1.辦公用品及勞保用品管理辦法(模板)

1、行政部辦公用品及勞保用品管理辦法文件編號XX-XX-XX-XX頁次1/6修訂次/版本號A/0發(fā)布日期/生效日期/管理標(biāo)準文件文件名稱:辦公用品及勞動用品管理辦法文件編號：XX-XX-XX-XX生效日期：XXX年XX月XX日版本號：A/0適用部門：集團各部門編制：審核：批準：行政部辦公用品及勞保用品管理辦法文件編號XX-XX-XX-XX頁次2/6修訂次/版本號A/0發(fā)布日期/生效日期/修訂明細序號修訂內(nèi)容描述修訂人生效日期1首次發(fā)出行政部辦公用品及勞保用品管理辦法文件編號XX-XX-XX-XX頁次3/6修訂次/版本號A/0發(fā)布日期/生效日期/一、目的為加強集團辦公用品申購、領(lǐng)用、發(fā)放管理，本著“

2、節(jié)約成本，提高效率，規(guī)范流程，明確責(zé)任”的原則，倡導(dǎo)“健康優(yōu)質(zhì)、綠色環(huán)保、勤儉節(jié)約”的現(xiàn)代辦公方式，特制定本辦法。二、定義辦公用品及勞保用品是指集團人員用于辦公所需要的輔助用品（包括：文件檔案用品、桌面用品、辦公設(shè)備、辦公耗材、清潔用品等一系列與工作相關(guān)的用品）。三、適用范圍本程序適用于XX集團管理體系有關(guān)文件的控制。四、各部門職責(zé)（一）、各部門負責(zé)所在部門每月辦公用品的計劃、請購、領(lǐng)取、內(nèi)部發(fā)放及保管工作。（二）、行政部負責(zé)各部門辦公用品的審核、計劃、發(fā)放及控制等管理工作。（三）、采購部負責(zé)辦公用品及勞保用品的按時、按質(zhì)、按量的采購工作。五、工作程序及流程（一）、辦公用品及勞保用品計劃與審批

3、1、各部門在每月底，根據(jù)所在部門辦公用品及勞保用品預(yù)計消耗水平，將所需辦公用品的名稱、種類、規(guī)格、數(shù)量統(tǒng)計后于每月3日前發(fā)行政部處匯總，逾期未交辦公用品及勞保用品請購匯總表的部門視作放棄本月辦公用品的申購。2、行政部必須保證各部門做到辦公用品及勞保用品庫存合理、開支適當(dāng)。3、行政部在2天內(nèi)進行初步復(fù)核申購數(shù)量是否跟實際使用相符，對超出申請量的減取數(shù)量,匯總好后給行政部總監(jiān)審核。4、行政部總監(jiān)審核無異常后安排填寫物資/耗材采購申請單走釘釘流程，審批完成后采購部實施采購。5、各部門在接到釘釘審批物資/耗材采購申請單流程后一個工作日復(fù)核完成，采購部在5個工作日內(nèi)必須采購到位。6、對于不在計劃內(nèi)臨時緊

4、急所需辦公用品及勞保用品（如打印機耗材、插板等），由需求部門自行填寫物資/耗材采購申請單經(jīng)所在單位經(jīng)理/總監(jiān)審核，行政部總監(jiān)審核后，提交行政部辦公用品及勞保用品管理辦法文件編號XX-XX-XX-XX頁次4/6修訂次/版本號A/0發(fā)布日期/生效日期/給采購部采購。7、辦公用品如打印機改裝機或辦公設(shè)備維修等，可根據(jù)實際情況不定時進行實報實銷。8、集團企業(yè)文化建設(shè)所需用品如牌匾、噴繪、標(biāo)牌等由行政部總監(jiān)統(tǒng)一安排設(shè)計、規(guī)劃及聯(lián)系廣告商按要求制作，供方送貨時要求提交一般發(fā)票或收據(jù)不定時進行實報實銷。9、操作流程:（二）、辦公用品及勞保用品采購與驗收1、集團辦公用品及勞保用品采購均實行定點采購，選定具有供

5、貨實力的供應(yīng)商進行采購。2、定點供應(yīng)商原則上不予改變。采購部對供方名錄原則上半年考評一次，就供貨價格、供貨質(zhì)量、供貨時間、服務(wù)態(tài)度、服務(wù)質(zhì)量等方面進行考評，對考評不合格者及時淘汰出供方名錄,并補充新的供應(yīng)商，保證不少于三家可供選擇。3、原則上在集團正式供方名錄規(guī)定的商家實施采購；對臨時購置的辦公用品及勞保用品,要進行貨比三家，盡量降低采購成本；采購?fù)戤厬?yīng)記錄供方的名稱、地址或聯(lián)系方式，以便下次采購時節(jié)約時間、提高效率。4、采購時必須依據(jù)核準的采購清單進行采購，采購商品必須品種對路、價格低廉、量足質(zhì)優(yōu)。5、除總裁辦特批外，原則上日常辦公用品及勞保用品一律在每月5日至10日期間實施采購,選取送貨上

