辦公用品管理制度規(guī)定辦法

1、辦公用品管理制度第一章 總則為了確保公司辦公用品的正常使用，規(guī)范辦公用品管理、嚴(yán)格控制成本、合理節(jié)約開支減少浪費(fèi)，從而使行政部工作系統(tǒng)化，提高工作效率，特制定本制度。第二章 辦公用品管理范圍 根據(jù)辦公用品的性能及功能，辦公用品包括以下兩大類：2.1 耐用品：2.1.1 辦公家具，如：各類辦公桌、空調(diào)、微波爐、電視機(jī)、椅子、檔案柜、沙發(fā)、茶幾、保險(xiǎn)柜等;2.1.2 辦公設(shè)備，如：電話、電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、碎紙機(jī)、攝像機(jī)、投影儀、數(shù)碼照相機(jī)、音響器材、移動(dòng)硬盤、U盤等。2.2 易耗品：2.2.1 文具類辦公用品，如：鉛筆、膠水、單（雙）面膠、圖釘、回形針、筆記本、信封、便箋、簽字筆、白板筆、中性

2、筆、剪刀、訂書釘、插線板、大頭針、報(bào)紙、雜志等紙類印刷品。2.2.2 生活類辦公用品，如：飲用水、衛(wèi)生紙、洗手液、紙杯、垃圾桶、抹布、洗衣粉等。第三章 辦公用品采購3.1 申請(qǐng)范圍：（1）辦公用品申請(qǐng)以部門為最小單位，各部門每月25日提交次月的采購申請(qǐng)計(jì)劃到行政部，便于行政部根據(jù)申請(qǐng)計(jì)劃統(tǒng)一安排采購，預(yù)期不報(bào)視為無需求，屆時(shí)行政專員有權(quán)拒發(fā)；（3） 部門采購申請(qǐng)內(nèi)容主要為耐用品。3.2 審核及審批：（1）由申請(qǐng)部門填寫辦公用品采購計(jì)劃單報(bào)行政部經(jīng)理審核簽字后，提交分管副總、總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可購買。3.3 采購安排：（1） 各部門所需辦公用品，需經(jīng)行政部統(tǒng)一購買，其它部門不得擅自購買。辦公用品購買

3、實(shí)行兩人以上共同負(fù)責(zé)制。（2）采購分為定期采購和臨時(shí)應(yīng)急采購。行政部根據(jù)批示意見，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成采購。（3）由于營銷現(xiàn)場距離公司較遠(yuǎn)，營銷部可根據(jù)批準(zhǔn)的申請(qǐng)單在當(dāng)?shù)刭徺I辦公用品和設(shè)備，同時(shí)需要向行政部存根備案。（4）行政部根據(jù)公司需求和市場情況，選擇固定辦公用品合作商，采取上門送貨、定期結(jié)算的合作方式。部門特殊物品或?qū)I(yè)物品采購，由行政部派專人負(fù)責(zé)采購，使用部門派專業(yè)人員協(xié)助采購。行政部會(huì)定期對(duì)辦公用品市場價(jià)格進(jìn)行調(diào)查、核實(shí)，隨時(shí)與合作商根據(jù)市場情況，對(duì)供貨價(jià)格進(jìn)行調(diào)整。第四章 辦公用品入庫4.1 入庫登記辦公用品采購到位后，由行政專員核對(duì)、入庫。行政專員辦理入庫后，建立辦公用品采購臺(tái)賬，對(duì)

4、年度辦公用品采購情況進(jìn)行整體統(tǒng)計(jì)。4.2 入庫物品明細(xì)單每次采購入庫后，行政專員制作入庫明細(xì)單，行政部經(jīng)理簽字確認(rèn)，明細(xì)單備案存檔。第五章 辦公用品領(lǐng)用5.1 耐用品于每月初由行政部一次性發(fā)放各部門上月申請(qǐng)采購的物品。部門辦公用品由部門指定人員簽字領(lǐng)用，如領(lǐng)用人更改，由部門經(jīng)理到行政部做變更記錄。易耗品于每周三下午統(tǒng)一領(lǐng)用，除特殊情況，其他時(shí)間不發(fā)放或領(lǐng)用辦公用品。5.2 耐用品的領(lǐng)用、管理實(shí)行部門負(fù)責(zé)制。耐用品由部門負(fù)責(zé)人指定專人或使用人領(lǐng)取，部門負(fù)責(zé)人需簽字確認(rèn)，行政部存根備案。5.3 新員工入職后，行政部統(tǒng)一為其配備辦公用品，耐用品由本人簽字領(lǐng)取，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，行政部存根備案。第六

