秘書資格證書三級復(fù)習(xí)資料

1、第一章 商務(wù)溝通1.在見面禮儀中要注意到：在日本，鞠躬是常見的傳統(tǒng)禮節(jié)。;在歐洲各國喜歡擁抱的禮節(jié)2.錄像中可能出現(xiàn)用餐禮儀：注意3.饋贈禮儀中：(1)與法國人交往，不宜選用刀、劍、剪、餐具或是帶有明顯的廣告標(biāo)志的物品作為饋贈禮品。(2)與美國人交往，兩種場合可通過贈禮圣誕節(jié)期間當(dāng)你抵達(dá)和離開美國的時(shí)候。(3)與俄羅斯人交往，送鮮花要送單數(shù)。(4)與日本人交往，切忌送梳子，而且一般不送菊花和荷花。(5)與阿拉伯人交往，不送酒。P3304.商務(wù)交往中，日本人不太尊重女性。5.談話禮儀中，(1)避談?wù)巍⒆诮痰让舾性掝}(2)不要以自我為中心(3)避免詢問他人穿著、飾物等價(jià)格。(4)男士不問錢包，女

2、士不問年齡。6.西餐餐具中注意刀和叉的使用。P334中7.進(jìn)餐禮儀時(shí)，餐巾放在腿上。完全攤開、塞在胸前、掖在腰帶上都是不正確的。P3358.普通西餐的上菜順序：面包、湯、各類菜肴、甜點(diǎn)、水果、咖啡或者紅茶。P3359.吃甜點(diǎn)時(shí)，要用刀切開后，用叉取食 P33610.第一大題：背景：要接待一個(gè)重要訪團(tuán)，進(jìn)行崗前培訓(xùn)，請您寫一份接待計(jì)劃。答：(1)做接待計(jì)劃之前我們要了解基本情況，確定接待規(guī)格，指定接待計(jì)劃包括工作準(zhǔn)備、生活準(zhǔn)備、參觀娛樂準(zhǔn)備，最后確定人員和經(jīng)費(fèi)(2)書上第339頁上中要點(diǎn)的第一點(diǎn)。(3)書上第339頁上中要點(diǎn)的第二點(diǎn)。(4)進(jìn)行崗前培訓(xùn)的基本原則和要求：.不卑不亢：不論外賓來自哪

3、個(gè)國家，所代表公司、企業(yè)的大小，都應(yīng)該以禮相待，互相尊重。依法辦事：國際間的交往合作，都要依法而行，不僅遵守我國法律，也要遵守對方國家的法律。內(nèi)外有別：指要有保密觀念，既要保守國家機(jī)密，也要保守本單位的機(jī)密。了解國際交往的基本禮儀：即見面禮儀、談話禮儀、身體語言禮儀、餐飲禮儀等等。P339(5)在涉外活動安排中，注意安排好禮賓次序，它表示各國主權(quán)平等的地位。方法有：(1)按身份與職務(wù)的高低排列。(2)按來賓所在國名稱的英文字母順序排列(3)按時(shí)間先后順序排列。P339下11.單選：對以前來訪過的來賓，接待規(guī)格應(yīng)按慣例規(guī)格。P340上12.會談時(shí)就某些實(shí)質(zhì)性的問題進(jìn)行交流。(選擇)P340中13

4、.會談完畢后的合影留念時(shí)，順序按第341頁的第一種。他遵循的原則：(1)以右為尊(2)前高后低14.對外宴請時(shí)要注意：(1)環(huán)境要雅致、安靜(2)點(diǎn)菜時(shí)要考慮對方的信仰方面的忌諱，有許多對方不能普遍接受的，如燕窩、魚翅、海參等(看一下書P341下)15.集體來訪，組織其參觀、娛樂時(shí)要一要去有代表性的地方;二是不能泄密。應(yīng)預(yù)先通知接待方作好準(zhǔn)備。P34216.錄像中可能出現(xiàn)：迎賓時(shí)秘書要到大門口去迎接;介紹時(shí)通常是先由我方人員或翻譯按、迎賓者按身份高低向來賓一一介紹 P342中注意：在溝通部分可能出現(xiàn)大題，多為小題17.小題：廣義的網(wǎng)絡(luò)溝通指那些網(wǎng)絡(luò)溝通與傳統(tǒng)溝通并行、或者網(wǎng)絡(luò)溝通占主導(dǎo)地位的企

5、業(yè)管理溝通體系。P344中(5)在涉外活動安排中，注意安排好禮賓次序，它表示各國主權(quán)平等的地位。方法有：(1)按身份與職務(wù)的高低排列。(2)按來賓所在國名稱的英文字母順序排列(3)按時(shí)間先后順序排列。P339下11.單選：對以前來訪過的來賓，接待規(guī)格應(yīng)按慣例規(guī)格。P340上12.會談時(shí)就某些實(shí)質(zhì)性的問題進(jìn)行交流。(選擇)P340中13.會談完畢后的合影留念時(shí)，順序按第341頁的第一種。他遵循的原則：(1)以右為尊(2)前高后低14.對外宴請時(shí)要注意：(1)環(huán)境要雅致、安靜(2)點(diǎn)菜時(shí)要考慮對方的信仰方面的忌諱，有許多對方不能普遍接受的，如燕窩、魚翅、海參等(看一下書P341下)15.集體來訪，

6、組織其參觀、娛樂時(shí)要一要去有代表性的地方;二是不能泄密。應(yīng)預(yù)先通知接待方作好準(zhǔn)備。P34216.錄像中可能出現(xiàn)：迎賓時(shí)秘書要到大門口去迎接;介紹時(shí)通常是先由我方人員或翻譯按、迎賓者按身份高低向來賓一一介紹 P342中注意：在溝通部分可能出現(xiàn)大題，多為小題17.小題：廣義的網(wǎng)絡(luò)溝通指那些網(wǎng)絡(luò)溝通與傳統(tǒng)溝通并行、或者網(wǎng)絡(luò)溝通占主導(dǎo)地位的企業(yè)管理溝通體系。P344中(5)在涉外活動安排中，注意安排好禮賓次序，它表示各國主權(quán)平等的地位。方法有：(1)按身份與職務(wù)的高低排列。(2)按來賓所在國名稱的英文字母順序排列(3)按時(shí)間先后順序排列。P339下11.單選：對以前來訪過的來賓，接待規(guī)格應(yīng)按慣例規(guī)格。

7、P340上12.會談時(shí)就某些實(shí)質(zhì)性的問題進(jìn)行交流。(選擇)P340中13.會談完畢后的合影留念時(shí)，順序按第341頁的第一種。他遵循的原則：(1)以右為尊(2)前高后低14.對外宴請時(shí)要注意：(1)環(huán)境要雅致、安靜(2)點(diǎn)菜時(shí)要考慮對方的信仰方面的忌諱，有許多對方不能普遍接受的，如燕窩、魚翅、海參等(看一下書P341下)15.集體來訪，組織其參觀、娛樂時(shí)要一要去有代表性的地方;二是不能泄密。應(yīng)預(yù)先通知接待方作好準(zhǔn)備。P34216.錄像中可能出現(xiàn)：迎賓時(shí)秘書要到大門口去迎接;介紹時(shí)通常是先由我方人員或翻譯按、迎賓者按身份高低向來賓一一介紹 P342中注意：在溝通部分可能出現(xiàn)大題，多為小題17.小題

