信息系統(tǒng)工程建設(shè)的組織協(xié)調(diào)

1、第13章信息系統(tǒng)工程建設(shè)的組織協(xié)調(diào) 組織協(xié)調(diào)與目標(biāo)控制密不可分，以保證建設(shè)單位項(xiàng)目成功實(shí)施為目標(biāo)，是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)控制不可缺少的方法和手段，是重要的監(jiān)理措施之一。 組織協(xié)調(diào)涉及與建設(shè)單位、承建單位等多方關(guān)系，它貫穿于信息系統(tǒng)工程建設(shè)的全過程，貫穿于監(jiān)理活動(dòng)的全過程。作為監(jiān)理工程師，應(yīng)該熟悉組織協(xié)調(diào)的基本內(nèi)容和要求，掌握完成組織協(xié)調(diào)監(jiān)理工作的技能。13.1組織協(xié)調(diào)的概念與內(nèi)容13.1.1組織協(xié)調(diào)的概念 所謂協(xié)調(diào)，就是指聯(lián)結(jié)、聯(lián)合，調(diào)和所有的活動(dòng)及力量。在項(xiàng)目管理中，將協(xié)調(diào)或協(xié)調(diào)管理稱為“界面管理”，即為主動(dòng)協(xié)調(diào)相互作用的若干系統(tǒng)間的能量、物質(zhì)和信息交換，以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)目標(biāo)的活動(dòng)。把信息系統(tǒng)工程建設(shè)項(xiàng)目

2、作為一個(gè)系統(tǒng)來看，組織協(xié)調(diào)的對(duì)象可分為系統(tǒng)內(nèi)部的協(xié)調(diào)和系統(tǒng)外部的協(xié)調(diào)兩大部分。系統(tǒng)外部的協(xié)調(diào)又可分為具有合同因素的協(xié)調(diào)和非合同因素的協(xié)調(diào)。 1.組織協(xié)調(diào)包括多方的協(xié)調(diào)問題 例如，當(dāng)設(shè)計(jì)方案的概算結(jié)果超過投資估算結(jié)果時(shí)，監(jiān)理單位要與建設(shè)單位溝通，也要與承建單位進(jìn)行協(xié)調(diào)，既要滿足建設(shè)單位對(duì)項(xiàng)目功能和使用要求，又要力求費(fèi)用不超過限定的投資額度;當(dāng)工程建設(shè)進(jìn)度延遲，監(jiān)理單位就要與承建單位進(jìn)行協(xié)調(diào)，或增加人員投入，或修改實(shí)施計(jì)劃，或調(diào)整進(jìn)度目標(biāo)，確保項(xiàng)目的如期完成;當(dāng)發(fā)現(xiàn)承建單位的管理人員不稱職，給信息系統(tǒng)工程控制目標(biāo)造成影響時(shí)，監(jiān)理單位要與承建單位進(jìn)行協(xié)調(diào)，調(diào)整力量。 2.組織協(xié)調(diào)包括監(jiān)理單位內(nèi)部之間

3、的協(xié)調(diào) 例如，總監(jiān)理工程師與各專業(yè)監(jiān)理工程師之間、各專業(yè)監(jiān)理工程師之間的關(guān)系，監(jiān)理單位與監(jiān)理人員之間的協(xié)調(diào)。13.1.2系統(tǒng)內(nèi)部的協(xié)調(diào)所謂系統(tǒng)內(nèi)部的協(xié)調(diào)系指一個(gè)信息系統(tǒng)工程建設(shè)項(xiàng)目內(nèi)部各種關(guān)系的協(xié)調(diào)，如內(nèi)部的人際關(guān)系、內(nèi)部的組織關(guān)系、內(nèi)部的需求關(guān)系以及其他的關(guān)系等。系統(tǒng)內(nèi)部關(guān)系協(xié)調(diào)主要包括以下幾個(gè)方面。 1.系統(tǒng)內(nèi)部人際關(guān)系的協(xié)調(diào) 如何提高每個(gè)人的工作效率，這在很大程度上取決于人際關(guān)系的協(xié)調(diào)程度，所以監(jiān)理工程師首先應(yīng)注意做好人際關(guān)系的協(xié)調(diào)工作，充分調(diào)動(dòng)系統(tǒng)內(nèi)部各個(gè)組成部分的積極性，這樣才能保證工程項(xiàng)目順利的開發(fā)與實(shí)施。 任何協(xié)調(diào)工作最終都表現(xiàn)為人與人之間的往來，而良好的人際關(guān)系可以使雙方相互信

4、賴，相互支持，容易溝通，同時(shí)人際關(guān)系的滲透和擴(kuò)散性反過來能更加提高監(jiān)理工作的效率。和諧的人際關(guān)系是做好監(jiān)理工作的基礎(chǔ)。 2.系統(tǒng)內(nèi)部組織關(guān)系的協(xié)調(diào) 這里說的組織，是指工程項(xiàng)目中若干個(gè)項(xiàng)目組C p對(duì)應(yīng)完成各個(gè)子系統(tǒng))o組織關(guān)系的協(xié)調(diào)，則是指要使這些項(xiàng)目組都能從整個(gè)項(xiàng)目的質(zhì)量、進(jìn)度和投資控制的目標(biāo)出發(fā)，并積極主動(dòng)地完成本組的工作，使整個(gè)項(xiàng)目處于有序的良性狀態(tài)。組織關(guān)系的協(xié)調(diào)，可以通過經(jīng)常開一些工作例會(huì)、業(yè)務(wù)碰頭會(huì)，會(huì)議后應(yīng)有會(huì)議紀(jì)要以及采用信息傳遞卡的方式來溝通信息，這樣可使局部的單位了解全局，消除誤會(huì)，服從并適應(yīng)全局的需要。通過及時(shí)有效地對(duì)組織關(guān)系的協(xié)調(diào)，可以避免資源的浪費(fèi)，節(jié)省人力、物力和財(cái)力

