文件管理控制程序高效培訓(xùn)

1、文件管理控制程序高效培訓(xùn)請將 設(shè)置為振動(dòng)或關(guān)閉狀態(tài)！講解根本內(nèi)容一、文件的幾個(gè)階層二、文件管制的目的和文件定義三、職責(zé)和權(quán)限四、文件管制程序五、印章的類型六、 相關(guān)記錄七、結(jié)束語一、文件的幾個(gè)階層一階文件是總綱：如下質(zhì)量方針：全員參與管理，持續(xù)改善品質(zhì)，提升客戶滿意度一、文件的幾個(gè)階層一階文件是總綱：如環(huán)境方針：環(huán)境優(yōu)先、遵守法規(guī)、節(jié)能降耗一、文件的幾個(gè)階層二階文件是程序：工作按流程、公司如何運(yùn)作也靠程序 如：產(chǎn)品開發(fā)和導(dǎo)入程序 生產(chǎn)方案和 實(shí)施程序 記錄管制程序一、文件的幾個(gè)階層三階文件： 是各部門根據(jù)實(shí)際制定的相關(guān)管理規(guī)定和作業(yè)指引 如：生產(chǎn)部的SOP 品質(zhì) 部的SIP、工模部的作業(yè)指導(dǎo)書

2、一、文件的幾個(gè)階層四階文件： 就是使用的各種表單 如：培訓(xùn)效果調(diào)查表、費(fèi)用申請單、管理評審報(bào)告、XX登記表、設(shè)備定期檢查保養(yǎng)記錄表、通知單、提案改善統(tǒng)計(jì)表等。一、文件的幾個(gè)階層外來文件： 就是供給商或客戶提供的各種說明書或是標(biāo)準(zhǔn) 如： PCH 禁用物質(zhì)管理標(biāo)準(zhǔn)-中文、 限制物質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)、XX使用說明書。二、文件管制的目的和定義目的： 對公司質(zhì)量管理體系所要求的文件的編寫、評審、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、再次批準(zhǔn)、標(biāo)識(shí)、回收和作廢等過程進(jìn)行控制，以確保公司各部門和工作場所使用現(xiàn)行有效的文件和資料即適用版本，防止使用作廢的文件，到達(dá)保持公司質(zhì)量管理體系運(yùn)行的符合性的目的。二、文件管制的目的和定義 定義：

3、 文件：信息及其承載媒體。包括：管理手冊、程序文件、記錄、標(biāo)準(zhǔn)、圖樣、標(biāo)準(zhǔn)等。 工程文件：指導(dǎo)工人操作和用于生產(chǎn)、工藝管理等的各種技術(shù)文件的統(tǒng)稱。包括：BOM、工藝卡、流程圖、產(chǎn)品圖等。 機(jī)密文件：是指公司所有涉及產(chǎn)品價(jià)格及其它重要信息的文件。三、職責(zé)和權(quán)限 文控中心：負(fù)責(zé)體系文件的標(biāo)準(zhǔn)化及管理包括：受控、分發(fā)、歸檔、保管、回收、作廢和記錄以及質(zhì)量管理體系運(yùn)行所需的外部文件的管控。 各部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)管理與本部門相關(guān)的帶有“受控標(biāo)識(shí)的文件。 未經(jīng)過以上流程簽名確認(rèn)或未按規(guī)定簽名確認(rèn)的文件無效。四、文件管制程序1文件的編號(hào) 1在文件編寫時(shí)，由編寫部門到文控中心申請文件編號(hào)。 2文件編號(hào)原那么：

4、質(zhì)量手冊編號(hào)： HTA-QM；環(huán)境手冊編號(hào)： HTA-EM；GP管理手冊編號(hào)： HTA-GP；職業(yè)健康平安管理手冊編號(hào)： HTA-OHM；社會(huì)責(zé)任管理手冊編號(hào)： HTA-SAM；信息平安管理手冊編號(hào)： HTA-ISM供給鏈平安管理手冊編號(hào)： HTA-SSM四、文件管制程序 2.1程序文件編號(hào)為HTA-PD兩位數(shù)流水號(hào)； 2.2三階文件的編號(hào)原那么是HTA-部門編號(hào)品管部QC，倉儲(chǔ)部WH，生產(chǎn)部PR，人資行政部HR，工程部RD，銷售部MD，財(cái)務(wù)FD，采購PU，方案PC，設(shè)備EC-三位流水號(hào),備注：生產(chǎn)部編碼由于同一特殊工站不同機(jī)器機(jī)臺(tái)參數(shù)不同增加一組流水號(hào)。即：HTA-PR-XXX-XXX四、文