8、：廣義的網(wǎng)絡(luò)溝通指那些網(wǎng)絡(luò)溝通與傳統(tǒng)溝通并行、或者網(wǎng)絡(luò)溝通占主導(dǎo)地位的企業(yè)管理溝通體系。P344中18.網(wǎng)絡(luò)溝通的主體有：管理者的角色轉(zhuǎn)換、員工知識擁有者、網(wǎng)絡(luò)溝通的環(huán)境P34419.網(wǎng)絡(luò)溝通的環(huán)境有三個(gè)網(wǎng)：企業(yè)內(nèi)部的Intranet、企業(yè)的供應(yīng)商間的Extranet、企業(yè)外部的Internet P344下20.基于Internet的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的公司內(nèi)部網(wǎng)，不僅提高了企業(yè)信息服務(wù)的自動化程度，而且降低了企業(yè)管理費(fèi)用。 P34521.Intranet模式以瀏覽器/Web服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器為核心。 P34522.Intranet的應(yīng)用有兩種形式：發(fā)布內(nèi)部文件、內(nèi)部通信 P345中23.Extran

9、et是面向公司合作伙伴、相關(guān)企業(yè)和主要客戶。 Extranet通常位于防火墻之后，通常也不向大眾提供公共服務(wù)信息 P345下24.選擇題：Extranet的作用是：三點(diǎn) (書上第346上)25.多選題：網(wǎng)絡(luò)溝通的主要形式：四個(gè) 書上第346頁26.網(wǎng)絡(luò)溝通的原則：主要考試前三點(diǎn)：交流面對面，管理最有效;信息傳遞前，深思又熟慮;注重影響面，圈內(nèi)與圈外。 P34727.網(wǎng)絡(luò)溝通存在的問題：?？嫉谝缓腿c(diǎn)：溝通信息呈超負(fù)荷態(tài);縱向溝通弱化，橫向溝通擴(kuò)張。 P348和P34928.人們愈來愈青睞電子郵件和電子公告板 P349上第四行第二章 辦公環(huán)境的管理1.辦公布局：開放式辦公室的優(yōu)點(diǎn)：易于溝通，便于

10、交流;缺點(diǎn)：房間易有噪音，如說話聲，打電話等影響他人 ; 封閉式辦公室的優(yōu)點(diǎn)：易于保證工作的機(jī)密性 (把書第353頁上表格看一下)2.封閉式辦公室又稱為傳統(tǒng)辦公室、網(wǎng)格式辦公室。P3523.預(yù)防緊急情況的措施有：主要是第二點(diǎn)和第六點(diǎn)(P354)其中，第二點(diǎn)可能考選擇題;第六點(diǎn)在錄像中可能出現(xiàn)4.發(fā)生事故時(shí)，秘書要填寫事故情況記錄表;如果事故中有人受傷，則涉及到的每個(gè)人都要填寫一張工傷情況報(bào)告表，里面的主要信息要有：完成表格人員、事故涉及人員、事故見證人、填寫表格的人員簽名和日期。注意一定不要有傷情鑒定醫(yī)生。5.第二題：改進(jìn)日常辦公事務(wù)工作流程的方案。答：改進(jìn)日常辦公事務(wù)工作流程的基本思路是：合

11、并和精簡。認(rèn)識到存在的問題后，提出如下改進(jìn)建議。書上第356頁的表格，把大標(biāo)題寫上，然后在自己添寫一些話，是句子完整通順。然后再答第357頁注意事項(xiàng)中：(1)流程應(yīng)由職權(quán)明確的專人來負(fù)責(zé)(2)要考慮客戶的需要，與其他流程以及客戶需求適當(dāng)結(jié)合(3)流程本身要有不斷改善的空間和彈性。6.選擇題：文稿審定的步驟：(1)文秘人員打印文件，首先應(yīng)瀏覽一遍文稿。(2)校對人員應(yīng)認(rèn)真校對。(3)章監(jiān)管員用印前，對文件內(nèi)容、文件格式、簽發(fā)手續(xù)再次認(rèn)真核對一遍。 P358上7.選擇題：文稿審核的內(nèi)涵：法律審核、政策審核、實(shí)施審核、體式審核、程序?qū)徍薖3588.選擇辦公設(shè)備和易耗品供應(yīng)商時(shí)要比較：(1)價(jià)格和費(fèi)用

12、，如批量購買，節(jié)日削價(jià)或?qū)⑵渲付ㄎ┮坏霓k公用品供貨商，但注意一定不要處理的產(chǎn)品(2)質(zhì)量和交貨(3)服務(wù)和位置(4)安全和可靠性 要仔細(xì)比較供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單、訂貨單、交貨單和發(fā)票是否一致P3599.第三題：作為秘書，你如何做到對辦公用品的控制和監(jiān)督?答：第一：要做好庫存控制，就要確定好庫存卡，既確定最大庫存量、最小庫存量和再訂貨量。其中最大庫存量是(定義，在書上第360頁中間)，最小庫存量是(定義，在書上第360頁)，再訂貨量是：(定義，在書上第360頁)第二：加強(qiáng)對辦公設(shè)備和耗材的庫存管理和監(jiān)督，要求保持進(jìn)貨卡、出貨卡和庫存卡的三卡一致。(P261)進(jìn)貨卡即記錄所有接收信息;出貨卡即是申請領(lǐng)用

13、單，記錄發(fā)放物品的數(shù)量;庫存卡是每一次計(jì)算物品的庫存余額，該余額代表庫存物品的實(shí)際數(shù)量。(P260)第三：最后(書上第360頁下)檢查庫存物品申請表和庫存卡，從而了解各部門和某個(gè)人使用物品的情況定期檢查庫存記錄卡，了解庫存物品的項(xiàng)目和最大、最小庫存量和再定購量檢查實(shí)際庫存，將庫存中實(shí)際存放的物品余額對照卡片上的余額相比較，看是否有出入，其目的是防止浪費(fèi)和被盜。第三章常用事務(wù)文書的擬寫1. 選擇題：市場調(diào)查報(bào)告的特點(diǎn)：其一是針對性;其二是真實(shí)性;其三是時(shí)效性。 P367中2. 市場調(diào)查報(bào)告有情況調(diào)查報(bào)告、事件調(diào)查報(bào)告、經(jīng)驗(yàn)調(diào)查報(bào)告和問題調(diào)查報(bào)告。 P3673. 市場調(diào)查報(bào)告的主體由三部分：書上第

14、368頁下4. 市場調(diào)查報(bào)告最重要的是實(shí)事求是。 P369中5. 計(jì)劃的概念。是實(shí)現(xiàn)目標(biāo)、內(nèi)容、步驟、措施和完成期限的一種事務(wù)性文書 p3696. 計(jì)劃的特點(diǎn)：其一是針對性;其二是預(yù)見性。 P3697. 從書上第371頁下計(jì)劃的結(jié)構(gòu)與寫法開始看到第372頁的注意事項(xiàng)?？春?，第四題題目就是根據(jù)背景寫一篇計(jì)劃書。北京的粗略意思是：單位要開展一項(xiàng)學(xué)習(xí)太極神功的活動，學(xué)習(xí)完后舉行比賽，以次寫一個(gè)計(jì)劃。(注明：背景是老師舉的例子，未必是考題)仔細(xì)看一下書上第370頁，例文分析28. 總結(jié)的類型;按內(nèi)容分，由學(xué)習(xí)總結(jié)、工作總結(jié)等;按性質(zhì)和作用分，由綜合性總結(jié)、專題性總結(jié)等。(選擇題)P3729. 總結(jié)的結(jié)

