論商務秘書的能力結構

1、論商務秘書的能力結構華中科技大學管理學院李國英平頂山工業(yè)職業(yè)技術學院何楠摘要商務活動的特點和工作的重要性決定了商務秘書履行職責必備的基本能力和專業(yè)能力:心理素質、智力能力、表達能力、組織管理能力、溝通協(xié)調能力、調研和創(chuàng)新能力、收集和處理信息的能力和繼續(xù)學習能力。面對經濟全球化和一體化進程的加快,面對日益加劇的市場競爭,只有準確把握新形勢下商務秘書工作的特點與發(fā)展趨勢,才能不斷提高商務秘書人才的專業(yè)水平和職業(yè)素質,滿足市場對商務秘書人才日益增長的需要。關鍵詞商務秘書工作特點能力結構隨著我國社會主義市場經濟的迅速發(fā)展,作為工商管理協(xié)助者性質的商務秘書已經在商務領域中占據日益重要的作用。商務秘書的工

2、作涵蓋了商務活動領域的各個層次:國有企業(yè)、外資和合資企業(yè)、民營企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、個體經營者等在經營管理中都需要大量秘書輔助。商務秘書的工作不僅包括協(xié)助各類經營者從事日常公務,而且需要協(xié)助企業(yè)主管對內協(xié)調員工的關系、對外協(xié)調企業(yè)與社會公眾的關系。一個企業(yè)是否具有競爭力,很大程度上取決于秘書人員的工作業(yè)績。秘書既是業(yè)務人員,也是管理人員,秘書人員的素質能力及其工作效率,直接影響到整個企業(yè)的形象及其在市場競爭中的地位。工作的重要性決定了商務秘書應具有不同于一般員工的能力。一、商務秘書工作的特點商務秘書(CBSC主要指在工商企業(yè)、事業(yè)機構、社會團體等各類組織中從事內外聯(lián)絡、文字處理、文檔管理、人事管理、

3、文秘以及協(xié)助組織高層管理人員處理商務或行政事務的相關人員,包含各類文員、各類秘書、行政助理、經理助理、辦公室主任、總裁助理等。商務秘書工作的特殊性表現(xiàn)在以下幾個方面:1、商務秘書的工作目標是協(xié)助上司實現(xiàn)經濟效益最大化企業(yè)管理的目標是實現(xiàn)經濟效益最大化,在商務管理中秘書充當著上司的參謀和助手。秘書工作的目標就是輔助上司和主管實施管理協(xié)助主管實現(xiàn)企業(yè)經濟效益最大化?，F(xiàn)代市場競爭激烈,商務決策難度越來越大,商務秘書的智囊、咨詢、參謀作用不可替代。參謀工作是企業(yè)決策者的一種智力放大和延伸,是上司智力的必要補充。即便一個上司才能卓著,但僅憑個人經驗和智力也是無法處理好企業(yè)所遇到的多變而又復雜的決策問題。

4、另外,一個精干可靠的秘書,不僅是上司和工作人員之間的橋梁,而且還應該是協(xié)助上司的左右手,以便使上司從繁瑣的日常事務及專門工作中解脫出來。商務秘書的職業(yè)角色,使其與上司的關系格外親近。因而,公司的老板對秘書的招聘非常慎重,往往使用最值得信賴并能勝任工作的人。2、商務秘書的工作要遵循市場經濟規(guī)律的要求隨著我國社會主義市場經濟體制的日漸成熟,競爭與合作勢必成為企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略選擇。所以,企業(yè)秘書在收集處理信息、辦事、交往溝通等諸方面都要適應市場競爭與合作的需要。3、要協(xié)助上司依法經營,協(xié)調與公共組織和有關職能管理部門的關系,以維護經濟組織的正常運轉在企業(yè)的管理活動中,企業(yè)的各項職能,分別由平行的各職能

5、部門管理,上司主要是從宏觀上把握企業(yè)的經營戰(zhàn)略和策略。秘書機構屬于綜合性部門,處于樞紐地位。秘書主要充當統(tǒng)籌、策劃、安排、處理商務事務的角色,主要任務是負責籌劃經營策略的制定、調整和控制,協(xié)助上司依法經營,安排企業(yè)內各職能部門的日常工作。商務秘書工作的好壞,將直接影響企業(yè)整體的運作效率。4、要將對國家和社會公共利益的忠誠與具體工作中的敬業(yè)精神有機結合起來商務秘書人員要具有高度的責任感,將向人民負責、向領導負責兩者統(tǒng)一起來;保持清醒的頭腦幫助領導清正廉潔、正身潔行;要敢于勸諫和拾遺補闕,不能事不關己,高高掛起,明知不對,少說為佳;要勇于承擔應由自己承擔的責任,不推委搪塞,不敷衍了事,嚴肅認真,忠