5、件管制程序如： 工程部 RD HTA-RD-001 銷售部 MD HTA-MD-001 方案部 PC HTA-PC-001 設(shè)備部 EC HTA-EC-001四、文件管制程序 2.3四階表單編號(hào)的規(guī)那么: HTA- 兩位流水號(hào) 此四個(gè)方框代表表單出自的程序文件的編號(hào)如PD01，三階文件的話就寫三階文件的編號(hào)，如QC001,; 代表版本號(hào)文件所附表單版本變更時(shí)，只需表單版本變更，文件版本不變更四、文件管制程序.3 文件版本控制：第一次編寫時(shí)為A版，修改一次后變?yōu)锽版，修改第二次后為C版，以此類推四、文件管制程序2文件發(fā)行及舊版的回收 2.1 各文件編制部門在編制好文件后，先將電子檔發(fā)給文控中心，

6、文控確認(rèn)合格后，返回原編寫單位簽核。文件經(jīng)簽核后,編制部門需填寫?文件發(fā)放方案表?，文控中心按發(fā)放方案表來確定復(fù)印份數(shù)，文控員將簽核好之復(fù)印件蓋上“受控文件章, 受控章蓋當(dāng)天的日期。(彩色作業(yè)指導(dǎo)書除外：原件發(fā)放至生產(chǎn)線，復(fù)印件保存在文控中心，三階文件僅保存電子檔)。文控員依照?文件發(fā)放方案表?所列發(fā)放單位分發(fā),被分發(fā)單位接收人要在?文件發(fā)放/回收記錄表?中簽名。文件版本更新發(fā)行時(shí),文控中心需同時(shí)回收舊版文件。四、文件管制程序 2.2 文控員需將更新后的文件歸檔、保存，同時(shí)登記在?受控文件清單?中，并及時(shí)更新電子平臺(tái)文件。 四、文件管制程序 2.3 舊版文件及廢止文件的原件,文控中心需加蓋“保

7、存章保存三階文件僅保存電子檔，回收的舊版文件文控中心需立即蓋“作廢章，以免與有效文件混淆。四、文件管制程序 2.4 文件正式發(fā)行后，文控員及時(shí)將受控文件的電子檔存放在公司的電子平臺(tái)版本更新時(shí)，要及時(shí)刪除舊版電子檔，同時(shí)上傳最新版本，供大家參閱、學(xué)習(xí)，但參閱人只有只讀權(quán)限。 2.5 文控中心負(fù)責(zé)文件的受控發(fā)行工作，正常情況下1個(gè)工作日完成相關(guān)的受控發(fā)行等工作。四、文件管制程序3參考用文件的發(fā)放 3.1 當(dāng)客戶、供給商等外部人員需要本公司的文件時(shí)，由需求部門填寫“文件申請單經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，由文控中心復(fù)印，在副本上加蓋“僅供參考章后發(fā)放。但文件不需受控。四、文件管制程序4文件更改與作廢 4.1

8、文件之更新,可采取換版、換頁之方式。第一版為A版,每小修改一次,變更為B版、C版 依此類推順換。 4.2 體系文件的第二頁為修訂頁,要簡要說明修訂內(nèi)容。 文控中心保存舊版原稿,并蓋上“保存章作為歷史檔案保存。回收之舊版文件文控中心需立即加蓋“作廢章并銷毀,亦可作再生使用,文件副本如屬機(jī)密文件，那么立即銷毀,不能作再生紙使用。 四、文件管制程序5文件補(bǔ)發(fā)及借閱 5.1 因文件破損、遺失而要補(bǔ)發(fā)時(shí),應(yīng)由申請單位填寫?文件申請單?經(jīng)部門主管確認(rèn)，管理者代表核準(zhǔn)后交文控文員依作業(yè)。 5.2 文件的借閱:有文件需要借閱時(shí)，仍需填寫?文件申請單?，經(jīng)體系工程師或者管代批準(zhǔn)前方可借閱，同時(shí)要填寫?文件借閱登

9、記表?登記、留檔。借閱者不可將文件私自復(fù)印或帶出文控中心規(guī)定的范圍內(nèi)。 四、文件管制程序6文件管理原那么 6.1 文件內(nèi)容需簡單、明了，注有日期(含修訂日期)、潔凈、易于識(shí)別且依序保存。 6.2 各單位于收到文件后,分門別類建檔管理以便隨時(shí)查閱。 6.3 經(jīng)文控中心蓋有“受控文件章之管制文件,任何單位及個(gè)人不得自行影印以作為業(yè)務(wù)執(zhí)行之依據(jù)。 6.4 管制文件上不得加注標(biāo)記或書寫任何文字、符號(hào),亦不得擅自修改文件內(nèi)容,否那么視同無效文件。 四、文件管制程序7外來文件管理 7.1 外來文件如相關(guān)的國際、國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)備儀器的操作手冊，供給商提供的有關(guān)物料的標(biāo)準(zhǔn)資料、規(guī)格書等等，各部門收到外

