采購工作說明書(共30頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上作業(yè)指導書部門：采購部崗位：采 購目 錄第一部分：崗位職責第二部分：材料采購材料前期準備一、材料供應商信息的獲取二、材料供應商篩選第三部分：材料采購實施階段一、項目材料定購二、項目材料剩余和材料供應商管理第四部分：材料采購后期流程一、供應商信息獲取二、材料供應商篩選崗位職責1. 根據(jù)企業(yè)經(jīng)營計劃和項目工程進度計劃，組織編制年度、季度、月度物資（設備）的采購計劃；2. 按照組織的要求，規(guī)范、考察、管理供應商，考察供貨商的產(chǎn)品質(zhì)量、供貨能力、企業(yè)質(zhì)量保證能力、企業(yè)信譽等方面，在現(xiàn)有供應商基礎上不斷尋求新的供應商，以確保供應資源的豐富與寬闊的選擇范圍，負責新增供應商的尋訪、

2、調(diào)查，并組織相關(guān)部門進行評估、審查。3. 實時掌控市場價格、技術(shù)信息，不斷為公司推薦新產(chǎn)品、新技術(shù)。向技術(shù)及工程部等有關(guān)部門提供材料、設備的廠商、規(guī)格型號、價格等相關(guān)數(shù)據(jù)和資料；提供準確供貨周期；4. 搜集、分析、匯總已使用產(chǎn)品的性能和質(zhì)量信息，及時向供應商反饋原材料質(zhì)量信息。以圖改進。與供應商建立良好關(guān)系，掌控供應商物資（設備）制造與供應能力；5. 根據(jù)產(chǎn)品的價格、促銷、產(chǎn)品分類和質(zhì)量，有效地管理特定貨品的計劃和分配。向管理層提供采購報告；6. 編制單項物資（設備）采購計劃并逐級上報審批，參加商務談判和擬訂合同條款。簽訂和送審小額采購合同。督促合同正常如期的履行，并催討所欠、退貨或索賠款項，

3、確保我司利益。負責索取所購物資的發(fā)票和單據(jù)以及相關(guān)資料，協(xié)助做好驗收工作；7. 按時按量按質(zhì)完成采購供應計劃指標，積極開拓貨源市場，貨（價）至少比三家，選擇物美價平的物資材料，完成下達的采購任務。負責建立并維持緊急需求物料的采購物料渠道，確保采購的順利執(zhí)行；8. 依據(jù)企業(yè)物資、設備采購審批程序，逐級進行審批，保證材料、設備的及時供應。合理安排采購順序，對緊缺物資（設備）及需長距離采購的原料應提前安排采購計劃及時購進。隨時掌握合同履行情況，合同中必須注明我公司對產(chǎn)品質(zhì)量要求的條款；9. 認真貫徹執(zhí)行公司采購管理規(guī)定，努力提高自身采購業(yè)務水平。定期對合同進行回顧，查找不足，提交采購分析和總結(jié)報告。

4、協(xié)助采購部經(jīng)理管理合同的副本，建立臺賬，掌握合同的執(zhí)行情況。負責保存采購工作的必要原始記錄，做好統(tǒng)計，定期上報；10. 負責采購業(yè)務信息的統(tǒng)計，采購業(yè)務資料的整理、歸檔工作；進行供應商信用評定，據(jù)實提出對供應商信用評定意見，建立健全供應商檔案；11. 最大程度地保證采購物資（設備）的質(zhì)量，并取得較低的采購成本；嚴把采購質(zhì)量關(guān)，保證采購產(chǎn)品符合項目的需求；確保到倉庫的產(chǎn)品都符合國家有關(guān)規(guī)定。協(xié)助有關(guān)部門妥善解決使用過程中出現(xiàn)的問題。對采購的材料、設備進行出入庫、驗收管理；12. 負責商務標的成本控制；13. 有權(quán)拒絕未經(jīng)領導同意批準的采購定單；材料供應商信息的獲取一、 工作要求與標準1. 通過實