15、構(gòu)中主體包括的內(nèi)容：成績和經(jīng)驗(yàn)、存在的問題和教訓(xùn)以及今后努力的方向等10. 選擇題：主體由過程式、經(jīng)驗(yàn)式等多種形式。P37411. 在總結(jié)中的注意事項(xiàng)：第一、二、三、四點(diǎn) P37412. 述職報(bào)告的特點(diǎn)是：一是個(gè)人性;二是真實(shí)性;三是通俗性。 P37513. 重點(diǎn)：招標(biāo)書。招標(biāo)書由多種類型：企業(yè)經(jīng)營者招標(biāo)書、企業(yè)承包招標(biāo)書、勞務(wù)招標(biāo)書、技術(shù)引進(jìn)或轉(zhuǎn)讓招標(biāo)書。 P376下14. 第五題：可能是公文寫作題：招標(biāo)書 因此一定要好好看一下招標(biāo)書的結(jié)構(gòu)和寫法 看一下第377頁的招標(biāo)書例文15. 第六題：可能是請柬寫作題 參見第191頁請柬的格式與寫法16. 投標(biāo)書也稱為“標(biāo)函”，它的特點(diǎn)是：針對性、求實(shí)

16、性和合約性。P378關(guān)于投標(biāo)書的結(jié)構(gòu)和寫法同學(xué)看一下即可。會議與商務(wù)活動1.會議前我們應(yīng)該做好哪些方面?(1)確定會議的議題(2)確定會議的議程(3)確定會議時(shí)間、會期(4)確定經(jīng)費(fèi)預(yù)算和餐飲安排 P3822.確定會議主題的主要方法：一是要有切實(shí)的依據(jù);二是必須要結(jié)合本單位的事跡;三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細(xì)化 P3823.會務(wù)組是負(fù)責(zé)會務(wù)組織、會場布置、會議接待簽到等會議的組織、協(xié)調(diào)工作。 P382下4.開遠(yuǎn)程會議，預(yù)算我們應(yīng)重點(diǎn)考慮：郵電通信費(fèi)用，電話和電視費(fèi)用5.選擇題：三方或三方以上參加會議的桌子藥用：A.長方形桌子B.圓桌性C.馬蹄形桌子D.正方形桌子 答案：BD6.選擇

17、題：在什么樣的會議中，報(bào)告人和主辦單位負(fù)責(zé)人座位相間排列?答案：報(bào)告會、表彰會、聯(lián)席會 P385中7.遠(yuǎn)程會議的優(yōu)點(diǎn)：節(jié)省時(shí)間、節(jié)省金錢、可以使用錄音帶的形式作永久紀(jì)錄 P3858.第七題：秘書如何做好會議協(xié)調(diào)?答：在總協(xié)調(diào)中，先要準(zhǔn)備工作協(xié)調(diào)，即答書上第387頁上面的表格，然后再添加兩列，一列的標(biāo)題是：不完成，存在問題;另一列的標(biāo)題是：落實(shí)日期在組織工作協(xié)調(diào)中，秘書要引導(dǎo)會議進(jìn)程，秘書發(fā)言(1)著裝要得體，注意表情(2)在時(shí)機(jī)成熟時(shí)，適時(shí)引導(dǎo)(3)發(fā)言時(shí)要與領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)向相同。 秘書還應(yīng)做到在會上認(rèn)真傾聽，最大限度地給予鼓勵(lì)，在會上要尊重他人意見，確信自己能對任何沖突產(chǎn)生積極的影響。9.決定會議效

18、果的因素：書上第388頁下第二點(diǎn)、第三點(diǎn)、第四點(diǎn)和第五點(diǎn)。10.導(dǎo)致會議承銷不高的主要方面：P389中，看一下即可，了解11.第八題：某公司開業(yè)。請你做好開業(yè)典禮的前期準(zhǔn)備答：書上第392頁到393頁，一共9個(gè)點(diǎn)。其中在第四點(diǎn)，闡述來賓邀請的人士包括上級領(lǐng)導(dǎo)，社會名流，新聞界人士和同行業(yè)代表。第六點(diǎn)中，開業(yè)現(xiàn)場，可以是正門之外的廣場，也可以是正門之內(nèi)的大廳。第九點(diǎn)中，向來賓贈送的禮品時(shí)，應(yīng)選擇有宣傳性、榮譽(yù)性和獨(dú)特性的禮品。典禮的程序包括：17點(diǎn)(書上第394頁)，其中第五點(diǎn)，詳細(xì)闡述揭幕人要由本單位負(fù)責(zé)人和一位上級領(lǐng)導(dǎo)或嘉賓代表組成，揭去蓋在牌匾上的紅布，宣告企業(yè)的正式成立以上用自己的語言組

19、織一下。即為答案12.信息發(fā)布會的主題大致有兩類：(1)說明性主題(2)解釋性主題 P39513.選擇：信息發(fā)布會的時(shí)間選擇要注意：(1)避開節(jié)日與假日(2)避免與重大社會活動相沖突(3)防止與新聞界的宣傳報(bào)道重點(diǎn)撞車 P395下14.選擇：確定信息發(fā)布會的地點(diǎn)要考慮：(1)本單位所在地(2)事件發(fā)生地(3)當(dāng)?shù)刂馁e館、會議廳等 P395下15.信息發(fā)布會的主賓是新聞記者 廣告公司、客戶、同行業(yè)是受邀請的對象 P396上1. 信息發(fā)布會的主持人大都由主辦單位的辦公室主任或秘書長、公關(guān)部部長擔(dān)任。 P3962. 選擇：圖片、實(shí)物、模型、錄像、光碟等也是新聞發(fā)布會準(zhǔn)備的材料。 P396中3.

20、信息發(fā)布會上要注意：(1)講話重點(diǎn)突出(2)各發(fā)言人口徑統(tǒng)一(3)對各方記者要一視同仁，不能厚此薄彼 p397信息與檔案多為選擇題，這部分也可能出現(xiàn)大題(可能在檔案與溝通中選擇一個(gè))1.多選：信息開發(fā)的主要形式：P401下2.剪報(bào)的優(yōu)點(diǎn)：成本低，獲得的信息量多 不足的是：缺乏時(shí)效性、可靠性 P402上3.信息資料索引可分為篇目索引和內(nèi)容索引。 P402中4.文摘的類型：指示性文摘(適用于信息篇幅長河內(nèi)容復(fù)雜的情況)和報(bào)道性文摘 P4025.多選題：信息編寫的類型：5點(diǎn) 書上第403頁下面6.信息開發(fā)的方法：主要注意第三點(diǎn)(縱深發(fā))和第四點(diǎn)(連橫法) P404中7.仔細(xì)看書上第405頁信息開發(fā)的

