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文檔簡介

1、Excel培訓(xùn)操作手冊主講:朱江浩整理:楊慧儀目 錄一、Excel概述2二、功能2三、具體操作步驟及要點21標(biāo)題設(shè)置22.幾個簡單的快捷鍵介紹33.合并單元格內(nèi)容44.分列45.時間的快速輸入66.數(shù)據(jù)有效性97.凍結(jié)窗口118.空值填充129.選擇性粘貼1310.高級篩選1511.絕對引用1612.“F4”的作用1713.百分比計算1814.數(shù)據(jù)透視表19一、Excel概述1. 功能強大,是最好的制表軟件2. 普及性非常廣,適用于各行各業(yè)3. 兼容性非常好二、功能1. 數(shù)據(jù)錄入、收集2. 函數(shù)與公式3. 圖形圖表4. 數(shù)據(jù)分析功能5. VBA三、具體操作步驟及要點1標(biāo)題設(shè)置大家一般習(xí)慣在工作

2、表的首行合并單元格來設(shè)置標(biāo)題,但其實這方法并不科學(xué),因為合并單元格之后往往會影響到后面的數(shù)據(jù)整理分析不能順利進(jìn)行。所以在標(biāo)題設(shè)置方面推薦使用頁眉功能。步驟如下:1)在頁面設(shè)置中選擇“頁眉/頁腳”,然后點擊“自定義頁眉”。2)在中間的文字框中輸入標(biāo)題,如“中鐵物資供應(yīng)站鋼材明細(xì)臺賬”3)點擊“確定”后,頁眉設(shè)置結(jié)果如下,標(biāo)題出現(xiàn)在每一頁中。2.幾個簡單的快捷鍵介紹1)“Ctrl + N”新建Excel表2)“Ctrl+ Tab”兩個或多個工作表之間互相切換3)“Alt+ Tab”多個窗口之間切換4) “Ctrl+ Home”返回到表格的第一行第一列; “Ctrl+”返回到有數(shù)據(jù)的第一行“Ctrl

3、+”到有數(shù)據(jù)的最后一行“Ctrl+”到有數(shù)據(jù)的最左列“Ctrl+”到有數(shù)據(jù)的最右列 5)填充?!癈trl+ D”向下填充;“Ctrl+ R”向右填充。 6)“Ctrl+ Shift+”。將光標(biāo)定在數(shù)據(jù)第一行后按“Ctrl+ Shift+”可選擇連續(xù)有效數(shù)據(jù)列 7)在QQ打開的前提下,“Ctrl+ Alt+ A”截圖3.合并單元格內(nèi)容合并兩個單元格的內(nèi)容用“&”。在空白處輸入公式如下:回車后結(jié)果如圖:4.分列1)選中要進(jìn)行分列的“規(guī)格型號”列,在“數(shù)據(jù)”版面中選擇“分列”2)默認(rèn)點擊“下一步”3)取消勾選“Tab鍵”,勾選“其他”,在后面的框中輸入“*”,點擊“下一步”4)將旁邊一空白列

4、設(shè)置為目標(biāo)區(qū)域,點擊“完成”5)分列效果如圖:5.時間的快速輸入(注:輸入日期是應(yīng)用“/”或“-”作間隔,不要用“.”,否則系統(tǒng)不能自動識別)1) “Ctrl+;”快速輸入當(dāng)天日期2) “Ctrl+ Shift+;”快速輸入當(dāng)前時間 另外在單元格中輸入NOW函數(shù)也可以表示當(dāng)前時間 3) 選中日期一列,用“Ctrl+ H”將日期中的“.”替換成“/”,點擊全部替換。4) 用“Ctrl+1”將單元格格式設(shè)置如下:5) 日期可以加減,在空白處輸入公式,用上面的日期減下面的日期,結(jié)果如圖 6)將鼠標(biāo)移到單元格右下角,等光標(biāo)變成十字符號時,按住右鍵往下拉,選擇“以工作日填充”,結(jié)果如圖。也可根據(jù)需要選擇