6、誠職守,盡職盡責地完成工作任務。忠誠度和敬業(yè)精神是對秘書最基本的要求,當兩者發(fā)生沖突時如何解決,是擺在商務秘書面前的一個新課題。此外,商務活動的特征要求商務秘書在掌握專業(yè)知識和一般管理知識外,還必須熟悉所在企業(yè)的經營管理知識和有關生產技術情況,這樣才能勝任本職工作。二、商務秘書的能力結構能力是人們表現(xiàn)出來的解決問題可能性的個性心理特征,是完成任務(達到目標的必備條件。能力直接影響活動的效率、是活動順利完成的最重要的內在因素。完成任何一項活動都需要人的多種能力的結合。在激烈的市場競爭中,企業(yè)的興衰成敗與企業(yè)員工的能力有著極大的聯(lián)系。從某種意義上說,企業(yè)之間的競爭實質上就是企業(yè)員工能力的競爭,而企

7、業(yè)秘書的能力起著重要的作用。隨著知識經濟的發(fā)展,企業(yè)對商務秘書在能力結構上要求越來越高,主要表現(xiàn)在以下方面:(一商務秘書的基本能力商務秘書的基本能力,包括商務秘書的心理素質和智力能力。這是做好秘書工作的必備能力。1、心理素質。商務秘書在繁忙的商務活動中,要時刻保持良好的心態(tài)。良好的心態(tài)表現(xiàn)為豁達、樂觀、幽默、自信、不卑不亢、處事冷靜、不被情緒所左右。一個有著心理障礙的人,一個對社會充滿仇恨的人,一個喜怒無常的人是不可能做好秘書工作的。2、智力能力。包括注意力、記憶力、觀察力、想象力和思維能力等。知識出才智,智是謀之本,這是秘書人員賴以吸收外界知識的能力,也是其他能力的基礎。一個優(yōu)秀的商務秘書應

8、該具有觀察力透徹、記憶力牢固、反應力敏銳、注意力集中、理解力深刻、品評力精湛、判斷力準確、思維力高超的能力。這些能力的獲得主要通過平常的學習、訓練和積累。(二商務秘書的專業(yè)能力隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立,為適應市場經濟發(fā)展的需要,企業(yè)秘書工作必須向改革型、經濟型、外向型轉變。因此,秘書人員81應該具有一定的專業(yè)能力。1、表達能力。就是通過語言、文字和身勢等形式傳遞信息、相互交往、合作共事的本領。在商務秘書的工作結構能力中,表達能力占有重要的位置,發(fā)揮著重要的作用?？梢哉f,在完成各項公務活動中,都離不開表達能力的運用。表達能力主要有三種形式:(1口語表達能力。良好的口頭表達能力表現(xiàn)為:目的明確、中心

9、突出、語言規(guī)范、口齒清晰、語言溫和、富有激情、說話得體、符合身份。(2書面表達能力。秘書人員工作中的一個重要任務,就是從事大量的文字工作,幾乎天天都要修改或草擬文稿。因此,秘書人員必須具備扎實的文字功底,不僅要精通語法、修辭和邏輯知識,還要掌握一定的寫作規(guī)律。漢語詞語浩瀚,文體廣博,這為文字工作者提供了良好的條件。但是,寫作是一種綜合能力的表現(xiàn),要做到內容與形式的統(tǒng)一,既要有好的表現(xiàn)形式又要有充實的內容,并不是一件輕而易舉的事。這就要求秘書人員加強寫作實踐,熟練掌握各類公文的特點、寫作要求和語言表達技巧,隨時注意積累資料,不斷提高寫作水平。要注意文風的改革,培養(yǎng)洗煉的文字表達能力。(3身勢表達

