合同管理使用手冊

1、目錄本手冊圖形符號約定2第1章應(yīng)用準(zhǔn)備4第2章合同管理42.1供應(yīng)商管理42.1.1供應(yīng)商分類4【操作方法】52.1.2供應(yīng)商檔案6【操作方法】72.2采購合同檔案7【操作方法】82.3代送合同檔案9【操作方法】102.4專柜合同檔案11【操作方法】122.4合同商品明細13【操作流程】142.5客戶管理142.5.1客戶分類14【操作方法】152.5.2客戶檔案16【操作方法】16結(jié)束語18本手冊圖形符號約定【】：表示系統(tǒng)中一個功能模塊或者是一個菜單功能O:表示系統(tǒng)工具欄上的一個按鈕、目錄樹上的一個節(jié)點:表示系統(tǒng)中的一個窗口或是一個功能鍵'%):表示在操作中系統(tǒng)反饋的提示信息(提示信

2、息以斜體顯示)，塵、注意：表示在操作過程中所需要注意的事項提示：表示其后的信息是為正確、快捷的操作所做的提示(3警告：如果你想避免災(zāi)難，就要牢記這些意思。-可編輯修改-第1章應(yīng)用準(zhǔn)備在應(yīng)用本系統(tǒng)前您必須準(zhǔn)備做好如下基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作：1、建立部門、分店、柜組、員工檔案，設(shè)定員工權(quán)限，設(shè)定員工數(shù)據(jù)權(quán)限；2、企業(yè)基礎(chǔ)信息一般設(shè)置，合同警戒線設(shè)置，設(shè)立商品編碼生成方案，單據(jù)數(shù)據(jù)精度設(shè)置，供應(yīng)商查詢權(quán)限設(shè)定，往來付款方式設(shè)定；3、建立商品分類體系，建立商品信息，商品拆零與組包設(shè)定；以上應(yīng)用準(zhǔn)備的具體操作說明，請參見基礎(chǔ)檔案使用手冊與系統(tǒng)管理使用手冊，塵，注意：以上準(zhǔn)備工作是使用合同管理的前提，直接影響到

3、隨后發(fā)生的數(shù)據(jù)，如果在使用系統(tǒng)的過程中要修改以上設(shè)置，應(yīng)有企業(yè)信息中心職能機構(gòu)統(tǒng)一協(xié)調(diào)與修改，確保整個系統(tǒng)編碼、參數(shù)、數(shù)據(jù)一致準(zhǔn)確。第2章合同管理如果使用合同來控制各種單據(jù)，在進行合同簽訂之前，必須先建立供應(yīng)商的資料和商品的基礎(chǔ)資料。定義合同是做采購定單、經(jīng)銷入庫、直配入庫、直內(nèi)批的前提條件。沒有簽訂對應(yīng)的合同是不能發(fā)生對應(yīng)的業(yè)務(wù)往來。2.1供應(yīng)商管理管理供應(yīng)商的基本檔案，供應(yīng)商管理中主要包括了供應(yīng)商分類與供應(yīng)商檔案建立。2.1.1供應(yīng)商分類本功能是建立供應(yīng)商分類體系。可以按行業(yè)、地區(qū)等進行劃分。然后將供應(yīng)商設(shè)置在最末級的分類之下。用戶單擊合同管理中的【供應(yīng)商】項，繼續(xù)單擊【模塊】中的【供應(yīng)商

4、分類管理】項，出現(xiàn)如圖2-2界面圖2-2提示:使用快捷鍵Alt+M和Alt+L也可進入供應(yīng)商分類管理界面?！静僮鞣椒ā啃略龉?yīng)商分類信息1）在左邊的列表中選擇一個供應(yīng)商分類。2）單擊K新增按鈕，增加一個新的供應(yīng)商分類，該分類為所選分類的下級分類。3）輸入編碼與名稱完成后，單擊K保存按鈕，若誤操作單擊K恢復(fù)，或K退出不保存。'分類名稱:'意：供應(yīng)商分類的名稱必須輸入，否則無法保存，系統(tǒng)將提示“欄尚未輸入數(shù)據(jù)”；分類必須逐級增加，除了一級分類之外，新增的分類編碼必須有上級分類編碼。2.1.2供應(yīng)商檔案建立供應(yīng)商檔案主要是為企業(yè)的合同管理、采購管理、庫存管理、應(yīng)付管理等服務(wù)。在填制采