5、際市場調(diào)研、網(wǎng)絡搜索、網(wǎng)頁查詢、人脈轉(zhuǎn)介紹或者其他方式熟悉北京周邊大型建筑材料集散地的位置以及主要建筑材料的類型2. 在完成正常工作的同時運用以往的材料供應商不斷增加和更新自身相關(guān)建筑材料的信息量，以及擴展公司建筑材料信息數(shù)據(jù)3. 對每一個和自身業(yè)務相關(guān)的建筑材料供應商時刻保持較好的信息交流或者更新，以便實時掌控建筑材料的市場4. 在工地籌建初期，盡最大限度熟悉工地周邊的建筑材料的集散狀況，為該工地在以后的施工過程建筑材料的選型和使用做好充分的前期工作，個別材料就工地周邊采購，相比較可以縮短供貨的周期和建筑材料運輸費用，可以有效的對公司的利潤以及成本進行合理的實現(xiàn)5. 對建筑材料的租賃市場不斷

6、更新，對曾合作過的租賃供應商持續(xù)加深溝通和交流6. 對項目在一段時期內(nèi)即將采用的建筑材料應有較好的計劃，通過項目提交的采購申請單的具體技術(shù)要求和相關(guān)參數(shù)對所要采購的建筑材料的供應情況，做較熟悉的市場分析和調(diào)查7. 根據(jù)需求，將材料供應商分為三個類別（見供應商的篩選）二、 工作流程：項目明確材料或者設備的需求采購部擬定供應供應商開發(fā)計劃尋找新的材料或者設備供應商初步聯(lián)系供應商相關(guān)業(yè)務人員進一步了解供應商供應商對我所需材料或設備進行報價是否符合要求是否符合要求是否符合要求樣品認證（經(jīng)項目部質(zhì)檢或者技術(shù)確認）供應商開發(fā)成功是否符合要求供應商的篩選一、工作要求與標準1. 根據(jù)需求采購崗位應將材料供應商

7、分為三個類別1.1 A類材料（設備）（關(guān)鍵材料，項目需求率占整個項目總體20%以上比例的）必須對供應商進行現(xiàn)場考察評定；并填寫考察情況記錄表；1.2 A類材料（設備）的供方評定；1.3 對供方必須進行現(xiàn)場考察時，采購部應向項目技術(shù)部提供該供方的品牌、公司等基本信息做詳細的了解和評估；1.4 確定具體時間和參加人員前往現(xiàn)場考察；1.5 考察人員應在分工范圍內(nèi)重點考察、詢問和記錄；1.6 根據(jù)材料（設備）質(zhì)量驗證需要，采購部應進行現(xiàn)場材料（設備）抽樣，對樣品檢驗和測試并做好記錄；1.7 考察結(jié)束后，依據(jù)現(xiàn)場記錄、抽樣檢測報告或者供方以往業(yè)績，填寫供方考察記錄表作出評審意見；1.8 如評審及抽樣合格

8、，采購部進行材料（設備）封樣。1.9 B材料（設備）（重要材料，項目需求率占整個項目總體20%-10%的比例）；1.10 C材料（設備）（一般材料，項目需求率占整個項目總體10%以下比例的）；1.11 B類、C類材料（設備）供方的評定；1.12 若不到現(xiàn)場考察，采購部通知供方送樣品，經(jīng)技術(shù)、項目部檢測并試用合格后，技術(shù)部和項目部評審；2. 各相關(guān)部門根據(jù)監(jiān)測報告和試用情況，分別在攻防材料（設備）考察記錄表上做出評審意見；3. 如評審及送樣檢驗合格，采購部進行材料（設備）封樣；4. 在自身掌握建筑材料供應商的基礎上，盡可能最大限度的掌握更為廣泛的供應商的數(shù)量，為選定供貨商提供更廣的可選范圍。5.

