《永樂文檔一體化通用軟件》操作使用指南

1、永樂文檔一體化通用軟件操作使用指南常州市檔案局目錄3一、軟件介紹二、系統(tǒng)的安裝與卸載三、系統(tǒng)的基本操作四、文書檔案管理五、其他各類檔案管理六、結(jié)語(yǔ)一、軟件介紹1文檔一體化機(jī)關(guān)檔案室可以從收、發(fā)文登記開始管理，以歸檔類目為橋梁，通過歸檔操作，最終形成檔案。系統(tǒng)為用戶設(shè)計(jì)好了從文書處理到檔案管理各階段中應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)的表格；還提供數(shù)據(jù)“導(dǎo)入”、“導(dǎo)出”的功能，可以很方便地實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案數(shù)據(jù)向檔案館移交。2檔案管理的集成化除文書檔案外，我們還為用戶設(shè)計(jì)了會(huì)計(jì)、人物、照片、婚姻、拆遷戶等專門檔案管理。(一)系統(tǒng)主要特點(diǎn)5一、軟件介紹3檢索功能超強(qiáng)(1)可以通過所有錄入的項(xiàng)目進(jìn)行檢索；(2)支持檢索項(xiàng)目和檢索

2、內(nèi)容之間的各種關(guān)系運(yùn)算，包括“含有”這樣的模糊檢索運(yùn)算；(3)可以進(jìn)行任意多個(gè)檢索條件的組合。4支持代碼輸入用戶在輸入“保管期限”、“密級(jí)”等項(xiàng)目時(shí)，可以輸入漢字內(nèi)容，可以從下拉列表中選擇，也可以直接輸入其代碼。(一)系統(tǒng)主要特點(diǎn)6一、軟件介紹5支持純鍵盤錄入為了提高用戶輸入數(shù)據(jù)的效率，本系統(tǒng)支持用戶只用鍵盤(不需要借助鼠標(biāo)操作)進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入。6字符型日期數(shù)據(jù)合法性檢驗(yàn)本系統(tǒng)支持這種字符型日期數(shù)據(jù)的日期合法性檢驗(yàn)(包括：年度、大月、小月、平月和閏年的檢驗(yàn))。(一)系統(tǒng)主要特點(diǎn)7一、軟件介紹7數(shù)據(jù)窗口內(nèi)的查找與替換為了能在大量的數(shù)據(jù)中查找或替換某些特定的數(shù)據(jù)，本系統(tǒng)的研制人員為用戶設(shè)計(jì)了一個(gè)“查

3、找與替換”功能，使用該功能，可以實(shí)現(xiàn)查找或替換數(shù)據(jù)窗口內(nèi)的所有數(shù)據(jù)。8演示版與正式版相統(tǒng)一本系統(tǒng)的演示版和正式版是同一套軟件。用戶可以在演示版中輸入數(shù)據(jù)，但最多只能輸入五百條記錄。一旦用戶購(gòu)買了正式版(帶軟件狗)，原先輸入的數(shù)據(jù)仍然有用。一、軟件介紹(一)系統(tǒng)主要特點(diǎn)81硬件環(huán)境奔騰以上兼容微機(jī)，16M以上內(nèi)存；顯示分辨率為800600，色彩為256色或更多。“軟件加密狗”，外形如下圖，是付費(fèi)用戶所持有的身份標(biāo)識(shí)，在安裝有“軟件加密狗”的計(jì)算機(jī)上可使用軟件所有功能，無(wú)數(shù)據(jù)數(shù)量限制。2軟件環(huán)境中文Windows 9X或Windows NT及其以后的兼容平臺(tái)。(二)系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境9一、軟件介紹二、系

4、統(tǒng)的安裝與卸載本系統(tǒng)以光盤和網(wǎng)絡(luò)下載為分發(fā)途徑，具體安裝步驟如下：(1)若無(wú)安裝光盤的話從常州檔案信息網(wǎng)-下載中心-文件下載欄目（/html/XiaZai/Wenjian/200833/3HA9.html）下載本軟件壓縮包，然后解壓縮；二、系統(tǒng)的安裝與卸載(一)系統(tǒng)安裝11(2)進(jìn)入解壓縮所得或者光盤內(nèi)的“Lams”文件夾；運(yùn)行安裝程序“Setup.exe”；二、系統(tǒng)的安裝與卸載(一)系統(tǒng)安裝12(3)根據(jù)安裝程序的提示進(jìn)行操作，直至安裝結(jié)束?！咀⒁狻?1)安裝過程中，建議用戶安裝系統(tǒng)到非盤分區(qū)。(2)安裝類型建議選擇定制安裝，該類型將默認(rèn)安裝所有模塊，也可以由用戶自行確定上述所有的安裝選件以

