Excel論文基于Excel的人事檔案檢索系統(tǒng)的構(gòu)建

1、.Excel論文：基于Excel的人事檔案檢索系統(tǒng)的構(gòu)建摘要 隨著我國(guó)人事制度改革的不斷深入，人事檔案管理也不斷地向科學(xué)化、信息化的方向邁進(jìn)。目前在一些大型的企事業(yè)單位，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，但是在中小企業(yè)，人事檔案管理依然停留在手工管理階段，有的單位只把個(gè)人信息、檔案目錄輸入計(jì)算機(jī)，而資料檢索、調(diào)閱檔案等工作仍習(xí)慣用手工操作，無(wú)紙化閱檔基本沒(méi)有實(shí)施。這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。本文利用excel的函數(shù)構(gòu)建了一個(gè)人事檔案檢索系統(tǒng)，以供同行參考使用。關(guān)鍵詞 excel；檔案；檢索；系統(tǒng)隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，技術(shù)的應(yīng)用在社會(huì)各領(lǐng)域中都得到了普及，越來(lái)越多的人都感受到

2、利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行各類(lèi)管理的科學(xué)性和便捷性，認(rèn)識(shí)到管理信息系統(tǒng)對(duì)于管理工作的重要性。通過(guò)人事檔案檢索系統(tǒng)對(duì)人事檔案進(jìn)行檢索、調(diào)閱，具有人工管理所無(wú)法比擬的優(yōu)點(diǎn)，它可以使人們從繁重的傳統(tǒng)手工管理中解脫出來(lái)，從而提高企業(yè)人事檔案管理的工作效率，協(xié)助企業(yè)更好地完成人事檔案管理工作。1建立人事檔案表的相關(guān)技巧打開(kāi)xcel工作簿，將 工作表重命名為“檔案管理表”輸入相關(guān)信息，如圖所示。其中，“部門(mén)”、“職務(wù)”、“職稱(chēng)”、“學(xué)歷”、“性別”、“婚否”等列，可通過(guò)“數(shù)據(jù)有效性”設(shè)置減少重復(fù)輸入。以“性別”字段為例，其具體方法是：選中該列單擊【數(shù)據(jù)】菜單選擇【數(shù)據(jù)有效性】命令在彈出的【數(shù)據(jù)有效性】對(duì)話框中，選擇【

3、設(shè)置】選項(xiàng)卡，進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置（如圖2所示）。單擊【確定】按鈕后即可在該列下拉列表框中選擇填入。其他各列同理。2 建立檢索卡將 重命名為“檢索卡”，設(shè)置檢索卡樣式，如圖所示。2.1方法一單擊單元格在編輯欄中輸入“（，檔案管理表！：，）”單擊【確定】按鈕后，該人員的部門(mén)信息就會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)在單元格中。其中：“”是查找函數(shù)，可以單擊【插入】菜單選擇【函數(shù)】命令在彈出的【插入函數(shù)】對(duì)話框中，選擇該函數(shù)；也可以在編輯欄中直接輸入該函數(shù)。注意手工輸入時(shí)前面要加“”號(hào)。該函數(shù)的含義是：在檔案表的：?jiǎn)卧駞^(qū)域中查找單元格的數(shù)值，找到后返回該區(qū)域第列相對(duì)位置的數(shù)值（因?yàn)椤安块T(mén)”字段在該區(qū)域的第列），“”為精確查找。

4、這樣，如果在單元格中輸入，則返回的部門(mén)即是“經(jīng)理室”。 其他各列同理。注意修改第個(gè)參數(shù)，分別是；單元格與單元格要設(shè)置為日期型。檢索結(jié)果如圖所示。該檢索卡的功能是可對(duì)該企業(yè)任意一個(gè)人員進(jìn)行個(gè)體化的檢索，只需輸入相應(yīng)的編號(hào)即可。2.2方法二單擊單元格在編輯欄中輸入“（，檔案管理表?。?，檔案管理表?。海眴螕簟敬_定】按鈕后，該人員的部門(mén)信息就會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)在單元格中。該函數(shù)也是一個(gè)查找函數(shù)，其含義是：在檔案管理表的：?jiǎn)卧駞^(qū)域中查找單元格的內(nèi)容，找到后返回：?jiǎn)卧駞^(qū)域相對(duì)位置的數(shù)值，如果在單元格中輸入，則返回的部門(mén)是“財(cái)務(wù)部”。其他同理。3添加動(dòng)態(tài)按鈕首先將人員編號(hào)這一列的數(shù)值改為數(shù)值型的數(shù)據(jù)，在菜單欄

5、空白處，右擊打開(kāi)【窗體】控件單擊【滾動(dòng)條】按鈕在：?jiǎn)卧駞^(qū)域添加【滾動(dòng)條】控件右擊【滾動(dòng)條】選擇【設(shè)置控件格式】在彈出的【設(shè)置控件格式】對(duì)話框中作相應(yīng)的設(shè)置（如圖所示）。注意：?jiǎn)卧竦絾卧?。添加滾動(dòng)條以后，就可通過(guò)滾動(dòng)條來(lái)進(jìn)行信息檢索，無(wú)須輸入編號(hào)。滾動(dòng)檢索結(jié)果如圖所示。4 批量檢索如果要進(jìn)行批量檢索，如按性別、按部門(mén)、按學(xué)歷檢索，可通過(guò)“高級(jí)篩選”功能完成。具體操作如下（如查找性別為男而且學(xué)歷為本科的人員）：在“檔案管理表”工作表的任意位置輸入如圖所示的內(nèi)容，單擊【數(shù)據(jù)】菜單選擇【篩選】【高級(jí)篩選】在打開(kāi)的【高級(jí)篩選】對(duì)話框中作如圖所示的設(shè)置。其中“條件區(qū)域”應(yīng)選擇：?jiǎn)卧駞^(qū)域。這樣性別為男而且學(xué)歷是本科的人員即可篩選出來(lái)，如圖所示。如果要查找性別為男或者學(xué)歷為本科的人員，則應(yīng)將“條件區(qū)域”中的“本科”填在單元格中，“條件區(qū)域”即為：?jiǎn)卧駞^(qū)域。5 小結(jié)總之，企業(yè)人事檔案管理的信息化是企業(yè)整體管理信息化建設(shè)的重要組成部分。利用提供的大量函數(shù)，可以很方便地進(jìn)行管理分析、統(tǒng)計(jì)分析、預(yù)測(cè)分析，對(duì)檔案管理過(guò)程的保管、編目、統(tǒng)