21、類型，一次信息的形式有剪報(bào)、外文文獻(xiàn)的編譯等;二次信息的形式有目錄、索引、文摘和簡介等;三次信息提供的是評述性的、動態(tài)性的、預(yù)測性的信息，其形式有：簡訊、綜述、述評、調(diào)查報(bào)告等 P405中 其考察方式是：從中抽出4個(gè)，讓你選擇哪些是一次信息?二次信息?三次信息?8.信息開發(fā)技巧：抓住熱點(diǎn)、針對難點(diǎn)、找準(zhǔn)亮點(diǎn)、超前預(yù)測、突出特色 P405中9.信息利用中要使用跟蹤卡，跟蹤卡的定義。P406中10.信息咨詢服務(wù)的表現(xiàn)形式：報(bào)刊索引服務(wù)、信息線索咨詢服務(wù)、統(tǒng)計(jì)資料的咨詢服務(wù)。P407 考題形式：在給出別的一個(gè)，構(gòu)成四個(gè)選項(xiàng)11.信息反饋的形式：正反饋和負(fù)反饋，前反饋和后反饋 四選題 P408了解前反

22、饋的定義：在信息發(fā)出之前，向信息發(fā)出者表示的要求和愿望 如來自基層和群眾中的建議和呼聲等 后反饋的定義：信息在發(fā)出后，信息接受者對信息做出的反應(yīng) P40812.信息反饋的特點(diǎn)：針對性、及時(shí)性和連續(xù)性 P409中13.選擇題：開展檔案利用的方式和途徑有：(1)開設(shè)閱覽室(2)檔案外借(3)制發(fā)檔案復(fù)制本 (4)出具檔案證明 P41114.開架閱覽的做法是：(1)科技檔案副本(2)非密的或密級較低的(3)編制“科技檔案檢索圖表” 選擇題P41115.檔案外借的制度：(1)辦審批手續(xù)(2)外借期限不易過長(3)數(shù)量要有所限制(4)保證按期歸還 P41116.檔案復(fù)制本分為副本和摘錄兩種 P41117

23、.檔案人員只有在利用者正式申請下才能出具檔案證明。在證明中只能對有關(guān)材料進(jìn)行客觀地、如實(shí)地?cái)⑹龌蛘?，尤其對所要證明的問題起關(guān)鍵性作用的內(nèi)容應(yīng)做到與原件的字、句，甚至標(biāo)點(diǎn)完全吻合。 P412中18.印發(fā)目錄包括內(nèi)部印發(fā)(向內(nèi)部各機(jī)構(gòu)和下屬單位印發(fā))和外部交流兩種 P4121. “提供檔案利用”是針對檔案管理者而言;“利用檔案”是針對利用者而言 P412下2. 檔案參考資料具有問題集中、內(nèi)容準(zhǔn)確、文字精煉、概括性強(qiáng)的特點(diǎn) P413中1. 把書上第413頁下的幾種常見的檔案參考資料的編寫看一下 他的考題類型可能是根據(jù)一定的背景，讓你選擇。如對于一個(gè)搞科技的企業(yè)來說，編寫檔案參考資料的一句詩()則選

24、書上第415頁的第八點(diǎn)、第九點(diǎn)和第十點(diǎn)。 因此要知道，對于不同類型的企業(yè)，其依據(jù)不同。2. 大事記的概念 P413中秘書編寫的大事記主要是持續(xù)反映本單位情況的單位大事記。 在編寫的時(shí)候，具體要求是：(三點(diǎn))第一，觀點(diǎn)正確，用材真實(shí);第二，大事突出，要是不漏，小事不記;第三，系統(tǒng)條理，簡明扼要 P413大事記的內(nèi)容有大事時(shí)間和大事記述兩部分組成。23.組織機(jī)構(gòu)沿革和企業(yè)年鑒 可能要反過來考。 如：選擇題：系統(tǒng)記錄一個(gè)單位或?qū)I(yè)系統(tǒng)的體制、組織機(jī)構(gòu)和人員編制變革的情況的一種文字材料是() 選擇：組織機(jī)構(gòu)沿革 同時(shí)，企業(yè)年鑒也是如此的考法 P41424.統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集按其內(nèi)容可分為綜合性和專題性兩種

25、P414中25.針對性地提供檔案服務(wù)的人員：計(jì)劃決策人員、基層管理者、科研人員、工程技術(shù)人員P416中的四個(gè)大標(biāo)題2011年秘書資格考試秘書三級實(shí)務(wù)考點(diǎn)(1)禮賓次序常用的5種方法1. 依照來賓的具體身份和職務(wù)高低來排列順序。2按字母順序排列。3依照來賓到達(dá)現(xiàn)場的具體時(shí)間早晚來排列4依照來賓告知東道主自己到訪的時(shí)間的先后排列5不排列即不分先后涉外禮賓的準(zhǔn)備工作。1. 搞清楚來訪外賓或代表團(tuán)的基本情況。2. 注意先弄清楚外賓的飲食愛好、宗教信仰和其他生活習(xí)慣。3. 擬定來賓訪問日程。4.安排食宿涉外會見、會談的程序。1. 提前約定。2.通知對方有關(guān)事項(xiàng)。3.準(zhǔn)備工作.4.迎接客人4. 會見、會談

26、6.送別客人接待計(jì)劃與安排1、說明接待計(jì)劃的三項(xiàng)內(nèi)容：(1)接待規(guī)格;(2)日程安排;(3)經(jīng)費(fèi)列支。2、人員安排中計(jì)劃中應(yīng)寫明;(1)主要陪同人員;(2)主要工作人員;(3)住宿地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、房間數(shù)量;(4)宴請時(shí)間、地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、人數(shù)(5)會見、會談地點(diǎn)、人數(shù)、參與人員。3、日程安排計(jì)劃：(1)日期、時(shí)間、地點(diǎn);(2)活動內(nèi)容;(3)陪同人員。4、接待經(jīng)費(fèi)計(jì)劃(列支);(1)工作經(jīng)費(fèi);(2)餐飲費(fèi);(3)住宿費(fèi);(4)交通費(fèi);(5)參觀費(fèi);(6)其他不可預(yù)見費(fèi)用。進(jìn)行崗前培訓(xùn)的基本原則和要求.不卑不亢：不論來自哪個(gè)國家.所代表公司、企業(yè)的大小應(yīng)以禮相待，互相尊重依法辦事：國際間交往合作.都要依

27、法而行.既遵守我國法律.也遵守對方國家的法律內(nèi)外有別：指要有保密觀念，既要保守國家機(jī)密，也要保守本單位的機(jī)密。了解國際交往的基本禮儀：即見面禮儀、談話、身體語言、餐飲等等新聞發(fā)布會的注意事項(xiàng)。1. 確定新聞主題，選擇發(fā)布良機(jī)。2.挑選媒介單位、落實(shí)宴請范圍。2. 確定會議主持人，精選發(fā)人4.處理好應(yīng)回避的問題制定各種應(yīng)變措施。慶典活動組織工作重點(diǎn)。1.前期調(diào)查研究 2.精心策劃準(zhǔn)備。3.選擇最佳時(shí)機(jī)。4.邀請嘉賓光臨。5.編排活動程序。6 安排其他活動。7.善后工作處理。開放式和封閉式辦公室優(yōu)缺點(diǎn)。1開放式：有利于溝通 節(jié)省辦公空間 辦公設(shè)備共享。難保機(jī)密 干擾大 無私人空間2.封閉式：有利于

