辦公用品管理制度規(guī)定辦法

1、辦公用品管理制度第一章 總則為了確保公司辦公用品的正常使用，規(guī)范辦公用品管理、嚴格控制成本、合理節(jié)約開支減少浪費，從而使行政部工作系統(tǒng)化，提高工作效率，特制定本制度。第二章 辦公用品管理范圍 根據(jù)辦公用品的性能及功能，辦公用品包括以下兩大類：2.1 耐用品：2.1.1 辦公家具，如：各類辦公桌、空調(diào)、微波爐、電視機、椅子、檔案柜、沙發(fā)、茶幾、保險柜等;2.1.2 辦公設備，如：電話、電腦、傳真機、復印機、碎紙機、攝像機、投影儀、數(shù)碼照相機、音響器材、移動硬盤、U盤等。2.2 易耗品：2.2.1 文具類辦公用品，如：鉛筆、膠水、單（雙）面膠、圖釘、回形針、筆記本、信封、便箋、簽字筆、白板筆、中性

2、筆、剪刀、訂書釘、插線板、大頭針、報紙、雜志等紙類印刷品。2.2.2 生活類辦公用品，如：飲用水、衛(wèi)生紙、洗手液、紙杯、垃圾桶、抹布、洗衣粉等。第三章 辦公用品采購3.1 申請范圍：（1）辦公用品申請以部門為最小單位，各部門每月25日提交次月的采購申請計劃到行政部，便于行政部根據(jù)申請計劃統(tǒng)一安排采購，預期不報視為無需求，屆時行政專員有權拒發(fā)；（3） 部門采購申請內(nèi)容主要為耐用品。3.2 審核及審批：（1）由申請部門填寫辦公用品采購計劃單報行政部經(jīng)理審核簽字后，提交分管副總、總經(jīng)理批準后方可購買。3.3 采購安排：（1） 各部門所需辦公用品，需經(jīng)行政部統(tǒng)一購買，其它部門不得擅自購買。辦公用品購買

3、實行兩人以上共同負責制。（2）采購分為定期采購和臨時應急采購。行政部根據(jù)批示意見，在規(guī)定時間內(nèi)完成采購。（3）由于營銷現(xiàn)場距離公司較遠，營銷部可根據(jù)批準的申請單在當?shù)刭徺I辦公用品和設備，同時需要向行政部存根備案。（4）行政部根據(jù)公司需求和市場情況，選擇固定辦公用品合作商，采取上門送貨、定期結算的合作方式。部門特殊物品或專業(yè)物品采購，由行政部派專人負責采購，使用部門派專業(yè)人員協(xié)助采購。行政部會定期對辦公用品市場價格進行調(diào)查、核實，隨時與合作商根據(jù)市場情況，對供貨價格進行調(diào)整。第四章 辦公用品入庫4.1 入庫登記辦公用品采購到位后，由行政專員核對、入庫。行政專員辦理入庫后，建立辦公用品采購臺賬，對

4、年度辦公用品采購情況進行整體統(tǒng)計。4.2 入庫物品明細單每次采購入庫后，行政專員制作入庫明細單，行政部經(jīng)理簽字確認，明細單備案存檔。第五章 辦公用品領用5.1 耐用品于每月初由行政部一次性發(fā)放各部門上月申請采購的物品。部門辦公用品由部門指定人員簽字領用，如領用人更改，由部門經(jīng)理到行政部做變更記錄。易耗品于每周三下午統(tǒng)一領用，除特殊情況，其他時間不發(fā)放或領用辦公用品。5.2 耐用品的領用、管理實行部門負責制。耐用品由部門負責人指定專人或使用人領取，部門負責人需簽字確認，行政部存根備案。5.3 新員工入職后，行政部統(tǒng)一為其配備辦公用品，耐用品由本人簽字領取，部門負責人簽字確認，行政部存根備案。第六