5、及企業(yè)檔案管理子系統(tǒng)(通過鼠標(biāo)點(diǎn)擊，在所需安裝模塊的左邊打“”，去掉不用模塊左邊的“”)。二、系統(tǒng)的安裝與卸載(一)系統(tǒng)安裝1312二、系統(tǒng)的安裝與卸載(一)系統(tǒng)安裝143645如果用戶確實(shí)要卸掉本系統(tǒng)，應(yīng)該通過控制面板中的“添加/刪除程序”來完成?！咀⒁狻繛榱吮ＷC用戶數(shù)據(jù)的安全性，卸載程序會(huì)保留用戶的數(shù)據(jù)庫(kù)文件(DataLams.DB)及其所有的數(shù)據(jù)庫(kù)備份文件(DataBack*.DB)。如果用戶確定完全卸載，可以在上述卸載完成后手動(dòng)刪除這些文件。特別注意：當(dāng)你的數(shù)據(jù)庫(kù)文件中存有有用的數(shù)據(jù)時(shí)，在卸載前必須將其中有用的數(shù)據(jù)導(dǎo)出，或者將該數(shù)據(jù)庫(kù)文件備份出來。二、系統(tǒng)的安裝與卸載(二)系統(tǒng)卸載15

6、123三、系統(tǒng)的基本操作1.雙擊桌面上的快捷方式圖標(biāo)啟動(dòng)系統(tǒng)2.登錄系統(tǒng)，系統(tǒng)啟動(dòng)后，屏幕中央將出現(xiàn)一個(gè)小窗口，提請(qǐng)用戶輸入自己的姓名和口令，系統(tǒng)初始默認(rèn)的姓名為L(zhǎng)ams，口令是2000。3.系統(tǒng)登錄成功的話將彈出系統(tǒng)主界面。三、系統(tǒng)的基本操作(一)系統(tǒng)啟動(dòng)17123三、系統(tǒng)的基本操作(二)系統(tǒng)退出18以下方法均可以退出本系統(tǒng)：1.單擊窗口標(biāo)題欄最右邊的“”；2.單擊工具欄最右邊的“退出系統(tǒng)”按鈕；3.選中菜單“系統(tǒng)退出系統(tǒng)”123三、系統(tǒng)的基本操作(三)模塊的開關(guān)191.各類檔案模塊的打開：通過菜單項(xiàng)系統(tǒng)打開子系統(tǒng);按工具欄上的按鈕。三、系統(tǒng)的基本操作(三)模塊的開關(guān)202. 各類檔案模塊的

7、關(guān)閉單擊窗口菜單欄最右邊的“”；按第二行工具欄最左邊的“關(guān)閉窗口”按鈕；菜單項(xiàng)系統(tǒng)關(guān)閉子系統(tǒng)?！咀⒁狻吭诒鞠到y(tǒng)中，任何一個(gè)子系統(tǒng)關(guān)閉時(shí)，如果其中數(shù)據(jù)發(fā)生過變化(增、刪、改)而未經(jīng)保存，系統(tǒng)都會(huì)給出提示，讓用戶確認(rèn)是保存該部分?jǐn)?shù)據(jù)還是放棄更改。檔案目錄的定位是指：使手形指針指向需要操作的檔案目錄稱為定位。所有的操作都是針對(duì)手形指針?biāo)赶虻哪夸浀?，該條檔案目錄被稱為“當(dāng)前行”。當(dāng)前行的變換可以使用鍵盤上的方向鍵【】和【】以及鼠標(biāo)點(diǎn)擊各條目錄的各個(gè)項(xiàng)目(比如檔號(hào)、題名等)來完成。三、系統(tǒng)的基本操作(四)目錄的定位21下圖是啟動(dòng)永樂文檔一體化通用軟件，并打開文書檔案子系統(tǒng)后的界面框架，以此為例介紹系統(tǒng)

8、整體界面框架結(jié)構(gòu)。三、系統(tǒng)的基本操作(五)系統(tǒng)界面介紹22系統(tǒng)菜單欄模塊工具欄常用工具欄功能選項(xiàng)卡目錄窗口1.常用工具欄圖標(biāo)和名稱對(duì)照表以文書檔案模塊為例，介紹常用工具欄內(nèi)各工具名稱和使用方法：三、系統(tǒng)的基本操作(六)常用工具介紹23序號(hào)圖標(biāo)工具名稱序號(hào)圖標(biāo)工具名稱(1)關(guān)閉(11)保存(2)首記錄(12)全文(3)上頁(yè)目錄(13)轉(zhuǎn)換成卡片式/條目式(4)下頁(yè)目錄(14)撤銷(5)尾記錄(15)剪切(6)檢索(16)復(fù)制(7)導(dǎo)出數(shù)據(jù)(17)粘貼(8)導(dǎo)入數(shù)據(jù)(18)清除(9)新增(19)查找與替換(10)刪除2.各工具使用方法(1)關(guān)閉點(diǎn)擊后關(guān)閉當(dāng)前模塊，如果關(guān)閉之前其內(nèi)數(shù)據(jù)發(fā)生過變化(增

