提早六小時下班的高效工作術(shù)

1、提早六小時下班的高效工作術(shù)超級時間整理術(shù)用最少的時間與勞力，獲得最大的成果提早六小時下班的高效工作術(shù) 超級時間整理術(shù) 用最少的時間與勞力，獲得最大的成果11.“體系”能改變你的工作21.1.為什么需要“體系”21.2.什么工作需要“體系化”31.3.將自己的工作“體系化”31.4.用“體系”驅(qū)動隊伍41.5.構(gòu)筑有可持續(xù)性的“體系”41.6.“體系”工作法 黃金三定律52.大幅提高“操作類”工作的效率62.1.活用檢查表62.2.將工作內(nèi)容和順序變?yōu)闄z查表63.統(tǒng)一管理所有任務(wù)73.1.掌握數(shù)據(jù)管理的基礎(chǔ)73.2.使用“TO DO”清單，統(tǒng)一管理所有任務(wù)83.3.一天的工作只要2小時93.4.

2、構(gòu)筑處理郵件的“體系”93.5.搜集信息也能“體系化”104.用“體系”思考的人有“7種習(xí)慣”105.“體系”工作法的目標(biāo)116.后記127.隨筆12 13 / 13 每天被工作搞得疲憊不堪 沒空完成重要的工作 部下不按照既定規(guī)矩辦事 沒時間留給自己 . 什么時候才能輕松一些？ 怎么樣才能提高效率，讓工作變得更輕松？ 只想做開心的工作 要是讓部下完成自己的工作，也能產(chǎn)出同樣的成果就好了 想把閑暇時間用來提升自己 . 自己搞個“體系”不就好了么？！ 只要搞好體系，誰都恩那個作出成成果。 所謂體系，就是無論是誰，無論什么時候，無論他做幾次，都能得出同樣成果的系統(tǒng)。 第一章圍繞“何為體系”展開。 第

3、二章介紹提高工作效率的“體系化”工具。 第三章是討論用“體系”驅(qū)動自己的技巧。 第四章及最末一章是介紹用“體系”思考的人的7種習(xí)慣。1. “體系”能改變你的工作1.1. 為什么需要“體系” 案例一 A餐館的一個老廚師水平很高，其他年輕廚師水平很一般，B餐館所有廚師都參照固定的操作指南來做菜，味道都一樣。 一段時間后，A餐館的老廚師跳槽到B餐館，B餐館改進(jìn)操作指南，所有廚師水平都同步提高。 結(jié)果A餐館生意沒了，B餐館生意火起來了。 案例二 某部門的負(fù)責(zé)人，對部門所有資料了如指掌，但是有一天他離開了這個部門，結(jié)果所有人不知道下面的工作該如何開展，部門工作停滯不前。 案例三 某部門的負(fù)責(zé)人，每天都要

4、指示部門其他人該做些什么。如果有人問我某件事情該怎么辦，我也會仔仔細(xì)細(xì)的教。如果其他部門的人來詢問，也會去回答和解釋。 如果有一天，這個負(fù)責(zé)人病倒了或者放假一天，所有的工作都會停滯。 只要是一直疲于眼前的工作，忙著完成現(xiàn)在擺在眼前的業(yè)務(wù)，就開拓不了新的工作了。 在這樣下去，我就沒有時間培養(yǎng)員工，也沒時間把腦子用在公司的經(jīng)營和發(fā)展戰(zhàn)略上。在不遠(yuǎn)的將來，部門就會撐不下去。 這種危機感督促我調(diào)整了工作方式。 從那以后，我每天6點起床，8點之前完成當(dāng)天需要完成的工作。8點到中午的那幾個小時是我“自我鉆研”時間，學(xué)習(xí)其他方面的知識。而其他的時間完全可以自己掌握。 以前的我苦于慢性的“拆了東墻補西墻”的狀

