如何管理整理工程檔案

1、如何管理整理工程檔案 明確檔案資料管理的范圍和要求 工程檔案資料管理的范圍 工程建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性報(bào)告、制定、決策、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理、過(guò)程中驗(yàn)收、完工驗(yàn)收、試運(yùn)行等工程在建設(shè)過(guò)程中形成，并應(yīng)歸檔儲(chǔ)存文字、表格、聲像、圖紙等各種載體資料。 檔案資料管理的要求 一是工程檔案工作應(yīng)與工程建設(shè)同步管理;二是檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，并做到圖面整潔、裝訂整齊、簽字手續(xù)完備，圖片、照片等要附狀況說(shuō)明;三是完工圖應(yīng)反映實(shí)際狀況，必須做到圖物相符，做好施工記錄、檢測(cè)記錄、交接驗(yàn)收記錄和簽證，并加蓋完工圖章;四是施工過(guò)程中的圖片、照片、錄音、錄像等材料，以及施工過(guò)程中的重大事件、事故等，應(yīng)有完整的文字說(shuō)明，

2、同時(shí)要具體地填寫(xiě)檔案資料狀況登記表。 強(qiáng)化檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn) 為了提升檔案管理水平，工程檔案管理的范圍和要求，對(duì)檔案工作人員的素養(yǎng)提出了更高的要求。從事工程檔案工作的人員，專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能應(yīng)該比一般單位的檔案人員更全面，他們不僅要懂文書(shū)檔案，還要懂科技檔案以及與工程相關(guān)的一些專(zhuān)業(yè)類(lèi)別檔案。 因此，為達(dá)到工程檔案整理規(guī)范化的要求，應(yīng)對(duì)各專(zhuān)職或兼職檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。講解工程建設(shè)工作中會(huì)形成哪些類(lèi)型的文件材料，哪些是屬于有儲(chǔ)存價(jià)值的檔案、具體的歸檔范圍。同時(shí)，按照檔案管理要求，對(duì)文件的起草、書(shū)寫(xiě)要求和制成材料的規(guī)范化，作具體的講解，使大家對(duì)檔案內(nèi)容提前了解，工作中注意積存資料。這種培訓(xùn)與檔案管理工

3、作和工程同步進(jìn)行，為今后建檔工作奠定了基礎(chǔ)，使檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有一個(gè)切實(shí)的保證。 工程檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用 通過(guò)開(kāi)發(fā)利用工程檔案信息，促進(jìn)檔案管理工作做好檔案資料的收集、歸檔工作、積存貯存檔案是為了更好地利用和開(kāi)發(fā)檔案信息。工程檔案的形成是項(xiàng)目建設(shè)工勞作智慧的結(jié)晶，通過(guò)文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源，而這些資源又通過(guò)檔案工提供給更多的項(xiàng)目建設(shè)工利用。關(guān)于檔案工來(lái)說(shuō)，如果能將檔案信息及時(shí)提供給建設(shè)部門(mén)和相關(guān)的技術(shù)工，使他們親身體驗(yàn)到檔案信息的價(jià)值，就會(huì)促使他們更積極主動(dòng)地配合檔案部門(mén)做好建檔工作。 近幾年我們實(shí)施信息化管理，將檔案資料及時(shí)輸入電腦，隨時(shí)為建設(shè)部門(mén)提供更全面的信息資源，

4、這些檔案信息無(wú)疑為我們工程建設(shè)事業(yè)提供了很大的幫助。每當(dāng)建設(shè)部門(mén)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員從利用檔案中獲得信息時(shí)，他們也會(huì)更積極主動(dòng)地向檔案室歸檔文件材料，從而確保工程檔案的完整性，促使檔案管理更上新臺(tái)階。 2 工程檔案的重要性 (一)工程檔案是項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程的真實(shí)反映，為查詢(xún)信息提供依據(jù) 企業(yè)必須要通過(guò)自身的施行來(lái)證實(shí)它的實(shí)力和能力，贏取自己的權(quán)益。例如幾年前上海某變電站檢測(cè)項(xiàng)目，在其工程出現(xiàn)了嚴(yán)重的問(wèn)題之后，業(yè)主要求得到一定的解釋?zhuān)瑱z查問(wèn)題所在，找到了原來(lái)的文件記錄和檔案中的記錄，很快明確了責(zé)任方，維護(hù)了企業(yè)的名譽(yù)，挽回了不必要的經(jīng)濟(jì)損失。如果沒(méi)有相關(guān)規(guī)范的工程檔案，或者工程檔案不準(zhǔn)確、有缺失，企業(yè)將會(huì)

5、受到很大的損失。這種損失不管是經(jīng)濟(jì)上的還是名譽(yù)上的，關(guān)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，無(wú)疑是致命傷。由此可見(jiàn)，檔案的規(guī)范化關(guān)于企業(yè)來(lái)說(shuō)是非常重要的，它維護(hù)了企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)和發(fā)展，作用是不容小覷的。 (二)工程檔案對(duì)項(xiàng)目監(jiān)管具有很大的促進(jìn)作用 工程檔案是建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施的歷史記錄，從中可以看到在項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中所必須要的技術(shù)指標(biāo)、人員、數(shù)量等一切相關(guān)的資料。在有著具體的記錄時(shí)，相關(guān)的實(shí)施就會(huì)在監(jiān)督的狀況下發(fā)揮最正確的狀態(tài)，工程項(xiàng)目就會(huì)保質(zhì)保量按期的完成，這樣既對(duì)企業(yè)有好處又催促了工程實(shí)施的進(jìn)度，一舉多得。 (三)工程檔案是工程信息的反饋 工程檔案很齊全地記錄了整個(gè)施工過(guò)程和管理過(guò)程的具體事項(xiàng)、技術(shù)等問(wèn)題。所以，在施