9、、刪、改)而用戶忘了保存，系統(tǒng)都會(huì)給出提示，讓用戶確認(rèn)是否保存該部分?jǐn)?shù)據(jù)。(2)首條目錄將手形指針定位到當(dāng)前目錄窗口中的第一條目錄。(3)上頁(yè)目錄將手形指針定位到上一頁(yè)首條(每頁(yè)默認(rèn)16條目錄)。(4)下頁(yè)目錄將手形指針定位到下一頁(yè)首條(每頁(yè)默認(rèn)16條目錄)。三、系統(tǒng)的基本操作(六)常用工具介紹24(5)尾記錄將手形指針定位到當(dāng)前目錄窗口中的最后一條目錄。(6)檢索打開檢索工具?？梢园凑崭鞣N給定的條件檢索系統(tǒng)內(nèi)的目錄數(shù)據(jù)，具體使用方法參看第四章檢索相關(guān)章節(jié)。三、系統(tǒng)的基本操作25(六)常用工具介紹(7)導(dǎo)出數(shù)據(jù)將當(dāng)前目錄窗口中的檔案目錄導(dǎo)出到單獨(dú)的數(shù)據(jù)文件中保存。數(shù)據(jù)導(dǎo)出支持將檔案目錄數(shù)據(jù)保存

10、為多種格式的文件，在日常使用中建議保存為Dbase3格式的dbf文件。(8)導(dǎo)入數(shù)據(jù)從選定的外部數(shù)據(jù)文件中導(dǎo)入檔案目錄數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)導(dǎo)入支持兩種數(shù)據(jù)文件格式：以制表符分隔的文本文件(.txt)和Dbase3文件(.dbf)，選中需要的數(shù)據(jù)文件后，點(diǎn)擊打開按鈕以導(dǎo)入數(shù)據(jù)，之后在目錄窗口中確認(rèn)數(shù)據(jù)無(wú)誤后點(diǎn)擊保存按鈕以保存數(shù)據(jù)。三、系統(tǒng)的基本操作26(六)常用工具介紹(9)新增新增是指在當(dāng)前目錄的下方插入一條新目錄，新目錄的內(nèi)容默認(rèn)復(fù)制上一條目錄，同時(shí)，新增的目錄變?yōu)楫?dāng)前目錄。輸入新增目錄的內(nèi)容后點(diǎn)擊保存按鈕以保存新增的目錄。【注】“當(dāng)前目錄”概念參看章節(jié)“檔案目錄的定位”(10)刪除刪除當(dāng)前目錄，點(diǎn)擊

11、保存按鈕后生效。(11)保存保存當(dāng)前子系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)。(12)全文實(shí)現(xiàn)全文掛接相關(guān)功能。若當(dāng)前目錄未掛接過全文，按下全文按鈕后將彈出全文對(duì)話框?qū)崿F(xiàn)全文掛接功能。若當(dāng)前目錄已經(jīng)含有全文信息，按下全文按鈕后將自動(dòng)調(diào)閱全文數(shù)據(jù)以供查閱。三、系統(tǒng)的基本操作27(六)常用工具介紹(13)轉(zhuǎn)換成卡片式永樂文檔一體化通用軟件的目錄窗口有兩種顯示方式，條目式和卡片式。該按鈕即兩種方式的切換開關(guān)，每次按下即轉(zhuǎn)換一次顯示方式，轉(zhuǎn)換后目錄窗口內(nèi)容清除，需要重新檢索?？ㄆ娇ㄆ斤@示方式顯示了一條目錄最詳細(xì)的情況，能查看到全文標(biāo)識(shí)等不常用字段內(nèi)容。條目式條目式顯示方式能比較有效的利用屏幕空間，一屏幕內(nèi)顯示盡可能多的目錄

12、數(shù)，同時(shí)保證了常用字段的可見，便于檔案目錄的錄入和查詢。三、系統(tǒng)的基本操作28(六)常用工具介紹(14)撤銷適用于撤銷針對(duì)單元格內(nèi)文本的操作，最多撤銷一步操作。(15)剪切將選擇的文本剪切下來，等同于Windows常用操作“剪切”，注意，軟件不支持使用Ctrl+X快捷鍵。(16)復(fù)制將選擇的文本復(fù)制下來，等同于Windows常用操作“復(fù)制”，注意，軟件不支持使用Ctrl+C快捷鍵。(17)粘貼粘貼上一次剪切復(fù)制的文本，等同于Windows常用操作“粘貼”，注意，軟件不支持使用Ctrl+V快捷鍵。(18)清除清除選擇的文本，效果等同于按下鍵盤上的Delete或者退格鍵。三、系統(tǒng)的基本操作29(六

13、)常用工具介紹(19)查找與替換按下查找與替換按鈕后，系統(tǒng)將彈出查找與替換工具，該工具提供了便捷的檔案目錄數(shù)據(jù)批量修改功能。界面中的下拉菜單提供了搜索對(duì)象字段的選擇，基本上涵蓋了檔案目錄數(shù)據(jù)的所有字段，在下拉菜單的右側(cè)的上下兩個(gè)文本框中，分別輸入被替換的字符和用于替換的字符。【注意】查找與替換工具的工作對(duì)象是“目錄窗口”內(nèi)的所有目錄，機(jī)制是從“當(dāng)前目錄”開始向后搜索并替換，所以當(dāng)發(fā)生無(wú)法完成替換的時(shí)候，請(qǐng)檢查“當(dāng)前目錄”的位置。三、系統(tǒng)的基本操作30(六)常用工具介紹檢索出了“B000”全宗所有的短期目錄注：保管期限在系統(tǒng)中以“代碼值”來表示，各期限對(duì)應(yīng)的代碼值可以打開【系統(tǒng)】菜單【系統(tǒng)維護(hù)】