5、。 3.系統(tǒng)內(nèi)部需求關(guān)系的協(xié)調(diào) 系統(tǒng)內(nèi)部需求關(guān)系的協(xié)調(diào)是指在項(xiàng)目實(shí)施中，對(duì)人員需求、材料需求、硬件設(shè)備和軟件需求:、其他資源需求進(jìn)行的協(xié)調(diào)，達(dá)到內(nèi)部需求的平衡。實(shí)現(xiàn)內(nèi)部資源的合理配置。13.1.苦合同因素的協(xié)調(diào)- 所謂系統(tǒng)外部的協(xié)調(diào)，是指信息系統(tǒng)工程建設(shè)項(xiàng)目整個(gè)活動(dòng)過程以外的關(guān)系協(xié)調(diào)，其中又以是否具有合同關(guān)系為界限，而劃分為具有合同因素的協(xié)調(diào)和不具有合同因素(即非合同因素)的協(xié)調(diào)，如圖1.3.1所示。組織協(xié)調(diào)是應(yīng)該全面的。具有合同因素的協(xié)調(diào)主要是建設(shè)單位與承建單位(即實(shí)施、開發(fā)方)、建設(shè)單位與設(shè)計(jì)單位(某些項(xiàng)目可能存在的必要設(shè)計(jì)過程需求)，以及建設(shè)單位與相關(guān)產(chǎn)品的供貨商等關(guān)系協(xié)調(diào)，他們之間的關(guān)

6、系可能均具有合伺性質(zhì)，也可能是間接合同性質(zhì)。 對(duì)于系統(tǒng)外部關(guān)系中合同因素的協(xié)調(diào)，主要是協(xié)調(diào)建設(shè)單位與承建單位的關(guān)系。由于雙方簽訂合同后，在整個(gè)實(shí)施與開發(fā)過程中必然會(huì)產(chǎn)生各種矛盾，監(jiān)理工程師作為信息系統(tǒng)工程建設(shè)的第三方，應(yīng)該本著公正原則進(jìn)行協(xié)商，正確協(xié)調(diào)好各種矛盾。在不同的階段，需要協(xié)調(diào)的內(nèi)容也不盡相同。如招標(biāo)階段的協(xié)調(diào)、實(shí)施和開發(fā)準(zhǔn)備階段的協(xié)調(diào)、實(shí)施和開發(fā)階段的協(xié)調(diào)、交工驗(yàn)收階段的協(xié)調(diào)、總包與分包商之間關(guān)系的協(xié)調(diào)等等。此外，還有建設(shè)單位與供應(yīng)商關(guān)系的協(xié)調(diào)，以及建設(shè)單位與設(shè)計(jì)單位關(guān)系的協(xié)調(diào)。在這里，我們討論廣義的溝通與協(xié)調(diào)，將合同因素中的協(xié)調(diào)分為監(jiān)理所涉及的合同事務(wù)方面的協(xié)調(diào)和信息流向溝通。13

7、.1.4非合同因素的協(xié)調(diào) 在信息系統(tǒng)工程建設(shè)過程中，建設(shè)單位與承建單位簽訂合同或修改合同期間，所進(jìn)行的大量磋商只是組織協(xié)調(diào)工作的一部分。但是，要做好全面的項(xiàng)目建設(shè)組織協(xié)調(diào)工作，除了合同方面的組織協(xié)調(diào)外，還有許多被稱為非合同因素或非合同活動(dòng)的組織協(xié)調(diào)工作。 非合同因素協(xié)調(diào)與合同因素協(xié)調(diào)相比，涉及的范圍更廣，可能遇到的問題更多，監(jiān)理單位的協(xié)調(diào)工作量更大、更復(fù)雜，而這些往往不是事先簽好合同就可以進(jìn)行約束的。 非合同因素協(xié)調(diào)工作涉及社會(huì)團(tuán)體、新聞媒體、服務(wù)單位、金融機(jī)構(gòu)、社會(huì)團(tuán)體等機(jī)構(gòu)。雖然在信息系統(tǒng)工程建設(shè)項(xiàng)目中，與建設(shè)單位和承建單位無合同關(guān)系，但它們的作用不可低估，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)的某些方面、某些場(chǎng)合起

8、著一定的控制、監(jiān)督和支持的作用，甚至起著很大的決定性作用。例如，項(xiàng)目建設(shè)的資金運(yùn)轉(zhuǎn)離不開銀行，建設(shè)單位和承建單位均須通過它們的開戶銀行結(jié)算各種款項(xiàng)，正常的手續(xù)是將項(xiàng)目的合同副本報(bào)送開戶銀行備案，經(jīng)開戶行審查同意后作為撥付工程款的依據(jù)。若遇到開戶銀行的不配合，就將耽誤工程款的撥付。 因此，如果這方面的關(guān)系協(xié)調(diào)得不好，就會(huì)影響信息系統(tǒng)工程項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)度。而這方面的協(xié)調(diào)工作僅靠監(jiān)理單位是難以有效進(jìn)行的，需要各有關(guān)管理部門和建設(shè)單位的大力配合。13.1.5社團(tuán)關(guān)系的協(xié)調(diào)1.社會(huì)團(tuán)體內(nèi)部關(guān)系社會(huì)團(tuán)體是一個(gè)人際關(guān)系系統(tǒng)，它包括上下級(jí)之間、同級(jí)之間、同一部門內(nèi)部職員之間以及不同部門之間的職員之間的關(guān)系。 1