5、章 辦公用品借用與歸還6.1 辦公用品/設(shè)備的借用凡個(gè)人因工作需要借用公司辦公器材、軟件、硬盤等，需要填寫辦公用品借用單，并由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)。6.2 辦公用品的歸還：（1）借用辦公用品超時(shí)未還的，行政部有責(zé)任督促歸還。（2）借用辦公用品發(fā)生損壞或者遺失的，視具體情況照價(jià)或折價(jià)賠償。（3）員工工作變動(dòng)或者離職，應(yīng)及時(shí)到行政部辦理領(lǐng)取物品的歸還手續(xù)，營銷部物品歸還手續(xù)交由營銷部經(jīng)理負(fù)責(zé)。工程部物品歸還手續(xù)交由工程部綜合管理人員負(fù)責(zé)。第七章 辦公用品日常管理7.1 易耗品統(tǒng)一由行政部負(fù)責(zé)申請(qǐng)、采購、發(fā)放。行政部會(huì)定期進(jìn)行盤點(diǎn)（每季度一次）、整理、成本核算，做出后期調(diào)整計(jì)劃。7.2 耐用品的管理，主

6、要是指辦公用品/設(shè)備的報(bào)修：耐用品的維修對(duì)象為員工個(gè)人使用電腦及電腦外部設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、通訊設(shè)備等，報(bào)修人到行政部詳細(xì)描述并登記故障現(xiàn)象，行政專員統(tǒng)籌安排，維修人員于每周二下午排查并解決問題，（1）故障解決后填寫設(shè)備報(bào)修記錄單并由報(bào)修申請(qǐng)人簽字確認(rèn)后行政部歸檔保存，作為日后保養(yǎng)維修費(fèi)用結(jié)算的憑據(jù)，此費(fèi)用納入辦公物品耗損維修保養(yǎng)費(fèi)預(yù)算內(nèi)。（2）各部門耐用辦公用品的保養(yǎng)，主要由各部門專人進(jìn)行維修保養(yǎng)登記并跟蹤維護(hù)情況，行政部將不定期檢查。公共設(shè)施或設(shè)備，由行政部統(tǒng)一管理。（3）其他辦公設(shè)備（辦公桌、沙發(fā)）等出現(xiàn)故障，各部門應(yīng)及時(shí)與行政部聯(lián)系，由行政部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)廠家維修解決。在保修期內(nèi)不能維修解決的，

7、憑購買發(fā)票、保修單退、換給廠家。7.3 辦公用品領(lǐng)用必須認(rèn)真履行手續(xù)，應(yīng)填寫辦公用品領(lǐng)用單后領(lǐng)用和發(fā)放，嚴(yán)禁先借后領(lǐng)的行為。7.4 各類辦公用品應(yīng)愛惜使用、節(jié)約能源，打印或復(fù)印資料時(shí)，如非正式或非對(duì)外文件可使用背面打印；回形針、大頭針不得隨意丟棄。7.5 禮品的購買、管理與贈(zèng)送（或發(fā)放）類同易耗品，由行政部統(tǒng)一辦理。第八章 辦公用品費(fèi)用成本控制8.1 各部門需做出年度預(yù)算，并且分解個(gè)人指標(biāo)。8.2 行政部需嚴(yán)格控制辦公用品的申請(qǐng)、領(lǐng)用、使用過程等。8.3 辦公文具實(shí)行限額管理辦法。各部門每人每年辦公文具限額240元，特殊情況超過限額的，需寫書面報(bào)告說明情況，并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。除辦公文具以外的辦

8、公用品采購按規(guī)定時(shí)間和流程提交采購申請(qǐng)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，行政部安排采購。8.4 各部門電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、碎紙機(jī)等辦公設(shè)備的耗材及維修費(fèi)用，由行政部統(tǒng)一管理，年終計(jì)入各部門辦公用品總費(fèi)用當(dāng)中。屬多個(gè)部門共用的，費(fèi)用按照公司使用人數(shù)進(jìn)行分?jǐn)偂?.5 辦公用品采購費(fèi)用實(shí)行分部門核算，并計(jì)入各部門月計(jì)劃費(fèi)用內(nèi)，由行政部統(tǒng)一核算控制。8.6 核定的費(fèi)用實(shí)行增人增費(fèi)、減人減費(fèi)，各部門增人或減人，其費(fèi)用由行政部根據(jù)人員變動(dòng)情況進(jìn)行調(diào)整。8.7 凡調(diào)出或離職人員在辦理離職或交接手續(xù)時(shí)，應(yīng)將所領(lǐng)用的辦公用品(一次性消耗品除外)如數(shù)歸還。有缺失的應(yīng)照價(jià)賠償，否則不予辦理有關(guān)手續(xù)。8.8 公司辦公用品應(yīng)做公用