14、選項(xiàng)來查看?！纠咳粜枰盐臅鴻n案文件級(jí)目錄中所有B000全宗的短期期限替換成10年，并且目錄號(hào)由2替換為9，可以按照如下步驟進(jìn)行操作。第一步：用檢索工具檢索B000全宗的短期目錄三、系統(tǒng)的基本操作3112(六)常用工具介紹第二步：用查找替換工具把保管期限字段內(nèi)所有“短期”替換成“10年”，即把目錄窗口內(nèi)所有目錄的保管期限代碼值由“3”替換成“5”。三、系統(tǒng)的基本操作32在下拉菜單中選擇“保管期限”，查找需要替換的值“3”，替換為10年所對(duì)應(yīng)的代碼值“5”。替換成功34(六)常用工具介紹第三步：把檔號(hào)字段內(nèi)的目錄號(hào) “002”替換成“009”，完成。三、系統(tǒng)的基本操作335定位到第一條需要替換

15、的目錄6檔號(hào)的替換請(qǐng)遵循如圖格式，“查找”文本框中填寫檔號(hào)不帶分隔符“”，“替換為”文本框中填寫檔號(hào)必須帶分隔符“”。成文日期的替換也遵循同樣格式。(六)常用工具介紹四、文書檔案管理本功能模塊，用以管理文件級(jí)的文書檔案的數(shù)據(jù)，即具體化到每一“份”或“件”文件。文件級(jí)文檔的目錄窗口，缺省的形式是條目式的。我們?yōu)榇蟛糠止δ苣K均提供了兩種管理形式：條目式和卡片式。條目式比較直觀，而卡片式則可以錄入較多項(xiàng)目的數(shù)據(jù)。兩種式樣的轉(zhuǎn)換，可以通過菜單項(xiàng)“視圖條目式”或“視圖卡片式”來實(shí)現(xiàn)。我們也為該菜單項(xiàng)在工具欄上定制了一個(gè)的按鈕?！菊f明】?jī)煞N管理形式共用同一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，共享其中的數(shù)據(jù)。四、文書檔案管理(一)

16、文件級(jí)管理35輸入點(diǎn)即為用戶輸入數(shù)據(jù)的位置，該點(diǎn)的標(biāo)志，或者是個(gè)閃爍的光標(biāo)，或者是一串被選擇而反色顯示(變藍(lán))的字符。四、文書檔案管理(一)文件級(jí)管理36輸入點(diǎn)表現(xiàn)為閃爍光標(biāo)輸入點(diǎn)表現(xiàn)為被選擇而反色顯示(變藍(lán))的字符1.輸入點(diǎn)輸入點(diǎn)的位置是由“當(dāng)前行”和“當(dāng)前列”來決定的(相當(dāng)于坐標(biāo)軸的橫坐標(biāo)和縱坐標(biāo))，其中當(dāng)前行和當(dāng)前列可以由以下操作來定位。37:當(dāng)前行:當(dāng)前列2.輸入點(diǎn)的轉(zhuǎn)移四、文書檔案管理(一)文件級(jí)管理1)當(dāng)前行的轉(zhuǎn)移在第19張幻燈片中，已經(jīng)介紹了檔案目錄的定位操作，其實(shí)質(zhì)就是當(dāng)前行的轉(zhuǎn)移。2.輸入點(diǎn)的轉(zhuǎn)移38(1) ：上一行；：下一行；(2) Ctrl+Home：第一行；Ctrl+E

17、nd：最后一行；(3) PageUp：上一頁(yè)第一行； PageDown：下一頁(yè)第一行；四、文書檔案管理(一)文件級(jí)管理2)當(dāng)前列的轉(zhuǎn)移2.輸入點(diǎn)的轉(zhuǎn)移39(1)用戶可以通過鼠標(biāo)的點(diǎn)擊，來轉(zhuǎn)向任意列；(2) Tab鍵或回車鍵(Enter鍵)，來轉(zhuǎn)向下一列；(3)Shift+Tab鍵或Shift+回車鍵，來轉(zhuǎn)向上一列。說明：當(dāng)在最后行最后列按回車時(shí)，系統(tǒng)會(huì)為用戶自動(dòng)新增一條記錄，并自動(dòng)保存在此之前所發(fā)生的數(shù)據(jù)變化。四、文書檔案管理(一)文件級(jí)管理在本系統(tǒng)內(nèi)，每一條檔案目錄包含有23個(gè)錄入字段，這23個(gè)錄入字段在卡片式管理中可以全部看到，有8個(gè)在條目式管理中可以看到，具體情況見下表：3.數(shù)據(jù)輸入40