9、)上下級(jí)關(guān)系系統(tǒng) 上級(jí)是同一組織系統(tǒng)中等級(jí)較高的組織或人員，下級(jí)是同一組織系統(tǒng)中等級(jí)較低的組織或人員。這里的上下級(jí)關(guān)系系統(tǒng)是領(lǐng)導(dǎo)者與被領(lǐng)導(dǎo)者之間的關(guān)系系統(tǒng)，包括上級(jí)部門與下級(jí)部門、同一部門內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)者與被領(lǐng)導(dǎo)者之間的關(guān)系。這種關(guān)系是一種雙重結(jié)構(gòu)的縱向關(guān)系。從角色角度看，它既是上下有序、層次分明的等級(jí)關(guān)系，又是相互尊重、人格平等的非等級(jí)關(guān)系。從工作角度看，它既是下級(jí)服從上級(jí)的關(guān)系，又是鼓勵(lì)下級(jí)自主自強(qiáng)、開拓創(chuàng)新關(guān)系。上下級(jí)關(guān)系在社會(huì)團(tuán)體起著傳遞信息監(jiān)督控制、協(xié)調(diào)關(guān)系等功能。這些功能與社會(huì)團(tuán)體行政機(jī)關(guān)的工作效率密切相關(guān)。在現(xiàn)代社會(huì)，縱向的上下級(jí)關(guān)系仍是一種不可忽視的人際關(guān)系。 2)領(lǐng)導(dǎo)者之間的關(guān)系系統(tǒng)

10、 這是同一組織中擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的人之間的關(guān)系系統(tǒng)，其中包括該組織中不同部門的領(lǐng)導(dǎo)者之間的關(guān)系。如果把領(lǐng)導(dǎo)者視為一個(gè)權(quán)力群體，那么他們之間的關(guān)系具有影響社會(huì)團(tuán)體目標(biāo)的能力;而如果把他們視為一個(gè)地位階層，那么他們之間的關(guān)系可以影響社會(huì)團(tuán)體內(nèi)部其他各方面的關(guān)系。 3)同事之間的關(guān)系系統(tǒng) 同事關(guān)系有廣義和狹義之分，廣義的同事關(guān)系是指一個(gè)工作單位里所有成員之間的關(guān)系，包括上下級(jí)關(guān)系和同級(jí)關(guān)系。狹義的是指擔(dān)負(fù)非領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的人員之間的關(guān)系。這里所論之同事關(guān)系是指社會(huì)團(tuán)體中擔(dān)負(fù)非領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的人員間的關(guān)系，包括不同部門和本部門非領(lǐng)導(dǎo)者之間的關(guān)系。任何單位或部門，總是領(lǐng)導(dǎo)者占少數(shù)，被領(lǐng)導(dǎo)者占多數(shù)，被領(lǐng)導(dǎo)者之間的交往更普

11、遍。因此，社會(huì)團(tuán)體中的同事關(guān)系也應(yīng)予以重視并處理好，良好的素質(zhì)有助于交往雙方建立良好的人際關(guān)系。另一方面，在交往中形成的人際關(guān)系，通過相互影響和各自的情感體驗(yàn)，直接在思想道德和科學(xué)文化方面作用于參加交往的每一個(gè)人。 2.主要特征 社會(huì)團(tuán)體人際關(guān)系與其他單位人際關(guān)系相比，其特征既有共性方面又有個(gè)性方面?？傮w而言，社會(huì)團(tuán)體人際關(guān)系的主要特征有如下幾個(gè)方面。 1)權(quán)力交往關(guān)系社會(huì)團(tuán)體擔(dān)負(fù)著實(shí)施一定的目的職能。要有效地行使這些職能，就必須在社會(huì)團(tuán)體行政機(jī)關(guān)內(nèi)部進(jìn)行合理的事權(quán)劃分。因此，社會(huì)團(tuán)體行政機(jī)關(guān)的人員盡管所處的職位各不相同，但都擁有一定的權(quán)力。當(dāng)人們?cè)谏鐣?huì)機(jī)構(gòu)中占據(jù)權(quán)勢(shì)地位和支配地位時(shí)，他們就有

12、了權(quán)力一旦他們占據(jù)這種地位，不管他們有所作為還是無所作為，都會(huì)使人感到權(quán)力的存在。在這個(gè)意義上說，社會(huì)團(tuán)體內(nèi)部是一個(gè)權(quán)力系統(tǒng)。由于工作的需要，居于這個(gè)系統(tǒng)中的人必然發(fā)生權(quán)力交往關(guān)系，這種以權(quán)力交往為內(nèi)容的人際關(guān)系體現(xiàn)著社會(huì)團(tuán)體人員之間那種特定的支配與被支配、管理與被管理、領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的縱向社會(huì)關(guān)系以及分工與合作的橫向平行關(guān)系。 2)多重交往關(guān)系 從組織角度看，社會(huì)團(tuán)體存在著多種多樣的人際關(guān)系，除了上下級(jí)關(guān)系、領(lǐng)導(dǎo)者之間的關(guān)系、同事關(guān)系外，還有同學(xué)關(guān)系、同鄉(xiāng)關(guān)系、戰(zhàn)友關(guān)系、朋友關(guān)系、親屬關(guān)系等等。這些關(guān)系概括起來可分兩類:一是正式組織意義上的關(guān)系，包括等級(jí)關(guān)系和職業(yè)關(guān)系:二是非正式組織意義上的關(guān)

13、系，包括平等關(guān)系和情感關(guān)系。前類是工作關(guān)系，是非情感性的;后類是私人關(guān)系。在社會(huì)團(tuán)體行政機(jī)關(guān)中，這兩類關(guān)系常常交織在一起，使得社會(huì)團(tuán)體行政機(jī)關(guān)人際關(guān)系呈現(xiàn)紛繁復(fù)雜的特性。從個(gè)人方面看，由于一個(gè)人往往同時(shí)具有多種角色，如政治角色、職務(wù)角色、男女角色等，這些角色便構(gòu)成了一個(gè)人的角色集。所以，社會(huì)團(tuán)體人際關(guān)系就不是一種單一的關(guān)系，而是角色集間的多重關(guān)系。如在兩個(gè)具有上下級(jí)關(guān)系的人員之間?？赡芡瑫r(shí)還存在著同鄉(xiāng)關(guān)系、親屬關(guān)系、代際關(guān)系等其他關(guān)系。 3)隱秘交往關(guān)系 這是就社會(huì)團(tuán)體中人際關(guān)系的透明度而言的。人際關(guān)系透明度是人際關(guān)系的性質(zhì)特點(diǎn)和交往特性為人們所清楚認(rèn)識(shí)的程度，它分為內(nèi)在和外在兩個(gè)方面。內(nèi)在透