5、態(tài)，疲于眼前的工作，沒空考慮將來的事情。、 而現(xiàn)在的我工作起來非常從容，還有足夠的自由時間來投資在自己和公司的未來上。 回憶上面的三個例子，你是否想改變？ 總結(jié)上面的三個例子：個人的才能與努力有難以翻越的“壁壘”。 本書將重點介紹“體系”工作法，幫助大家翻越這堵“高墻”。 體系是什么？ 體系就是無論是誰，無論什么時候做，無論做多少次，都能得出同樣成果的系統(tǒng)。 廚師把手藝變成了食譜。這個就是體系。 首先，擁有杰出的能力。 其次，能將能力變?yōu)轶w系。 能干的現(xiàn)代商務(wù)人士，必須兼?zhèn)溥@兩個條件。1.2. 什么工作需要“體系化” 把怎樣的工作“體系化”，才能花最小限度的時間和勞力，取得最大的成果呢？這就是

6、本節(jié)所講的主要內(nèi)容。 工作分成兩類：操作類和思考類。 很多人大多把七八成的時間用在了“操作類”工作上。 反之，思考類工作是最應(yīng)該花時間和勞動去思考的。因為思考類工作中產(chǎn)生的新業(yè)務(wù)計劃直接與未來的成果掛鉤。光靠操作類工作，自己和公司是不會有所成長的。 所以我們要做的是把操作類工作體系化，節(jié)約出來的時間放在思考類工作上。 越是麻煩的事情，就越是需要用輕松的方法解決它。 總結(jié)一下： 思考類工作再麻煩，也要積極的去做。不停的用腦思考這才是信息社會的商務(wù)人士的唯一制勝法寶。而操作類麻煩事要盡可能用輕松快捷的方法解決，提高工作效率。 有不少商務(wù)人士怕“思考類”工作太麻煩，于是選擇了拖拉，轉(zhuǎn)投“操作類”工作

7、逃避現(xiàn)實。 還有這樣的麻煩“懶得解釋給部下聽，干脆自己做好了”想想那個廚師，他一天能做多少菜？1.3. 將自己的工作“體系化” 如何將工作體系化？介紹兩個思路： 將成功經(jīng)歷“體系化” 把成功的地方歸納出來，這就是將成功經(jīng)歷“體系化”的第一步。每次做類似的事情，可以不斷的改良。而不是每次都是從頭開始。 將常規(guī)工作體系化。 每次出差的時候，是不是要帶同樣的東西？做一個出差用品列表，每次都打鉤，是不是就省很多時間？這個列表就是體系化。 時間面前人人平等。不懂如何有效利用時間的人很難取得成功。 我認(rèn)為竅門就是時間按的用法。如何有效利用時間便是竅門。 再能干的人也不能把時間變多，只有搞好“體系”在工作的

8、方法和時間的用法上費些心思，就有可能改變時間的質(zhì)量。時間都一樣，時間的質(zhì)量不一樣。 構(gòu)筑體系，是對自己未來的時間的投資。 加入你是一個領(lǐng)導(dǎo)，就可以歸納出一張表，把所有的流程都變成檢查表，下一次再碰到類似的事情就不用動腦子了，直接對照著表做就行了，就像流水線操作一樣。這樣一來，整理文件的工作能輕松不少，而且要是部下有問題問你，你也可以直接把表丟給他，省去解釋的時間。如果上司讓你主持會議，你就可以做一份主持會議的流程指南，碰到類似的事情就直接交給同事和部下完成。 我們都是被逼出來的。 在你忙的不可開交的時候，你就需要一張“TO DO”列表，該做的事情列表。 問題是誤以為“忙=干不了其他事”。這就等

9、于你放棄了提高效率的努力，降低了自己的極限。 如果你覺得自己很“忙”，那就請冷靜下來好好想想。你會比總統(tǒng)還忙么？ 成功人士都能在有限的時間里追求更多的成果，所以他們才能實現(xiàn)突破。 其實，在我們認(rèn)為“忙”的時候，其實還能多完成10倍的共工作。 換個角度思考是體系化的第一步。1.4. 用“體系”驅(qū)動隊伍 無論是領(lǐng)導(dǎo)還是員工，都需要適合自己的體系 領(lǐng)導(dǎo)需要的體系化 領(lǐng)導(dǎo)只用自己的能力出色的完成任務(wù)，算不上是一個出色的領(lǐng)導(dǎo)。更重要的是信賴“他人的能力” 領(lǐng)導(dǎo)把工作安排給下屬，只說把這個做了，是不夠的，必須構(gòu)筑好工作的體系。讓下屬按照體系去工作。所以一個領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)務(wù)之急是構(gòu)筑自己的體系。 上司應(yīng)該管什么？雖