5、章 辦公用品借用與歸還6.1 辦公用品/設備的借用凡個人因工作需要借用公司辦公器材、軟件、硬盤等，需要填寫辦公用品借用單，并由部門經(jīng)理簽字確認。6.2 辦公用品的歸還：（1）借用辦公用品超時未還的，行政部有責任督促歸還。（2）借用辦公用品發(fā)生損壞或者遺失的，視具體情況照價或折價賠償。（3）員工工作變動或者離職，應及時到行政部辦理領取物品的歸還手續(xù)，營銷部物品歸還手續(xù)交由營銷部經(jīng)理負責。工程部物品歸還手續(xù)交由工程部綜合管理人員負責。第七章 辦公用品日常管理7.1 易耗品統(tǒng)一由行政部負責申請、采購、發(fā)放。行政部會定期進行盤點（每季度一次）、整理、成本核算，做出后期調(diào)整計劃。7.2 耐用品的管理，主

6、要是指辦公用品/設備的報修：耐用品的維修對象為員工個人使用電腦及電腦外部設備、網(wǎng)絡設備、通訊設備等，報修人到行政部詳細描述并登記故障現(xiàn)象，行政專員統(tǒng)籌安排，維修人員于每周二下午排查并解決問題，（1）故障解決后填寫設備報修記錄單并由報修申請人簽字確認后行政部歸檔保存，作為日后保養(yǎng)維修費用結算的憑據(jù)，此費用納入辦公物品耗損維修保養(yǎng)費預算內(nèi)。（2）各部門耐用辦公用品的保養(yǎng)，主要由各部門專人進行維修保養(yǎng)登記并跟蹤維護情況，行政部將不定期檢查。公共設施或設備，由行政部統(tǒng)一管理。（3）其他辦公設備（辦公桌、沙發(fā)）等出現(xiàn)故障，各部門應及時與行政部聯(lián)系，由行政部負責協(xié)調(diào)廠家維修解決。在保修期內(nèi)不能維修解決的，

7、憑購買發(fā)票、保修單退、換給廠家。7.3 辦公用品領用必須認真履行手續(xù)，應填寫辦公用品領用單后領用和發(fā)放，嚴禁先借后領的行為。7.4 各類辦公用品應愛惜使用、節(jié)約能源，打印或復印資料時，如非正式或非對外文件可使用背面打?。换匦吾?、大頭針不得隨意丟棄。7.5 禮品的購買、管理與贈送（或發(fā)放）類同易耗品，由行政部統(tǒng)一辦理。第八章 辦公用品費用成本控制8.1 各部門需做出年度預算，并且分解個人指標。8.2 行政部需嚴格控制辦公用品的申請、領用、使用過程等。8.3 辦公文具實行限額管理辦法。各部門每人每年辦公文具限額240元，特殊情況超過限額的，需寫書面報告說明情況，并報分管領導審批。除辦公文具以外的辦

8、公用品采購按規(guī)定時間和流程提交采購申請，經(jīng)分管領導審批后，行政部安排采購。8.4 各部門電腦、打印機、復印機、碎紙機等辦公設備的耗材及維修費用，由行政部統(tǒng)一管理，年終計入各部門辦公用品總費用當中。屬多個部門共用的，費用按照公司使用人數(shù)進行分攤。8.5 辦公用品采購費用實行分部門核算，并計入各部門月計劃費用內(nèi)，由行政部統(tǒng)一核算控制。8.6 核定的費用實行增人增費、減人減費，各部門增人或減人，其費用由行政部根據(jù)人員變動情況進行調(diào)整。8.7 凡調(diào)出或離職人員在辦理離職或交接手續(xù)時，應將所領用的辦公用品(一次性消耗品除外)如數(shù)歸還。有缺失的應照價賠償，否則不予辦理有關手續(xù)。8.8 公司辦公用品應做公用

