國家行政機(jī)關(guān)公文寫作與處理

1、國家行政機(jī)關(guān)公文寫作與處理第一講 機(jī)關(guān)公文質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)一、合“法” 要求公文的內(nèi)容與形式以及公文形成的程序過程務(wù)必合乎法律、法令、黨的方針政策，合乎上級(jí)指示和規(guī)定。1內(nèi)容要合法：××市人民政府關(guān)于建立××民族自治鄉(xiāng)的請(qǐng)示2形式要合法：××市人民政府發(fā)布××市搬遷條例3程序要合法:先簽發(fā)后核稿3日內(nèi)蒙古人民共和國地區(qū)有暴風(fēng)雪。某省商務(wù)局與省技術(shù)監(jiān)督局就涉及雙方權(quán)限的相關(guān)政策問題，經(jīng)多次協(xié)商達(dá)不成一致意見。一個(gè)月之后，雙方各自就這方面的政策規(guī)定分別向自己的下屬單位行文，強(qiáng)制其執(zhí)行自己方面的意見。二、求實(shí)1要求公文的內(nèi)容能從

2、實(shí)際情況出發(fā)，有切實(shí)的客觀針對(duì)性，有利于解決實(shí)際問題；2要忠實(shí)地反映情況和問題，不作任何夸大、縮小和虛構(gòu)；失實(shí)的表述：被告用兩只手掐著被害人的脖子，同時(shí)用另外一只手猛擊被害人的太陽穴致死3各種判斷要合乎實(shí)際，杜絕主觀臆想、臆斷；4各種解決問題的方法措施應(yīng)切實(shí)可行，具有可操作性?！纠看胧┍仨毧尚校悍才c本公司有未了經(jīng)濟(jì)事宜的單位，務(wù)必于×年×月之日前來本公司辦理，逾期概不負(fù)責(zé)補(bǔ)辦。三、合體：首先，文體要正確，務(wù)使表達(dá)合乎公文這種特定式樣的文章的特殊要求。公文文體：以語體文為原則的應(yīng)用文體，兼有議論文、說明文、記敘文的一般特點(diǎn)。直接表意，不渲染、不用曲筆；只表達(dá)與解決實(shí)際問題有

3、直接應(yīng)用價(jià)值的事與理；不虛構(gòu)不夸張，追求從本質(zhì)到細(xì)節(jié)的全面真實(shí)；使用通用性強(qiáng)的符號(hào)系統(tǒng)表意；兼用議論、說明、敘述三種基本表達(dá)方式；慎用修辭格；不簡(jiǎn)單排斥有較強(qiáng)規(guī)律性的程式化表達(dá)手法和式樣等。其次，語言運(yùn)用要得體，符合特定場(chǎng)合、對(duì)象的需要。四、簡(jiǎn)明：要求盡量用最簡(jiǎn)潔的文字順暢而有條理地明確表達(dá)充實(shí)豐富的內(nèi)容，做到言簡(jiǎn)意賅。古今中外繁文多，不簡(jiǎn)明的原因是多方面的：“搗鬼”-如“夾帶”、“推卸”1怎樣使公文簡(jiǎn)明：取消 大膽割愛，取消文中一切與主題無關(guān)的材料；堅(jiān)持一文一事，取消與實(shí)現(xiàn)制發(fā)目的無干的一切內(nèi)容；堅(jiān)持直接表意的語體風(fēng)格；忌曲筆、忌渲染、忌夸張、忌場(chǎng)景描寫、忌虛構(gòu)事實(shí)、忌追求詞句的浮

4、華；忌用反語、擬人、夸張、雙關(guān)、象征等修辭格；惜墨如金，舍卻一切浮辭，一切無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的套話、廢話、多余的重復(fù)話、假話、空話、模棱兩可語義含混的話；簡(jiǎn)單同義反復(fù)的話要堅(jiān)決去除。2怎樣使公文簡(jiǎn)明：壓縮堅(jiān)持開門見山壓縮開頭；使過渡簡(jiǎn)潔，能用標(biāo)號(hào)（序碼等）過渡的不用關(guān)聯(lián)詞語，能用關(guān)聯(lián)詞語的不用過渡句，能用過渡句的不用過渡段；積極而正確地采用縮略語，規(guī)范地使用簡(jiǎn)稱，妥貼地使用數(shù)概（如“四化”、“三廢”等）；規(guī)范地使用省略句；正確使用以鄭重、簡(jiǎn)潔為特色的專用詞語。3怎樣使公文簡(jiǎn)明：替代盡量以標(biāo)記代文句；以概述代詳述；以圖表代文字?jǐn)⑹觯灰愿郊?xì)的正文；以合理的引用代議論分析；以詞形固定、詞義精確單一的術(shù)

5、語代自然語言中的多義詞與詞義不確定的詞語；以標(biāo)準(zhǔn)化、樣板化、模式化文稿代隨機(jī)撰擬例行性內(nèi)容基本固定的文稿。4怎樣使公文簡(jiǎn)明：合并正確將詞性一致，結(jié)構(gòu)相近的詞或詞組歸并為聯(lián)合詞組；將同類內(nèi)容集中分條列項(xiàng)敘述；合并內(nèi)容、功用完全相同的若干文稿為一份通用文稿。7規(guī)范規(guī)范，即要求公文格式、語言表達(dá)、符號(hào)使用均應(yīng)符合有關(guān)規(guī)定，符合語法規(guī)則與邏輯規(guī)則，不允許“標(biāo)新立異”。 8完整 要求公文結(jié)構(gòu)完整，不遺漏任何必備的數(shù)據(jù)內(nèi)容，以保證公文能完整有效地消除受文者對(duì)特定問題認(rèn)識(shí)上的不確定性。 公文構(gòu)詞完整規(guī)范，不濫用簡(jiǎn)稱 9清晰清晰，即要求各種文稿文本上的字跡要清楚，字體要標(biāo)準(zhǔn)、工整，避免因字

