商務(wù)談判活動組織與管理

1、商務(wù)談判活動組織與管理第2章商務(wù)談判活動的組織與管理 2C H A P T E R認(rèn)識到一個優(yōu)秀的談判組織，需要不同結(jié)構(gòu)的專業(yè)人員所構(gòu)成，提高談判人員的素質(zhì)與能力至關(guān)重要。掌握組織談判團(tuán)隊的原那么與分工，做好談判的地點(diǎn)安排與議程安排。在談判過程中，要做好談判組織的管理，認(rèn)識到信息保密的重要性。掌握談判人員雙方人員的實力，制定相應(yīng)的策略，保證談判活動向有利于自己的方面開展?！緦W(xué)習(xí)目標(biāo) 】國際商務(wù)談判是有方案、有目標(biāo)、有組織的經(jīng)濟(jì)活動，是市場營銷的重要組成局部。要搞好商務(wù)談判，無論是在談判前籌劃談判方案、收集信息資料、做好各項準(zhǔn)備工作，還是在談判中堅持原那么、精心選擇策略、靈活運(yùn)用談判技巧，都離不

2、開精明強(qiáng)干的談判人員。國際商務(wù)談判內(nèi)容負(fù)責(zé)，涉及面很廣，往往不是一個人的知識、精力、時間所能完成的，一般均采用集體談判的形式。因此，談判人員的組成是一個群體，是一個組織。第一節(jié) 國際商務(wù)談判中的環(huán)境因素第二節(jié) 國際商務(wù)談判中的法律因素第三節(jié) 國際商務(wù)談判中的心理因素一、商務(wù)談判人員的個體素質(zhì)談判是一種對思維能力要求較高的活動，是對談判人員知識、智慧、勇氣、耐力等的檢驗，是談判人員間才能的較量。所謂素質(zhì)，不僅包括談判人員的文化修養(yǎng)、專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力，也包括談判人員對國際和國內(nèi)市場信息、法律知識、各民族風(fēng)土人情等知識的掌握情況和談判人員的道德情操及氣質(zhì)性格特征。商務(wù)談判人員的個體素質(zhì)主要指談判人

3、員對于談判有關(guān)的主客觀情況的了解程度和解決在談判中所遇到問題的能力。一談判人員應(yīng)具備的根本觀念 1、忠于職守： 遵紀(jì)守法，廉潔奉公，嚴(yán)守機(jī)密，國家利益至上；2、樹立平等互惠的觀念 防止妄自菲薄和妄自尊大兩種傾向；3、發(fā)揚(yáng)團(tuán)隊精神： 防止暴露己方弱點(diǎn)，增強(qiáng)己方整體力量，一致對外。二談判人員的根本知識T型結(jié)構(gòu)1、橫向方面的知識 我國的涉外經(jīng)濟(jì)方針政策、法律和法規(guī)； 某種商品的國際國內(nèi)生產(chǎn)狀況和市場供求關(guān)系 價格水平及其變化趨勢信息 產(chǎn)品的技術(shù)要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 有關(guān)國際貿(mào)易和國際慣例知識 國外有關(guān)法律知識 各國各民族的風(fēng)土人情和風(fēng)俗習(xí)慣 可能涉及的各種業(yè)務(wù)知識2、縱向方面的根本知識 豐富的商品知識：商

4、品的性能、特點(diǎn)和用途 了解某些商品的生產(chǎn)潛力或開展的可能性 豐富的談判經(jīng)驗和應(yīng)對復(fù)雜艱苦談判的能力 熟練的外語程度 對國外企業(yè)、公司類型的了解 熟悉心理學(xué)和行為科學(xué)的相關(guān)知識 熟悉不同國家的談判對手的風(fēng)格和特點(diǎn)三談判人員應(yīng)具有的能力和心理素質(zhì)1、氣質(zhì)：人的生理和心理等素質(zhì)巴浦洛夫：興奮型/膽汁質(zhì)、活潑型/多血質(zhì)、安靜型/粘液質(zhì)、懦弱型/抑郁質(zhì)2、性格：指表現(xiàn)人的態(tài)度和行為方面的穩(wěn)定的心理素質(zhì)果斷、堅強(qiáng)、懦弱等3、國際商務(wù)談判人員應(yīng)具備的能力和心理素質(zhì)1敏捷清晰的思維推理能力和較強(qiáng)的自控能力。談判雙方由于利益的抗衡和相互依存，使得談判人員在心理上承受的壓力很大，需要隨時就某個談判事項的具體典型特

