公文格式及常見錯(cuò)誤

1、公文格式及常見錯(cuò)誤公文格式及常見錯(cuò)誤 2017年12月版心頁(yè)面v公文用紙及版面尺寸 A4紙型210mm297mmv頁(yè)面設(shè)置 上白邊：371mm 下白邊：351mm 左白邊：281mm 右白邊：261mm 版版 心心: 156mm225mmv排版規(guī)格 一般每頁(yè)一般每頁(yè)22行，每行行，每行28字字 ，正文用三號(hào)仿宋，正文用三號(hào)仿宋210mm297mm下白邊：下白邊：351mm上白邊：上白邊：371mm切口：切口：26261mm1mm訂口：訂口：28281mm1mm一、公文格式一、公文格式( (公文版式公文版式) )二、公文格式二、公文格式( (公文結(jié)構(gòu)公文結(jié)構(gòu)) )版版頭頭主主體體版版記記份號(hào)、密

2、級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、分隔線標(biāo)題、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章、附注分隔線、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼三、公文格式三、公文格式( (下行文首頁(yè)版式下行文首頁(yè)版式) )發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志上邊緣至版心上邊緣至版心上邊緣：上邊緣：35mm35mm發(fā)文字號(hào)之下發(fā)文字號(hào)之下4mm4mm是與版心等寬的紅是與版心等寬的紅色分隔線色分隔線紅色分隔線下紅色分隔線下2 2行是行是正文標(biāo)題正文標(biāo)題發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下邊發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下邊緣發(fā)文字號(hào)的距離緣發(fā)文字號(hào)的距離是：是：2 2行字。行字。一字線距版心下邊一字線距版心下邊緣緣 7mm7mm， 4 4號(hào)半角號(hào)

3、半角阿拉伯?dāng)?shù)字，單頁(yè)阿拉伯?dāng)?shù)字，單頁(yè)右空右空 1 1字，雙頁(yè)左字，雙頁(yè)左空空 1 1字。字。上白邊：上白邊：37371mm1mm下白邊：下白邊：351mm訂口：訂口：281mm切口：261mm三、公文格式三、公文格式( (上行文首頁(yè)版式上行文首頁(yè)版式) )2013號(hào) 簽發(fā)人： “簽發(fā)人姓名簽發(fā)人姓名”為為3 3號(hào)楷體號(hào)楷體, ,發(fā)文字發(fā)文字號(hào)前、簽發(fā)人姓名號(hào)前、簽發(fā)人姓名后分別空一格。除后分別空一格。除有專門說(shuō)明外，正有專門說(shuō)明外，正文其他字體均為文其他字體均為3 3號(hào)號(hào)仿宋體。仿宋體。三、公文格式(公文末頁(yè)版式1)(聯(lián)系人：，電話：)(附件徑送辦公室) 附注居左空附注居左空2 2字，排在成文

4、日字，排在成文日期下一行。期下一行。 單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，成文日期右空成文日期右空4 4字編排，字編排，以日期為準(zhǔn)居中編排以日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)，印章端正發(fā)文機(jī)關(guān)，印章端正居中下壓署名及日期，居中下壓署名及日期，并使署名、日期居印并使署名、日期居印章中心偏下位置，印章中心偏下位置，印章頂端上距正文或附章頂端上距正文或附件件1 1行內(nèi)。行內(nèi)。成文日期用成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字阿拉伯?dāng)?shù)字 版記中的各要素均為版記中的各要素均為4 4號(hào)仿宋體，分隔線與版心號(hào)仿宋體，分隔線與版心等寬，首線、末線用等寬，首線、末線用0.35mm0.35mm粗線，中間用粗線，中間用0.25mm0.25mm細(xì)線。