6、門方式。6、采購回來的勞保用品及辦公用品由行政部驗收，采購部必須通知供應(yīng)商提供帶有價格的采購物品清單，方便行政部驗收核對并做好辦公用品登記核算成本。7、操作流程:采購尋找并實行定點供應(yīng)商計劃考評實力（質(zhì)好價優(yōu)）并貨比三家收集供應(yīng)商資質(zhì)并談合作實施送貨上門采購方式（三）、辦公用品及勞保用品發(fā)放及保管1、辦公用品采購到位后，由行政部驗收，采購回來的物品未按照提交的采購質(zhì)量、數(shù)量標(biāo)行政部辦公用品及勞保用品管理辦法文件編號XX-XX-XX-XX頁次5/6修訂次/版本號A/0發(fā)布日期/生效日期/準進行按時采購回來的，或無物品采購或銷售清單的，驗收人員有權(quán)拒收。2、發(fā)放時，由發(fā)放部門通知各計劃部門每月14

7、15日進行領(lǐng)取，領(lǐng)取時在物品領(lǐng)用登記表上簽字確認，無特殊情況逾期不領(lǐng)的不予發(fā)放。3、集團所采購物品必須有記錄，如：名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格等。4、各部門負責(zé)人必須清楚地掌握各自模塊辦公用品的使用情況，臨時存放的實行防蟲、防潮、防火、防霉等保全措施。5、辦公用品領(lǐng)用之后，使用部門應(yīng)盡量節(jié)約，發(fā)給下屬時同時在物品領(lǐng)用登記表上簽名，嚴禁浪費或假公濟私；行政部每月不定期抽查辦公用品的領(lǐng)用情況。6、對于計算器、釘書機、水筆、墨盒、手套、工衣、鉗子、椅子等物品，采取以舊換新的慣例，禁止無限制發(fā)放領(lǐng)用。7、操作流程：驗收人對物品按計劃驗收驗收不合格的拒收，驗收合格的收存通知各部門按計劃領(lǐng)取0K,各部門領(lǐng)取

8、請購物品并簽名（四）、費用付款或報銷1、除辦公用品及勞保用品外的其他物品，不緊急的由相關(guān)需求部門填寫物資/耗材采購申請單經(jīng)直屬總監(jiān)及負責(zé)人審批后移交采購部實施采購。2、辦公用品及勞保用品不緊急的由行政部匯總物資/耗材采購申請單審批后給采購部采購。3、但凡由行政部匯總給采購部采購的物品，由采購部填寫外部第三方支付審批后財務(wù)在2個工作日內(nèi)付款給商家。4、因緊急使用由行政部審核提交給采購部采購的物品，由采購部采購后填寫報銷單實報實銷。5、操作流程:填寫報銷單行政部負責(zé)人審批財務(wù)部審批后報OKy財務(wù)做賬并給予報部門負責(zé)人審批NG總裁辦審批<NG銷人實報實銷（五）、檢査與考核1、日常辦公用品及勞保

9、用品采購計劃必須按集團規(guī)定日期及時統(tǒng)計并報審，超過規(guī)定日期行政部辦公用品及勞保用品管理辦法文件編號XX-XX-XX-XX頁次6/6修訂次/版本號A/0發(fā)布日期/生效日期/原則上不再核準。因此影響集團業(yè)務(wù)正常開展，造成直接經(jīng)濟損失的由責(zé)任部門自行承擔(dān)。2、辦公用品及勞保用品計劃必須切合實際，并嚴格控制在預(yù)算范圍內(nèi)，超出預(yù)算范圍的必須有充足的理由，否則，超出預(yù)算部分的費用由申購單位全額承擔(dān)。3、辦公用品及勞保用品采購人員在采購過程中必須嚴格把好價格和質(zhì)量關(guān)。4、辦公用品及勞保用品保管人員必須認真做好辦公用品及勞保用品的管理和控制工作，嚴禁營私舞弊。5、行政部每月對本制度的執(zhí)行情況進行跟進檢查，對不按制度執(zhí)行的違規(guī)單位填寫教育樂捐單進行教育考核。6、涉及到違規(guī)事項的按集團廉政管理辦法執(zhí)行。7、操作流程：各部門按本辦法執(zhí)行>行政部進行檢查核實&g