ZWSH-01-18物資采購管理規(guī)程

1、ZW/SH-01-18物質(zhì)采購控制管理規(guī)程 1. 目的和適用范圍1.1 目的 通過對(duì)原材料、輔助材料、外購、外協(xié)物資的采購進(jìn)行控制，以確保所 采購的物資符合采購文件規(guī)定的要求。 2 適用范圍 本程序適用于本公司物業(yè)管理服務(wù)所用的原輔材料、外購、外協(xié)產(chǎn)品的 采購管理工作。其它物資（如辦公用品）的采購可參照?qǐng)?zhí)行。3. 職責(zé)3.1 請(qǐng)購部門提出采購標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)要求，各職能部門負(fù)責(zé)對(duì)采購文件的技術(shù)要求審核，并負(fù)責(zé)對(duì)采購物資進(jìn)行驗(yàn)證。3.2 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)采購物資的談判、簽約、實(shí)施、組織對(duì)供方進(jìn)行評(píng)價(jià)和控制。3.3 管理處協(xié)助對(duì)供方的評(píng)定。3.4 總經(jīng)理負(fù)責(zé)采購文件的審批。4. 工作程序4.1 本公司根據(jù)所采

2、購物資對(duì)物業(yè)管理活動(dòng)及加工的產(chǎn)品質(zhì)量影響程度，將所采購的物資分為三類：即A類，關(guān)鍵物資；B類，重要物資；C類，一般物資。因此，根據(jù)供方的重要程度，對(duì)供方進(jìn)行管理。4.2 供方的評(píng)價(jià)和控制（執(zhí)行GEPM/QR07-01-2001）4.2.1 A類物資供方的評(píng)價(jià)采用以下條款之一進(jìn)行。4.2.1.1 供方須具有產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書或質(zhì)量體系認(rèn)證證書、列入生產(chǎn)許可 證發(fā)證目錄的應(yīng)有生產(chǎn)許可證，并對(duì)其歷史業(yè)績和市場(chǎng)信譽(yù)進(jìn)行評(píng)價(jià)。市政公用部門的專營（專供）物資在簽署“供用協(xié)議”后視為評(píng)價(jià)合格。4.2.1.2 對(duì)長期合作的供方由總經(jīng)辦會(huì)同各職能部門及管理處對(duì)其產(chǎn)品在本公司的歷史使用情況及驗(yàn)證實(shí)績進(jìn)行評(píng)價(jià)。4.1

3、.2.3 應(yīng)適當(dāng)評(píng)價(jià)供方的財(cái)務(wù)狀況及技術(shù)支持能力。4.2.2 B類物資供方的評(píng)價(jià)4.2.2.1 產(chǎn)品必須有質(zhì)保書或合格證，產(chǎn)品實(shí)行三包。4.2.2.2 各部門通過對(duì)其產(chǎn)品的檢驗(yàn)結(jié)果，統(tǒng)計(jì)近期3個(gè)月的質(zhì)量記錄，依據(jù) 合格率情況進(jìn)行評(píng)價(jià)。4.2.3 C類物資采用同類產(chǎn)品比較。供方統(tǒng)計(jì)近期的產(chǎn)品質(zhì)量記錄，依據(jù)合格率進(jìn)行評(píng)價(jià)。4.2.4 供方評(píng)審后，由總經(jīng)辦填寫供方評(píng)審記錄并附上相應(yīng)的資料，對(duì)符合要求的，由總經(jīng)辦經(jīng)理填寫結(jié)論，將其編入合格供方一覽表，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，定為合格供方，作為本公司的采購點(diǎn)，同時(shí)通知到各職能部門及管理處。 對(duì)本公司貫標(biāo)之前簽署的目前仍屬有效的購貨合同，由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)對(duì)供貨方進(jìn)行一