5、抄送機(jī)關(guān)左細(xì)線。抄送機(jī)關(guān)左右各空右各空1 1字編排，回行時(shí)對(duì)字編排，回行時(shí)對(duì)齊冒號(hào)后的首字，最后用齊冒號(hào)后的首字，最后用句號(hào)。有句號(hào)。有“主送主送”的，主的，主送在抄送前。印發(fā)機(jī)關(guān)和送在抄送前。印發(fā)機(jī)關(guān)和日期左右各空日期左右各空1 1字，日期后字，日期后加加“印發(fā)印發(fā)”2 2字。字。三、公文格式三、公文格式 ( (聯(lián)合行文公文版式聯(lián)合行文公文版式1)1) 聯(lián)合行文時(shí)，聯(lián)合行文時(shí)，主辦機(jī)關(guān)名稱放在主辦機(jī)關(guān)名稱放在前，機(jī)關(guān)后面上下前，機(jī)關(guān)后面上下居中排居中排“文件文件”。 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋字推薦使用小標(biāo)宋字體，顏色為紅色，體，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊以醒目、美觀、莊重為原

6、則。重為原則。 標(biāo)題：標(biāo)題：2 2號(hào)小號(hào)小標(biāo)宋發(fā)文機(jī)關(guān)名稱標(biāo)宋發(fā)文機(jī)關(guān)名稱事由文種。事由文種。正文：正文：3 3號(hào)仿宋。號(hào)仿宋。 頂格，頂格，3 3號(hào)號(hào)黑體，密級(jí)與期黑體，密級(jí)與期限用限用“”隔開。隔開。三、公文格式三、公文格式 ( (聯(lián)合行文公文版式聯(lián)合行文公文版式2)2) 簽發(fā)人：2016號(hào) “簽發(fā)人姓簽發(fā)人姓名名”為為3 3號(hào)楷體。號(hào)楷體。發(fā)文字號(hào)前、簽發(fā)文字號(hào)前、簽發(fā)人姓名后分別發(fā)人姓名后分別空一格。空一格。三、公文格式三、公文格式 ( (聯(lián)合行文首頁(yè)版式聯(lián)合行文首頁(yè)版式3)3)2013號(hào) 簽發(fā)人： 多名簽發(fā)人：多名簽發(fā)人：每一排排兩人，主每一排排兩人，主辦機(jī)關(guān)排在前。發(fā)辦機(jī)關(guān)排在前。

7、發(fā)文字號(hào)要與最后一文字號(hào)要與最后一排對(duì)齊。排對(duì)齊。 正文中的結(jié)正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)：構(gòu)層次序數(shù)：一、黑體(二)楷體3.仿宋(4)仿宋 聯(lián)合行文時(shí)，按發(fā)文排列順序?qū)C(jī)關(guān)聯(lián)合行文時(shí)，按發(fā)文排列順序?qū)C(jī)關(guān)名稱排列在相應(yīng)位置，印章下壓機(jī)關(guān)署名，名稱排列在相應(yīng)位置，印章下壓機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正居中下壓機(jī)關(guān)署名和成最后一個(gè)印章端正居中下壓機(jī)關(guān)署名和成文日期。印章排列整齊，不相交，不相切，文日期。印章排列整齊，不相交，不相切，每排印章不超版心，首排印章頂端上距正每排印章不超版心，首排印章頂端上距正文或附件說(shuō)明文或附件說(shuō)明1 1行內(nèi)。行內(nèi)。 三、公文格式(公文末頁(yè)版式2)三、公文格式(公文末頁(yè)附件版式1

8、) 正文下空一行左空正文下空一行左空2 2字字 “ “附件附件”，全角冒號(hào)，全角冒號(hào)后，寫附件名稱，附件名后，寫附件名稱，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件回行時(shí)與上一行附件名稱回行時(shí)與上一行附件名稱首字對(duì)齊。首字對(duì)齊。三、公文格式(公文末頁(yè)附件版式2) 版記版記三、公文格式(函首頁(yè)版式) 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志使用發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志使用全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱，居中全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱，居中排布，上邊緣至上頁(yè)邊排布，上邊緣至上頁(yè)邊30mm,30mm,推薦使用小標(biāo)宋推薦使用小標(biāo)宋字體，紅色。聯(lián)合行文字體，紅色。聯(lián)合行文用主辦機(jī)關(guān)標(biāo)志。用主辦機(jī)關(guān)標(biāo)志。30mm20mm 發(fā)文機(jī)關(guān)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下標(biāo)志下4mm4mm處