28、安全保密 集中注意力 保護(hù)隱私。難交流 費(fèi)用高選擇不同辦公模式的方法1.認(rèn)真分析現(xiàn)有工作模式存在的問題。2.綜合分析不同模式各自優(yōu)缺點(diǎn)。3.確定新的辦公模式。4.根據(jù)新的辦公模式制定相應(yīng)規(guī)章制度。5.確定新的分配制度。辦公模式發(fā)生變化的原因1.信技快速發(fā)展，尤是通技的改變?nèi)藗兊穆?lián)系不受地理位置限制，不再辦公場所也能進(jìn)行工作。2.企業(yè)經(jīng)營需要既支出少量費(fèi)用，又能有更優(yōu)秀的人才完成任務(wù)3.辦公場地費(fèi)用過高，需要壓縮辦公室面積，以最小投入得最好效益4.大中城市交通狀況使人們尋找新的工作模式。5.人們思想觀念的變化，不再拘于一種固定工作模式6.社會豐富多彩人們需要在時(shí)間上又更大的自主性和靈活性。7.人

29、們希望最大限度的發(fā)揮自己的才干，多干事情多得報(bào)酬。8.人事制度的改革，必須打破“鐵飯碗”，用多種方式激勵(lì)員工的工作積極性。2011年秘書資格考試秘書三級實(shí)務(wù)考點(diǎn)(2)制定計(jì)劃的作用。1指明辦公室工作所起的作用及所處的地位2.指明組織為實(shí)現(xiàn)自己的目標(biāo)而確定的主攻位置，所擁有的人、物、財(cái)力部署的根據(jù)3.指明組織的活動方針和范圍保證行動目標(biāo)一致4指明事務(wù)順序先后安排5是一種主要控制手段和數(shù)量化財(cái)政計(jì)劃計(jì)劃工作主要內(nèi)容1每一項(xiàng)工作的起始時(shí)間、階段時(shí)間和最終期限2.每一項(xiàng)任務(wù)的數(shù)量和質(zhì)量要求。1.每一項(xiàng)任務(wù)所需費(fèi)用和其他資源4.每一項(xiàng)任務(wù)所承擔(dān)的人員及負(fù)責(zé)人。5.每一項(xiàng)任務(wù)完成情況的檢查和監(jiān)督。安全檢查

30、的主要內(nèi)容及原則1.對可預(yù)見的自然災(zāi)害作好科學(xué)預(yù)測分析及時(shí)及早預(yù)報(bào)2.對可能發(fā)生的人為事故要多渠道深入了解有關(guān)信息，掌握動向3.對以前發(fā)生的事件進(jìn)行總結(jié)，制定防范措施。4.對預(yù)測的突發(fā)事件制定應(yīng)急方案5.將應(yīng)急方案或應(yīng)急程序公示于醒目位置6.進(jìn)行對突發(fā)事件的培訓(xùn)和演練，掌握必要的知識與技能7.配備相關(guān)設(shè)備和資源8.定期檢查維護(hù)更新設(shè)備和資源，使之處于良好備用狀態(tài)。原則：1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo) 統(tǒng)一指揮2.快速反應(yīng) 控制事態(tài)發(fā)展3以人為本 保護(hù)公眾利益4公開透明 面對公眾。突發(fā)事件的報(bào)告和記錄的必要性及其兩表內(nèi)容必要性：1.作為事故處理的一依據(jù)2.作為安全教育的案例資料3.便于應(yīng)對各種賠償案件內(nèi)容：1.事故

31、情況記錄表：事故發(fā)生日期、時(shí)間、地點(diǎn)、涉及人員，事故過程。證人2.工傷情況報(bào)告表：事故發(fā)生日期、時(shí)間、地點(diǎn)，涉及人員基本情況，事故過程細(xì)節(jié)，救治過程，醫(yī)療處理情況，證明人辦公設(shè)備購買和租用的優(yōu)缺點(diǎn)及其采購程序1購買：優(yōu)點(diǎn)：為組織增加固定資產(chǎn)。使用方便。缺點(diǎn):一次付費(fèi)過高。設(shè)備難更新。2租用：優(yōu)：最初投入費(fèi)用低，并能被獲得的利潤補(bǔ)償。租用協(xié)議包括維護(hù)修理。便于更新?lián)Q代。缺點(diǎn)：常年租用費(fèi)用過高。提前終止合同會有很高賠償。采購程序：提出購買申請 審批落實(shí)費(fèi)用 選擇供應(yīng)商 簽訂供貨合同 貨物驗(yàn)收入庫 支 付貨款。正確選擇辦公設(shè)備和易耗品供應(yīng)商須考慮的因素1.價(jià)格和費(fèi)用比較不同供應(yīng)商的要價(jià)：初次洽談的價(jià)

32、格降低價(jià)格方法，如批量購買，節(jié)日削價(jià)或?qū)⑵渲付槲ㄒ坏霓k公用品供貨商購買后還要考慮費(fèi)用的支出，如：占用空間費(fèi)用，存儲物品報(bào)廢，存儲過多占用資金2.質(zhì)量和交貨保證購買后能滿足需求 選擇不合格物品的供應(yīng)商比較供應(yīng)商交貨的時(shí)間供應(yīng)商能說到，做到，有誠信，很可靠3.服務(wù)和位置比較為客戶提供服務(wù)是否方便，如所提供的訂購方式供應(yīng)商所在地點(diǎn)方便聯(lián)絡(luò)和交貨4.安全和可靠性送貨整個(gè)過程中，保證貨品安全，包裝，存放，運(yùn)輸和交貨比較供貨商賣貨手續(xù)及相關(guān)發(fā)票是否齊全，如查訂貨單，交貨單等了解商家規(guī)模的大小，經(jīng)商史上的信譽(yù)度，如為客戶保密的可靠性2011年秘書資格考試秘書三級實(shí)務(wù)考點(diǎn)(3)申請費(fèi)用以及報(bào)銷結(jié)算的步驟是:

33、1、申請人提交費(fèi)用申請報(bào)告或填寫費(fèi)用申請表，詳細(xì)說明需要經(jīng)費(fèi)的人員、時(shí)間、用途、金額等情況，并親自簽字。2、該報(bào)告或該表必須經(jīng)過組織確定的授權(quán)人審核同意，并簽字批準(zhǔn)。3、一種情況是將獲得批準(zhǔn)的費(fèi)用申請報(bào)告或費(fèi)用申請表提交財(cái)務(wù)部門，領(lǐng)取支票或現(xiàn)金借款;一種情況是先由申請人墊付，完成商務(wù)工作。4、在進(jìn)行商務(wù)工作中，無論是使用支票，還是使用現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ剿魅∠鄳?yīng)的發(fā)票，其內(nèi)容中填寫的時(shí)間、項(xiàng)目、費(fèi)用等應(yīng)與使用者實(shí)際用途相符。5、商務(wù)工作結(jié)束，申請人應(yīng)將發(fā)票附在“出差報(bào)銷單”后面，并親自簽字提交出納部門，由出納部門把先前領(lǐng)取的現(xiàn)金數(shù)額和支出情況進(jìn)行結(jié)算。如果是先由申請人墊付的，在提交票據(jù)和“報(bào)銷憑單