5、征和實質(zhì)進(jìn)行分析與判斷。談判人員要根據(jù)的前提進(jìn)行分析判斷與推理，在種種可能與假設(shè)的分析過程中識破對方的計策，并使自己的提議與要求得以實現(xiàn)。即使在劇烈的交鋒中，也要能夠控制自己的情緒，以恰當(dāng)?shù)恼Z言和舉止來說服對方。2信息表達(dá)與傳遞的能力。談判者的信息表達(dá)與傳遞能力的大小直接決定了其談判能力的大小與水平的上下。表達(dá)方式無論是有聲語言還是無聲舉止，都應(yīng)具備表現(xiàn)力、吸引力、感染力和說服力。有時甚至需要設(shè)計一些語言的用法和情緒的表達(dá)時機(jī)與方式。3堅強(qiáng)的毅力和百折不撓的精神。商務(wù)談判是一項十分艱苦的工作，一旦談判者接受了任務(wù)，就要以頑強(qiáng)的毅力和勇往直前的精神來推進(jìn)己方目標(biāo)的實現(xiàn)。在談判中，不管遇到何種困難

6、，都要有不達(dá)目的決不罷休的勇氣。即使最后決定妥協(xié)求和，也要在經(jīng)過力爭后以強(qiáng)者的大度予以提出。二、商務(wù)談判人員的群體構(gòu)成一談判組織的構(gòu)成原那么規(guī)模適度 1、根據(jù)談判對象確定組織規(guī)模4-8人 1保持通暢的溝通范圍 2信息交換的有限范圍 3本錢與效率相結(jié)合 2、賦予談判人員法人或法人代表資格 1有權(quán)作出決定2承擔(dān)權(quán)限以內(nèi)的責(zé)任 3、談判人員應(yīng)層次清晰、分工明確 4、組成談判隊伍時要貫徹節(jié)約的原那么二談判人員的組織結(jié)構(gòu)1、組織依據(jù)：技術(shù)知識、商務(wù)知識、法律知識、語言能力2、人員組成：技術(shù)人員：熟悉產(chǎn)品性能，提供價格決策參考； 商務(wù)人員：熟悉國際貿(mào)易、投資慣例； 法律人員：熟悉法律方面的知識； 財務(wù)人員

7、：熟悉金融和支付方面知識； 翻譯人員：準(zhǔn)確溝通，爭取談判盤旋余地；談判領(lǐng)導(dǎo)：統(tǒng)領(lǐng)全局，一致對外；記錄人員：可兼任。三談判人員的分工配合 1、談判人員的分工 第一層次人員首席代表1選擇依據(jù)：談判內(nèi)容 2主要職責(zé)：監(jiān)督談判程序；掌握談判進(jìn)程；聽取專業(yè)人員建議；協(xié)調(diào)談判班子意見；決定談判過程的重要事項；代表簽約；匯報工作。第二層次人員專家、技術(shù)人員和翻譯1選擇依據(jù)：談判標(biāo)的2主要職責(zé)：分析雙方分歧與差距；與對方進(jìn)行專業(yè)方面的磋商；明曉對方的意圖和條件；修改草擬文件中的有關(guān)條款；向主談人提出有關(guān)專業(yè)問題的建議；為最后決策提供專業(yè)方面的論證。3翻譯職責(zé)：全神貫注，翻譯準(zhǔn)確，可適當(dāng)提出建議，但不能向?qū)Ψ奖?/p>

8、達(dá)個人意見，要如實向己方主談匯報對方不正確言論。4經(jīng)濟(jì)人員職責(zé)：掌握談判工程總的財務(wù)情況；分析計算收益變動情況；在正式簽約前提出對合同或協(xié)議的財務(wù)分析表。5法律人員職責(zé)：確認(rèn)對方的法人地位；監(jiān)督談判程序在法律許可的范圍內(nèi)進(jìn)行；檢查法律文件的準(zhǔn)確性和完備性第三層次人員工作人員準(zhǔn)確記錄談判內(nèi)容2、談判人員的具體任務(wù)和位置 1技術(shù)條款的分工以技術(shù)人員為主。技術(shù)人員要把主要注意力和精力放在有關(guān)技術(shù)方面的問題上的同時，應(yīng)從全局的角度考慮問題，并盡可能地為后面的商務(wù)條款和法律條款的談判創(chuàng)造條件。2合同法律條款的分工 以法律人員為主。合同中的任何一項條款都應(yīng)具有法律意義，但某些條款中法律的規(guī)定性往往更強(qiáng)一些

9、，這就需要專門的法律人員與對方進(jìn)行磋商。法律人員對談判全過程中法律方面的內(nèi)容都應(yīng)給予高度重視，以便為法律條款談判提供充分的依據(jù)。3商務(wù)條款的分工以商務(wù)人員為主。商務(wù)人員是整個價格談判的組織者，但進(jìn)行商務(wù)條款談判時，仍然需要技術(shù)人員的密切配合。有關(guān)商務(wù)條款的提出和磋商都應(yīng)以商務(wù)人員為主，即商務(wù)主談人和輔談人身份不能混淆。3、談判人員的配合語言與動作的協(xié)調(diào)和照應(yīng)。談判團(tuán)隊成員間的相互介紹，相互肯定是十分重要的。三、商務(wù)談判人員的管理一人事管理1、談判人員的挑選：政治素質(zhì)：對國家、人民忠誠，有良好的職業(yè)道德；專業(yè)知識：掌握商業(yè)、技術(shù)、市場、金融、財務(wù)、法律等方面的知識；個人性格：風(fēng)度優(yōu)雅，善于表達(dá)，