10、然是管人，但是更多的是管理工作，把工作做成體系化。 讓新人做“模仿成功者”。讓新人模仿自己的工作方式去工作。以自己的體系為基礎(chǔ)，再根據(jù)自己的情況進(jìn)行改進(jìn)，就能搞出一個適用自己的體系。 一個良性循環(huán)：構(gòu)筑體系工作速度提高大家覺得你是個能干的人接到更多的工作。 發(fā)現(xiàn)問題，首先檢查體系。 出了問題，不要急于解決問題，而是找體系中的問題，防止下次再出現(xiàn)類似的問題，體系不是一下就建立好的，都是持續(xù)不斷改進(jìn)的。 失敗也能體系化 工作出錯了，不是簡單一句“下次注意”或者“下次不會了”，領(lǐng)導(dǎo)也不能說“決不能失敗”“別出錯”這些話都沒有用的。 其實我們應(yīng)該把出現(xiàn)錯誤的原因歸咎于自己構(gòu)筑的體系。 要主動承擔(dān)責(zé)任，

11、不要把責(zé)任推卸給別人，然后再把經(jīng)歷花在構(gòu)筑“不出錯的體系”上，這樣才能讓公司變得更好。1.5. 構(gòu)筑有可持續(xù)性的“體系” 都說：“堅持就是力量”，可是“堅持”絕非易事。 你還記得辦理運動中心會員卡的情景嗎？從每天都去，到一周去一次到一個月去一次，以至于最后放棄。 一開始斗志昂揚，可是后來就堅持不下去了。 著名的長尾定律。為了把干勁保持在最初的制高點，最有效的方法就是構(gòu)筑體系。 關(guān)鍵是沒有強大的意志和毅力也能夠堅持下去。 意志力一般人都是沒有的，很不穩(wěn)定。我們不應(yīng)該以來意志力，而是依賴于體系的力量。只要照著體系去做，不知不覺中就堅持下來了。我們需要的是體系不是意志力。 兩個小竅門： 堅持的訣竅1

12、：定小目標(biāo) 比如你想養(yǎng)成每天早起的習(xí)慣，那就做一張積分卡，定好下面的規(guī)矩：“按時起床就貼一張紙，提前起床就貼兩張”攢夠10張就獎勵一下自己。只要堅持幾天，就會發(fā)現(xiàn)積分卡上貼貼紙的樂趣了。定下這樣小的目標(biāo)，并且逐一完成，養(yǎng)成好習(xí)慣。這個方法簡單有效，誰都能用上。 堅持的訣竅2：借用他人的力量 借用健身房鍛煉身體的案例，如果在朋友圈子大肆宣傳減肥的事情，會不會出現(xiàn)一言既出，駟馬難追的情況，如果不減肥，是不是就沒有臉見大家？這就是借用他人的力量。 最后在完成小目標(biāo)的過程中養(yǎng)成習(xí)慣。1.6. “體系”工作法 黃金三定律 定律1 不依賴能力 越有能力的人，越不擅長構(gòu)筑體系。因為自己干的快，什么都不想，都