5、購合同、代送合同、采購訂單、入庫單等單據(jù)時都會用到供應(yīng)商檔案，因此簽訂合同前必須先建立供應(yīng)商檔案。用戶單擊合同管理中的【供應(yīng)商】中的【供應(yīng)商管理】項，系統(tǒng)將彈出如圖2-4界面交件史)瀾貓'£)TH4睡映叩因口但袖助QPX曾:Abecus雄我抵響。HaD惺存打5制埔BB瞬版富環(huán)質(zhì)篁制粘R5屈UW直詢漕奎幫助退出圖2-4提示:使用快捷鍵Alt+M和Alt+P也可進入供應(yīng)商分類管理界面?！静僮鞣椒ā?）左邊的列表中選擇一個供應(yīng)商的所屬分類。2）單擊K新增按鈕，即可增加一個所選供應(yīng)商分類的供應(yīng)商。3）供應(yīng)商編碼自動生成，供應(yīng)商的名稱、稅號13位必須輸入，輸入供應(yīng)商相關(guān)信息后，單擊K保

6、存按鈕，若誤操作可單擊K恢復(fù)，或K退出不保存。4）若想修改，在左邊選擇供應(yīng)商所屬分類，在右邊選中供應(yīng)商，修改對應(yīng)的內(nèi)容后單擊K保存即可。5）若要刪除供應(yīng)商資料，選中要刪除的供應(yīng)商的分類，在右面的編輯框中自動顯示該供應(yīng)商的詳細資料。單擊K刪除按鈕，然后K保存，如果該供應(yīng)商是未發(fā)生過業(yè)務(wù)來往的，則此供應(yīng)商可以刪除；若該供應(yīng)商與企業(yè)發(fā)生過業(yè)務(wù)來往，則不能刪除。6）若要停用供應(yīng)商，選中供應(yīng)商，單擊K停用選擇框后，單擊K保存即可魚注意：供應(yīng)商的名稱、稅號13位必須輸入。稅號是系統(tǒng)判斷供應(yīng)商檔案唯一性的標(biāo)準(zhǔn)。供應(yīng)商歸屬部門是通過錄入合同后指定的，此處無法指定。2.2采購合同檔案建立采購合同檔案主要是為企業(yè)

7、的采購管理、庫存管理、應(yīng)付管理等服務(wù)。使用采購合同能夠規(guī)范、高效、嚴(yán)格的控制采購與結(jié)算，有利于成本控制；如果使用合同來控制各種單據(jù)，在填制采購訂單、入庫單等單據(jù)時都會用到采購合同檔案，采購合同針對的業(yè)務(wù)類型是經(jīng)代銷商品的采購業(yè)務(wù)，但不包括供應(yīng)商將商品直送分店的業(yè)務(wù)。建立采購合同前，必須先建立好供應(yīng)商檔案和商品檔案，并確定好該商品是否為經(jīng)銷入庫商品和自營柜組商品。用戶單擊合同管理中的【采購合同】，系統(tǒng)將彈出如圖2-7界面，甲方應(yīng)為公司的發(fā)生業(yè)務(wù)的具體業(yè)務(wù)部門，“備注”標(biāo)簽下的“部門”為簽訂合同的部門。XWsstfi確¥JU:靠成舍同工|口1心*n|枷涌愉敦J音曰斯航町睛耳妻珥5均男部I

8、:腋奇柜都&961iEji£中心新】山停蟆有叩公司5國USD®通找招炭盆前田蠟】曹翩止裁公司舊衲】直以批表公司lCMi月伽果我公司tl953«miU司9T&制曲H貫公司DI5T話品甜會可【的們飲花I批煮公司占的少冊湖公司b馳呢*曲list公司仲口件FWSi必司|供匣商咨|業(yè)*生st日袖S3代予批jjw習(xí)jjdema20021204-2DOZJ2O4QO1.gQL941成衲乎回冏般訶叩宓司段洪長20021103000000明熨己袍rg配網(wǎng)底髭三樹街能銷忤盲圖公司海年2C02102020021022D01已er403?成希耳達泉料1:臨岳殳有限公司擄卒