14、明度是人際關(guān)系交往雙方對(duì)其關(guān)系的性質(zhì)特點(diǎn)和交往特性，以及對(duì)對(duì)方的個(gè)人特點(diǎn)和個(gè)人行為方式的認(rèn)識(shí)程度。外在透明度是人際交往雙方的關(guān)系和交往特點(diǎn)為他人所了解的程度。人際關(guān)系透明度不足或缺乏透明度，就構(gòu)成了人際交往的隱秘性。13.2組織協(xié)調(diào)的基本原則13.2.1公平、公正、獨(dú)立原則 在監(jiān)理活動(dòng)中體現(xiàn)公平、公正、獨(dú)立d原則，就是在解決建設(shè)單位與承建單位可能發(fā)生的意見不統(tǒng)一或糾紛時(shí)，絕不能因?yàn)楸O(jiān)理單位是受建設(shè)單位的委托而故意偏袒建設(shè)單位，一定要堅(jiān)持“一碗水端平”，該是誰的責(zé)任就由誰來承擔(dān);該維護(hù)哪方的權(quán)益，就維護(hù)那方的權(quán)益。這樣做既會(huì)得到建設(shè)單位的理解和支持，也會(huì)得到承建單位的擁護(hù)和歡迎。 公平、公正、獨(dú)

15、立原則體現(xiàn)在:(l)監(jiān)理單位應(yīng)是獨(dú)立的第三方，不能同時(shí)既做信息系統(tǒng)工程的監(jiān)理，又做系統(tǒng)集成業(yè)務(wù)。否則，在做監(jiān)理工作時(shí)，可以很方便地獲得其他承建單位的關(guān)鍵技術(shù)或思路，若在其他的項(xiàng)目集成中得到應(yīng)用，顯然是不公平的，甚至可能是違法的;如果是做系統(tǒng)集成未果，轉(zhuǎn)而做監(jiān)理，用自己的集成思路和技術(shù)水平要求承建單位做這做那，顯然不合理，更也是不公平的。 (2)監(jiān)理單位在處理事務(wù)時(shí)，敢于堅(jiān)持正確觀點(diǎn)，實(shí)事求是，不惟上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和建設(shè)單位的意見是從。同時(shí)也要堅(jiān)持對(duì)問題的分析，敢于亮明觀點(diǎn)，對(duì)承建單位的不合理或不科學(xué)的要求，堅(jiān)決提出改進(jìn)意見。 (3)監(jiān)理單位在處理實(shí)際監(jiān)理事務(wù)中，要有次局觀，要全面地分析和思考，保持對(duì)問

16、題的綜合分析能力，不要被表面現(xiàn)象或局部問題所干擾。 (4)信息系統(tǒng)工程涉及的技術(shù)一日千里、變化快，監(jiān)理工程師要在不斷提高個(gè)人的專業(yè)技能并在實(shí)踐中不斷豐富個(gè)人的從業(yè)經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)，也要不斷提高對(duì)相關(guān)知識(shí)的綜合應(yīng)用能力，對(duì)事物熟練的判斷能力和處理能力，更要學(xué)會(huì)把專業(yè)知識(shí)和相關(guān)的技術(shù)規(guī)范、法規(guī)、法律等運(yùn)用到監(jiān)理實(shí)踐活動(dòng)中。 在信息系統(tǒng)工程師暫行規(guī)定中明確要求:從事信息系統(tǒng)工程監(jiān)理活動(dòng)，應(yīng)當(dāng)遵循守法、公平、公正、獨(dú)立的原則。因此，監(jiān)理單位在信息系統(tǒng)工程建設(shè)中處理任何監(jiān)理事務(wù)都要遵照這個(gè)原則。對(duì)于監(jiān)理人員在個(gè)人行為規(guī)范上，更要有“守法、誠信、公正、科學(xué)”的意識(shí)，并作為個(gè)人行為準(zhǔn)則，因?yàn)槟闶谴肀O(jiān)理單位這個(gè)集

17、體來行使監(jiān)理責(zé)任的，而不僅僅是個(gè)人的行為。13.2.2守法原則 對(duì)于任何一個(gè)具有民事行為的單位或個(gè)人，起碼的行為準(zhǔn)則就是遵紀(jì)、守法，依法經(jīng)營，依法辦事。在信息系統(tǒng)工程監(jiān)理活動(dòng)中，“守法”的具體體現(xiàn)是: (1)監(jiān)理旨在核定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)開展相應(yīng)的監(jiān)理工作; (2)與建設(shè)單位的監(jiān)理合同具備法律效力，一旦生效就要嚴(yán)格的遵照?qǐng)?zhí)行和踐約，不得無故或故意違背承諾，否則可能將是違法行為，要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任; (3)自覺遵守建設(shè)單位所在地政府頒布的有關(guān)信息系統(tǒng)工程建設(shè)的法律、法規(guī)要求，并主動(dòng)接受當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)部門的指導(dǎo)和監(jiān)督管理; (4)遵守建設(shè)單位的有關(guān)行政管理、經(jīng)濟(jì)管理、技術(shù)管理等方面的規(guī)章制度要求。13.2.3誠