9、印處印一條紅色雙線一條紅色雙線( (武文線、上粗武文線、上粗下細(xì)下細(xì)) )，距下頁(yè)，距下頁(yè)邊邊20mm20mm處印一處印一條紅色雙線條紅色雙線( (文文武線、上細(xì)下武線、上細(xì)下粗粗) )，線長(zhǎng)均為，線長(zhǎng)均為170mm170mm 標(biāo)題與最后一要素距標(biāo)題與最后一要素距 2 行字。行字。 首頁(yè)不顯示頁(yè)碼。版首頁(yè)不顯示頁(yè)碼。版記不加印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日記不加印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期、分隔線，位于最后一期、分隔線，位于最后一頁(yè)版心內(nèi)最下方。頁(yè)版心內(nèi)最下方。1.公文的文種使用常見錯(cuò)誤（1）自制文種：“請(qǐng)示報(bào)告”、“建議”、“工作思路”、“情況”、“匯報(bào)”、“申請(qǐng)”等。（2）誤用文種?！皼Q定與決議”、“決定與命令”、

10、“公告與通告”、“通知與通告”、“請(qǐng)示與報(bào)告”、“請(qǐng)示與函”等分不清。2.公文標(biāo)題常見錯(cuò)誤（1）用發(fā)文字號(hào)代替文件名稱。如“關(guān)于XX2013第X號(hào)文的批復(fù)”（2）文字累贅。如市衛(wèi)生局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省衛(wèi)生廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)衛(wèi)生部關(guān)于工作的通知的通知的通知的通知（3）詞義重復(fù)。如關(guān)于請(qǐng)求解決的請(qǐng)示（4）不合語(yǔ)法。如XX公司關(guān)于開展增產(chǎn)節(jié)約的通知（5）濫用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。如關(guān)于學(xué)習(xí)貫徹“某會(huì)議”精神的通知（6）長(zhǎng)的標(biāo)題排布不合理，回行時(shí)詞意不完整。3.主送機(jī)關(guān)中的常見錯(cuò)誤（1）主送機(jī)關(guān)不規(guī)范（2）主送機(jī)關(guān)混亂（3）分類排列時(shí)未按類內(nèi)用頓號(hào)、類間用逗號(hào)（4）排格不正確。多行排列時(shí)在單位名稱處頓開，而不是書寫至行末才回行；

11、回行不頂格。4.附件標(biāo)識(shí)錯(cuò)誤（1）有附件不標(biāo)注（2）附件名未標(biāo)全稱（3）標(biāo)注不規(guī)范?！案郊倍猪敻駱?biāo)注（正確的是左空2字）；只標(biāo)一個(gè)“附”字；附件未全部標(biāo)注；附件標(biāo)題末用了標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。5.發(fā)文日期：新版已不再使用漢字。6.抄送機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)中的常見錯(cuò)誤（1）已廢除“抄報(bào)”或“報(bào)”、“送”、“發(fā)”等；（2）抄送個(gè)人。公文不能抄送個(gè)人（3）標(biāo)識(shí)不規(guī)范。抄送機(jī)關(guān)未分類或標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用不當(dāng)。7.行文規(guī)則方面 向上級(jí)機(jī)關(guān)行文：原則主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，根據(jù)需要同時(shí)抄送相關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)，不抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事。8.排版方面（1）頁(yè)面采用默認(rèn)值，未按規(guī)定要求設(shè)置頁(yè)面。（2）字體使用隨意，未按規(guī)定要求。