9、20021OJ5200210150C6鯉帕已市植r50LZS7成財.咧生用朝Efl介司費窣ZOT21O33ZQO?W15OT5己手植r棄PWSJE舍司I結(jié)方式I|席混危StIJniteWHI耳住1撕專：M021204001帝有茬舍耳|敬衲陽宓司甲為提怯傳電壓洞臀電m右.孫司汨5】專點二批賽松司。蹄程點一批蚣司【98門小晶二那費會PM句小骨品一我聘會羽町龐化二批發(fā)換司的叩洗化一批坂曩詞MyNml值電系技K理況;rZJi:,.名再：|P2B351SEHSA：成沽定代瑾A；gm電話：|'ffiM；PW；憐,雯JJifi：|FFffi行：|悵號:|定主含R1：|SpFi:-S：3ba£

10、;：U44p'li.tti>Qr5li(iifi所門信息.芥坂的ptttid：demo10:59:07圖2-7【操作方法】1）在左邊的部門列表中選擇將發(fā)生業(yè)務(wù)往來的具體的業(yè)務(wù)部門，單擊【新增】。2）在【采購結(jié)算合同】標(biāo)簽頁下，選擇乙方即供應(yīng)商名稱，其它信息提取該供應(yīng)商的相關(guān)檔案，甲方信息來源于【系統(tǒng)管理】中【系統(tǒng)設(shè)置】的一般設(shè)置。3）所有的自營合同“采購（代送）合同”都統(tǒng)一定義為經(jīng)銷類型的合同，以后不再有專門的代銷合同的定義；如果財務(wù)上要分開核算，統(tǒng)一定義【經(jīng)營類型】為“經(jīng)銷”，如果是經(jīng)銷意義的合同【結(jié)算類型】定義為“帳期”、如果是代銷意義的合同【結(jié)算類型】定義為“實銷實結(jié)”。4

11、）在【結(jié)算方式】標(biāo)簽頁下，選擇“結(jié)算周期”、“經(jīng)營類型”統(tǒng)一定義為【經(jīng)銷】、"往來付款方式”、“結(jié)算類型;【采購類型】為“一般”，若能提供增值稅選擇【開票類型】為“開票抵稅;'若不能提供增值稅則選擇“代扣稅金”，一個供應(yīng)商和一個商品只能屬于一種開票類型（是否提供增值稅發(fā)票），其他字段含義參見備注。5）在【扣款明細】標(biāo)簽頁下，單擊右鍵“新增記錄”，選中“費用項目'；按F2快捷鍵，可以對費用項目進行編輯，新增、修改等，選中“公式”欄，按F2快捷鍵，輸入費用扣款公式。6）在【備注】標(biāo)簽頁下，選擇“簽訂部門”和“業(yè)務(wù)員”、“合約生效日期“合約失效日期7）輸入選擇完各項后，單擊

12、【保存】，確認(rèn)采購合同無誤后，單擊【審核】，審核后的合同若要修改，可單擊【取消審核】后【保存】，修改成功后，單擊【保存】即可。審批后的采購合同才能在【合同商品明細】中定義商品信息，才能在單據(jù)中使用。8）對于需要提前作廢的合同，可以在審批后，選中要作廢的合同，單擊【作廢】后【保存】；要刪除的合同，在取消審核后，單擊【刪除】然后【保存】，合同編號由系統(tǒng)自動產(chǎn)生，不可修改。2.3代送合同檔案簽訂代送合同之前，必須首先建立供應(yīng)商的檔案和商品的基本檔案。果使用合同來控制各種單據(jù)，在填制直配入庫單、直內(nèi)批入庫等單據(jù)時都會用到代送合同檔案，代送合同針對的業(yè)務(wù)類型是經(jīng)代銷商品由供應(yīng)商直送分店的業(yè)務(wù)，具體的業(yè)務(wù)