18、四、文書檔案管理(一)文件級(jí)管理序號(hào)字段名條目式卡片式序號(hào)字段名條目式卡片式(1)分類號(hào)(13)保管期限(2)檔案館代號(hào)(14)成文日期(3)組織機(jī)構(gòu)代碼(15)載體類型(4)檔號(hào)(16)載體數(shù)量(5)電子文檔號(hào)(17)載體單位(6)縮微號(hào)(18)載體規(guī)格(7)題名(19)主題詞(8)文號(hào)(20)全文標(biāo)識(shí)(9)責(zé)任者(21)主辦部門(10)稿本(22)協(xié)辦部門(11)文種(23)備注(12)密級(jí)本子系統(tǒng)在打開時(shí)，不會(huì)為用戶自動(dòng)檢索出以前輸入的數(shù)據(jù)(當(dāng)用戶需要檢索數(shù)據(jù)時(shí)，可以按工具欄上的檢索按鈕進(jìn)行，詳情見下面的“數(shù)據(jù)檢索”一節(jié))，而是在數(shù)據(jù)窗口中自動(dòng)為用戶新增一條空的記錄。用戶可以直接錄入數(shù)據(jù)

19、。下面先分述條目式管理中的個(gè)錄入字段：(1)檔號(hào) 1) 定義 以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。2) 用法 由全宗號(hào)-年度-保管期限代碼（或目錄號(hào)）-盒號(hào)(或案卷號(hào))-件號(hào)(或頁(yè)號(hào))五部分共19位組成。其格式為：XXXX（4位）-XXXX （4位） -XXX （3位） -XXXX （4位） -XXXX （4位） 3.數(shù)據(jù)輸入41四、文書檔案管理(一)文件級(jí)管理對(duì)于檔號(hào)中各段字符具體解釋如下：【1-4位】:全宗號(hào)是檔案館給各立檔單位的一組字符代碼【5-8位】:年度指歸檔年度的公元紀(jì)年【9-11位】:若整理歸盒，該項(xiàng)表示保管期限代碼；若立卷，該項(xiàng)表示目錄號(hào)【12-15位

20、】:若整理歸盒，該項(xiàng)表示盒號(hào)；若立卷，該項(xiàng)表示案卷號(hào)【16-19位】:若整理歸盒，該項(xiàng)表示件號(hào)；若立卷，該項(xiàng)表示頁(yè)號(hào)全宗號(hào)、年度、保管期限代碼（或目錄號(hào)） 、盒號(hào)(或案卷號(hào))、件號(hào)(或頁(yè)號(hào))按實(shí)際位數(shù)著錄，不夠規(guī)定長(zhǎng)度時(shí)，前面用“0”填充?！纠咳谔?hào)X1，年度是2010，目錄號(hào)1，盒號(hào)1，件號(hào)1 ，著錄時(shí)應(yīng)輸入“X001201000100010001”。軟件顯示檔號(hào)中的短橫杠(“-”)，是為了便于閱讀而自動(dòng)顯示的，不需要用戶輸入。3.數(shù)據(jù)輸入42四、文書檔案管理(一)文件級(jí)管理(2)載體數(shù)量1)定義檔案信息載體物質(zhì)形態(tài)的數(shù)量。2)用法用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。3)說明在本軟件的條目式界面下，載體數(shù)量

21、等同于“頁(yè)數(shù)”。對(duì)于按件整理的檔案來說，每一件檔案的頁(yè)數(shù)都需要手工輸入。對(duì)于按卷整理的檔案來說，由于檔號(hào)的最后四位代表頁(yè)號(hào)，則每份檔案的頁(yè)數(shù)可以由相鄰兩份檔案的頁(yè)號(hào)相減計(jì)算而得，因此，只有卷內(nèi)最后一份文件的頁(yè)數(shù)需要用戶手工輸入。若用戶已經(jīng)在“頁(yè)數(shù)”欄輸入了數(shù)值，系統(tǒng)就不會(huì)根據(jù)檔號(hào)計(jì)算頁(yè)數(shù)；只有頁(yè)數(shù)欄是空的或值為0，系統(tǒng)才會(huì)根據(jù)同一卷相鄰的檔號(hào)計(jì)算出上一份文件的頁(yè)數(shù)。3.數(shù)據(jù)輸入43四、文書檔案管理(一)文件級(jí)管理(3) 文號(hào)1)定義文件制發(fā)過程中由制發(fā)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個(gè)人賦予文件的順序號(hào)。文件編號(hào)包括發(fā)文字號(hào)、科研試驗(yàn)報(bào)告流水號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類文件的統(tǒng)編號(hào)、圖號(hào)等。2)用法文號(hào)一般由機(jī)關(guān)代字、年度和順

22、序號(hào)三部分組成。形式為：“機(jī)關(guān)代字CCYY#號(hào)”。其中“CCYY”表示年度，“#”表示機(jī)關(guān)代字內(nèi)的年度順序號(hào)?！纠俊疤K檔200114號(hào)”，是江蘇省檔案局2001年發(fā)的第14號(hào)文。3.數(shù)據(jù)輸入44四、文書檔案管理(一)文件級(jí)管理(4)責(zé)任者1)定義責(zé)任者，也稱作者，是指對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造、負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體或個(gè)人。2)用法用漢字表示。責(zé)任者有多個(gè)時(shí)，著錄列居首位的責(zé)任者，立檔單位本身是責(zé)任者的必須著錄，其余視需要著錄。被省略的責(zé)任者用等表示。各責(zé)任者之間用分號(hào)分隔。3.數(shù)據(jù)輸入45四、文書檔案管理(一)文件級(jí)管理(5)題名1)定義題名，又稱標(biāo)題、題目，是表達(dá)檔案中心內(nèi)容、形式特征的名稱。2)用法用

