強檔案處置監(jiān)管的幾點做法針對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，張家港市檔案局本著對歷史高度負責的精神，采取一系列舉措，加強對檔案處置的監(jiān)管。1.及時下發(fā)通報，引起各方重視。執(zhí)法檢查結(jié)束后，張家港市檔案局向全市各鎮(zhèn)、各部門下發(fā)了關(guān)于對企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置情況進行執(zhí)法檢查的通報，并抄報市委市政府。通報下發(fā)后引起了各方面的關(guān)注，并引起了市政府主要領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注，時任市長的曹福龍批示“資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動的檔案保管十分重要，請檔案局將各鎮(zhèn)各部門檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及要求整改的內(nèi)容、時間等以書面形式，蓋好公章，寫清內(nèi)容及要求，發(fā)至各鎮(zhèn)各部門主要領(lǐng)導(dǎo)?！?.切實采取措施，責成有關(guān)部門及時整改。根據(jù)市領(lǐng)導(dǎo)批

8、示精神，市檔案局依據(jù)國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法及檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查工作暫行規(guī)定的要求，向執(zhí)法檢查中問題較多的部門和企業(yè)下發(fā)了檔案執(zhí)法檢查通知書，要求他們采取措施限期加強整改。在此基礎(chǔ)上，又向全市各鎮(zhèn)各部門主要領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)了關(guān)于進一步加強企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置工作的意見，要求各鎮(zhèn)各部門全面組織檢查，對照國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法的要求，督促有關(guān)企業(yè)做好整改工作，并將整改情況用書面形式報市檔案局，由市檔案局組織抽查。3.分類指導(dǎo)，組織整改。針對中小企業(yè)檔案處置的復(fù)雜情況，市檔案局認真組織人員進行分類指導(dǎo)，督促各鎮(zhèn)各部門和機關(guān)企業(yè)組織實施整改。根據(jù)企業(yè)轉(zhuǎn)制的形式和檔案的內(nèi)容，按

9、以下幾種情況進行處置：一是改制后仍為國有控股性質(zhì)的，其檔案原則上整體移交改制后的企業(yè)，要求企業(yè)配備必要的人員、設(shè)備進行妥善保管；二是改制后為國有股權(quán)參股的，原企業(yè)檔案可向原企業(yè)或企業(yè)主管部門移交；三是改制后為民營企業(yè)或已破產(chǎn)和關(guān)停并轉(zhuǎn)企業(yè)，原企業(yè)的設(shè)備、基建檔案隨實物移交，產(chǎn)品科研檔案按有關(guān)政策移交或轉(zhuǎn)讓，企業(yè)原有的文書、會計、干部職工檔案一律由各鎮(zhèn)和有關(guān)主管部門接收；四是對于保管條件惡劣或企業(yè)因各種原因不能妥善保管的，督促各鎮(zhèn)和有關(guān)主管部門接收；五是企業(yè)轉(zhuǎn)制過程中形成的檔案，應(yīng)由原企業(yè)主管部門或現(xiàn)企業(yè)分別保存一份。4.積極參與重點企業(yè)檔案的處置工作。我們經(jīng)調(diào)查了解到原市發(fā)電廠在政策性關(guān)閉過程

10、中檔案處置工作存在的問題后，市檔案局立即與該廠主管部門進行了交涉，發(fā)出了加強對原市發(fā)電廠檔案管理的意見，責成主管部門明確分管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員負責清理工作，并派出業(yè)務(wù)骨干，督促指導(dǎo)該廠及時清理回收外流檔案，收集整理零散文件，按標準要求進行立卷歸檔，對全部檔案登記造冊，建立完善檢索工具。鑒于該廠企業(yè)檔案內(nèi)容較為重要，數(shù)量較多，對于今后工作查考和研究我市經(jīng)濟發(fā)展具有重要的參考價值，市檔案局決定把該廠檔案全部接收進檔案館作寄存處理，并積極爭取了4萬元經(jīng)費，作為寄存該廠檔案的費用，目前該廠5883卷（冊）檔案已移交進館。三、對加強中小企業(yè)資產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)變動檔案處置工作的思考隨著企業(yè)改革的不斷加快，企業(yè)兼并、改