13、有：直配業(yè)務(wù)和直內(nèi)批業(yè)務(wù)。用戶繼續(xù)單擊【合同管理】中的【代送合同】項，系統(tǒng)將彈出如圖2-16界面普蚩Bb9CUB44p9:D7:26圖2-16【操作方法】1）具體操作詳見采購合同的操作方法。2）只是需要注意，在【結(jié)算方式】標(biāo)簽頁下，【采購類型】為“直配”，并且需要在【合同商品明細】中定義商品和代送分店信息，才能在單據(jù)中使用，若不定義代送分店信息，須在【系統(tǒng)管理】的【系統(tǒng)設(shè)置】的“單據(jù)控制”中予以說明。3）對于需要提前作廢的合同，可以在審批后，選中要作廢的合同，單擊【作廢】后【保存】；要刪除的合同，在取消審核后，單擊【刪除】然后【保存】，合同編號由系統(tǒng)自動產(chǎn)生，不可修改?！緜渥ⅰ縜）結(jié)算周期：與

14、供應(yīng)商結(jié)算的時間規(guī)定，系統(tǒng)提供結(jié)算周期包括：日結(jié)，周結(jié)，旬結(jié)，月結(jié)，雙月結(jié)，季結(jié)。b）往來付款方式：其余信息來源于【系統(tǒng)管理】中【基礎(chǔ)代碼設(shè)置】的往來付款方式，其內(nèi)容包括：現(xiàn)金，現(xiàn)金支票，轉(zhuǎn)賬支票等。c）結(jié)算類型：分為經(jīng)銷和代銷，一份合同只能是一種結(jié)算類型。d）扣率：如果選擇了倒扣價寄售代銷類型，就必須輸入扣率，扣率是換算出結(jié)算金額的條件例如：銷售金額100，扣率0.1,那么結(jié)算金額為100*（1-0.1）;e）保底結(jié)算金額：如果選擇了倒扣價寄售代銷類型，就需要輸入保底結(jié)算金額，單位為元。f）倒扣商業(yè)折扣：用于外銷合同，給客戶付款的優(yōu)惠。例如：1/10,表示一次性付款10萬元可等到1%的優(yōu)惠。

15、g）付款現(xiàn)金折扣：用于外銷合同，給客戶付款的優(yōu)惠。例如：1/10，表示在10天內(nèi)償還貸款可等到1%的優(yōu)惠。h）鋪貨金額：單位為元，記錄商品在賣場上貨的勞務(wù)費。i）采購類型：一般為采購合同，直配為代送合同。2.4專柜合同檔案建立專柜合同檔案主要是為企業(yè)的專柜結(jié)算服務(wù)。簽訂專柜合同前必須建立聯(lián)營柜組檔案和聯(lián)營柜組商品資料。用戶繼續(xù)單擊【模塊】中的【專柜合同】項，系統(tǒng)將彈出如圖2-26界面保在a打矗X一1>1就141曾退出文悻。mts（1）章哄姓型低）工具di陌塊0舸口震的切敏圖2-26【操作方法】1）在左邊的部門列表中選擇將發(fā)生業(yè)務(wù)往來的具體的業(yè)務(wù)部門的柜組，單擊【新增】。2）在【聯(lián)營合同】

16、標(biāo)簽頁下，選擇乙方即供應(yīng)商名稱，其它信息提取該供應(yīng)商的相關(guān)檔案，甲方信息來源于【系統(tǒng)管理】中【系統(tǒng)設(shè)置】的一般設(shè)置。3）在【結(jié)算方式】標(biāo)簽頁下，選擇“結(jié)算類型了“結(jié)算周期;“往來付款方式'；輸入保底金額及相關(guān)扣率等，各字段含義參見備注。4）在【扣款明細】標(biāo)簽頁下，單擊右鍵“新增記錄”，選擇“費用項目'；在“公式”欄，按F2快捷鍵，輸入費用扣款公式。5）在【商品明細】標(biāo)簽頁下，單擊右鍵“新增記錄”，輸入商品編碼，確認(rèn)。6）在【備注】標(biāo)簽頁下，選擇“簽訂部門”和“業(yè)務(wù)員”、“合約生效日期“合約失效日期7）若在【結(jié)算方式】標(biāo)簽頁下，“結(jié)算周期”選擇“月結(jié)一一季保底”則需在【季度計劃】