23、漢字等表示。在本系統(tǒng)中，所有文件級(jí)題名的長(zhǎng)度均限制在120個(gè)字節(jié)(60個(gè)漢字)內(nèi)。如果文件的實(shí)際題名多于60個(gè)漢字的，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定對(duì)題名進(jìn)行重新擬寫。3.數(shù)據(jù)輸入46四、文書檔案管理(一)文件級(jí)管理(6)時(shí)間或成文日期1)定義文件形成的具體時(shí)間。2)用法時(shí)間項(xiàng)依據(jù)GB/T 7408-94中5.2規(guī)定，其基本格式為CCYYMMDD，并一律用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，其中CCYY表示一個(gè)日歷年，MM表示日歷年內(nèi)日歷月的順序數(shù)，DD表示日歷月中日歷日的順序數(shù)(GB/T 7408-94中5.2)。對(duì)時(shí)間項(xiàng)的著錄，不允許出現(xiàn)無(wú)效的日期值。例如：19980229、19991301、20001131、200192

24、8等，均為無(wú)效日期。3.數(shù)據(jù)輸入47四、文書檔案管理(一)文件級(jí)管理(7)期限1)定義對(duì)檔案劃定的存留年限。2)用法保管期限項(xiàng)在數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)部以數(shù)字代碼存儲(chǔ)，而顯示給用戶的是漢字。在系統(tǒng)中的保管期限字段內(nèi)，用戶可以輸入代碼(1、2、3)，也可以輸入漢字(永久、長(zhǎng)期、短期)，也可以在下拉列表中選擇(下拉列表中一頁(yè)顯示6個(gè)待選期限，若系統(tǒng)中有多于6個(gè)期限，請(qǐng)滾動(dòng)鼠標(biāo)滾輪以查看下一頁(yè)待選期限)。3)保管期限的修改請(qǐng)看下一幅幻燈片的動(dòng)態(tài)演示3.數(shù)據(jù)輸入48四、文書檔案管理(一)文件級(jí)管理【例】如何增加30年保管期限【注意】該模塊內(nèi)的數(shù)據(jù)為系統(tǒng)關(guān)鍵數(shù)據(jù)，請(qǐng)勿隨意修改。3.數(shù)據(jù)輸入49四、文書檔案管理(一)文

25、件級(jí)管理(8)備注1)定義備注指對(duì)歸檔文件內(nèi)容的補(bǔ)充解釋與說明。2)用法用漢字等表示，可以用于著錄密級(jí)、劃控等信息。在最后一條的“備注”項(xiàng)中敲或鍵時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)為用戶新增一條記錄，供用戶直接輸入下一條數(shù)據(jù)。新增通常是將上一條記錄復(fù)制下來，然后做些符合檔案管理規(guī)律的處理。關(guān)于卡片式管理中的其他著錄字段的定義和用法，請(qǐng)參考軟件附帶的幫助文檔(按 F1 )3.數(shù)據(jù)輸入50四、文書檔案管理(一)文件級(jí)管理方法：(1)使用工具欄的新增按鈕，在當(dāng)前行下方插入一條新目錄；(2)當(dāng)光標(biāo)在當(dāng)前目錄窗口的最后一行的“備注”列時(shí)，繼續(xù)按回車鍵。說明：(1)新增的目錄，一般會(huì)復(fù)制上一條目錄的內(nèi)容。.新增目錄51四、文

26、書檔案管理(一)文件級(jí)管理(1)零星修改如果發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)窗口中任何地方輸入錯(cuò)了，都可以通過常規(guī)的編輯操作直接修改。此時(shí)，用戶可以使用工具欄中的編輯操作按鈕。(2)批量修改如前文對(duì)“查找與替換”工具的介紹，當(dāng)需要批量修改數(shù)據(jù)時(shí)，可以使用該功能。用戶在使用查找與替換前，應(yīng)將需要修改的數(shù)據(jù)先檢索出來，然后再進(jìn)行查找與替換。.修改目錄52四、文書檔案管理(一)文件級(jí)管理12(1)刪除當(dāng)前目錄使用工具欄上的刪除按鈕，刪除數(shù)據(jù)窗口中的當(dāng)前記錄。(2)刪除多條目錄(下一幅幻燈片包含動(dòng)態(tài)演示)刪除多條目錄首先需要選擇多條目錄，選擇的方法與微軟產(chǎn)品的操作方式相似：1)單獨(dú)一條目錄鼠標(biāo)點(diǎn)擊該行的“記錄”列；2)連續(xù)多