6、跡不清、模糊混亂而造成錯(cuò)漏。 10耐久耐久，即要求公文的制成材料（書面公文主要包括紙張和字跡材料）應(yīng)持久耐用，以保證公文的有效物質(zhì)存在，使其既能充分發(fā)揮現(xiàn)行的執(zhí)行效用，又能在轉(zhuǎn)化為檔案后，作為歷史記錄發(fā)揮更長(zhǎng)遠(yuǎn)的歷史效用。A不耐久的紙張：新聞紙草紙（禾木纖維）B耐久性強(qiáng)的紙張：呈中性（PH值=7）C耐久或比較耐久的字跡材料：墨汁DA墨水碳素墨水藍(lán)黑墨水D耐久的字跡材料：鉛筆第二講 公文處理的基本程序一、收文處理的一般過程1簽收指履行規(guī)定的確認(rèn)、清點(diǎn)、核對(duì)、檢查、簽注手續(xù)后，機(jī)關(guān)設(shè)置的外收發(fā)人員、通訊人員分別從發(fā)文機(jī)關(guān)、郵政部門、機(jī)要通信部門、文件交換站，或者通過自備通信設(shè)備收取公文。

7、2外收文登記由外收發(fā)人員在完成簽收工作后，對(duì)收文情況做出簡(jiǎn)要記載。3啟封外收文登記完成后，公文送至機(jī)關(guān)統(tǒng)一或分別按內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置的內(nèi)收發(fā)部門（或人員），由其簽收后，統(tǒng)一啟封或逕送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者親啟。4內(nèi)收文登記由內(nèi)收發(fā)人員對(duì)收文情況做出較詳細(xì)記載。5分辦經(jīng)對(duì)收文進(jìn)行分類篩選后，由指定的有關(guān)人員根據(jù)公文的重要程度、各部門職責(zé)分工及有關(guān)分文制度將公文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門工作人員閱知辦理。6摘編由文件管理人員對(duì)部分準(zhǔn)備投入辦理過程的重要文件進(jìn)行的加工活動(dòng)，主要是針對(duì)這些文件編寫文摘、提要、綜述，匯集有關(guān)數(shù)據(jù)資料等。7擬辦由部門負(fù)責(zé)人或有關(guān)具體工作人員經(jīng)過對(duì)公文進(jìn)行認(rèn)真的閱讀分析，建議性的處置意見，供有關(guān)

8、領(lǐng)導(dǎo)者審核定奪。8批辦機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者或部門負(fù)責(zé)人對(duì)公文（包括擬辦意見）進(jìn)行認(rèn)真閱讀分析之后，提出處置意見。9承辦有關(guān)工作人員按批辦意見具體處置公文所針對(duì)的事務(wù)和問題。10注辦由承辦人簽注公文承辦情況，以備忘待查。11組織傳閱指獨(dú)份或份數(shù)很少的公文需經(jīng)多部門或多位工作人員閱知處理時(shí)，使公文在他們中間得到有效傳遞和閱讀的活動(dòng)。12催辦由公文處理管理機(jī)構(gòu)根據(jù)承辦時(shí)限和其他有關(guān)要求對(duì)公文承辦過程實(shí)施的催促檢查。13清退經(jīng)過清理將有關(guān)辦畢的收文按期退歸原發(fā)文機(jī)關(guān)或由其指定的有關(guān)單位。14銷毀以各種方式和手段對(duì)失去留存價(jià)值或留存可能性的辦畢公文所做的毀滅性處理。15暫存暫時(shí)留存保管一部分具有很高查考價(jià)值的重份

9、公文（一份已立卷歸檔）和受多種因素制約一時(shí)難以準(zhǔn)確判定是否應(yīng)予銷毀的公文。16立卷將辦理完畢且有查考利用價(jià)值的公文編立成為案卷（公文的集合體，檔案管理的基本單位）。17歸檔將編立好的案卷及案卷目錄按規(guī)定的時(shí)間和質(zhì)量要求移交檔案部門作為檔案保存和管理。二、發(fā)文處理的一般過程1擬稿：撰擬公文文稿。2會(huì)商：指當(dāng)公文內(nèi)容涉及其他有關(guān)同級(jí)成不相隸屬機(jī)關(guān)或部門的職權(quán)范圍，需征得其同意或配合時(shí)所進(jìn)行的協(xié)商活動(dòng)。3核稿：指擬就的文稿在送交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或會(huì)議討論通過之前，由部門負(fù)責(zé)人或經(jīng)驗(yàn)豐富、水平較高的秘書人員對(duì)文稿所做的全面核查工作。4簽發(fā)：由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或被授以專門權(quán)限的部門負(fù)責(zé)人對(duì)文稿終審核準(zhǔn)之后，批注正式定稿和發(fā)出意見并簽注姓名、日期的活動(dòng)。5注發(fā)：指在定稿形成后，批注繕寫印發(fā)要求的活動(dòng)，其作用是使簽發(fā)意見進(jìn)一步具體化、技術(shù)化。6繕印：以謄錄抄寫