17、標(biāo)簽頁下，分別輸入對應(yīng)的值，選中“季度月計算公司”按F2快捷鍵可以進行編輯。8）輸入選擇完各項后，單擊【保存】，確認(rèn)專柜合同無誤后，單擊【審核】，審核后的合同若要修改，可單擊【取消審核】后【保存】，修改成功后，單擊【保存】即可9）對于需要提前作廢的合同，可以在審批后，選中要作廢的合同，單擊【作廢】后【保存】；要刪除的合同，在取消審核后，單擊【刪除】然后【保存】，合同編號由系統(tǒng)自動產(chǎn)生，不可修改。2.4合同商品明細使用合同明細模塊前必須已經(jīng)簽訂合同并且已經(jīng)審核，商品資料已經(jīng)建立，合同明細模塊主要為合同指定對應(yīng)的商品與各部門發(fā)生何種業(yè)務(wù)關(guān)系單擊【合同管理】中【合同管理明細】進入以下畫面m輕具曠尚沮

18、慌2司ifi異哽H單n里厚擊罪古代占fij*n*r吏訖政春【操作流程】1）選擇【合同類型】、【供應(yīng)商】、【主合同編號】，在“商品信息”欄輸入該合同的商品編碼及含稅供貨價及最高含稅供貨價及扣率，選擇類型。2）若為代送合同，類型應(yīng)選“直配”，并在分店信息欄中添加對應(yīng)的分店信息。3）確認(rèn)后【保存】【復(fù)核】即可生效。【備注】1）2.5客戶管理若要做配送、內(nèi)批和直配、直內(nèi)批業(yè)務(wù)，須在部門中指定相應(yīng)的部門為內(nèi)部往來部門，在客戶檔案中可以指定扣率和各分店是否為加盟店。管理客戶的基本檔案,客戶管理中主要包括了客戶分類體系設(shè)立與客戶檔案建立。2.5.1客戶分類對客戶進行分類管理，可按行業(yè)、地區(qū)等進行劃分。建立起

19、客戶分類后，用戶可以將客戶設(shè)置在最末級的分類之下。用戶繼續(xù)單擊【模塊】中的【客戶分類管理】項，系統(tǒng)將彈出如圖2-34界面艾件口折指ij.j工具糧塊叩由口通）祜助of-舊I可W四口|水|5”|國臥I但存打EP|袖881除|瞄I重做I刷新I面M退出I圖2-34提示:使用快捷鍵Alt+M和Alt+L也可進入供應(yīng)商分類管理界面?！静僮鞣椒ā咳绾涡略隹蛻舴诸愋畔?）左邊的列表中選擇一個客戶分類。2）單擊K新增，即可增加一個新的客戶分類，該分類為所選分類的下級分類。3）輸入編碼與名稱完成后，確認(rèn)單擊K保存按鈕，否則單擊K恢復(fù)或K退出不保存。4）若要修改分類，在右邊的窗口選中并修改客戶分類信息，K保存1）用

20、鼠標(biāo)單擊所要修改的客戶分類。2.5.2客戶檔案建立客戶檔案主要是為企業(yè)的批發(fā)銷售、應(yīng)收管理等服務(wù)。在填制銷售發(fā)票等單據(jù)時都會用到客戶檔案，則必須在此建立客戶檔案。用戶繼續(xù)單擊【模塊】中的【客戶管理】項，系統(tǒng)將彈出如圖2-36界面«Abt.峻鼻T03.帝茹v6.3.0eX保存打EPBH除復(fù)制粘日S洎主沖助圜出旦:t本揖塊陽品脂湖毗眼44明玷犀：.hw珈3國門宿J&.*長言|12：DT：43如牛心牖捍喙工具（I）琪塊叩祺口道）祜助皿圖2-36【操作方法】1）在左邊選定客戶所屬客戶分類，單擊新增。2）填制客戶信息與往來信息，保存,客戶名稱和稅號必需輸入。3）若要修改，選中對應(yīng)的客戶信息，修改確認(rèn)后保存?！緜渥ⅰ靠蛻艟幋a：客戶編碼必須唯一，編碼由系統(tǒng)自動產(chǎn)生，共五位流水碼?？蛻裘Q：可以是漢字或英文字母，不能為空和重復(fù)，供應(yīng)商名稱