9、 按照項目需求和設計要求制定投招標的文件；6. 根據(jù)項目需求（需求來源項目的圖紙、招標文件、合作合同或者項目技術(shù)）對材料（設備）的參數(shù)要求、性能指標、以及所能達到的效果進行編制材料（設備）的購銷招標文件；7. 招標文件應注明回標的時間、地點、人物，應注明標的物價格組成，應對標的物有一個形象的說明和闡述；8. 根據(jù)材料供應商的經(jīng)營范圍發(fā)出邀約申請（報價）；9. 按照供應商的A、B、C的分類進行邀約申請；10. 發(fā)出邀約應該依據(jù)有良好合作經(jīng)歷的優(yōu)先考慮；11. 從初次報價中選出符合技術(shù)參數(shù)和設計要求都比較符合的供應商；12. 按照建筑材料供應商所呈報的價格初步篩選品牌以及供應的材料（設備）；13.

10、 智能化的材料和設備應該選定參數(shù)最符合的供應商，并且經(jīng)過技術(shù)實際測試樣品測試；14. 智能化的材料和設備在選定最符合的供應商的前提下，針對價格有優(yōu)勢，對公司利潤空間的優(yōu)先進行再次議價；15. 如果有甲方指定的品牌或者廠商，首先應進行從其他的渠道進行議價（包括與其對應的代理以及渠道；盡可能推薦對自身優(yōu)勢的材料和設備，并配合項目或者技術(shù)更改參數(shù)或者品牌變更）。16. 最終選定價格合理且最大限度符合項目需求和設計要求的建筑材料供應商，以保證公司利益的最大化。二、工作流程：A類材料供貨商B類材料供貨商C類材料供貨商材料供應商、設備供應商曾經(jīng)合作過的供應商、經(jīng)過考察綜合情況有較好的合作、供貨貨生產(chǎn)能力的

11、供應商曾參與過我公司報價的供應商、經(jīng)過考察綜合情況有較好的合作、供貨貨生產(chǎn)能力的供應商有合作空間或合作意向的供應商、考察過程中沒出現(xiàn)影響關(guān)于合作的供應商三、包括文字記錄和表格記錄l 合作方考察表l 記錄每次詢價的供應商以及價格情況l 招標文件原件以及電子版記錄備案，以防備查l 招標文件應該以項目或者以材料種類進行登記備案 項目材料訂購一、工作要求與標準1、項目材料供應商經(jīng)過投標報價和篩選后，經(jīng)公司上一級領導審批簽字認可后，須進行材料訂購的工作程序。2、選定的材料供應商應分為以下幾種類別； 簽訂材料購銷合同的固定供貨商、尚未簽訂材料購銷合同的零散供貨商以及需要加工訂制的供應商或者分包形式的合作商

12、。2.1簽訂材料購銷合同的固定供貨商；2.1.1 需要簽訂材料購銷合同的材料供應商，采購人員應積極有效的結(jié)合項目實際需求、項目所需材料或設備的技術(shù)要求、參數(shù)、規(guī)格（若需要供應商配合項目施工或者屬于分包形式的材料合作商，詳見材料分包合作商）；2.1.2 簽訂材料購銷合同的固定供應商，應考慮購銷合同的版本，須事先經(jīng)公司的法務部專業(yè)律師組以及合同審核部門進行對合同條款和內(nèi)容審核（電子版合同）；2.1.3 合同經(jīng)審核修訂后，填寫合同審批單；2.1.4 合同審批單中應明顯標注材料供應商或者合作商的公司名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話以及我方經(jīng)手人認為有必要著名的信息，以供公司的資源共享和備案。2.1.5 合

13、同審批單中還應顯要注明，我公司的需求該材料的項目名稱、所屬部門、該合同的摘要、付款方式、付款形式、合同內(nèi)容以及材料相關(guān)等信息，以供公司領導簡明扼要的審批手續(xù)。2.1.6 按照流程遞交合同審批單的同時，需附蓋章的合同原件（紙質(zhì)、已經(jīng)過審核）、項目材料需求表、（材料需求內(nèi)容表應包括，簽訂合同材料的特征、技術(shù)參數(shù)、規(guī)格參數(shù)、需加工定制的還要附加經(jīng)項目負責人簽字確認的圖紙或者文字的說明）、材料合作商的相關(guān)資質(zhì)證明文件復印件。2.1.7 合同審批所需要的材料整理完整后，遞交上級進行簽字確認審批。2.1.8 材料購銷或合作合同經(jīng)審批、蓋章后，聯(lián)系合作方進行改正完成此項工作。2.2尚未簽訂材料購銷合同的零散