34、”后，方可返還現(xiàn)金。6、如果事實(shí)商務(wù)工作時(shí)，計(jì)劃的費(fèi)用不夠，需要超出時(shí)，應(yīng)提前向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，在得到許可和批準(zhǔn)后，超出的部分才可得到報(bào)銷。制定采購預(yù)算方案的程序和內(nèi)容1程序：確定預(yù)算基數(shù) 調(diào)研 確定采購的產(chǎn)品 編寫預(yù)算方案 修改完善方案2內(nèi)容：預(yù)算的項(xiàng)目名稱 目標(biāo) 需要的辦公資源 采用預(yù)算方法 測算的依據(jù) 支付預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)政府采購主要方式公開招標(biāo) 邀請招標(biāo) 競爭性談判 單一來源 詢價(jià) 國務(wù)院政府采購監(jiān)督機(jī)構(gòu)認(rèn)定的其他方式合理調(diào)配和利用辦公資源1.a制定合理的調(diào)配計(jì)劃：根據(jù)有關(guān)開支規(guī)定、現(xiàn)有庫存、輕重緩急、逐項(xiàng)作出調(diào)配計(jì)劃，計(jì)劃要又預(yù)見性和合理性，并注意在工作中不斷調(diào)整滿足辦公需要。B保證重點(diǎn)物品的

35、使用對工作性質(zhì)重要的部門實(shí)行傾斜政策。2.建立辦公資源運(yùn)行檔案(購買信息 維修合同 操作指南 所有資源情況列表 基本信息 日志記錄和故障登記)3.管理辦公資源的注意事項(xiàng)(及時(shí)更新記錄 按規(guī)定清退辦公用品、設(shè)備 掌握人員流動情況)2011年秘書資格考試秘書三級實(shí)務(wù)考點(diǎn)(4)會議籌備1作用：了解會務(wù)工作的全局 加強(qiáng)協(xié)調(diào)溝通 確保會議目標(biāo)實(shí)現(xiàn)2特點(diǎn)：全面性和具體性 計(jì)劃性 明確性3原則：嚴(yán)格時(shí)間 事項(xiàng)明確 會議必要4內(nèi)容：會議主題于議題 會議名稱 會議議程 時(shí)間和日期 地點(diǎn) 需要設(shè)備和工具 會議文件會議人員組成及人數(shù) 與會人員的組成 會議食宿安排 確定會議經(jīng)費(fèi)安排 會議籌備機(jī)構(gòu)和完成任務(wù)的期限會議應(yīng)

36、急方案的內(nèi)容1.會議中可能出現(xiàn)的意外事件：人員問題 場地問題 設(shè)備問題 資料問題 健康與安全問題與會者情緒問題 與會者返程問題 行為問題 2.明確意外事件出現(xiàn)時(shí)工作人員的責(zé)任3.處理會議中意外事件的方法：同上組織電話會議的方法發(fā)出會議通知 分發(fā)會議資料 安排會場 接通電話 相互通報(bào)出席情況 記錄組織視頻會議的方法視頻會議的會場 做好會場布置工作 配備和檢查設(shè)備 設(shè)備維護(hù) 為減少租用通信線路的時(shí)間 節(jié)約費(fèi)用遠(yuǎn)程會議籌備方案特點(diǎn)(1)遠(yuǎn)程會議具有節(jié)省時(shí)間和金錢、能夠與電話服務(wù)機(jī)構(gòu)商定使用錄音帶做永久記錄、而且交流更加直接、簡短的優(yōu)點(diǎn)。(2)遠(yuǎn)程會議籌備方案擬定時(shí)，應(yīng)預(yù)先了解提供電信會議服務(wù)公司的服

37、務(wù)業(yè)務(wù)，并提前一周與電信會議服務(wù)公司預(yù)約，明確提出自己的要求，并提前將下列內(nèi)容告訴電信服務(wù)公司：會議日期、會議起止時(shí)間、會議參加人數(shù)、與會者的電話號碼、主持人姓名等。(3)會議程序、議程及其他材料必須提前寄給與會者，以便他們有時(shí)間準(zhǔn)備會議討論。(4)遠(yuǎn)程會議籌備方案中要有專人負(fù)責(zé)檢查遠(yuǎn)程會議設(shè)備是否齊全和正常，擺放是否符合要求。會議籌備情況檢查主要內(nèi)容1會議準(zhǔn)備工作是否充分2文件材料的準(zhǔn)備3會議布置情況4禮儀接待人員的準(zhǔn)備5環(huán)境條件與用品的準(zhǔn)備6保衛(wèi)工作的檢查7檢查其他內(nèi)容做好會務(wù)籌備情況檢查的方法有兩種：(1)聽取會議籌備人員的匯報(bào)1)聽取匯報(bào)的領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)前期的調(diào)查，深入一線，發(fā)現(xiàn)問題，解決

38、問題。2)會議籌備人員對匯報(bào)材料的準(zhǔn)備要側(cè)重困難和問題，注重實(shí)效。3)選擇合適的匯報(bào)時(shí)間。4)對會議籌備情況匯報(bào)的重點(diǎn)是籌備中的問題。因此，匯報(bào)之后要抓緊催辦和落實(shí)。(2)會前現(xiàn)場檢查1)檢查會議所需的各種資料，要考慮一些特殊人群的需求，如提供大號字印刷材料。遠(yuǎn)程會議要提前下發(fā)材料。2)注意氣味。一些人對香水、花露水和濃重的化學(xué)氣味過敏或高度敏感。因此，要對所有工作人員提出要求。3)設(shè)立入場登記臺。為使人們能輕松、快捷地登記入場，可考慮設(shè)置咨詢臺或登記臺。張貼會場平面示意圖。4)佩帶徽章、名牌。為方便工作，所有工作人員都應(yīng)佩帶徽章或名牌。5)準(zhǔn)備接待休息室。應(yīng)在接待休息室內(nèi)放置公司標(biāo)志或旗幟，

39、可放置電話機(jī)、傳真機(jī)、電腦、留言條和筆等。此外，還應(yīng)備有急救箱。6)安排接待、服務(wù)人員。配備精通產(chǎn)品和服務(wù)的人員，事先組織培訓(xùn)，回答與會者的提問。7)遠(yuǎn)程會議要加強(qiáng)對設(shè)備的檢查2011年秘書資格考試秘書三級實(shí)務(wù)考點(diǎn)(5)會議協(xié)調(diào)的內(nèi)容1協(xié)調(diào)會議召開的時(shí)間地點(diǎn)出席人員列席人員2協(xié)調(diào)會議相關(guān)事項(xiàng)3協(xié)調(diào)會議議題4協(xié)調(diào)會議紀(jì)要5協(xié)調(diào)會議決定事項(xiàng)的落實(shí)推進(jìn)會議進(jìn)程的方法1了解會議主題和議題2嚴(yán)格遵守會議時(shí)間3主題明確4鼓勵(lì)和引導(dǎo)與會者5消除交流故障抵制不和諧因素6合理安排議題7掌握會議休息的時(shí)機(jī)8適時(shí)結(jié)束會議會議經(jīng)費(fèi)使用的方法1以節(jié)約為原則，需要開支的項(xiàng)目要盡量列的詳細(xì)具體2向會議籌備委員會的領(lǐng)導(dǎo)人提出

40、申請并按照審批權(quán)層層審批3領(lǐng)導(dǎo)審批后由財(cái)務(wù)部門提取現(xiàn)金或填寫支票4支出會議經(jīng)費(fèi)5領(lǐng)導(dǎo)審批后按本單位零用現(xiàn)金、開支標(biāo)準(zhǔn)和報(bào)銷的這種財(cái)務(wù)制度和規(guī)定辦理結(jié)賬手續(xù)。會議總結(jié)的目的1檢查會議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況2檢查各小組分工執(zhí)行情況3檢查個(gè)人工作情況4表彰先進(jìn)個(gè)人5妥善解決會議遺留的問題高效率會議的決定因素1會議召開的必要性2經(jīng)過精心準(zhǔn)備3地點(diǎn)選擇適中4形式多樣化5嚴(yán)格執(zhí)行了會議的各項(xiàng)議程6與會者經(jīng)過認(rèn)真確認(rèn)和專心挑選7嚴(yán)格開會、散會時(shí)間8會議作出的決定事項(xiàng)9會議經(jīng)費(fèi)支出合理10會議服務(wù)熱情周到2011年秘書資格考試秘書三級實(shí)務(wù)考點(diǎn)(6)信息利用的要求1信息利用要給組織帶來效益2信息利用要對社會環(huán)境和公眾負(fù)