10、能力。身勢表達能力就是運用表情、動作、姿勢、聲音、服飾和距離等非語言手段,表達思想或情感的本領。在商務交往中,身勢表達能力是對口語表達能力的重要補充,能起到強化口語表達的作用。2、組織與管理能力。國際秘書聯(lián)合會認為“秘書是上司的特殊助手,他們掌握辦公室工作的技巧,能在沒有上司過問的情況下表現(xiàn)自己的責任感,以實際行動顯示主動性和判斷力,并在所有給予的權利范圍內做出決定?！鄙虅彰貢藛T要具有輔助領導者管理決策的能力,要在領導者授權理事中具有獨當一面管理事物的能力。根據職責的要求,秘書人員經常要按照領導的意圖組織各類活動,如果缺乏一些現(xiàn)代的、科學的組織管理能力,就無法把工作搞好。對此,秘書人員一方面

11、要通曉辦事的渠道,提高辦事的效能,平時多接觸一些具體事物,處處留意他人和自己的上級是如何處理問題的,不斷增加自己的閱歷和經驗。另一方面要用系統(tǒng)的觀點,統(tǒng)籌安排工作。3、溝通與協(xié)調能力。商務秘書在工作中要與老板、同事以及客戶等各種身份的人打交道,這需要具有較強的溝通能力。在辦文、辦會和辦事過程中既要貫徹黨和國家的方針政策,又要落實主管部門的相關政策,還要參與組織內部有關政策規(guī)定的討論、擬制。秘書人員介入其中,要通過各種方式、手段、妥善地調節(jié)、處理所屬系統(tǒng)內各層次、各職能部門、單位之間、本系統(tǒng)所屬人員之間及本系統(tǒng)與外系統(tǒng)之間的各種關系、矛盾和糾紛的本領,協(xié)調工作是領導者管理職能的延伸。因此,商務秘

12、書還要善于協(xié)調企業(yè)內外部關系,要熟悉政策法規(guī)及事實依據,通盤考慮,著眼大局,協(xié)同各方,處理好局部與整體、長遠利益與眼前利益的關系,在大事要事上要堅持原則,在細節(jié)、枝節(jié)問題上要善于變通,將原則性和靈活性結合起來;要善于分析矛盾的焦點、主要矛盾的主要方面,抓住協(xié)調關鍵,緩解或化解矛盾,要善于運用協(xié)調方法和協(xié)調藝術,充當領導者綜合協(xié)調的得力助手。4、收集和處理信息的能力。商務秘書在商務活動中發(fā)揮著信息的匯總和傳遞作用。一方面,商務秘書發(fā)揮著信息發(fā)布的功能,通過各種信息媒介渠道,將決策層的重大決策及企業(yè)的重大事件,向員工、股東和公眾發(fā)布,使其有機會參與企業(yè)的管理,通過正式的與非正式的傳播渠道,主動向股

13、東、員工介紹經營狀況,接受其咨詢,通過舉辦新聞發(fā)布會,向各新聞媒介提供企業(yè)信息,塑造良好形象。另一方面,商務秘書又發(fā)揮著信息收集的功能,即聽取員工、股東、董事對企業(yè)經營管理工作意見、建議和要求,了解并收集新聞媒體和社會各界輿論對企業(yè)的評價,并對這些信息進行分析整理,成為企業(yè)決策層的參考資料。信息作為管理決策的依據和基礎,商務秘書工作的信息傳遞與信息的反饋作用直接影響著領導層管理決策的效率。因此,收集和處理信息不僅是商務秘書的重要工作也是他們必須具備的能力。5、調研和創(chuàng)新能力。在市場經濟條件下,秘書人員應該以“企業(yè)市場”為軸心自覺開展調查活動。首先,要找準企業(yè)與市場的交合點。諸如經營管理、企業(yè)改革,定期開展調研,為領導決提供正確依據。其次,以企業(yè)進入市場參與競爭力為主攻方向,圍繞工作的重點,深入調查,協(xié)助領導做出正確決策。再次,秘書人員要有創(chuàng)新意識,大膽創(chuàng)新,敢于面對新世紀的挑戰(zhàn),提出超前見解,提高思維的創(chuàng)造性,勇于開拓,推動本企業(yè)的發(fā)展。6、繼續(xù)學習能力。面對知識經濟的時代,企業(yè)和個人要謀求創(chuàng)新發(fā)展,取得競爭優(yōu)勢,必須具備獲取新知識的能力。無論秘書人員原有的知識能力有多高、工作經驗如何豐富,都要在工作中不斷學習新知識、不斷獲取新信息、不斷增長新的才干。除了以上幾種能力,商務活動的特殊性還要求企業(yè)的秘書人員必須懂