11、組、整體出售、破產(chǎn)、股份制改革等資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動日益頻繁，依法加強對這些企業(yè)的檔案管理，規(guī)范檔案處置行為，防止國有資產(chǎn)的流失，是檔案部門的一項重要職責，也是一項長期而又艱巨的任務(wù)。對此，我們要不斷地創(chuàng)新工作思路，堅持長效管理。1.加大宣傳力度，強化企業(yè)依法治檔意識。企業(yè)檔案能否合理處置，企業(yè)檔案工作能否保持連續(xù)和穩(wěn)定，很大程度上取決于各級領(lǐng)導(dǎo)及企業(yè)檔案人員的法制意識。因此檔案管理部門要多渠道、多形式地進行檔案法及其實施辦法、江蘇省檔案管理條例等法律法規(guī)的宣傳，提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工的檔案法制意識；要認真宣傳貫徹國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法，進一步提高各有關(guān)單位和領(lǐng)導(dǎo)做好檔案工作特別是產(chǎn)權(quán)變

12、動檔案處置工作的重要性的認識，在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動中依法落實各項職責，規(guī)范檔案處置行為。2.建立轉(zhuǎn)制、破產(chǎn)企業(yè)檔案申報制度，強化對檔案工作的監(jiān)管。為了使轉(zhuǎn)制破產(chǎn)企業(yè)的檔案處置工作走上法制化軌道，檔案部門要根據(jù)國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法的要求，制定規(guī)范性文件，建立轉(zhuǎn)制、破產(chǎn)企業(yè)檔案申報制度，依法要求企業(yè)及時向主管部門和檔案部門申報轉(zhuǎn)制、破產(chǎn)程序，將檔案處置的經(jīng)費納入轉(zhuǎn)制、破產(chǎn)經(jīng)費，在轉(zhuǎn)制、破產(chǎn)過程中保持檔案人員的穩(wěn)定。3.在檔案處置過程中，檔案管理部門要與企業(yè)主管部門密切合作，齊抓共管。中小企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)、權(quán)變動的檔案處置工作涉及面廣、工作量大，光靠檔案部門很難完成如此艱巨的任務(wù)，要積極爭

13、取企業(yè)主管部門、國有資產(chǎn)管理部門的支持，共同抓好這一項工作。要督促各企業(yè)主管部門本著“誰主管、誰負責”的原則，負責所屬企業(yè)檔案的處置和接收工作；要會同綜合經(jīng)濟部門、國有資產(chǎn)管理部門加強對檔案處置工作的組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。4.對轉(zhuǎn)制企業(yè)檔案工作要反復(fù)抓、抓反復(fù)。由于中小企業(yè)檔案人員流動性較大，檔案的質(zhì)量容易出現(xiàn)滑坡，因此對企業(yè)在轉(zhuǎn)制前、轉(zhuǎn)制中和轉(zhuǎn)制后的檔案管理要常抓不懈，反復(fù)檢查，加強監(jiān)管，使企業(yè)檔案工作走上法制化、規(guī)范化、標準化管理的軌道，保持連續(xù)性和穩(wěn)定性。近幾年來，張家港市組織了多次轉(zhuǎn)制企業(yè)檔案“回頭看”執(zhí)法檢查，并從2002年開始對檔案目標管理達國家級的企業(yè)實行文件材料歸檔質(zhì)量年檢制度，有效地隱定了企業(yè)檔案管理的水平。5.對破產(chǎn)關(guān)閉企業(yè)檔案及干部職工檔案的處置要特別引起足夠的重視。企業(yè)在破產(chǎn)關(guān)閉過程中往往人心渙散，管理松懈，極易引起檔案管理的失控。因此，檔案管理部門對破產(chǎn)企業(yè)的檔案尤其要引起高度重視，要及時聯(lián)系企業(yè)主管部門、國有資產(chǎn)管理部門積極參與破產(chǎn)清算組的工作，監(jiān)督和指導(dǎo)整理破產(chǎn)企業(yè)的檔案，保證破產(chǎn)企業(yè)的檔案得