41、責(zé)。不能損害社會環(huán)境和公眾利益3信息利用要嚴(yán)格遵守信息法規(guī)，遵守知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的相關(guān)法律法規(guī)登記(1)登記的含義：登記即建立信息的完整記錄。(2)登記分為兩種類型;總括登記，對存儲信息按批分類登記;個(gè)別登記，按信息存儲順序逐件登記。(3)登記形式有兩種：卡片式登記、薄冊式登記。編碼(1)編碼要求;編碼結(jié)構(gòu)應(yīng)表示出信息的組成方式及關(guān)系。(2)編碼步驟;分析所有預(yù)編的信息;選擇最佳的編碼方法;確定數(shù)碼的位數(shù)(3)編碼的兩種方法：順序編碼法，按信息發(fā)生的先后順序或統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)編碼;分組編碼法，利用十進(jìn)位阿拉伯?dāng)?shù)字，按后續(xù)數(shù)字來分別信息的大、小類提供檔案利用的要求及方式1要求：依法開展利用工具 主動及時(shí)開展

42、利用工作 不斷完善檔案服務(wù)方式和手段 掌握本單位近期工作重點(diǎn)、重大活動據(jù)此開展檔案利用工作2方法：開設(shè)閱覽室提供利用 檔案外借 制發(fā)檔案復(fù)制本 提供咨詢服務(wù) 印發(fā)檔案目錄 舉辦檔案展覽編寫大事記的工作步驟和注意事項(xiàng)1.接受任務(wù)后，首先收集有關(guān)文件和材料，掌握公司成立至今以來發(fā)生的一些大事和要事， 接下來了解編寫大事記的注意事項(xiàng)，如材料真實(shí)編寫時(shí)突出大事不要漏要點(diǎn)拋掉小事。編寫大事記注意系統(tǒng)性和條理性，簡明扼要。寫完之后要讓經(jīng)理過目，經(jīng)理認(rèn)為沒有問題后將其制作成展板，供客閱覽了解使用。同時(shí)要將該大事記放在公司的參考資料里，以后逐年編寫。2.大事記主要由大事記記述和時(shí)間組成。大事記述是大事記的核心

43、部分，通過許多重大事件的記述，反映歷史發(fā)展的概貌和規(guī)律。大事的合理選擇是撰寫著部分之一。大事時(shí)間要求有記載準(zhǔn)確的日期，不用模糊的字詞。而且對每件大事均寫明某年某月某日，爾后再按大事發(fā)生的時(shí)間順序進(jìn)行排列。2011年秘書資格考試秘書三級實(shí)務(wù)考點(diǎn)(7)會議管理1、會議籌備方案的擬訂內(nèi)容包括：確定會議的主題和議題、名稱、議程、時(shí)間和地點(diǎn)、所需的設(shè)備和工具、會議文件的范圍以及文印或復(fù)制工作、與會代表的組成、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、住宿和餐飲安排、會議的籌備機(jī)構(gòu)與人員分工。作用有：確保會議的周密組織、服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位、確保領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行。(1)組建會議籌備委員會(2)分成籌備小組(3)形成籌備方案(4)

44、領(lǐng)導(dǎo)審核方案2、會務(wù)檢查工作程序內(nèi)容包括：會議準(zhǔn)備是否充分、會議期間能否排除各種干擾、環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備、文件材料的準(zhǔn)備情況、會場布置情況的檢查、會議保衛(wèi)工作的檢查以及其他。(1)開會檢查的程序1)會議籌備機(jī)構(gòu)對會議的準(zhǔn)備情況進(jìn)行自我檢查2)會議領(lǐng)導(dǎo)小組確定匯報(bào)會的時(shí)間和地點(diǎn)并發(fā)出協(xié)調(diào)會通知3)召開協(xié)調(diào)會并在會上現(xiàn)場解決問題4)匯報(bào)會后對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題予以催辦和落實(shí)(2)現(xiàn)場檢查的程序1)指定現(xiàn)場檢查的路線和確定現(xiàn)場檢查的重點(diǎn)2)制作檢查單，以便記錄和匯總3)按照既定的檢查重點(diǎn)逐一現(xiàn)場核對并明確記錄4)對未達(dá)到要求的整理出整改和修訂意見并予以糾正3、會議文件審核工作程序內(nèi)容包括：審核會議文件

45、的準(zhǔn)確性和完整性，審核會議文件與會議主題的關(guān)系，審核會議文件是否存在與國家和組織的方針、政策、法規(guī)相沖突的內(nèi)容，審核會議內(nèi)容是否經(jīng)過調(diào)查研究、是否與實(shí)際相符，提交會議討論的文件是否進(jìn)行了會商，審核會議文件是否做到了中心突出、觀點(diǎn)明確、條理分明、事實(shí)準(zhǔn)確。(1)起草該文件的秘書就內(nèi)容進(jìn)行自審(2)主觀秘書進(jìn)行初審(3)如內(nèi)容涉及部門較多，要進(jìn)行會審(4)審核修改后，主要領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審4、擬訂會議的應(yīng)急方案內(nèi)容包括：會議舉行過程中可能出現(xiàn)的問題(人員、場地、設(shè)備、資料、健康與安全、行為等問題)，出現(xiàn)問題時(shí)負(fù)責(zé)解決的會議工作人員。(1)預(yù)測不可預(yù)知的情況(2)提前準(zhǔn)備應(yīng)對的備選方案(3)討論

46、會議緊急情況(4)確定會議應(yīng)急方案5、提示會議按計(jì)劃進(jìn)行是根據(jù)會議目標(biāo)的需要，在會議進(jìn)行過程中創(chuàng)造與會議目標(biāo)相適應(yīng)的環(huán)境氣氛，掌握會議議程，維護(hù)會間秩序，排除外界對會議的干擾，從而引導(dǎo)決定、決議、結(jié)論的形成。(1)了解議題和議程(2)準(zhǔn)時(shí)宣布開會(3)有效引導(dǎo)議題6、處理會議突發(fā)事件的程序(1)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告(2)啟動會議應(yīng)急方案(3)實(shí)施應(yīng)急方案(4)必要時(shí)向公共應(yīng)急機(jī)構(gòu)請求支援(5)善后工作(向受害者及其家屬進(jìn)行安撫、與媒體溝通)7、會議總結(jié)工作程序內(nèi)容包括：會議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、與會代表人數(shù)、主要議題，參加會議的上級領(lǐng)導(dǎo)人，會議的主持者，領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告或講話的要點(diǎn)，對會議的基本評價(jià)和貫徹要求