13、是憑感覺去做的，沒有辦法歸納成文字（比如自己擅長廣聯(lián)達(dá)）這就是遲遲無法完成體系化的原因。 保證沒有能力的人只要照著體系辦就能得出結(jié)果，這才是構(gòu)筑體系的要點。 定律2 不依賴意志力 人都是有惰性的，和小學(xué)生一樣，剛回家還想著做作業(yè)，可喜歡的電視節(jié)目一開始就把學(xué)習(xí)拋到腦后了。這工作太麻煩了，真不想做啊。我本來想做的，但是有人找我喝酒，今天就先收工吧。是不是大家和這些話似曾相識？ 也許有人會說：要用頑強的意志拒絕誘惑！當(dāng)然沒錯，而且做什么事情都需要意志力。可是頑強的意志其實是靠不住的。因為頑強的意志會被身體情況和心情所左右。意志力總是會變的。如果在工作中引進(jìn)體系，就不要以意志力為前提，要用體系的力量

14、來驅(qū)動自己，不要依賴于意志力。 只要搞好體系，就不用逼著自己拿出頑強的意志力，只要照章辦事，就就會自動收獲結(jié)果。這樣一來，工作壓力就小多了，工作本身也會變得異常愉快。 插句題外話。其實我原本不擅長看書，但我覺得看書是很有必要的，所以就給自己一個目標(biāo)每周看三本金融類書籍。我太懶了，要是不定規(guī)矩，肯定會半途而廢。 要是真的不高興看，隨便翻翻也行，甚至可以對照著目錄，只看有興趣的部分。但是不能因為“這周沒有想看的書”就不看，或者“這周太忙了，就看一本吧”，總之不能因為心情破例。因為我指定了“每周看三本書”的規(guī)矩，并把它變成了“體系”，關(guān)鍵是不依賴于心情的意志力。 定律3 不依賴記憶力 告訴我，上周的

15、會議上，提出了什么意見，決定了什么事情？ 上周沒能參加會議的上司如此問道。于是你拼命的會議，或者跑去問其他參加過會議的人.你是否有這樣的經(jīng)歷？ 據(jù)說一個人今天說過什么？到了第二天只記得一成，剩下的九成都不見了。 體系工作法不依賴記憶，而是運用電腦、筆記本等外部記憶工具，因為好記性不如爛筆頭。 人的記憶力再好也比不上電腦，那就別把腦子費在記事上了，不如多花些時間去思考。2. 大幅提高“操作類”工作的效率2.1. 活用檢查表 將工作體系化，其實就是給工作方法定個格式。在沒有才能、意志力與記憶力 的情況下，只要按照體系去做，誰都能取得同樣的成果。 常規(guī)工作化就是“無意識化”。操縱無意識的記憶的紋狀體

16、參與其中。不斷重復(fù)后身體就會記住這件事。因為它是無意識的，所以不會讓你感到痛苦。 所有常用的步驟和容易漏掉的小細(xì)節(jié)都寫在這張檢查表中。 有了這張表，負(fù)責(zé)人就不需要一一思考“接下來該做什么了”只要按照表格上面的時間和工作事項，從上到下一件件完成就行了。整個預(yù)算評審工作就變的像流水作業(yè)一樣。即使沒有做過的人，也會做的很好。 負(fù)責(zé)人可以先做這張表，然后讓部下去管理、更新這張表。負(fù)責(zé)人只管檢查表，實際工作完全可以交給剛進(jìn)公司的新人或打工仔完成。 只要搞好這樣的格式，后面的事情就輕松多了。2.2. 將工作內(nèi)容和順序變?yōu)闄z查表 我做到這兒了，可不知道接下來要做什么。 話說那件事怎么樣了？ 做膩了，上會兒網(wǎng)

17、調(diào)節(jié)調(diào)節(jié)吧。 我們之所以停下手頭的工作，大多是因為產(chǎn)生了多余的感情，比如迷?；騾挓鹊?。 一旦停手就會對其他工作產(chǎn)生興趣，或者是跑出去抽煙什么的，要重新集中注意力就難了。我們都有過類似的經(jīng)歷吧。 為了防止我們被多余的想法打擾，在不依靠“強大意志力”的情況下高效的完成工作，檢查表是一個非常簡單有效的工具。 將該做的事情變成具體的檢查表，構(gòu)筑起無論是誰、無論什么時候都能順利完成的體系。這樣一來，下一次工作就會變得順利，也就不會中途停手了。 編寫檢查表的4個訣竅 1、將“todo”和“具體事宜”分開 2、盡可能寫下詳細(xì)的步驟 例如：在“XXX”文件下下找到初步設(shè)計批復(fù)的幾個圖片，右鍵拉框選中幾張圖