5、其他填充。 7)提取月份。在月份一列空白單元格輸入如圖公式,回車后自動填充效果如下圖。 8)提取年和月。步驟與提取月份相同 提取日的方式與提取年月相同,用Day()函數(shù)即可。6.數(shù)據(jù)有效性數(shù)據(jù)有效性可以避免輸入錯誤。1)選中所需設(shè)置的單元格,在“數(shù)據(jù)”面板中選擇“數(shù)據(jù)有效性”2)選擇允許“序列”3)來源設(shè)置有兩種方法。方法一是直接輸入。如圖所示,在來源處輸入“男,女”。注意直接輸入時數(shù)量不宜超過12個。結(jié)果如圖:4)方法二是點擊圖中表示按鈕5)將之前在空白單元格中輸入好的兩個單位名稱設(shè)為來源后,點擊圖中表示按鈕返回,確定完成。6)最終效果如圖。7.凍結(jié)窗口此功能可以方便閱讀很多行或者很多列的數(shù)

6、據(jù)。1)鼠標(biāo)單擊E2單元格后,在“視圖”面板中選擇“凍結(jié)窗格” “凍結(jié)拆分窗格”2)效果如下圖所示。其凍結(jié)的窗格為E2單元格的左側(cè)和右側(cè)部分。8.空值填充用于需要填充多個相同日期的情況。1)選定需要填充的數(shù)據(jù),按“F5”,彈出如圖對話框,單擊“定位條件”2)選擇“空值”后按“確定”3)在數(shù)據(jù)第一個空白單元格中輸入“=A2”,A2即選中范圍的第一個數(shù)據(jù)。然后按“Ctrl+ Enter”完成。效果如下圖所示。 9.選擇性粘貼復(fù)制帶有公式的單元格的數(shù)值時可使用此功能。1)選定帶有公式單元格的一列,按“Ctrl+ V”復(fù)制。用鼠標(biāo)右擊旁邊一列的第一行單元格,點擊“選擇性粘貼”2)在彈出對話框中選擇“數(shù)

7、值”,點擊確定。3)效果如下圖,粘貼的一列已經(jīng)沒有了原本的單元格公式10.高級篩選可從一大堆數(shù)據(jù)中篩選出不重復(fù)的唯一值。1)選中需要篩選的數(shù)據(jù),在“數(shù)據(jù)”面板中點擊“高級”2)點擊“將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置”,勾選選擇“不重復(fù)的記錄”,然后點擊圖中表示的按鈕。3)選擇要復(fù)制到的區(qū)域后,點擊圖中標(biāo)示按鈕后確定完成。4)篩選效果如下圖。11.絕對引用乘法表快速輸入:1)先在第一行和第一列分別輸入“1,2,9”2)在B2單元格中輸入如圖公式。其中“$”是絕對引用符號,把A列和1行固定了,使其在填充時不會因為單元格位置變化而變化。3)回車后,向下和向右填充,結(jié)果如圖所示。12.“F4”的作用 1)絕對

8、引用 將光標(biāo)點到需要添加絕對引用的位置,按快捷鍵“F4”,“C2”兩個都添加了絕對引用,再按一次“F4“,只有“C2”中的“2”添加了絕對引用,繼續(xù)按“F4”,只有 “C”添加了絕對引用 2)重復(fù)上一次操作。選擇B2單元格將其字體變?yōu)榧t色,若想繼續(xù)把旁邊的C2也變成紅色,只需單擊C2單元格,按F4即可。 13.百分比計算1)為了計算各原材料消耗占比,在空白列輸入如圖公式,并按“F4”添加絕對引用2)在工具欄中點擊,使其變?yōu)榘俜直葮邮?,再點擊增加小數(shù)位數(shù)。填充后結(jié)果如圖方框標(biāo)示所示。由于材料分類太細(xì),為方便閱讀,可在首行添加自動篩選后,篩選出編號列的非空白項。3)篩選后最終結(jié)果如圖。14.數(shù)據(jù)透視表1)在“插入”面板中選擇“數(shù)據(jù)透視表”2)在彈出對話框中選擇“確定”3)根據(jù)需要在右邊的面板勾選所需的字段,選擇一些數(shù)據(jù)字段拖動到行列位置,并將所需統(tǒng)計的數(shù)據(jù)拖動到中間的數(shù)據(jù)區(qū)域。生成如圖的數(shù)據(jù)透視表。4)如果想查看不同使用單位的數(shù)據(jù)透視表,可直接在下拉菜單中選擇。

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