14、供貨商。2.2.1 需要簽訂材料購銷合同的材料供應商，采購人員應積極有效的結(jié)合項目實際需求、項目所需材料或設備的技術(shù)要求、參數(shù)、規(guī)格；2.2.2 根據(jù)材料的或者設備的技術(shù)要求、參數(shù)、規(guī)格，進行詢價；2.2.3 起草詢價對比清單；2.2.4 對比清單中注明材料或者設備的型號、單價、合價、差價、供應商的相關(guān)信息以及整理數(shù)據(jù)的采購人員的建議，以供上級領導參考；2.2.5 上交對比清單時，應注意簡明扼要的表明主題；2.2.6 材料對比清單所需要的內(nèi)容整理完整后，遞交上級進行簽字確認審批。2.2.7 審批完成后進行加工或者材料以及設備的訂制2.2.8 根據(jù)供應商和材料的要求，進行付款計劃，有必要的需提前

15、借支支票或者現(xiàn)金。二、工作流程圖項目材料供應商篩選已經(jīng)領導審批完成后固定供貨商零散供貨商項目提交材料需求表（參數(shù)、規(guī)格、型號）擬定合同版本起草供貨價對比擬定我公司固定版本的合同電子版或者采用行業(yè)版本合同電子版（合同封皮和編號采用公司統(tǒng)一標準）傳公司法務部律師進行審核審核完成后按照程序提交合同審批流程（附加合同審批單、項目采購需求表、供應商相關(guān)資質(zhì)證明文件以及該合同付款和結(jié)算方式）并完成蓋章對比表內(nèi)應注明需求材料的項目、材料的規(guī)格、單價、差價和供貨商的應有的信息，并填寫經(jīng)手人的建議，供上級領導批準領導審批完成合同蓋章完成根據(jù)項目要求到貨的時間1、 進行加工定制貨物2、 合同內(nèi)付款的執(zhí)行和價款的審

16、批3、 需要直接才買的零星材料，進行支票的借支手續(xù)項目材料剩余和材料供應商管理一、工作要求與標準1.1 每月定期與現(xiàn)場主管材料的相關(guān)人員進行針對現(xiàn)場剩余材料（設備）的清點和檢查。1.2 督促項目主管材料的相關(guān)人員，對所提材料申請單內(nèi)的材料（設備）數(shù)量進行合理化的效驗和預估。1.3 整理并清點項目現(xiàn)場建筑材料的剩余量，并分類按高效的位置放置。按照材料的使用性質(zhì)。1.4 根據(jù)現(xiàn)場的用材料的詳細情況，一般情況項目現(xiàn)場建筑材料的剩余量不應大于該月提交申請材料的總額的十分之一；1.5 如果是智能化設備，項目現(xiàn)場應該按照甲方要求的安裝時間提前兩個禮拜到貨；1.6 因為過早提前時間到貨而造成材料（設備）的損

17、失的應該有項目部材料人員提出詳細原有說明。1.7 防止項目現(xiàn)場材料損失，定期和項目現(xiàn)場的材料主管人員溝通共同進行針對破損材料（設備）清點；1.8 在清點項目現(xiàn)場庫房材料（設備）后，如有材料與封樣有不符或者有破損，或者有產(chǎn)品質(zhì)量問題，或者參數(shù)與封樣的材料有別的情況，我采購部與之相關(guān)的負責人員，及時核查該材料的進貨情況（包括供應方的情況、進貨數(shù)量、到貨時間、訂貨時間以及運輸方式）；1.9 同時我采購與之相關(guān)的負責人員須進行文字和影像記錄，以及和該材料（設備）的性能參數(shù)的詳細記錄備案；1.10 我采購與之相關(guān)的人員，及時將這些記錄和備案的情況，告知供應方；1.11 材料供應商須根據(jù)實際情況做出相應的