12、機(jī)密1年特急0000001 市 局文件2013015號(hào)錯(cuò)誤：1.份號(hào)、密級(jí)、緊急程度標(biāo)示 不規(guī)范2.發(fā)文字號(hào)編虛號(hào)3.上行文沒人簽發(fā)人4.標(biāo)題與紅色找色反線距離太近5.正文抬頭與標(biāo)題距離太近 市局關(guān)于開展服務(wù)發(fā)展 爭(zhēng)當(dāng)先鋒活動(dòng)的報(bào)告市人民政府： 根據(jù)市局 拜訪函 (邀請(qǐng)函、承諾函)市局： 為了 市 局文件20168號(hào) 市局2016年提高 GDP十大舉措工作總結(jié)局機(jī)關(guān)各科室，局屬各單位： 2016年，我局在市委、市政府和錯(cuò)誤：1.生造文種2.沒有發(fā)文編號(hào)3.成文日期標(biāo)注不正確4.沒有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱錯(cuò)誤：1.生造文種，濫用字母詞 2.抬頭不應(yīng)寫主送機(jī)關(guān) 3.成文日期標(biāo)注不正確一四年七月十七日市局20

13、16年07月17日。 附件：1. 。 局 2016年7月17日 (附件徑送市人民政府辦公室)錯(cuò)誤：1.“抄送”、“主送”字體不對(duì)， 前面未空1格2.“抄送”結(jié)束用逗號(hào)3.主送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人4.“主送應(yīng)排在”抄送”前面5.抄送回行時(shí)排列錯(cuò)誤6.沒有印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期錯(cuò)誤：1.附件與正文中間沒有空1 行2.附件回行對(duì)齊方式不對(duì)3.附件名稱后不應(yīng)打句號(hào)4.只有一個(gè)附件不用打序號(hào)5.附注與成文日期間空1 行,居左未空2格6.機(jī)關(guān)名稱沒有以成文日期為 參照居中編排抄送：、，主送：、副市長(zhǎng)、副市長(zhǎng)。錯(cuò)誤：1.版頭錯(cuò)誤2.發(fā)文字號(hào)距紅色反線太近3.上行文沒有簽發(fā)人4.標(biāo)題沒有發(fā)文單位5.發(fā)文字號(hào)用“( )”6.文

14、種錯(cuò)誤，就用“請(qǐng)示”錯(cuò)誤：1.發(fā)文字號(hào)用“【】”2.標(biāo)題用黑體字3.副縣級(jí)機(jī)構(gòu)越過(guò)主管部門向 行署行文錯(cuò)誤：1.發(fā)文、簽發(fā)人左右分別 空多格2.標(biāo)題沒有小標(biāo)宋體字3. 標(biāo)題啰嗦，一文多請(qǐng)錯(cuò)誤：1.發(fā)文字號(hào)距反線距離較寬2. 標(biāo)題啰嗦，不精煉3.印章位置太擠，不規(guī)范錯(cuò)誤： 1.發(fā)文字號(hào)用黑體字 2.標(biāo)題沒有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，濫用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)( “ ”、 ) 3.主送單位用黑體字錯(cuò)誤： 1.標(biāo)題用黑體字 2.生造文種 3.文件主送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人印章相交印章排列隨意XX關(guān)于XX的文種（大標(biāo)題-方正小標(biāo)宋2號(hào)不加粗）v 頁(yè)面設(shè)置：采用A4紙，上3.7，下3.5，左2.8，右2.6 ;行間距，固定值，28磅。 v正文

15、：為了進(jìn)一步做好XX工作，經(jīng)上級(jí)研究決定，成立XX(仿宋、仿宋、3 3號(hào)、號(hào)、首行空兩字符首行空兩字符）v一、一級(jí)標(biāo)題（黑體、3號(hào)）v（一）二級(jí)標(biāo)題（楷體、3號(hào)、不加粗）v1.三級(jí)標(biāo)題（仿宋、3號(hào)、“.”）v (1)XXXXXXv (2)XXXXXX(所有阿拉伯?dāng)?shù)字格式為Times New Roman)v落款：?jiǎn)挝皇鹈訒r(shí)間v附件：正文下空一行左空正文下空一行左空2 2字字 “ “附件附件”，全角冒號(hào)后，寫附件名稱，全角冒號(hào)后，寫附件名稱，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件回行時(shí)與上一行附件名稱首字對(duì)齊。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件回行時(shí)與上一行附件名稱首字對(duì)齊。 v頁(yè)碼：1 （宋體、4號(hào)） 對(duì)各部