27、條目錄先選擇首條目錄的“記錄”列，再按住Shift鍵并點(diǎn)擊尾條的“記錄”列；3)多條獨(dú)立目錄按住Ctrl鍵，鼠標(biāo)依次點(diǎn)擊相應(yīng)行的“記錄”列。在條目式的數(shù)據(jù)窗口中，用戶可以通過單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇“刪除所選記錄”菜單項(xiàng)，來實(shí)現(xiàn)對(duì)所選記錄的刪除。說明：所選記錄呈藍(lán)色顯示。.刪除目錄53四、文書檔案管理(一)文件級(jí)管理刪除目錄操作演示.刪除目錄54四、文書檔案管理(一)文件級(jí)管理(1)使用工具欄上的保存按鈕；(2)在用戶關(guān)閉子系統(tǒng)時(shí)，如果數(shù)據(jù)窗口內(nèi)的數(shù)據(jù)發(fā)生過變化且未經(jīng)保存，系統(tǒng)會(huì)給出提示，要求用戶確認(rèn)是否保存。提醒：在做過數(shù)據(jù)導(dǎo)入、修改（包括查找與替換）操作后，請(qǐng)別忘了保存數(shù)據(jù)。.保存

28、數(shù)據(jù)55四、文書檔案管理(一)文件級(jí)管理本系統(tǒng)在各個(gè)功能模塊中，均使用同一個(gè)檢索界面。對(duì)于新的檢索，用戶需要設(shè)置全部條件。具體步驟如下：(1)用戶通過工具欄上的檢索按鈕，來打開檢索條件設(shè)置窗口。(2)用鼠標(biāo)單擊“檢索項(xiàng)目”下面的空白欄，從下拉列表中選擇一個(gè)著錄項(xiàng)目。它告訴計(jì)算機(jī)，要通過哪一個(gè)著錄項(xiàng)目進(jìn)行檢索；(3)用鼠標(biāo)單擊“運(yùn)算符號(hào)”下面的空白欄，從下拉列表中選擇一個(gè)運(yùn)算符。它告訴計(jì)算機(jī)檢索項(xiàng)目和具體內(nèi)容之間是什么關(guān)系；(4)用鼠標(biāo)單擊“給定的值”下面的空白欄，使該欄獲得輸入焦點(diǎn)，并在這里輸入要檢索的具體內(nèi)容。(5)如果有多個(gè)檢索條件：?jiǎn)螕簟斑壿嬯P(guān)系”下面的空白欄，從下拉列表中選擇“與”或“

29、或”。它告訴計(jì)算機(jī)，該邏輯關(guān)系所聯(lián)結(jié)的兩個(gè)檢索條件，是同時(shí)滿足（“與”關(guān)系），還是只需滿足其中任何一個(gè)條件（“或”關(guān)系）；(6)按步驟(2)-(4)輸入下一個(gè)條件?！咀⒁狻孔詈笠粋€(gè)條件結(jié)尾必須是“”。.檢索數(shù)據(jù)56四、文書檔案管理(一)文件級(jí)管理.檢索數(shù)據(jù)57四、文書檔案管理(一)文件級(jí)管理【例1】檢索數(shù)據(jù)簡(jiǎn)單演示更多例子和檢索技巧(1)檢索本模塊內(nèi)所有數(shù)據(jù)，其條件為：(2)檢索X001全宗內(nèi)2010年所有2號(hào)目錄的數(shù)據(jù)，其條件為：(3)檢索X001全宗內(nèi)任意年度的長(zhǎng)期第一盒(卷)檔案數(shù)據(jù)，其條件為：【注】使用“_”可以代表任意一個(gè)數(shù)值型字符，例如“_ _ _ _”就可以代表檔號(hào)中的任意4位。

30、.檢索數(shù)據(jù)58四、文書檔案管理(一)文件級(jí)管理123(4)檢索文件題名中有“檔案”或者有“文檔”的數(shù)據(jù)，其條件為：(5)檢索2010年度“蘇政發(fā)”第5號(hào)到第34號(hào)文的數(shù)據(jù)，其條件為：.檢索數(shù)據(jù)59四、文書檔案管理(一)文件級(jí)管理45用戶可以通過工具欄的導(dǎo)入按鈕，將已導(dǎo)出的以TXT或DBF格式文件保存的數(shù)據(jù)，導(dǎo)入到當(dāng)前目錄窗口中?！咀⒁狻?.被導(dǎo)入的數(shù)據(jù)，應(yīng)與當(dāng)前數(shù)據(jù)窗口的結(jié)構(gòu)完全一致；2.導(dǎo)入數(shù)據(jù)后別忘了按保存。9.導(dǎo)入數(shù)據(jù)60四、文書檔案管理(一)文件級(jí)管理導(dǎo)出是將本系統(tǒng)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成其它常見格式，與導(dǎo)入相對(duì)。用戶可以通過工具欄的導(dǎo)出按鈕，將檢索出來的數(shù)據(jù)，以其它文件格式，保存到指定的位