18、處理意見，如因供應方的問題造成的所有損失，我采購部與之相關(guān)人員應向供應商提出必要的解決方案和有必要的賠償，同時供應商必須有合理的解決方案呈交給我公司備案審查；1.12 根據(jù)供應商回應的處理結(jié)果，向公司相關(guān)領導反應。1.13 對于已經(jīng)合作信譽比較好的供應商，采購與之相關(guān)的負責人應做到和供應商保持較好的聯(lián)系和溝通。二、工作流程圖搜集所需材料供應商初步對其供貨周期和質(zhì)量進行了解初步評定，選擇三家以上相對合適的供應商做出供應商的對比或者相關(guān)請示聯(lián)系選定供應商上級審核編制供應商篩選報告組織現(xiàn)場評審上級審核需要樣品材料樣品交項目部確認或測試確認該項材料供應商錄入公司供應商數(shù)據(jù)上級審批總經(jīng)理審批供應商提供樣

19、品 采購部門通知項目收料，項目部庫管依據(jù)采購類別、數(shù)量以及日期等做好材料堆放的位置和防護措施 供應商應在交貨日，備妥送貨資料（合格證、質(zhì)量檢測報告和相關(guān)資質(zhì)證明文件，以及發(fā)票） 項目部倉庫收料人員，應依據(jù)清（訂）單、合同內(nèi)容以及相關(guān)單據(jù)實際數(shù)量并核對數(shù)量，確認無誤后，并通知質(zhì)檢或者技術(shù)人員對所送材料或者設備進行檢驗 項目部質(zhì)檢或者技術(shù)人員到材料存儲區(qū)按照檢驗規(guī)范實施對材料或者設備的檢驗工作 檢驗合格后，應將檢驗結(jié)果通知材料進行辦理入庫手續(xù) 項目部將發(fā)票已經(jīng)有關(guān)送料憑證和單據(jù)轉(zhuǎn)送采購部門辦理請款程序 檢驗不合格時，依據(jù)判定結(jié)果辦理退料，擴寬或索賠的手續(xù)采購部按照合同或者訂貨單通知項目部收料材料或

20、者設備供應商交貨項目部收料人員清單材料或者設備數(shù)量（驗收質(zhì)量標準）項目部質(zhì)檢、技術(shù)人員進行檢驗做好材料或者設備入庫記錄請款索賠、退貨三、表格 l 庫存信息l 材料損失、退貨采購商務的流程一、工作要求與標準1.1 工程項目與材料相關(guān)的人員應在規(guī)定時間之前提交采購單，所采購內(nèi)容應在月采購計劃當中，如不在月計劃中，應改為“緊急采購需求表”，并注明合理的緊急采購原因。1.2 初步審核所提交采購單內(nèi)所填寫的內(nèi)容；1.3 是否正確注明所需該項材料的項目名稱、材料詳情、申請采購時間、要求到貨時間；1.4 是否表明所申請內(nèi)容應詳細表明產(chǎn)品名稱、型號規(guī)格、數(shù)量、單位，如有特殊要求應補充到“備注（說明）”欄中，以

21、防止避免電話溝通而耽誤時間；1.5 如申請采購數(shù)量超出合同或深化量，應注明合同外，并寫明超出原因；1.6 如屬洽商，需后附洽商復印件，若洽商未返回，則應注明洽商返回時間或其它；1.7 根據(jù)所提交的材料信息，審核才提交的材料所屬系統(tǒng)、申請設備、進場時間（判斷以正常供貨周期能否在要求時間內(nèi)到貨）；1.8 根據(jù)合同量及已到貨數(shù)量，準確審核并填寫申請數(shù)量是否在合同范圍內(nèi)，如超出合同，應注明是否有洽商，并在“備注”一欄中寫明超合同數(shù)量及超出原因。1.9 初步審核完畢后，采購部相關(guān)負責人將原件遞交上級領導審批簽字；應由采購部經(jīng)理、所使用材料的部門經(jīng)理簽字確定，并開始做前期準備。1.10 簽字完成后原件分項