47、，會議的決議情況及今后的工作任務(wù)布置等。(1)對會議征詢意見，擬就工作總結(jié)稿(2)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告會議結(jié)論(3)總結(jié)定稿(4)印發(fā)(5)歸檔(6)組織全體工作人員進(jìn)行總結(jié)2011年秘書資格考試秘書三級實(shí)務(wù)考點(diǎn)(8)事務(wù)管理1、禮賓次序確定步驟亦稱禮賓序列，是在商務(wù)交往中對參觀訪問、出席活動、參加儀式的來自不同國家、不同地區(qū)、不同團(tuán)體、不同單位、不同部門、不同身份的組織或個(gè)人的尊卑、先后的順序和位次，所進(jìn)行的合乎禮儀慣例的具體排列。(1)確定禮賓次序方案(2)提前通知有關(guān)各方(3)按禮賓次序排列座次、名次、出場次序2、安排涉外迎送工作程序(1)確定迎候人員(2)準(zhǔn)備迎賓的物品(3)見面講究禮節(jié)(4)送

48、行前的拜訪(5)安排送行儀式3、會見會談工作程序會見也叫禮節(jié)性會晤，通常是半小時(shí)左右，屬于禮貌性的應(yīng)酬。會談也叫談判，是雙方或多方為各自利益，就某些實(shí)質(zhì)性問題交流情況、交換意見、達(dá)成協(xié)議等，專題性較強(qiáng)。(1)約定(2)通知對方有關(guān)事項(xiàng)(3)準(zhǔn)備工作：背景資料、會見場所布置、人員安排(4)迎接客人(5)會見、會談(6)送別客人4、西餐禮儀(1)赴宴前的準(zhǔn)備1)接到邀請后,要看清請柬的各項(xiàng)內(nèi)容2)如果決定接受邀請并已答復(fù)主人，就不要輕易改變3)到別人家赴宴需要帶禮物4)要根據(jù)請柬上的要求選擇赴宴的服裝5)要準(zhǔn)時(shí)赴宴(2)西餐的座次安排主客間隔而坐，男女間隔而坐，夫妻分開而坐(3)入席、退席禮節(jié)1)

49、客人要在主人的帶領(lǐng)下順序入席2)入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，雙手放在膝蓋3)暫時(shí)離開應(yīng)該把餐巾放在自己的椅子上4)主人把餐巾放在盤子旁邊，意味著結(jié)束進(jìn)餐，其他人應(yīng)該也把餐巾放在桌子上，隨女主人退席(4)餐具的使用方法與席間禮節(jié)1)左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌2)吃雞、蝦、魚的方法3)吃面包時(shí)要掰下一小塊，涂上黃油，放入口中4)吃意大利面條的方法5)吃水果的方法6)喝咖啡或茶的方法7)每道菜吃完，要把刀叉并排放在盤內(nèi)8)進(jìn)餐速度應(yīng)該與大家一致9)談話聲音一定要輕(5)西餐的飲酒禮儀1)上菜次序：湯或冷食、魚、主菜、色拉、甜食、咖啡2)上酒次序：宴會開始前的雞尾酒、白葡糖酒配魚、紅葡萄

50、酒配主菜、香擯酒與葡萄酒一起上5、招待會的禮儀(1)招待會的請柬：表明時(shí)段、不需要客人回復(fù)(2)冷餐會的禮節(jié)：按順序取菜、按量取菜、顧及他人的利益(3)酒會的禮節(jié)：要以恰放的方式把自己介紹給陌生人，要欣然接受陌生人加入自己的談話圈中，聊天時(shí)要照顧到所有在場者，不要大聲喧嘩6、不同辦公模式的特點(diǎn)(1)在家辦公。優(yōu)點(diǎn)：節(jié)省辦公室空間和資金，節(jié)省花費(fèi)的時(shí)間，更靈活的管理自己的時(shí)間，減少交通的擁擠、污染和費(fèi)用。缺點(diǎn)：需計(jì)算機(jī)和電話以保持聯(lián)系，有的缺乏適宜的辦公環(huán)境，增加了組織監(jiān)督、管理和控制工作人員工作的難度，同事之間交流減少，減少了與專業(yè)人員及社會的聯(lián)系。(2)彈性時(shí)間。優(yōu)點(diǎn)：時(shí)間靈活，更好的安排工

51、作時(shí)間，提高效率。缺點(diǎn)：難以監(jiān)督員工(3)遠(yuǎn)程工作。優(yōu)點(diǎn)：減少總部辦公空間的開銷，工作時(shí)間更靈活。缺點(diǎn)：加大了對員工監(jiān)督和控制的難度。(4)虛擬辦公。優(yōu)點(diǎn)：減少工作空間和辦公用品的耗費(fèi)，信息能夠存儲、歸檔和通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送。缺點(diǎn)：難以控制任務(wù)和信息的質(zhì)量，難于管制網(wǎng)絡(luò)以及信息的安全保密。(5)兼職工作。優(yōu)點(diǎn)：兼職人員可控制自己的工作時(shí)間和多份工作，充分發(fā)揮自己的專長。缺點(diǎn)：控制和監(jiān)督員工較難，難以控制工作量及報(bào)酬。(6)定期合同制。優(yōu)點(diǎn)：能靈活聘到優(yōu)秀人員，這些人工作有動力，效率高。缺點(diǎn)：難以控制員工對企業(yè)的忠誠，缺乏工作保障。(7)交替工作。優(yōu)點(diǎn)：能激勵(lì)工作人員。缺點(diǎn)：交接不當(dāng)，會出現(xiàn)工作

52、混亂。(8)臨時(shí)辦公桌。優(yōu)點(diǎn)：節(jié)省資金也節(jié)省了員工的時(shí)間。缺點(diǎn)：員工缺乏歸屬感，不能得到充足的信息，降低工作效率，也難于被管理。7、選擇辦公模式的工作程序(1)深入調(diào)查現(xiàn)有辦公模式所面臨的問題(2)根據(jù)調(diào)查結(jié)果確定相應(yīng)的新型辦公模式(3)根據(jù)新的模式要求制定管理監(jiān)督的標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)權(quán)利相結(jié)合的分配制度(4)先在部分部門實(shí)行取得經(jīng)驗(yàn)，逐步推廣新模式(5)不斷根據(jù)本企業(yè)特點(diǎn)完善新模式，評估啟用新模式的得失8、設(shè)計(jì)辦公室的工作程序(1)分析不同部門業(yè)務(wù)特點(diǎn)對于辦公條件的要求(2)設(shè)計(jì)平面圖(3)選擇辦公家具、設(shè)施和裝飾(4)采光、溫度和通風(fēng)9、改進(jìn)辦公事務(wù)工作程序(1)定義一個(gè)需要加以分析和改進(jìn)的流程(2)確定衡量流程的關(guān)鍵指標(biāo)并對該流程進(jìn)行評價(jià)(3)尋找所存在問題和差距的原因(4)根據(jù)以上分析提出可行的改進(jìn)方案(5)實(shí)施改進(jìn)方案10、改進(jìn)辦公事務(wù)的流程(1)確定問題(2)分析有關(guān)資料(3)確定造成問題的可能的原因(4)提出可能的解決方案11、突發(fā)事件的預(yù)防措施發(fā)生的事情是不可預(yù)見的或突然發(fā)生的，并帶來危險(xiǎn)，需要立即采取應(yīng)對措施，盡力控制。主要有火災(zāi)、傷害、疾病、炸彈威脅或恐慌。(1)以書面形式確定緊急情況處理程序(2)根據(jù)書面程序，對所有工作人員進(jìn)行培訓(xùn)(3)讓所有人員了解有情況發(fā)生該如何疏散和急救員的姓名(