18、信原則 誠信就是忠誠老實(shí)、為人做事守信用，誠信是做人的基本品德，也是考核任何一個(gè)單位信譽(yù)的核心內(nèi)容。13.2.4科學(xué)的原則所謂科學(xué)的原則，就是在監(jiān)理實(shí)踐中，要依據(jù)科學(xué)的方案(如監(jiān)理規(guī)劃)，運(yùn)用科學(xué)的手段(如測(cè)試設(shè)備或測(cè)試工具軟件)，采取科學(xué)的辦法(如收集數(shù)據(jù))，并在項(xiàng)目結(jié)束后，進(jìn)行科學(xué)的總結(jié)(如信息歸納整理)。監(jiān)理要用科學(xué)的思維、科學(xué)的方法對(duì)核心問題有預(yù)先控制措施上的認(rèn)識(shí)，凡事要有證據(jù)，處理業(yè)務(wù)一定要有可靠的依據(jù)和憑證，判斷問題時(shí)盡量用數(shù)據(jù)說服建設(shè)單位或承建單位，必要時(shí)，一定以書面材料(如專題監(jiān)理報(bào)告)說明立場(chǎng)和觀點(diǎn)。13.3組織協(xié)調(diào)的監(jiān)理單位法 組織協(xié)調(diào)工作的目標(biāo)是使項(xiàng)目各方充分協(xié)作，有效地

19、執(zhí)行承建合同。進(jìn)行組織協(xié)調(diào)的監(jiān)理單位法主要有監(jiān)理會(huì)議和監(jiān)理報(bào)告。 只有進(jìn)行有效的組織協(xié)調(diào)，項(xiàng)目協(xié)調(diào)內(nèi)各子系統(tǒng)、各專業(yè)、各項(xiàng)資源以及時(shí)間、空間等方面才能實(shí)現(xiàn)有機(jī)的配合，才能確保項(xiàng)目成為斗體化運(yùn)行的整體。13.3.1監(jiān)理會(huì)議 1.一般組織原則 會(huì)議是把項(xiàng)目有關(guān)各方的負(fù)責(zé)人或聯(lián)系人團(tuán)結(jié)在一起的重要機(jī)制。會(huì)議不僅可以使得項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)信息全方位地暢通與流轉(zhuǎn)，而且提供了某種程度上的社會(huì)聯(lián)系，它有助于提醒出席會(huì)議的人認(rèn)識(shí)到“每一個(gè)人都是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的一員”。 1)會(huì)議成功的關(guān)鍵 舉行會(huì)議成功的關(guān)鍵原則是:確保每個(gè)人到場(chǎng)、議程和領(lǐng)導(dǎo)。為了保證每個(gè)人都出席，要把會(huì)議作為每個(gè)人日程的固定項(xiàng)目。如果沒有討論的議題就取消

20、會(huì)議。開好會(huì)議要把議程的項(xiàng)目保持在所需的最低數(shù)量，以確保每一個(gè)人都掌握最重要的事件、議題和問題的最新動(dòng)向。作為會(huì)議的組織者，要確保在概括會(huì)議議程時(shí)盡可能地精煉，沒有必要的長會(huì)其效果將適得其反。領(lǐng)導(dǎo)的與會(huì)作用是保證會(huì)議的結(jié)果得到落實(shí)的重要保證。 2)確保會(huì)議成功的措施 召集或主持會(huì)議可以采取多種措施以確保會(huì)議有效。包括以下具體的措施?！?(1)會(huì)前的準(zhǔn)備措施 確定會(huì)議目的。該會(huì)議是為了交流信息、計(jì)劃、收集情況或意見、制定決策、說服或宣揚(yáng)、解決問題，還是為了評(píng)估項(xiàng)目進(jìn)展情況。 確定誰需要參加會(huì)議，說明會(huì)議目的。參加會(huì)議的人數(shù)應(yīng)是能達(dá)到會(huì)議目的的最少人數(shù)。事先將會(huì)議議程表分發(fā)給參加會(huì)議者。議程表包括

21、會(huì)議目的、包含的主題(應(yīng)按重要性大小列出)。 每個(gè)主題事件的分配及誰將負(fù)責(zé)該主題、發(fā)言或主持討論。議程表應(yīng)附有參與 者在會(huì)前需要評(píng)審的文件和資料。 (2)會(huì)議過程把握的原則 按時(shí)開始會(huì)議。 指定記錄員。詳細(xì)的記錄方便以后的查閱。 評(píng)論會(huì)議的目的和議程表。 督促而不能支配會(huì)議，應(yīng)保證會(huì)議在計(jì)劃時(shí)間內(nèi)順利進(jìn)行。 會(huì)議結(jié)束時(shí)總結(jié)會(huì)議成果，并確保所有參加者對(duì)所有決策和行動(dòng)項(xiàng)目有一個(gè)清 楚的了解。 必要超過會(huì)議計(jì)劃時(shí)間。與會(huì)者可能有其他約會(huì)或者其他系列會(huì)議。如果沒有 講完所有議程，最好讓涉及這些細(xì)目的人另開一個(gè)會(huì)議。 評(píng)價(jià)會(huì)議進(jìn)程。會(huì)議結(jié)束時(shí)，應(yīng)評(píng)價(jià)會(huì)議進(jìn)程，公開討論發(fā)生了什么，并決定是否做些調(diào)整，以提

22、高以后會(huì)議的有效性。 (3)會(huì)議結(jié)果的落實(shí)原則 在會(huì)后24小時(shí)之內(nèi)公布會(huì)議成果。 總結(jié)文件應(yīng)該簡潔，應(yīng)明確所做出的決定性意見，并列出行動(dòng)細(xì)目，包括誰負(fù) 責(zé)、預(yù)計(jì)完工時(shí)間和預(yù)期的交付物等。 2.項(xiàng)目監(jiān)理例會(huì) 項(xiàng)目監(jiān)理例會(huì)是履約各方溝通情況、交流信息、協(xié)調(diào)處理、研究解決合同履行中存在的各方面問題，由工程監(jiān)理單位總監(jiān)理工程師組織與主持的例行工作會(huì)議。 項(xiàng)目監(jiān)理例會(huì)參加單位及人員通常包括:總監(jiān)理工程師、總監(jiān)代表、有關(guān)監(jiān)理工程師;承建單位項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)負(fù)責(zé)人及有關(guān)專業(yè)人員;建設(shè)單位駐現(xiàn)場(chǎng)代表等;根據(jù)會(huì)議議題的需要還可邀請(qǐng)?jiān)O(shè)計(jì)單位、分包單位及其他有關(guān)單位的人員參加。 1)項(xiàng)目監(jiān)理例會(huì)的主要議題 (1)檢查