9、，私用或帶出公司者應(yīng)按辦公用品兩倍的價(jià)格從當(dāng)月工資中扣除。員工應(yīng)自覺愛護(hù)各類辦公用品，如因不正當(dāng)或不合理使用而損壞物品應(yīng)照價(jià)賠付。第九章 辦公用品管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)（一）辦公用品管理工作流程圖部門名稱行政部流程名稱（一）辦公用品管理層次2任務(wù)概要辦公用品管理單位總經(jīng)理上級(jí)主管行政部經(jīng)理行政專員申請(qǐng)部門經(jīng)理申請(qǐng)人節(jié)點(diǎn)ABCDEF審 批審核或?qū)徟y(tǒng)籌調(diào)度采購安排清潔保養(yǎng)采 購入 庫領(lǐng) 用 結(jié) 束審 核 開 始填采購申請(qǐng)單企業(yè)名稱共 頁 第 頁編制單位簽發(fā)日期：任務(wù)名稱責(zé) 任 標(biāo) 準(zhǔn)時(shí) 限相關(guān)資料備注采 購1、除易耗品外，部門所需物品每月25日提交采購申請(qǐng)單。2、易耗品由行政部統(tǒng)一提交采購申請(qǐng)單。3

10、、急需物品或?qū)I(yè)性物品，由主辦人提采購申請(qǐng)單，行政部協(xié)助采購。每月1次辦公用品管理制度入 庫1、每次采購物品后，所有物品必須登記入庫。2、所有入庫費(fèi)用、物品須經(jīng)行政部經(jīng)理簽字審核。每月一次辦公用品管理制度領(lǐng) 用1、部門月末申請(qǐng)物品，于次月初領(lǐng)用。2、易耗品由部門專人于每周三下午領(lǐng)用。每周三下午辦公用品管理制度借 用1、借用物品由主辦人到行政部填寫借用登記表，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。2、如需延期借用，主辦人應(yīng)到行政部辦理延期手續(xù)。辦公用品管理制度報(bào)修維護(hù)1、公司設(shè)備/網(wǎng)絡(luò)等的報(bào)修時(shí)間為每周二下午之前。2、特殊設(shè)備或特殊情況需維護(hù)時(shí)，主辦人及時(shí)到行政部聯(lián)系。每周二下午辦公用品管理制度費(fèi)用管理1、各部門

11、需做出年度預(yù)算，并且分解個(gè)人指標(biāo)。2、行政部將嚴(yán)格控制申請(qǐng)、領(lǐng)用控制、使用控制等。3、各部門每人每年限額240元。4、核定的費(fèi)用實(shí)行增人增費(fèi)、減人減費(fèi)，各部門增人或減人，其費(fèi)用由行政部根據(jù)人員變動(dòng)情況進(jìn)行調(diào)整。辦公用品管理制度盤 點(diǎn)公司辦公用品每季度盤點(diǎn)一次。每季度一次辦公用品管理制度（二）辦公用品管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)第十章 附則1、本制度由行政部負(fù)責(zé)修訂并解釋。2、本制度自頒布之日起執(zhí)行。附件一：辦公用品借用/歸還登記表附件二：辦公用品采購計(jì)劃單 附件三：辦公用品入庫登記表 附件四：辦公用品領(lǐng)用登記表（易耗品）（耐用品）附件一：辦公用品借用/歸還登記表序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量借用部門借用人簽名

12、借用時(shí)間借用部門經(jīng)理簽字歸還人簽字歸還時(shí)間備注12345678910111213141516171819202122231、 辦公用品借用時(shí)，請(qǐng)把低值易耗品和耐用設(shè)備分開登記，便于清還查賬和管理。2、物品借用一律要登記，物品名稱和規(guī)格型號(hào)一定要寫清楚，行政部負(fù)責(zé)存檔保管。附件二：辦公用品采購計(jì)劃單部門： 時(shí)間： 年 月 日序號(hào)名 稱規(guī) 格需求數(shù)量單位預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）說明123456789101112131415申請(qǐng)人簽字部門負(fù)責(zé)人審核意見行政部審核分管副總審批總經(jīng)理審批備注：1.清單以下空白處劃截止豎道；2.預(yù)估價(jià)格調(diào)查后填寫； 3.固定資產(chǎn)類由部門經(jīng)理審核，分管副總、總經(jīng)理審批。

13、低值易耗品由部門經(jīng)理審批，采購員采購。 4.行政部專人負(fù)責(zé)存檔保存；附件三：辦公用品入庫登記表序號(hào)物品名稱規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)金額入庫日期入庫人員部 門備注1234567891011121314151617181920行政部經(jīng)理簽字附件四：辦公用品領(lǐng)用登記表（易耗品）序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量領(lǐng)用部門領(lǐng)用人簽名領(lǐng)用時(shí)間備注123456789101112131415161718192021221、辦公用品領(lǐng)用時(shí)，請(qǐng)把低值易耗品和耐用設(shè)備分開登記，便于清還查賬和管理。2、 物品領(lǐng)用一律要登記，物品名稱和規(guī)格型號(hào)一定要寫清楚，行政部負(fù)責(zé)存檔保管。辦公用品領(lǐng)用登記表（耐用品）序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量領(lǐng)用部門領(lǐng)用人簽名領(lǐng)用時(shí)間部門經(jīng)理簽字備注123456789101112131415161718192021221、耐用品領(lǐng)用，部門負(fù)責(zé)人必須簽字確認(rèn)，便于清還查賬和管理。2、物品領(lǐng)用一律要