31、置。10.導(dǎo)出數(shù)據(jù)61四、文書檔案管理(一)文件級(jí)管理一般而言，本系統(tǒng)在用戶檢索數(shù)據(jù)之后，都會(huì)自動(dòng)地根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際需要，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分組、排序。比如：在文件級(jí)文檔管理模塊中，數(shù)據(jù)檢索后會(huì)自動(dòng)地按“檔號(hào)”由小到大的順序排列；而在卷內(nèi)文件目錄的報(bào)表中，數(shù)據(jù)檢索后會(huì)自動(dòng)地按案卷進(jìn)行分組，然后再按檔號(hào)順序排列。當(dāng)用戶需要按其它方式（列、著錄項(xiàng)）進(jìn)行排序時(shí)，只須點(diǎn)擊該列（著錄項(xiàng)）的標(biāo)題。11.目錄排序62四、文書檔案管理(一)文件級(jí)管理案卷級(jí)文檔管理，用于管理案卷目錄。當(dāng)用戶點(diǎn)擊案卷級(jí)文檔管理的標(biāo)簽頁(yè)時(shí)，該案卷級(jí)文檔管理模塊即成為當(dāng)前功能模塊：正如用戶所見，案卷級(jí)文檔管理與文件級(jí)文檔管理的模式是一

32、樣的。因?yàn)闆]有“頁(yè)號(hào)”，案卷級(jí)的“檔號(hào)”比文件級(jí)的少了4位。除了檔號(hào)結(jié)構(gòu)的區(qū)別，本模塊內(nèi)其他操作和文件級(jí)管理相同。四、文書檔案管理(二)案卷級(jí)管理63報(bào)表管理為用戶提供了最常用的標(biāo)準(zhǔn)歸檔文件目錄、卷內(nèi)文件目錄等一共9種報(bào)表的打印輸出功能。四、文書檔案管理(三)報(bào)表輸出64打印報(bào)表的過程如下：1.選擇報(bào)表用戶可以通過報(bào)表預(yù)覽框下方的一組按鈕進(jìn)行報(bào)表類型選擇。例如，若要?dú)w檔文件目錄，則用鼠標(biāo)單擊歸檔文件目錄按鈕。2.數(shù)據(jù)檢索在打印報(bào)表之前，用戶應(yīng)該通過檢索，來告訴計(jì)算機(jī)您要打印的是哪些數(shù)據(jù)。四、文書檔案管理(三)報(bào)表輸出65123.打印預(yù)覽當(dāng)數(shù)據(jù)被檢索出來之后，在初次打印之前，建議用戶檢查一下要打

33、印的表格，是否每條目錄都在表格框線內(nèi)，若發(fā)現(xiàn)越界現(xiàn)象，需要進(jìn)行打印設(shè)置：四、文書檔案管理(三)報(bào)表輸出6634.打印設(shè)置點(diǎn)擊打印按鈕進(jìn)行打印設(shè)置，設(shè)置方法為根據(jù)實(shí)際情況嘗試調(diào)整打印邊距中的上下邊距，然后點(diǎn)擊中止按鈕查看效果，直到得到滿意效果。四、文書檔案管理(三)報(bào)表輸出674最終效果四、文書檔案管理(三)報(bào)表輸出68“件的二級(jí)目錄”模塊是為了貫徹“細(xì)化檢索”的原則，對(duì)“文件級(jí)文檔管理”的補(bǔ)充。當(dāng)用戶將轉(zhuǎn)發(fā)件和被轉(zhuǎn)發(fā)件、請(qǐng)示與批復(fù)、介紹信存根等作為一件歸檔時(shí)，在歸檔文件目錄中，只能出現(xiàn)一條目錄。這樣的目錄對(duì)于檢索更詳細(xì)的內(nèi)容來說是不夠的。彌補(bǔ)這種缺陷，系統(tǒng)為用戶提供了這個(gè)功能模塊，使用戶能夠更

34、加細(xì)致地儲(chǔ)存、檢索有關(guān)信息。四、文書檔案管理(四)件的二級(jí)目錄691.檔號(hào)這里的檔號(hào)和文件級(jí)文檔管理中的檔號(hào)格式是一致的，而且在這里出現(xiàn)的值，應(yīng)該在文件級(jí)文檔管理中都已存在；所不同的是，這里的檔號(hào)允許重復(fù)，而那里不允許。2.順序順序是“件內(nèi)”的順序號(hào)。即在一件里面，如果有若干個(gè)文件或若干條目錄，以此設(shè)定其順序。檔號(hào)+順序號(hào)不允許重復(fù)3.相關(guān)內(nèi)容在“相關(guān)內(nèi)容”里面，用戶可以錄入被轉(zhuǎn)發(fā)件等的文號(hào)、責(zé)任者、題名等內(nèi)容，也可以錄入人事任免的所有人員名單和任職事項(xiàng)。相關(guān)內(nèi)容的字節(jié)長(zhǎng)度是255，若還不夠輸入詳細(xì)內(nèi)容，可以另外增加一條記錄繼續(xù)輸入。四、文書檔案管理(四)件的二級(jí)目錄704.文件類別文件類別是自動(dòng)累加的下拉列表風(fēng)格，用戶可以在此對(duì)二級(jí)目錄里的文件類型進(jìn)行標(biāo)識(shí)5.備注備注是補(bǔ)充說明?！咀⒁狻考亩?jí)目錄模塊內(nèi)的數(shù)據(jù)僅供系統(tǒng)檢索，無(wú)法打印輸出成標(biāo)準(zhǔn)表格。四、文書檔案管理(四)件的二級(jí)目錄7