22、目留存，遵照審批內(nèi)容及數(shù)量進入采購階段。1.11 根據(jù)工程項目部所提交的材料需求表的內(nèi)容，完成下列工作內(nèi)容1.12 需要進行市場采買的材料，首先進行市場的詢價工作，然后根據(jù)實際的經(jīng)濟狀況，決定是否需要借款。如需借款必須在財務流程的正常流程之內(nèi)及時的填寫借款申請，并且及時的完成借款流程的審批手續(xù)（市場采買的材料應注意發(fā)票的和運費問題的考慮）。1.13 需要加工方定制的材料，例如智能化的攝像機的立桿、弱電機柜、控制臺、建筑工程的柔性套管、預埋鋼材的加工器件、裝飾材料的大理石等。這些材料應在接到采購單的申請后，及時的聯(lián)系加工方，根據(jù)需求所加工定制的材料應在工程項目需求的時間內(nèi)送到項目所制定的地點（加

23、工定制的材料應注意加工定制的時間和加工費用）。1.14 需要供應商送貨的材料，此項材料相對比較簡單操作，一般都是提前和相應的材料供應商簽訂了供貨合同。根據(jù)項目做提交的采購申請單，核對整理與該材料簽訂的材料數(shù)量，核對材料的在項目的使用情況以及數(shù)量。1.15 通常情況下的材料供應商應以材料到項目以每月進行統(tǒng)一結(jié)算；1.16 加工定制和簽訂供貨合同的供應商應該按每月結(jié)算一次，按照每月約定的時間節(jié)點進行對賬（出庫單或者送貨單），對賬單應有雙方的經(jīng)手人進行簽字確認，對賬完畢后，供應商或者甲方方應該提供等額有效的發(fā)票；1.17 市場采買的材料如果允許也可以有一定范圍內(nèi)的賬期，建筑材料的項目由于項目工期較長

24、，可就近選擇建材市場，經(jīng)過對比詢價后確定一家合理的經(jīng)銷商進行供應材料，由于固定所以在賬期上相對會有一定的期限和保證，并且可以項目固定的提供發(fā)票和送貨的服務；智能化項目涉及的市場采買材料相對較少，采購人員應根據(jù)實際的情況進行材料市場采買，通常情況下一般是貨到必須付款；裝飾材料市場采買的機動性不是很強，可以認為是有固定的供應商和賬期。1.18 需要結(jié)算材料款項的供應商，通常情況下應先遞交本材料項等額有效的發(fā)票。與之合作的供應商或者加工方，在規(guī)定時間節(jié)點內(nèi)進行對賬完畢的同時，為了保證支付支票的時間準確，應能及時的提供等額有效的發(fā)票，并且必須保證所提供發(fā)票的真實性，如因此造成的支付問題，應有提交發(fā)票的

25、供應商承擔。二、工作流程圖項目出現(xiàn)材料需求項目相關(guān)人員提出采購申請?zhí)顚懖少徯枨蟊聿少彶繀R總整理采購表審計核算采購單所涉及內(nèi)容預算單價、成本采購部審核財務部審核總經(jīng)理審批執(zhí)行采購流程采購材料到項目選用替代品項目材料入庫三、表格：l 設備材料需求表l 項目材料月付款計劃單； 采購財務的流程一、工作要求與標準1.1 需要結(jié)算款項的材料供應商將相應等額有效的發(fā)票遞交公司。1.2 負責專項采購的業(yè)務人員，根據(jù)項目實際到貨量（除去損壞或無效的材料）核對發(fā)票金額。1.3 以最初項目提交的材料申請單為基礎依據(jù)。1.4 發(fā)票不符合財務相關(guān)制度和要求的，予以返回供應商自行處理，由此造成的損失和支票支付的時間差異，應有提交發(fā)票的供應上承擔。1.5 遵照項目的與采購計劃和本部制定的月付款計劃，結(jié)合合同款項進行合理申請款項。1.6 預付款計劃內(nèi)沒有體現(xiàn)的，按照正常程序不予付款審批。1.7 遞交相關(guān)領導簽字確認前，必須檢查所附單據(jù)是否齊全（采購申請單、支出憑證、預付款計劃）。1.8 支出憑證上須注