16、門、中心報(bào)送文件的要求及注意事項(xiàng)其他注意事項(xiàng)v簽發(fā)人的規(guī)定 條例規(guī)定，上行文必須標(biāo)注簽發(fā)人姓名。簽發(fā)人是指發(fā)文機(jī)關(guān)條例規(guī)定，上行文必須標(biāo)注簽發(fā)人姓名。簽發(fā)人是指發(fā)文機(jī)關(guān)的主要負(fù)責(zé)人，標(biāo)注簽發(fā)人姓名，主要目的是為上級(jí)機(jī)關(guān)在處理下級(jí)機(jī)的主要負(fù)責(zé)人，標(biāo)注簽發(fā)人姓名，主要目的是為上級(jí)機(jī)關(guān)在處理下級(jí)機(jī)關(guān)公文時(shí)，上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人了解下級(jí)機(jī)關(guān)誰(shuí)對(duì)上報(bào)的事項(xiàng)負(fù)責(zé)。關(guān)公文時(shí)，上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人了解下級(jí)機(jī)關(guān)誰(shuí)對(duì)上報(bào)的事項(xiàng)負(fù)責(zé)。 公文應(yīng)當(dāng)經(jīng)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機(jī)關(guān)主要公文應(yīng)當(dāng)經(jīng)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。因此可見，任何一份公文都有簽發(fā)人，一般性公文由主管負(fù)責(zé)人簽發(fā)。因此

17、可見，任何一份公文都有簽發(fā)人，一般性公文由主管領(lǐng)導(dǎo)就可以簽發(fā)，而上行文必須由機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。主要負(fù)責(zé)人指領(lǐng)導(dǎo)就可以簽發(fā)，而上行文必須由機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。主要負(fù)責(zé)人指各級(jí)機(jī)關(guān)的正職或主持工作的負(fù)責(zé)人。因此，上行文標(biāo)注的也只能是機(jī)各級(jí)機(jī)關(guān)的正職或主持工作的負(fù)責(zé)人。因此，上行文標(biāo)注的也只能是機(jī)關(guān)的主要負(fù)責(zé)人。關(guān)的主要負(fù)責(zé)人。其他注意事項(xiàng)v公文中關(guān)于阿拉伯?dāng)?shù)字和漢字?jǐn)?shù)字的用法 在使用數(shù)字進(jìn)行計(jì)量、編號(hào)的地方，已定型的含阿拉伯?dāng)?shù)字的詞語(yǔ)在使用數(shù)字進(jìn)行計(jì)量、編號(hào)的地方，已定型的含阿拉伯?dāng)?shù)字的詞語(yǔ)（如（如3G3G、MP3MP3等），應(yīng)該使用阿拉伯?dāng)?shù)字；作為非公歷紀(jì)年、概數(shù)（如等），應(yīng)該使用阿拉伯?dāng)?shù)字；作為非公歷紀(jì)年、概數(shù)（如三四個(gè)月、一二十個(gè)）、已定型的漢字?jǐn)?shù)字的詞語(yǔ)時(shí)，應(yīng)該使用漢字?jǐn)?shù)三四個(gè)月、一二十個(gè)）、已定型的漢字?jǐn)?shù)字的詞語(yǔ)時(shí)，應(yīng)該使用漢字?jǐn)?shù)字；如果表達(dá)計(jì)量或編號(hào)所需要用到的數(shù)字個(gè)數(shù)不多，選擇漢字?jǐn)?shù)字還字；如果表達(dá)計(jì)量或編號(hào)所需要用到的數(shù)字個(gè)數(shù)不多，選擇漢字?jǐn)?shù)字還是阿拉伯?dāng)?shù)字在書寫的簡(jiǎn)潔性和辨識(shí)的清晰性兩方面沒有明顯差異時(shí)，是阿拉伯?dāng)?shù)字在書寫的簡(jiǎn)潔性和辨識(shí)的清晰性兩方面沒有明顯差異時(shí)，兩種形式均可使用，如兩種形式均可使用，如1717號(hào)樓（十七號(hào)樓）、號(hào)樓（十七號(hào)樓）、3 3倍（三