采購部管理制度09410

1、采購部管理制度為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本，滿足工公司 對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進一步規(guī)范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制 訂本制度。適用于本公司所有采購的物料及耗材品一. 請購單及其提報規(guī)定(1) 請購單應(yīng)按照要求填寫完整、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準后報采購部門；(3) 材料設(shè)備申購按照附表一(物資采購申請表.)的格式填寫提報；(4) 日常零星采購按照公司印制的按照附表二(物資采購審批單)的格式填 寫提報；(5) 請購部門在提報請購單是應(yīng)要求采購部簽字接收人請購部門備份；(6) 涉及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清 單的電子文檔也需一并提交；

2、(7) 請購單的更改和補充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報采購部。4.公司物資請購單的提報部門(1) 公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、其他項目由生產(chǎn)部門提報；(2) 公司生活及辦公的物資由辦公室提報；(3) 公司各部門專用的物資由各部門自行提報。二、采購部接收請購單作業(yè)流程1、請購的接收要點(1) 采購部在接收請購單時應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、 清晰，檢查請購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批；(2) 接收請購單時應(yīng)遵循無計劃不米購，名稱規(guī)格等不完整清晰不米購,圖紙及技術(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；(3) 通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存；(4 )對于不符合規(guī)定和撤銷的請

3、購物資應(yīng)及時通知請購部門。2、請購單的分發(fā)規(guī)定(1) 對于請購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進行分工處理；(2) 對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理；(3 )無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門；(4) 重要的項目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。3、采購周期的規(guī)定(1) 單次采購金額預(yù)算在 1萬元以下的零星采購項目或預(yù)算在1萬元以下采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應(yīng)超過5天；(2) 單次采購金額預(yù)算在 5萬元以下的項目比價采購，采購周期不應(yīng)超過15天；(3) 單次采購金額預(yù)算在 20萬元以上的項目采購部自行招標采購，采購 周期不應(yīng)超過40天；(4) 請購部門應(yīng)按照以上(1) - ( 3)條中規(guī)定的

4、時間提前提寫請購單采購部如未能按時完成采購任務(wù)時應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明原因；(5) 遇到緊急采購應(yīng)匯報公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略；三、詢價及其規(guī)定1 詢價請應(yīng)認真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時的與請購部門溝通；2 屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購；3 對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理；4 所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則能不通過其代 理或各種中介機構(gòu)詢價就最好的；5 對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替 代品；6 遇到重要的物資、項目或預(yù)估單次采購金額大于10萬的采購情況，詢價前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)

5、匯報擬邀請報價或投標單位的基本情況，按照附表（擬報價/招標單位名單）的格式提報公司領(lǐng)導(dǎo)批準方可詢價或發(fā)放訂單；7 詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進行詢價；8 在詢價時遇到特殊情況應(yīng)及時報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。四、比價、議價1 對廠商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進行確認；2 對于合格供應(yīng)商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；3 收到供應(yīng)單位第一次報價或進行開標后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，設(shè)定議價目標或理想中標價格；4. 重要項目應(yīng)通過一定的方法對于目標單位的實力，資質(zhì)進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應(yīng)商的各方面的實力等；5 .參考目標或理想

6、中標價格與以合作單位或以中標單位進行價格及條件的 進一步談判。五、比價、議價結(jié)果匯總1 比價、議價匯總前應(yīng)匯報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總；2 比價、議價結(jié)果匯總應(yīng)按照附表(比價/招標匯總表)的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出以選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；3如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進行修改或重新處理。六、合同的簽訂及其規(guī)定。1 合同(1) 合同正文應(yīng)包含的要素1) 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；2) 采購物品/項目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/清單、技術(shù)文件與確認圖紙是合同不可分割的部分；3) 包裝要求；4) 合同總額應(yīng)含稅，含運達公司的總價，特