18、片，點擊“打印”，彈出頁面選擇打印三份后即可。打印出來后用訂書釘在左上方距離紙張邊線1cm處沿45度方向訂一個訂書釘。 “有點啰嗦”剛剛好。 3、不把判斷寫進(jìn)去 例如：根據(jù)來場的人數(shù)調(diào)整開始的時間。人數(shù)、調(diào)整是非常模糊的概念，所以就需要負(fù)責(zé)人當(dāng)場判斷了。如果寫成：到了時間還不滿10人，就將時間往后推5分鐘。這樣一來標(biāo)準(zhǔn)就很明確了。不用負(fù)責(zé)人去判斷?？偠灾褪菣C械的完成任務(wù)。連腦子都不用動，這才是最理想的狀態(tài)。 4、第二次開始要簡單到打工仔也能完成的地步 檢查表必須是人人都能用的。當(dāng)然這和業(yè)務(wù)的種類和專業(yè)性有關(guān)。一張好的檢查表用過一次后，就可以放心大膽的交給打工仔，讓他們照章辦事了。這才是簡

19、潔實用的好檢查表。 常規(guī)工作要在第一次做時寫好檢查表 比如：周計劃，月計劃，資金計劃等。 把所有工作都變成檢查表 小到每一個業(yè)務(wù)，大到公司整體的運作，都會充分運用檢查表。比如：內(nèi)部會議檢查表、面試檢查表、打掃衛(wèi)生檢查表、出差準(zhǔn)備檢查表等等。 最有意思的是把“造價分析表的使用方法”也做成了檢查表。從打開表格的開始，到每一行，每一列，每一個單元格輸入的內(nèi)容都寫的非常具體。比如：要把兩頁文件打印在一張A4紙上，就要先按打印按鈕，再按屬性，改成兩張，點擊ok，打印.只要按照這個步驟做，傻瓜也能輕松完成，省時省力。別看操作類的工作簡單，其實步驟還是很復(fù)雜的，要是不清楚軟件該怎么用，工作就會陷入停滯狀態(tài)。

20、遇到這樣啊的情況，人總會無法集中注意力，并產(chǎn)生厭煩心理。麻煩的事情就拖著吧.漸漸的，你寶貴的時間和精力就這么被浪費了。有時候，5分鐘能完成的工作，你往往會用2個小時。 在2分鐘內(nèi)作出判斷中如此說道：你不可能讓員工的智商變成原來的5倍，也不可能把勞動時間增加到原來的5倍，但只要方法得當(dāng)，速度就可以提高到原來的5倍。 再次強調(diào)，只要把工作步驟徹底的“體系化”工作效率就會節(jié)節(jié)攀升。 檢查表要不斷的優(yōu)化，更新。而且，檢查表不是一個人使用的，而是全公司人都會使用，可以參考下面的步驟： 1、將檢查表放在共享文件夾中，最好起一個好懂的名字，讓大家隨時隨地的用上。 2、建立一個需要使用檢查表的人組成的群，如果

21、有更新或修改，就恩那個立刻通知到群里的所有人。 3、誰都能更新檢查表。但是更新之后要通知到群里的所有人。3. 統(tǒng)一管理所有任務(wù)3.1. 掌握數(shù)據(jù)管理的基礎(chǔ) 如果有很多業(yè)務(wù)需要去管理，如何高效的處理？ 很簡單，將兩種體系引入到工作中。一種是上一章提到的提高操作類工作的效率，另外一種就是本章要說明的“統(tǒng)一管理所有任務(wù)”。 所謂統(tǒng)一管理，就是“同樣的東西不要兩個”比如：一份資料，在兩個電腦里，但是不知道哪個才是最新的?；蛘咄浟艘粋€文件存放在哪個電腦里面了。要是不做好管理，就會在找文件、確認(rèn)文件上花費很多時間。浪費很多精力。 時間與精力是成本也是金錢，只要對工作進(jìn)行統(tǒng)一管理，就能減少這類損失。 記住