10、來文件時(shí)，需將原本提交給文控中心統(tǒng)一保管，文控員需對外來的文件在?外來文件一覽表?中加以登記。 四、文件管制程序 7.2 客戶提供使用的設(shè)計(jì)資料本公司接受后，由確認(rèn)有效性后，提交文控中心作為正本，文控按來管控。 7.3 客戶提供的設(shè)計(jì)資料發(fā)生變更時(shí)，工程部按客戶變更作成?工程變更通知單?，交文控中心分發(fā)相關(guān)部門，文控中心同時(shí)收回舊版資料。 四、文件管制程序 7.4 當(dāng)采用的外來文件發(fā)生變化，如：(新增、修改、廢止等)，原接受部門應(yīng)將此信息傳到達(dá)相關(guān)部門，必要時(shí)會(huì)議討論，對涉及到的文件及時(shí)修訂，文控中心負(fù)責(zé)收回及作廢舊版文件。 7.5 外來文件的編號(hào)及版本控制外來文件除圖紙外可以按原名稱登記/編

11、號(hào)，無版本的不需登記版本。 四、文件管制程序7.6外來文件的使用 外來文件可以直接使用，如儀器設(shè)備的操作指引書等，也可以將其轉(zhuǎn)化為本公司的內(nèi)部文件，如局部客戶或供給商提供的資料。當(dāng)直接使用外部文件時(shí)，由文控中心在副本上加蓋“外來文件印章發(fā)行；使用轉(zhuǎn)化文件時(shí)，先由對應(yīng)部門申請?jiān)鈦砦募北?，?zé)任部門將轉(zhuǎn)化后的文件申請發(fā)行，原外來文件的副本不再受控。文控中心仍需保存外來文件的正本，但要在其登記處注明轉(zhuǎn)化后的文件名。 四、文件管制程序8 文控中心應(yīng)主動(dòng)與標(biāo)準(zhǔn)研究機(jī)構(gòu)、認(rèn)證和咨詢中心聯(lián)系,及時(shí)查詢并索取有關(guān)質(zhì)量的最新標(biāo)準(zhǔn)。 四、文件管制程序9文件的生效 9.1文件發(fā)放時(shí)，各部門接收人員必須在?文件發(fā)放

12、/回收記錄表?上簽收，該文件在規(guī)定的生效期起生效，前一版本同時(shí)自動(dòng)失效。本公司文件的生效日期即“受控文件章上所蓋日期。 四、文件管制程序10文件的保存10.1文控中心要保存文件最新的電子文檔。10.2一階管理手冊與二階程序文件：原件存放文控中心，電子版存放于公司電子平臺(tái)上。文控員負(fù)責(zé)電子平臺(tái)上文件的存放、修訂及刪除。 四、文件管制程序 10.3 三階文件：文控中心僅保存電子檔, 原件發(fā)放至各使用部門一份,電子版存放如同10.2條款。 10.4文控中心及各部門須分別建立各類文件的管理臺(tái)賬，并存放專用文件夾，給予標(biāo)識(shí)，首頁附該文件夾所保存的有效?受控文件清單?。使用時(shí)須保持受控文件的版本面清晰易認(rèn)

13、，不得涂改。 四、文件管制程序 10.5 所有受控文件，不可私自復(fù)印, 如有違反，文控中心一經(jīng)發(fā)現(xiàn)有權(quán)回收，并追查違反者責(zé)任。其它部門如因生產(chǎn)實(shí)際情況需要時(shí)，可向文控中心提交獲批準(zhǔn)的?文件申請單?申請使用。 10.6 對于公司網(wǎng)絡(luò)資源應(yīng)由網(wǎng)絡(luò)管理員進(jìn)行定期備份,對于機(jī)密文件,應(yīng)每天進(jìn)行備份存檔。 五、印章的類型印章的類型 1“受控文件章：用于正式受控發(fā)行的文件。 2“臨時(shí)文件章：用于某一段時(shí)期臨時(shí)使用的文件，臨時(shí)文件的使用時(shí)效為一個(gè)月，如需再使用，必須重新申請。 3“外來文件章：用于識(shí)別公司內(nèi)的外來文件(包括：客戶、供給商、國標(biāo)等)。 五、印章的類型印章的類型 4“作廢章：用于識(shí)別作廢失效的文件。 5“參考文件章：用于參考類文件及外發(fā)文件。 6“保存章：