4、次補(bǔ)充評(píng)審，符合要求并經(jīng)批準(zhǔn)的，可列為合格供方。合同期滿后，需重新進(jìn)行新一輪的評(píng)審。4.2.5 對(duì)供方的控制4.2.5.1 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)建立供方質(zhì)量檔案，包括供方調(diào)查評(píng)價(jià)表，質(zhì)量歷史實(shí)績，生產(chǎn)能力，交貨能力和信譽(yù)記錄。4.2.5.2 由管理者代表會(huì)同財(cái)務(wù)部及各職能部門組成考核小組，每年一次（不超過12個(gè)月）對(duì)供方進(jìn)行重新審核，并填寫公司供方質(zhì)量保證能力（現(xiàn)場(chǎng)）調(diào)查表、供方歷次信譽(yù)記錄表。4.3 本公司委外發(fā)包文件包括維保合同、委外服務(wù)合同及附件、圖紙等。4.3.1 委外發(fā)包文件必須注明委外項(xiàng)目名稱、內(nèi)容、技術(shù)要求、質(zhì)量要求、數(shù)量等內(nèi)容。特殊情況要附實(shí)物、圖樣、規(guī)范、等級(jí)和有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等。4.3.2

5、委外發(fā)包文件由各部門填寫，部門經(jīng)理簽字，分管副總審批，總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.3.4 委外發(fā)包文件應(yīng)由接受服務(wù)的職能部門登記、保管、存檔。4.4 采購信息及文件 本公司采購文件包括采購計(jì)劃、采購合同、采購申請(qǐng)單、實(shí)物樣品及圖紙等。4.4.1 采購計(jì)劃應(yīng)注明所采購物品名稱、型號(hào)規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)要求等內(nèi)容，規(guī)范、類別、等級(jí)和有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，特殊情況的要附實(shí)物、圖樣、標(biāo)識(shí)、類別、等級(jí)和有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等項(xiàng)目。適當(dāng)時(shí)應(yīng)包括：產(chǎn)品采購批準(zhǔn)的要求；對(duì)產(chǎn)品的驗(yàn)收要求；適當(dāng)?shù)馁|(zhì)量管理體系要求和其它要求等。4.4.2 對(duì)臨時(shí)性不能在合格供方所采購的物資或某種按采購文件規(guī)定無 法購到的以及可用代用品的物資，必須由申購部門填寫應(yīng)急

6、（代用）材料采購審批單，注明應(yīng)急代用品的名稱和技術(shù)質(zhì)量規(guī)定等，經(jīng)申購部門經(jīng)理簽字并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后可由各申購部門采購（一次有效）。緊急C類物資允許申購部門直接采購，補(bǔ)辦手續(xù)。每月底將本月本部門應(yīng)急（代用）采購的物資清單交總經(jīng)辦分析適當(dāng)調(diào)整計(jì)劃并存檔。4.4.3 采購申請(qǐng)應(yīng)由申報(bào)部門填寫，部門經(jīng)理簽字，職能部門對(duì)采購要求是否適宜和充分進(jìn)行審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批，總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.4.4 采購文件應(yīng)由財(cái)務(wù)部登記、保管、存檔。4.5 采購程序4.5.1 計(jì)劃性采購4.5.1.1 倉管員根據(jù)物資庫存情況,做出下月補(bǔ)充物資采購計(jì)劃。4.5.1.2 各部門主管每月下旬制定下個(gè)月的物資采購計(jì)劃，說明物資的名稱、型號(hào)

7、、規(guī)格、數(shù)量等（如有特殊要求需說明）。4.5.1.3 各部門（處）將月份物資采購計(jì)劃交相關(guān)部門經(jīng)理審核后，分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，于每月的25日前報(bào)總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦經(jīng)理審核后匯總填寫采購計(jì)劃審批單同意報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.5.1.4 總經(jīng)辦根據(jù)批準(zhǔn)后的采購計(jì)劃組織采購。（在規(guī)定的供方內(nèi)采購）4.5.1.5 零星采購4.5.2.1 各部門需要零星物資和計(jì)劃外的物資時(shí)，先填寫 月物資采購計(jì)劃清單壽命物資的名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、用途等。（如有特殊需求需說明）4.5.2.2 月物資采購計(jì)劃清單由各部門主管確認(rèn)后按和的規(guī)定進(jìn)行采購。4.5.2.3 如有急需等特殊情況，經(jīng)管理處經(jīng)理同意，總經(jīng)理批準(zhǔn)后也可對(duì)其它供方實(shí)物質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)證后購買。4.6 采購物資的驗(yàn)證見物資的