22、：只把腦力花在“需要思考的事情上”不依賴記憶力，有效處理堆積如山的工作。 統(tǒng)一管理的訣竅1把一臺電腦的用處發(fā)揮到極致 很多人都有兩臺電腦，臺式機放公司，筆記本隨身帶，但是從統(tǒng)一管理信息的角度看，這種方式并不好。因為你有可能搞不清楚資料放在哪臺電腦了。干脆就只用一臺電腦。哪怕一年換兩個電腦。把電腦當(dāng)作耗材。 統(tǒng)一管理的訣竅2通通放進(jìn)去 既然想好了把信息統(tǒng)一放在哪里，下一步就是把所有東西統(tǒng)統(tǒng)放進(jìn)去。全部放進(jìn)去后，就不需要用腦子記憶了。所有的東西都讓電腦去記憶。 統(tǒng)一管理的訣竅3不把文件夾分太細(xì) 如果文件夾太多，分得太細(xì)，下次找的時候，就會忘記。我的文件存在哪里了？這樣一來就會耗費意料之外的時間，另

23、外如果文件夾太多，放文件進(jìn)去的時候，也會想把文件塞在哪里。 現(xiàn)在的電腦，都有很強大的搜索功能。多用搜索功能吧。 與其把文件夾分的很細(xì)，不如粗略的分一下類，把文件和數(shù)據(jù)統(tǒng)統(tǒng)放進(jìn)去這就足夠了。 統(tǒng)一管理的訣竅4定好文件名的命名規(guī)則 分類可以粗略一些，但是文件名的規(guī)矩一定要好，這樣才能有效的管理。把關(guān)鍵詞放在文件名里面，即使忘記了名稱、忘記了保存時間、存放的地方也沒有問題。 統(tǒng)一管理的訣竅5建議一個名為“其他”的文件夾 剛才的訣竅3是文件夾分得太細(xì)，否則就會出現(xiàn)不知道該往哪放的文件。遇到這樣的情況，最好不要新建文件夾，而是把文件放在“其他”文件夾。暫時用不上，但又不能刪除的文件也塞進(jìn)去。 統(tǒng)一管理的

24、訣竅6把“備份”體系化 最好每周備份一次。3.2. 使用“TO DO”清單，統(tǒng)一管理所有任務(wù) 推薦使用電腦來編制“todo”清單，不建議使用紙質(zhì)的方式。 記住：建議你把所有的事情都寫入清單里面。 用郵件把好主意和備忘錄發(fā)給自己：當(dāng)你突然想到好的主意或者什么事情的時候，立刻用手機或筆記錄下來，然后通過郵件發(fā)給自己，在郵件中，即使忘記了，只要搜一下就找到了。 目標(biāo)管理和維持干勁也能體系化 1、每周、每月的事情也使用“todo”清單 2、長期的計劃 也使用“todo”請按，比如：定期體檢、準(zhǔn)備年終總結(jié)等半年或者一年后的任務(wù)，也可以使用這個清單。 3、和部門、公司有關(guān)的數(shù)據(jù) 比如：公司項目開工面積、初

25、設(shè)批復(fù)等信息。 4、不確定具體執(zhí)行時間的事情 比如：有家餐廳不錯，可以去吃飯?；蛘吣硞€地方可以適合聚會等。招聘財務(wù)專員不是很急的事情，但是需要長期放在心上。那就把他們通通通放在檢查表中。 5、目標(biāo)激勵自己的話語 比如：每年出去旅游一次，團(tuán)隊的目標(biāo)，書中讀到的名言警句，激勵自己的話語都放在清單里面。如果每天早上起來能看到這些話語，自然干勁十足。其實維護(hù)趕緊也能“體系化”。3.3. 一天的工作只要2小時 不動腦的工作方法 美好的一天從打開電腦開始。打開電腦后就會顯示今天的TODO清單。單子上有立刻就能完成的任務(wù)，也有常規(guī)的工作，有操作類，也有思考類的工作，還有今年的目標(biāo)或者是一些備忘錄什么的。全部