7、殊情況應(yīng)注明；5) 付款方式；6) 質(zhì)量保證期；7) 質(zhì)量要求及規(guī)范；8) 違約責(zé)任和解決糾紛的辦法；9) 雙方的公司信息；10) 其他約定。(2) 合同簽訂及其規(guī)定1) 如涉及到技術(shù)問題及公司機密的，注意保密責(zé)任；2) 以定合同條款時一定要將各種風(fēng)險降低到最低；3）為防止合同訂單增加或增加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項報 價清單；4）遇貨物訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點的情況時務(wù)必請廠商派代表來 場協(xié)助清點；5）質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期；6）詳細約定發(fā)票的提供時間及要求；7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù) 付款、驗收款

8、，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付 款條件等8）與初次合作的單位合作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；9）違約責(zé)任一定要詳細、具體；10）比價/招標匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作；11）合同簽定前應(yīng)按照合同審查批準單的格式對合同初稿進行巡簽審查；12）合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效；13）簽訂的所有合同應(yīng)及時報送財務(wù)部門。七、報驗與入庫1 報驗（1）供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應(yīng)及時的通知質(zhì)檢部門進行驗 收；（2）對于不同類型的合同的標的物的驗收標準參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī) 定執(zhí)行；(3) 達到質(zhì)檢和報驗條件的合同標的物應(yīng)在第一時間報

9、請質(zhì)檢部門進行質(zhì) 檢、驗收；(4) 質(zhì)檢部門在接到采購部報驗通知后應(yīng)及時報驗，并出具報驗結(jié)果證明 書，對于質(zhì)檢不及時延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負主要責(zé) 任；(5) 用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。2入庫(1) 公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門的 檢驗或驗收；(2) 合同標的物在運達公司后采購部應(yīng)及時通知請購部門，由請購部門及 時安排卸貨與搬運；(3) 質(zhì)檢部門未及時驗收的合同標的物，倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將其作 為暫存物資接受；(4) 質(zhì)檢部門已經(jīng)驗收的產(chǎn)品倉庫應(yīng)及時的入庫，并及時出具入庫清單；(5) 外協(xié)加工件應(yīng)按照原材料入庫；(

10、6) 質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司財務(wù)規(guī)定不入庫。3.出庫負責(zé)購、發(fā)辦公用品的人員要建立賬本，并辦好出、入庫手續(xù)。出庫物品 一定要由領(lǐng)取人簽字，特殊用品需由其部門主管簽字后方可辦理出庫。精選文檔附表一米購申請表申請部門：填報日期：年 月 日米購類別：材料 工程 服務(wù)其他購置原因：序 號名稱規(guī)格型號/工程概況數(shù)量/工程量估價（總價）交貨期 /工期備注12345678備注：編制人：部門經(jīng)理：采購部:財務(wù)部:總經(jīng)理:附表二物資采購審批部門名稱年 月 日序號項目名稱規(guī)格單位數(shù)量單價金額審批備注總經(jīng)理：財務(wù)副總采購部：財務(wù)審核：合計金額大寫：¥:經(jīng)辦人：部門負責(zé)人：復(fù)核人：附表三序號投標

11、單位名稱資質(zhì)情況業(yè)績情況聯(lián)系人電話/傳真手機電子郵箱備注12345擬報價/招標單位名單單位名稱：填報日期：年 月 日經(jīng)辦人：采購部：財務(wù)部：總經(jīng)理：精選文檔附表四材料（設(shè)備）詢價表日期：年 月曰需求單位：序號材料名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價小計備注1234567合計：供方信息報價單位（蓋章）：供貨周期付款方式聯(lián)系人電話傳真郵箱公司網(wǎng)址辦公地址：需方信息公司名稱：聯(lián)系人商務(wù)：電話傳真技術(shù)：郵箱公司網(wǎng)址辦公地址：郵編：備注:1本報價含17%的增值稅，含運費;2.本單只做詢價用，非正式訂單。附表五比價/招標匯總表企業(yè)名稱：制表時間：年 月 日備注：附表六合同審查批準單合同編號合同名稱: 合同標的物: 產(chǎn)品（承攬）單價/合同總額:¥:元（人民幣:元整）。招（評）標情況:詳見報價及合同。合同洽談人:公司律師意見:采購部意見:財務(wù)部意見:公司總經(jīng)理意見:附表七資金支出審批單部門