9、，私用或帶出公司者應按辦公用品兩倍的價格從當月工資中扣除。員工應自覺愛護各類辦公用品，如因不正當或不合理使用而損壞物品應照價賠付。第九章 辦公用品管理流程與工作標準（一）辦公用品管理工作流程圖部門名稱行政部流程名稱（一）辦公用品管理層次2任務概要辦公用品管理單位總經(jīng)理上級主管行政部經(jīng)理行政專員申請部門經(jīng)理申請人節(jié)點ABCDEF審 批審核或審批統(tǒng)籌調(diào)度采購安排清潔保養(yǎng)采 購入 庫領 用 結 束審 核 開 始填采購申請單企業(yè)名稱共 頁 第 頁編制單位簽發(fā)日期：任務名稱責 任 標 準時 限相關資料備注采 購1、除易耗品外，部門所需物品每月25日提交采購申請單。2、易耗品由行政部統(tǒng)一提交采購申請單。3

10、、急需物品或專業(yè)性物品，由主辦人提采購申請單，行政部協(xié)助采購。每月1次辦公用品管理制度入 庫1、每次采購物品后，所有物品必須登記入庫。2、所有入庫費用、物品須經(jīng)行政部經(jīng)理簽字審核。每月一次辦公用品管理制度領 用1、部門月末申請物品，于次月初領用。2、易耗品由部門專人于每周三下午領用。每周三下午辦公用品管理制度借 用1、借用物品由主辦人到行政部填寫借用登記表，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。2、如需延期借用，主辦人應到行政部辦理延期手續(xù)。辦公用品管理制度報修維護1、公司設備/網(wǎng)絡等的報修時間為每周二下午之前。2、特殊設備或特殊情況需維護時，主辦人及時到行政部聯(lián)系。每周二下午辦公用品管理制度費用管理1、各部門

11、需做出年度預算，并且分解個人指標。2、行政部將嚴格控制申請、領用控制、使用控制等。3、各部門每人每年限額240元。4、核定的費用實行增人增費、減人減費，各部門增人或減人，其費用由行政部根據(jù)人員變動情況進行調(diào)整。辦公用品管理制度盤 點公司辦公用品每季度盤點一次。每季度一次辦公用品管理制度（二）辦公用品管理流程與工作標準第十章 附則1、本制度由行政部負責修訂并解釋。2、本制度自頒布之日起執(zhí)行。附件一：辦公用品借用/歸還登記表附件二：辦公用品采購計劃單 附件三：辦公用品入庫登記表 附件四：辦公用品領用登記表（易耗品）（耐用品）附件一：辦公用品借用/歸還登記表序號物品名稱規(guī)格型號數(shù)量借用部門借用人簽名

12、借用時間借用部門經(jīng)理簽字歸還人簽字歸還時間備注12345678910111213141516171819202122231、 辦公用品借用時，請把低值易耗品和耐用設備分開登記，便于清還查賬和管理。2、物品借用一律要登記，物品名稱和規(guī)格型號一定要寫清楚，行政部負責存檔保管。附件二：辦公用品采購計劃單部門： 時間： 年 月 日序號名 稱規(guī) 格需求數(shù)量單位預估單價（元）預估總價（元）說明123456789101112131415申請人簽字部門負責人審核意見行政部審核分管副總審批總經(jīng)理審批備注：1.清單以下空白處劃截止豎道；2.預估價格調(diào)查后填寫； 3.固定資產(chǎn)類由部門經(jīng)理審核，分管副總、總經(jīng)理審批。

13、低值易耗品由部門經(jīng)理審批，采購員采購。 4.行政部專人負責存檔保存；附件三：辦公用品入庫登記表序號物品名稱規(guī)格單位數(shù)量單價金額入庫日期入庫人員部 門備注1234567891011121314151617181920行政部經(jīng)理簽字附件四：辦公用品領用登記表（易耗品）序號物品名稱規(guī)格型號數(shù)量領用部門領用人簽名領用時間備注123456789101112131415161718192021221、辦公用品領用時，請把低值易耗品和耐用設備分開登記，便于清還查賬和管理。2、 物品領用一律要登記，物品名稱和規(guī)格型號一定要寫清楚，行政部負責存檔保管。辦公用品領用登記表（耐用品）序號物品名稱規(guī)格型號數(shù)量領用部門領用人簽名領用時間部門經(jīng)理簽字備注123456789101112131415161718192021221、耐用品領用，部門負責人必須簽字確認，便于清還查賬和管理。2、物品領用一律要