26、加起來可能有500個項，平均每天是30項左右，當(dāng)然每天要完成的數(shù)量不是一定的。有時多，有時少。 處理的方式 不排優(yōu)先順序，從最輕松的任務(wù)開始，一口氣解決 掃視所有的清單，從最輕松的操作類任務(wù)開始，一口氣解決。如果下一個項日程是1小時后，那么在一個小時內(nèi)可以完成5項工作，那么我就會像機器人一樣，集中精力處理任務(wù)。 而一時間無法解決的思考類工作，就先放著。因為我要先完成不需要動腦子的操作類任務(wù)。 TODO清單關(guān)鍵是不給思考和判斷介入的余地，快到斬亂麻的處理掉。 記住一點：不要給所有的項目排順序，因為排順序也要花費時間。不要去判斷：我應(yīng)該優(yōu)先完成哪個事情。我的宗旨就是不動腦子。 這樣的方法還可以有利

27、的利用“縫隙時間”，比如：你要開會的時間5分鐘后才開始，那么你就可以利用這5分鐘時間處理一個簡單的事務(wù)?；蛘咴居媱澋臅h取消了，憑空多了1個小時出來，那么就可以利用這一個小時看TODO清單中需要一個小時處理完的工作。 選擇工作的標(biāo)準(zhǔn)不是重要度而是處理時間。 中午之前解決所有的操作類 建議大家在中午之前完成所有操作類的工作，因為早上注意力非常集中。否則一會兒電話，一會兒接待客戶，動不動就要停手。注意力一旦松散下來，就很難再次集中了。中間會損失不少時間。所以要盡量減少損失。如果是早晨，就不拍被人打擾了，能自然而然的集中注意力，而且早上神清氣爽，事半功倍。 如果能在早上正式上班前完成操作類工作，那

28、么就會贏得更多的時間去做思考類工作。 定期提醒思考類工作，將其根植于潛意識中 思考類的任務(wù)主要是花費了大量的時間也未必有好主意，所以可以記錄在備忘錄中，每隔幾天或者一周提醒一次，那么偶爾提醒一下，說不定靈感就來了。比如：策劃2015年審計工作發(fā)展方向，在某一時間提醒我了，那么這一天我都會把這個事情記在腦子里，吃飯，坐車的時候都可以想一想。 如果有了好主意，就立刻記錄下來，不斷拓展這個主意，如果很遺憾沒有想出好主意來，那么就不再多想，等下周再說。 如何處理當(dāng)天無法完成的工作 處理要點：將大任務(wù)細(xì)化，逐一擊破。 如果還有完不成的任務(wù)，那么就是任務(wù)本身有問題。會有什么問題呢？大致有以下兩種情況：1、

29、任務(wù)太抽象，或者太復(fù)雜，無從下手，或者半途而廢。2、你壓根不想完成這個任務(wù)。如果是第一種，那么就細(xì)分任務(wù)，詳細(xì)的計劃到每個步驟。如果是第二個，那么干脆就放棄吧，如果確實有必要，那么就再次放在任務(wù)清單中。 不摻雜感情這才是高效完成工作的關(guān)鍵。3.4. 構(gòu)筑處理郵件的“體系” 如何處理每天的郵件 郵件規(guī)則1 當(dāng)場回信 處理郵件的時間為：1、看郵件時間；2、思考回復(fù)的內(nèi)容的時間；3、輸入回信的內(nèi)容的時間。記住：不要把郵件反復(fù)看好幾遍，一邊看一邊思考如何回復(fù)。定個規(guī)矩：郵件只看一遍然后立刻回復(fù)。如果沒有空或者沒有思考的時間，那么就把郵件標(biāo)記一下。和其他郵件區(qū)分開。等有時間在處理，但是那樣就意外著你還要