23、和通報(bào)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃完成情況，確定下一階段進(jìn)度目標(biāo)，研究承建單位人力、設(shè)備投入情況和實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的措施; (2)通報(bào)項(xiàng)目實(shí)施質(zhì)量的檢查情況和技術(shù)規(guī)范實(shí)施情況等，針對(duì)存在的質(zhì)量問題提出改進(jìn)措施要求; (3)檢查上次會(huì)議議定事項(xiàng)的落實(shí)情況，檢查未完成事項(xiàng)及分析原因; (4)分包單位的管理和協(xié)調(diào)問題; (5)項(xiàng)目款支付的核定及財(cái)務(wù)支付中的有關(guān)問題; (6)接收和審查承建單位提交相關(guān)項(xiàng)目文檔;(7)監(jiān)理提交相關(guān)監(jiān)理文檔; (8)解決項(xiàng)目變更的相關(guān)事宜; (9)違約、工期、費(fèi)用索賠的意向及處理情況; (10)解決需要協(xié)調(diào)的其他有關(guān)事項(xiàng)。 2)會(huì)議準(zhǔn)備 項(xiàng)目監(jiān)理單位應(yīng)及時(shí)收集匯總有關(guān)情況，為召開會(huì)議做好準(zhǔn)備:

24、(1)了解上次會(huì)議的落實(shí)情況和存在的問題; (2)準(zhǔn)備會(huì)議資料、確定有關(guān)事項(xiàng)的處理原則; (3)與有關(guān)方面通報(bào)情況、交換意見，督促做好準(zhǔn)備。 3)會(huì)議紀(jì)要的記錄、簽認(rèn)和分發(fā) 項(xiàng)目監(jiān)理例會(huì)內(nèi)容通常由指定的監(jiān)理人員記錄，除筆記以外會(huì)根據(jù)實(shí)際情況使用數(shù)碼相機(jī)、攝像設(shè)備、錄音筆和筆記本電腦等設(shè)備進(jìn)行輔助記錄和演示。 會(huì)議紀(jì)要由監(jiān)理工程師根據(jù)會(huì)議記錄整理，主要內(nèi)容有: (1)會(huì)議地點(diǎn)和時(shí)間; (2)會(huì)議主持人; (3)出席者姓名、隸屬單位、職務(wù); (4)會(huì)議內(nèi)容和決議事項(xiàng)，(包括負(fù)責(zé)落實(shí)單位、負(fù)責(zé)人和時(shí)限要求); (5)其他事項(xiàng)。 會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)，簡明扼要。紀(jì)要經(jīng)總監(jiān)理工程師簽認(rèn)，發(fā)放到項(xiàng)目有關(guān)各

25、方，并應(yīng)有簽收手續(xù)。會(huì)議紀(jì)要中的議定事項(xiàng)，有關(guān)方面應(yīng)在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)落實(shí)。 3.監(jiān)理專題會(huì)議 專題會(huì)議是為解決專門問題而召開的會(huì)議，由總監(jiān)理工程師或授權(quán)監(jiān)理工程師主持。專題會(huì)議應(yīng)認(rèn)真做好會(huì)前準(zhǔn)備，監(jiān)理工程師要認(rèn)真做好會(huì)議記錄，并整理會(huì)議紀(jì)要，由總監(jiān)理工程師簽認(rèn)，發(fā)給項(xiàng)目有關(guān)方面。專題會(huì)議通常包括技術(shù)討論會(huì)、現(xiàn)場(chǎng)(項(xiàng)目組織)協(xié)調(diào)會(huì)、緊急事件協(xié)調(diào)會(huì)和技術(shù)(或方案)評(píng)審會(huì)等。 監(jiān)理單位通常會(huì)依據(jù)現(xiàn)場(chǎng)工程進(jìn)度情況，定期或不定期召開不同層級(jí)的現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)會(huì)議，解決工作過程中的相互配合問題。在協(xié)調(diào)會(huì)上通報(bào)重大變更事項(xiàng)，解決建設(shè)單位與承建單位之間的重大協(xié)調(diào)配合問題，通報(bào)進(jìn)度狀況，處理工作中的交接、場(chǎng)地與公用設(shè)施使

26、用的矛盾。 對(duì)于因突發(fā)性變更事件引起的進(jìn)度問題，監(jiān)理單位會(huì)召開緊急協(xié)調(diào)會(huì)議，督促各方采取應(yīng)急措施趕上進(jìn)度要求，以便項(xiàng)目的開發(fā)能以預(yù)期的進(jìn)度完成。根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況，在承建單位完成關(guān)鍵階段的工作時(shí)，監(jiān)理將及時(shí)組織專家，會(huì)同建設(shè)單位對(duì)階段成果進(jìn)行評(píng)審，以便在評(píng)審?fù)ㄟ^后能使承建單位及時(shí)轉(zhuǎn)入下一階段的工作實(shí)施中。13.3.2監(jiān)理報(bào)告 建立項(xiàng)目的監(jiān)理匯報(bào)制度是保證工程順利進(jìn)行的有效方法，可以使工程實(shí)施處于透明的可監(jiān)控狀態(tài)。作為信息系統(tǒng)工程建設(shè)的承建單位，有責(zé)任定期或不定期向建設(shè)單位及監(jiān)理單位提交的工程進(jìn)展情況報(bào)告，同時(shí)提交下一階段的工程實(shí)施計(jì)劃，監(jiān)理單位協(xié)同建設(shè)單位審核該工程的進(jìn)度與質(zhì)量，向建設(shè)單位提交