6、工完成后，它是一部完整的工程檔案集。在以后的工程中，如果與此項(xiàng)目有關(guān)的問(wèn)題，只要在相關(guān)的原始記錄中準(zhǔn)確快速地查到相關(guān)資料，將問(wèn)題反饋出來(lái)，就能快速地解決問(wèn)題，并有利于防止將來(lái)類(lèi)似狀況的發(fā)生。 (四)工程檔案是項(xiàng)目成果存在和延續(xù)的核心資源 工程實(shí)體和工程檔案是企業(yè)在城市建設(shè)成果的主要體現(xiàn)，是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)成果的真實(shí)記錄，它記錄了企業(yè)在生產(chǎn)過(guò)程中取得的階段性成果，還記錄了工程技術(shù)人員技術(shù)操作的重要手段。是企業(yè)建設(shè)成果和先進(jìn)技術(shù)經(jīng)驗(yàn)的直接載體。 3做好工程檔案管理工作的對(duì)策 工程檔案歸檔責(zé)任書(shū)文件的簽署 不僅影響工程形象，而且影響到操作、維護(hù)、管理、更新、擴(kuò)建和技術(shù)改造等。通過(guò)一年多前的項(xiàng)目檔案工作

7、施行，筆者認(rèn)為由于工程檔案不及時(shí)是主要原因，多數(shù)參加單位的領(lǐng)導(dǎo)、工程技術(shù)人員和管理人員要重點(diǎn)抓好項(xiàng)目的進(jìn)度和質(zhì)量，對(duì)項(xiàng)目檔案工作不落，把檔案工作作為"軟'，造成難以歸檔的項(xiàng)目。由于多項(xiàng)目參加單位，如果不是一個(gè)強(qiáng)制性的管理手段參加單位備案工作，項(xiàng)目文件歸檔會(huì)出現(xiàn)很多問(wèn)題，會(huì)影響項(xiàng)目檔案歸檔時(shí)間和檔案質(zhì)量。 筆者認(rèn)為對(duì)項(xiàng)目文件歸檔和管理責(zé)任書(shū)的形式，強(qiáng)化參加單位領(lǐng)導(dǎo)下的檔案管理意識(shí)是一種行之有效的方法。因此，我們應(yīng)采用項(xiàng)目文件歸檔和管理責(zé)任書(shū)的"辦法和參加單位'，明確規(guī)定了參加單位檔案工作的要求，項(xiàng)目檔案，檔案質(zhì)量，違約處罰，參加單位領(lǐng)導(dǎo)真正從思想價(jià)值工程檔案歸

8、檔。這種方法可以從源頭上把住工程建設(shè)的施工單位歸檔，檔案損失狀況的有效控制，使它在工程建設(shè)中不僅注重材料的積存，還要注意檔案材料的質(zhì)量，才干確保檔案工作的順利進(jìn)行。 實(shí)施工程檔案專(zhuān)項(xiàng)檢查工作制，做好工程檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作 建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)是任務(wù)繁重、工作量大、施工周期長(zhǎng)、參加單位多、文字材料、圖紙、圖表、聲像資料等。任何一個(gè)參加單位，一個(gè)部門(mén)，一個(gè)工程技術(shù)人員，在工作的某些方面一個(gè)工作時(shí)間沒(méi)有做好在關(guān)鍵項(xiàng)目檔案的形成、積存、整理工作中可能對(duì)項(xiàng)目文件的管理造成困難甚至損失。為了使施工和監(jiān)理單位可以在工程完工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)公司檔案?jìng)鬏斖瓿赏暾?、?zhǔn)確的和合格的數(shù)據(jù)文件，我們應(yīng)對(duì)工程檔案歸檔工作做專(zhuān)項(xiàng)

9、檢查，一是指定檔案工和工程專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)檢查和指導(dǎo)工作的項(xiàng)目文件，對(duì)施工單位的工程文件的收集整理工作，及時(shí)跟蹤。二是檔案部門(mén)定期參加項(xiàng)目監(jiān)理會(huì)議，一方面要了解整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顩r，另一方面要參加相關(guān)單位會(huì)議，對(duì)工程檔案專(zhuān)項(xiàng)檢查工作進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)檢查，及時(shí)協(xié)調(diào)和解決備案工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。這種方法可以對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改，歸檔檔案的質(zhì)量也提升了。 做好檔案專(zhuān)項(xiàng)工作檢查的同時(shí)，為保證工程檔案的質(zhì)量，應(yīng)優(yōu)質(zhì)、高效做好工程檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。例如該司所有工程可從可行性研究報(bào)告檢察會(huì)、初步制定檢察會(huì)、工程管理工作例會(huì)，到其他有關(guān)專(zhuān)題工作會(huì)議以及單位工程劃分工作、工程交工驗(yàn)收等，檔案部門(mén)都應(yīng)參加進(jìn)去。通過(guò)深入?yún)⒓庸こ探ㄔO(shè)的有關(guān)工作，檔案部門(mén)能及時(shí)掌握、了解工程建設(shè)的主要內(nèi)容、進(jìn)展?fàn)顩r、材料形成狀況，并有效地監(jiān)督、指導(dǎo)職能部門(mén)，做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)了解指導(dǎo)、解決問(wèn)題，做到檔案工作與工程建設(shè)"四