30、再看一次，這樣會浪費不少時間。所以還是盡可能遵守當(dāng)場回信的體系吧。 郵件規(guī)則2 只給判斷留5秒時間 思考時間越長，浪費時間越多，只給5秒時間，立刻回復(fù)，語言簡短。精煉。 郵件規(guī)則3 文字控制在20行以內(nèi) 很簡單，20-30行的內(nèi)容，一打開就能全部看完，減少滾動的時間。 郵件規(guī)則4 提供2個以上的選項 比如：需要對方確認(rèn)開會的時間，可以列出幾個選項，讓對方直接做選擇題?；蛘咭徺I一個電腦，預(yù)計的費用可以列出3個，讓領(lǐng)導(dǎo)來選擇。文字內(nèi)容簡潔?？赐旰笾苯踊貜?fù)幾個數(shù)字就可以了。 郵件規(guī)則5 24小時規(guī)則 如果是方案評審類的郵件，群發(fā)后24小時內(nèi)沒有任何人回復(fù)，那么就自動通過。但是有一個人不同意那么其他

31、人就不需要再審批了。所有的簽字人在24小時內(nèi)完成簽批，速度是不是很快？3.5. 搜集信息也能“體系化” 很簡單，網(wǎng)絡(luò)給我們提供了大量的信息，如果需要哪一類信息，就采用訂閱的方式，等待信息送上門。不堵住信息的入口就是對信息來者不拒，無論那種信息都能進(jìn)來。但是僅限于有用的信息。在網(wǎng)站訂閱一些有用的信息吧。4. 用“體系”思考的人有“7種習(xí)慣”追求輕松 體系工作法的原則是： 怕麻煩，懶得干 但是不能因為麻煩就不干 關(guān)鍵是要干的輕松 為了把麻煩變?yōu)檩p松 必須將工作體系化。想簡單些 能用體系思考的人： 大多會思考一項任務(wù)的要點是什么 無論是洽談、工作還是其他事情 不需要思考要點以外的事情 怎么做才能最輕

32、松、最快？ 他們就是從這一點出發(fā)的。不記憶，而記錄 人的記憶力肯定比不過電腦。 知道這個道理后就不依賴于記憶了。 會做筆記，寫議事錄。 留下記錄 只把腦子用在思考上。不懂就問 不斷學(xué)習(xí)比自己優(yōu)秀的人。 不需要專業(yè)能力。 不懂的事情就問有經(jīng)驗的人。 不要怕難為情。用時薪判斷自己的時間 什么才是人人平等的？不是金錢，而是時間。 能否高效使用時間，直接關(guān)系到你的成果。 你工作一小時要畫多少錢？1000元？3000元？ 先了解自己的時間單價，在進(jìn)行判斷。要是雇傭別人干活效率更高，效果更好，那就不要自己做！模仿成功者 一個人的能力與想法總是有限的。不如直接模范成功者。依葫蘆畫瓢，將其吸收。變成自己的能力

33、。只要重復(fù)這個過程就好，拋開多余的自尊心。讓自己“拘一格” 這個世界有兩種模式 不是按照自己體系走，就是按照別人的體系走 要是你自己不構(gòu)筑體系，就只能一輩子被別人的體系牽著鼻子走。 驅(qū)動自己的規(guī)則，要自己來制定。5. “體系”工作法的目標(biāo) 本書已經(jīng)到了快結(jié)束的時候，回顧一下各章的要點。 第一章介紹了體系工作方法的思路，構(gòu)筑體系的三大原則：不依賴能力與感性，不依賴意志力，不依賴記憶力。 第二章和第三章闡述體系的具體作用，明確了檢查表和todo清單，將工作體系化，減少花在工作上的精力與時間。 第四章列舉了用體系思考的人的七大特征。希望好好運用。 再啰嗦一句：體系化是為了講來的自己節(jié)約時間和精力，并帶來新的工作。構(gòu)筑體系本身也是一項工作，麻煩是肯定的。 但是體系化一旦成功后，工作效率就會顯著提高，你就能把更多的時間用在思考類工作上，那么就會催生出很多新的點