27、監(jiān)理意見并反饋給承建單位，以此建立項(xiàng)目各方密切的聯(lián)絡(luò)，保證項(xiàng)目有計(jì)劃、有步驟、穩(wěn)妥地向前推進(jìn)實(shí)施。 監(jiān)理單位據(jù)此將定期或不定期地向建設(shè)單位提供監(jiān)理周報(bào)、月報(bào)、書面通知回復(fù)等監(jiān)理文件，這些文件包含了監(jiān)理過程中有關(guān)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的控制和管理的信息。 1.定期的監(jiān)理周報(bào)、月報(bào) 監(jiān)理單位通常按時(shí)向建設(shè)單.位提交監(jiān)理工作周報(bào)和月度報(bào)告。周報(bào)的提交時(shí)間一般是每周的周一上午，周報(bào)是對(duì)上一周監(jiān)理工作的總結(jié)。月報(bào)的提交時(shí)間一般為每個(gè)月開始的第一個(gè)星期內(nèi)，監(jiān)理月報(bào)的主要內(nèi)容包括: (1)項(xiàng)目概述，包括項(xiàng)目位置、項(xiàng)目主要特征及合同情況簡介; (2)大事記; (3)工程進(jìn)度與形象面貌(必要時(shí)附上現(xiàn)場(chǎng)照片); (4)資金到

28、位和使用情況; (5)質(zhì)量控制，包括質(zhì)量評(píng)定、質(zhì)量分析、質(zhì)量事故處理等情況; (6)合同執(zhí)行情況，包括合同變更、索賠和違約等; (7)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議和往來信函，包括會(huì)議記錄、往來信函; (8)監(jiān)理工作，包括監(jiān)理組織框圖、資源投入、重要監(jiān)理活動(dòng)、圖紙審查、發(fā)放、技術(shù)方案審查、工程需要解決的問題和其他事項(xiàng); (9)承建單位情況，包括人力資源動(dòng)態(tài)、投入的設(shè)備、組織管理和存在的問題; (10)安全和環(huán)境保護(hù)情況; (11)進(jìn)度款支付情況: (12)其他項(xiàng)目進(jìn)展情況等; (13)其他必要的內(nèi)容。 2.不定期監(jiān)理工作報(bào)告 監(jiān)理單位會(huì)向建設(shè)單位不定期提交以下監(jiān)理工作報(bào)告: (1)關(guān)于項(xiàng)目優(yōu)化設(shè)計(jì)、項(xiàng)目變更的建議:

29、 (2)投資情況分析預(yù)測(cè)及資金、資源的合理配置和投入的建議; (3)各階段的測(cè)試報(bào)告和評(píng)價(jià)說明;(4)項(xiàng)目進(jìn)度預(yù)測(cè)分析報(bào)告; (5)監(jiān)理業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的專題報(bào)告。 3.監(jiān)理通知與回復(fù) 在監(jiān)理實(shí)施過程中，監(jiān)理單位與建設(shè)單位的聯(lián)系均以書面函件為準(zhǔn)。在不做出緊急處理時(shí)可能導(dǎo)致人身、設(shè)備或項(xiàng)目事故的情況下會(huì)先口頭或電話通知，事后會(huì)在約定時(shí)間內(nèi)補(bǔ)做書面通知。 以通知與回復(fù)的形式讓信息在建設(shè)單位、監(jiān)理單位與承建單位之間，在各單位內(nèi)部人員之間流動(dòng)，協(xié)調(diào)大家的思想與行動(dòng)，以保證項(xiàng)目的總目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。要使這一形式有效地發(fā)揮作用，必須做到: (1)簡潔，即只包含受眾需要了解的觀點(diǎn); (2)完整，即要包括受眾需要了解的

30、全部觀點(diǎn); (3)結(jié)構(gòu)化，即它必須以一定的結(jié)構(gòu)形式，把要傳遞的這些觀點(diǎn)清晰地傳遞給受眾。 4.日常的監(jiān)理文件 監(jiān)理單位會(huì)及時(shí)向建設(shè)單位提交以下日常監(jiān)理文件: (1)監(jiān)理日志及實(shí)施大事記。監(jiān)理單位會(huì)認(rèn)真做好監(jiān)理日志，保持其及時(shí)性、完整性和連續(xù)性; (2)實(shí)施計(jì)劃批復(fù)文件; (3)實(shí)施措施批復(fù)文件; (4實(shí)施進(jìn)度調(diào)整批復(fù)文件; (5)進(jìn)度款支付確認(rèn)文件; (6)索賠受理、調(diào)查及處理文件; (7)監(jiān)理協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要文件; (8)其他監(jiān)理業(yè)務(wù)往來文件。 5.監(jiān)理作業(yè)文件 監(jiān)理實(shí)施類文件主要包括;項(xiàng)目變更文件、進(jìn)度監(jiān)理文件、質(zhì)量監(jiān)理文件、質(zhì)量回歸監(jiān)理文件、監(jiān)理日?qǐng)?bào)、監(jiān)理月報(bào)、專題監(jiān)理報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、總結(jié)報(bào)