10、聽取他人意見，有較強(qiáng)自控能力；主觀能動性：有較強(qiáng)自信心，有獨(dú)當(dāng)一面的能力；年齡：35-55位最正確年齡區(qū)；精力和經(jīng)驗相結(jié)合；2、談判人員的培訓(xùn)社會培養(yǎng)：根本素質(zhì)培養(yǎng)企業(yè)培養(yǎng)：專門訓(xùn)練；親身示范；先交小擔(dān)；再加重?fù)?dān)。自我培養(yǎng)：博覽；勤思；實踐；總結(jié)。 3、調(diào)動談判人員的積極性委以重任；充分肯定；加強(qiáng)培訓(xùn)；充分放權(quán)；加強(qiáng)交流；物質(zhì)獎勵等。二組織管理1、健全談判班子：挑選各類專業(yè)人員，確定好主談人并給于足夠的授權(quán)。2、調(diào)整好領(lǐng)導(dǎo)干部與談判人員的關(guān)系明確領(lǐng)導(dǎo)和談判人員之間的職責(zé)、權(quán)利劃分，建立共同的奮斗目標(biāo)。3、調(diào)整好談判人員之間的關(guān)系強(qiáng)調(diào)談判人員之間的相互默契、信任、尊重，保持一定的工作效率和節(jié)奏。

11、1明確責(zé)任和職權(quán)2制定談判方案3共同檢查談判進(jìn)展情況，勤于溝通4尊重他人意見，團(tuán)結(jié)友愛，相互支持案 例澳大利亞A公司擬將某種鐵礦石出售給日本的B公司。談判一開始，日方談判人員就直接指責(zé)澳方鐵礦石的雜質(zhì)含量高于雙方事先約定的標(biāo)準(zhǔn)，產(chǎn)品質(zhì)量存在嚴(yán)重問題，A公司的信譽(yù)令人疑心。日方人員想通過此種方式從氣勢上壓倒A公司，從而迫使澳方在價格等條款上做出較大讓步。然而A公司的談判人員對日方的指責(zé)十分不滿，他們堅持認(rèn)為，根據(jù)澳國的檢驗標(biāo)準(zhǔn)，其產(chǎn)品是合格的，而且日方如此不負(fù)責(zé)任的指責(zé)A公司的信譽(yù)，簡直令人忍無可忍。因此，日方人員話音未落，A公司代表就開始反駁對方的職責(zé)，并回敬以類似的還擊。雙方就此展開了劇烈的

12、爭論，致使談判進(jìn)程變數(shù)陡生。 問題：1、你認(rèn)為A、B兩家公司的做法各有何不妥？2、你預(yù)計談判結(jié)果如何？3、你要是A或B你將怎樣去做？國際商務(wù)談判一、談判人員的素質(zhì)要求 1.思想品德 2.強(qiáng)烈的事業(yè)心、進(jìn)取心和高度的責(zé)任感 3.能夠分清主次、抓住重點(diǎn) 4.良好的專業(yè)知識和談判技巧 5.具備這種信息有效溝通的能力 6.與談判對手和平共事 7.既善于獨(dú)立參戰(zhàn)又要能與談判伙伴協(xié)調(diào)配合 8.言談舉止得體,健康的體魄 商務(wù)談判人員的組織 二、談判人員的自我開發(fā) 1.掌握學(xué)習(xí)方法 2.自信力的開發(fā) 3.注意力與觀察力的開發(fā) 4.提高理解力，開發(fā)判斷力 5.提高決策能力 6.意志力與自控力的提高 7.培養(yǎng)應(yīng)變

13、能力 8.培養(yǎng)與提高交際能力 9.開發(fā)身體潛能魅力 商務(wù)談判人員的組織 三、談判團(tuán)隊的組織 1.組織談判團(tuán)隊的原那么 商務(wù)談判人員的組織 根據(jù)工程的大小和難易來確定團(tuán)隊陣容依據(jù)工程的重要程度組織談判團(tuán)隊 依據(jù)對手的特點(diǎn)配備談判人員 三、談判團(tuán)隊的組織 商務(wù)談判人員的組織 2.談判團(tuán)隊結(jié)構(gòu)要求知識結(jié)構(gòu) 能力結(jié)構(gòu) 年齡結(jié)構(gòu) 性別結(jié)構(gòu) 四、主談與輔談之間的分工與配合商務(wù)談判人員的組織 主談人的要求 主談人與輔談人的分工 一、洽談室的布置 談判現(xiàn)場的布置與安排 主談室的布置密談室的布置休息室的布置二、談判雙方座位的安排 談判現(xiàn)場的布置與安排 主相對而坐 任意就座 不設(shè)談判桌，也不就座 三、談判時間的安