31、告等必要文件。13.3.3溝通 面對(duì)我國現(xiàn)階段政府、企業(yè)人際關(guān)系的現(xiàn)狀，作為協(xié)調(diào)方的監(jiān)理，在進(jìn)行信息系統(tǒng)工程監(jiān)理的過程中必須建立有效的溝通機(jī)制。溝通對(duì)人際關(guān)系的和諧和建立是十分必要的，可以鼓勵(lì)項(xiàng)目建設(shè)過程中涉及各方相互間和內(nèi)部進(jìn)行有效的溝通，利用人際溝通影響行為的杠桿，努力克服影響人際溝通的障礙，實(shí)施雙向溝通。監(jiān)理工程師在與信息系統(tǒng)工程建設(shè)的相關(guān)單位和相關(guān)人員進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)時(shí)，應(yīng)該對(duì)下列內(nèi)容有一定的把握。 1.排除第一印象的干擾 通常情況下，容易根據(jù)初次見面時(shí)對(duì)對(duì)方儀表、風(fēng)度形成的第一印象將他人加以歸類，然后再以這一類別系統(tǒng)中人的總體特點(diǎn)，對(duì)這個(gè)人加以推論并做出判斷，因而往往會(huì)產(chǎn)生“以偏概全”

32、、“愛屋及烏”偏差。監(jiān)理工程師要把握線索偏差的規(guī)律，防止處理事情時(shí)候被假相所迷惑。 監(jiān)理工程師還要注意情緒效應(yīng)的產(chǎn)生，在第一印象形成過程中，主體時(shí)的情緒狀態(tài)可以影響對(duì)這個(gè)人今后的評(píng)價(jià)，第一次接觸時(shí)主體方面的喜怒哀樂對(duì)于對(duì)方關(guān)系的建立或是對(duì)于對(duì)方的評(píng)價(jià)可以產(chǎn)生不可思議的差異。與此同時(shí)，還可能產(chǎn)生“情緒傳染”的心理效果。主體情緒異常，也可以引起對(duì)方不良態(tài)度的反應(yīng)，因此就影響到良好人際關(guān)系的建立。所以，創(chuàng)造良好的交往環(huán)境、時(shí)機(jī)，以維護(hù)彼此的良好心境，也是維持人際關(guān)系正常的重要一環(huán)。 2.把握人際關(guān)系認(rèn)知的規(guī)律 監(jiān)理工程師要認(rèn)識(shí)人際之間吸引的重要性。影響人際之間吸引的因素很多。人的相互感知與理解，人與

33、人之間的喜好(吸引力與好感)、相互影響與行為(包括角色行為)是人際交往的重要影響因素。人與人之間的喜愛是人際關(guān)系穩(wěn)定性、深度、親密性的主要調(diào)節(jié)器。 監(jiān)理工程師要把握人際知覺的規(guī)律，人際知覺是指人與人相互關(guān)系的認(rèn)知。判斷人際關(guān)系時(shí)我們不但要了解對(duì)方的動(dòng)機(jī)、性格以及人際關(guān)系特性。同時(shí)也需要了解對(duì)方與其他人之間的關(guān)系。這是由于在一個(gè)社會(huì)群體中，甲乙雙方的相互關(guān)系絕不是僅僅受甲乙雙方特點(diǎn)的影響，而往往還受到第三者乃至更多人的影響。 監(jiān)理工程師也要把握角色知覺的客觀規(guī)律，角色知覺不但包括對(duì)某人在社會(huì)上所扮演的角色的認(rèn)知與判斷，同時(shí)也包括對(duì)角色的行為的社會(huì)標(biāo)準(zhǔn)的認(rèn)識(shí)。每一個(gè)人在社會(huì)上都扮演著各種角色，而每

34、一種角色都有其一定的行為標(biāo)準(zhǔn)。個(gè)人對(duì)此行為標(biāo)準(zhǔn)的認(rèn)知決定了他在社會(huì)上的行為，例如，上下級(jí)間的關(guān)系，在一般人的心目中自有其固定的方式。而這些交往方式己被社會(huì)歷史地形成，并被一般人所認(rèn)可。這樣，在人際關(guān)系建立上，一旦情境的因素和角色的因素被確定之后，兩者之間的交往形態(tài)與人際關(guān)系也隨之大體決定。所以當(dāng)事人也就必須依照社會(huì)已經(jīng)確定關(guān)系來進(jìn)行彼此交往。監(jiān)理工程師還要認(rèn)識(shí)因果關(guān)系認(rèn)知的規(guī)律。人們對(duì)外界簡單的認(rèn)知，并非對(duì)所認(rèn)知的對(duì)象做各種互不相關(guān)的個(gè)別反應(yīng)，而是系統(tǒng)的、有組織意義的反應(yīng)。同樣地，人們對(duì)社會(huì)上所發(fā)生的事件以及人際事件，也存在著同樣的現(xiàn)象，即將他們組成因果系統(tǒng)的傾 向?，F(xiàn)實(shí)生活中，由于父輩、朋友

35、等彼此具有傳統(tǒng)的良好關(guān)系，而延伸到下一代和相關(guān)群體的關(guān)系是十分多見的。 3.創(chuàng)造良好的人際交往條件 監(jiān)理工程師在從事監(jiān)理工作，同建設(shè)單位和承建單位建立良好的人際關(guān)系時(shí)，還需要?jiǎng)?chuàng)造人際交往的條件。人際交往條件的形成往往受到以下因素的影響。 1)外表問題 從一般意義上來講一個(gè)人的外表是由先人遺傳素質(zhì)形成和發(fā)展起來的，它不以個(gè)人的主觀愿望為轉(zhuǎn)移。但一般人在判斷別人時(shí)，從心理上卻無法消除由于別人外表產(chǎn)生的影響作用。在社會(huì)交往的過程中，外表因素往往有形或無形地影響著人際間相互關(guān)系的建立和發(fā)展。研究表明，外表越吸引人的，也越容易為人所喜愛。但是，外表招人喜歡的并不完全取決于給人外表的美，在人與人相互交往的過程中還存在著另外一種心理現(xiàn)象，即人們?nèi)菀着c那些與我們自己外表、風(fēng)度相類似的人，建立起來良好的人際關(guān)系。 2)態(tài)度的類似性 人與人如果具有共同的態(tài)度與價(jià)