14、排 談判現(xiàn)場的布置與安排 1.談判時間的分類 己方時間他方時間互利時間不利時間2.時間安排的原那么 互利原那么 優(yōu)勢原那么3.時間禁忌 己方準(zhǔn)備嚴(yán)重缺乏倉促上陣 談判人員心身疲憊，狀態(tài)不佳情緒低落 對方心氣正高，情緒高昂，準(zhǔn)備充足 用餐時的禁忌四、談判地點(diǎn)的選擇 談判現(xiàn)場的布置與安排 1.主場談判特點(diǎn) 有利于專注于談判 充分利用環(huán)境優(yōu)勢給對方以壓力 消除外出談判相關(guān)的影響 節(jié)約外出談判相關(guān)的旅行費(fèi)用 己方的壓力大于客場談判 2.客場談判特點(diǎn) 是充滿自信的表現(xiàn)，說明誠意與風(fēng)格 使本方人員全身心投入到談判中 充分發(fā)揮談判人員的主觀能動性 可找借口中止談判或暫停談判 無須準(zhǔn)備與接待，節(jié)約主場費(fèi)用 3

15、.中立地談判 雙方均無主場優(yōu)勢，運(yùn)用各種談判策略與技巧的條件均等，使雙方在平靜的心態(tài)下，冷靜思考，積極面對，于談判的正常進(jìn)行有促進(jìn)作用 。五、談判議程安排 談判現(xiàn)場的布置與安排 1.制訂合理議程的作用 2.議程的一般內(nèi)容 3.議程制訂技巧4.議程反控制5.己方的一般議程安排 一、談判組織的管理 談判活動的管理 1.選擇適宜的談判人員 2.確定談判的負(fù)責(zé)人 3.做好分工，協(xié)調(diào)談判人員之間的關(guān)系 4.調(diào)整好領(lǐng)導(dǎo)干部與談判人的關(guān)系二、談判活動的信息管理 談判活動的管理 1.談判信息搜集的作用制定談判戰(zhàn)略的重要依據(jù) 控制談判過程的手段 談判雙方的中介 談判活動的管理2.談判信息搜集的主要內(nèi)容市場信息的

16、主要內(nèi)容 國內(nèi)外市場分布信息 消費(fèi)需求信息 產(chǎn)品銷售信息 產(chǎn)品競爭信息 產(chǎn)品分銷渠道2.談判信息搜集的主要內(nèi)容有關(guān)談判對手的資料確定“貿(mào)易商的類型 客商合法資格審查 談判對方公司性質(zhì)和資金狀況審查 談判對手公司營運(yùn)狀況和財務(wù)狀況審查 談判對手商業(yè)信譽(yù)情況審查 談判活動的管理2.談判信息搜集的主要內(nèi)容科技信息的具體內(nèi)容(1)要全面收集該產(chǎn)品與其他產(chǎn)品在性能、質(zhì)量、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格等方面的優(yōu)缺點(diǎn)比較，以及該產(chǎn)品的生命周期、競爭能力等方面的資料；(2)收集同類產(chǎn)品在專利轉(zhuǎn)讓或應(yīng)用方面的資料；(3)(收集該產(chǎn)品生產(chǎn)單位的技術(shù)力量和工人素質(zhì)及其設(shè)備狀態(tài)等方面的資料；(4)收集該產(chǎn)品的配套設(shè)備和零部件的生產(chǎn)與供給狀況以及售后效勞方面的資料；(5)收集該產(chǎn)品開發(fā)前景和開發(fā)費(fèi)用方面的資料；(6)盡可能多地收集對該產(chǎn)品的品質(zhì)或性能進(jìn)行鑒定的重要數(shù)據(jù)或指標(biāo)及其各種鑒定方法和鑒定機(jī)構(gòu)，同時也要詳盡地收集可能導(dǎo)致該產(chǎn)品發(fā)生技術(shù)問題和各種潛在因素談判活動的管理3談判活動的管理 2.談判信息搜集的主要內(nèi)容 有關(guān)政策法規(guī)的內(nèi)容有關(guān)國家或地區(qū)的政治狀況 國內(nèi)的各項法律、法規(guī)與政策 談判雙方有關(guān)談判內(nèi)容的法律規(guī)定 對外談判中有關(guān)國家或地區(qū)的進(jìn)出口政策 3談判活動的管理 2