中國(guó)民生銀行文書(shū)檔案管理規(guī)范課件

1、文件材料整理 奉化市檔案局 陳玲紅第1頁(yè)，共55頁(yè)。檔案整理含義：就是將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本分類(lèi)、組合、排列和編目，使之系統(tǒng)化的過(guò)程。檔案整理方法 1、傳統(tǒng)整理方法按卷整理 2、新的整理方法按件整理第2頁(yè)，共55頁(yè)。檔案的收集和鑒定檔案的收集 將在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成并辦理完畢的對(duì)日后工作有查考利用價(jià)值的文件，整理后，定期從各個(gè)部門(mén)匯集到檔案部門(mén)集中保存，這個(gè)過(guò)程就是檔案的收集工作，簡(jiǎn)稱(chēng)歸檔。檔案的鑒定機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表第3頁(yè)，共55頁(yè)。 2006年12月18日，國(guó)家檔案局第8號(hào)令發(fā)布了機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定（以下簡(jiǎn)稱(chēng)規(guī)定）。以“

2、令”的形式頒布這個(gè)規(guī)定，使這個(gè)文件具有法律效力，反映了國(guó)家檔案行政管理部門(mén)對(duì)機(jī)關(guān)確定文件材料歸檔范圍和劃分檔案保管期限工作的高度重視，必將對(duì)正確界定文件材料歸檔范圍、準(zhǔn)確劃分文書(shū)檔案保管期限，及時(shí)開(kāi)展檔案價(jià)值鑒定工作，確保國(guó)家檔案資源的齊全完整起到積極的推動(dòng)作用。解讀規(guī)定第4頁(yè)，共55頁(yè)。（一）六大變化 與1987年的兩個(gè)文件相比，新規(guī)定無(wú)論是在內(nèi)容上還是在形式上都有較大的改變，歸結(jié)起來(lái)有六個(gè)方面： 一是將兩個(gè)文件合二為一。1987年頒布的是兩個(gè)文件，這次合為一個(gè)文件，規(guī)定既對(duì)文書(shū)檔案保管期限進(jìn)行了劃分，也對(duì)機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍進(jìn)行了規(guī)定。 二是改革了檔案保管期限的劃分方法。原來(lái)的保管期限為

3、“永久”、“長(zhǎng)期”和“短期”三種，新的規(guī)定只有“永久”和“定期”兩種。原來(lái)的“短期”保管期限為115年，“長(zhǎng)期”為1650年，時(shí)間期限較為模糊。新規(guī)定中的“定期”保管期限實(shí)行了標(biāo)時(shí)制，有30年和10年兩個(gè)期限，時(shí)限規(guī)定更為明確。 第5頁(yè)，共55頁(yè)。 三是突出了立檔單位的主體地位。在界定機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限時(shí)，實(shí)際體現(xiàn)了“以我為主”的思想。 四是條款進(jìn)一步細(xì)化。這次隨規(guī)定頒布的文書(shū)檔案保管期限表涉及保管期限界定的條款共84項(xiàng)，比1987年規(guī)定的63項(xiàng)增加了21項(xiàng)。此外，新的文書(shū)檔案保管期限表充實(shí)了一些新領(lǐng)域的文件材料，如行政執(zhí)法、行政審批、產(chǎn)權(quán)關(guān)系、個(gè)人權(quán)益等方面的文件材料。

4、五是調(diào)整了一些材料的保管期限。如與個(gè)人權(quán)益有關(guān)的檔案，這次絕大多數(shù)調(diào)整為永久保管。上級(jí)或下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料，在本機(jī)關(guān)歸檔時(shí)，其保管期限也有下調(diào)。第6頁(yè)，共55頁(yè)。 六是“備案制”改為“審批制”。在1987年的規(guī)定中，各機(jī)關(guān)制定的文書(shū)檔案保管期限表在經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)施行后，報(bào)檔案行政管理部門(mén)備案。新的規(guī)定改變了備案的做法，即各機(jī)關(guān)編制的本機(jī)關(guān)的文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表，要經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)審查同意后才可執(zhí)行，加大了檔案行政管理部門(mén)的管理力度。第7頁(yè)，共55頁(yè)。機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍應(yīng)歸檔文件的范圍1、上級(jí)單位下發(fā)的文件2、本單位形成的文件3、同級(jí)和非隸屬單位抄送的需要執(zhí)行

5、或查考的文件4、下級(jí)單位報(bào)送的文件第8頁(yè)，共55頁(yè)。不歸檔文件的范圍1、上級(jí)單位普發(fā)供參閱的文件，任免或獎(jiǎng)懲非本單位人員的文件，供工作參考的抄件和征求意見(jiàn)未定稿的文件。2、本單位重份文件，事務(wù)性、臨時(shí)性文件，未生效文件，一般文件的歷次修改稿，摘錄的供工作參閱的非證明材料，一般性的人民來(lái)信，與本單位無(wú)關(guān)的文件材料。3、同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件屬于不需要辦理又無(wú)查考價(jià)值的文件材料。4、下級(jí)機(jī)關(guān)的文件中屬于不需要備案的文件及參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映等。第9頁(yè)，共55頁(yè)。文書(shū)檔案保管期限表 檔案保管期限表是用表冊(cè)的形式列舉檔案來(lái)源、內(nèi)容和形式并指明其保管期限的指導(dǎo)性、標(biāo)準(zhǔn)性文件。 形成有歸檔必有保管期限

6、，反之，具有保管期限的則一定歸檔。永久、30年、10年第10頁(yè)，共55頁(yè)。文件材料整理文件分類(lèi)、組卷對(duì)歸檔文件或案卷進(jìn)行檢查審核（文件質(zhì)量與組卷的規(guī)范性）對(duì)文件或案卷進(jìn)行系統(tǒng)化排列編號(hào)、上架。編制檢索工具、錄入、統(tǒng)計(jì)第11頁(yè)，共55頁(yè)。整理原則必須是已辦理完畢，有保存價(jià)值的遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間 的有機(jī)聯(lián)系區(qū)分文件的保存價(jià)值便于保管和利用 第12頁(yè)，共55頁(yè)。傳統(tǒng)整理方法按卷整理 使文件系統(tǒng)化、有序化的過(guò)程，它包括分類(lèi)、組卷、卷內(nèi)文件整理、案卷封面填寫(xiě)、裝訂、系統(tǒng)化排列上架、編制案卷目錄等步驟第13頁(yè)，共55頁(yè)。一、檔案分類(lèi)1、常用分類(lèi)方法1）年度分類(lèi)法 先將文件按其形成、處理或針對(duì)

7、的年度進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)。一般文件歸入文件形成年度，跨年度根據(jù)具體情況區(qū)分年度。2）組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法 將文件按其形成或承辦的機(jī)構(gòu)進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)。第14頁(yè)，共55頁(yè)。3）問(wèn)題分類(lèi)法 將文件按其內(nèi)容所反映的問(wèn)題、事物進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)。2、聯(lián)合分類(lèi)方法1）年度與組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法 2000年 辦公室 2001年 辦公室 人事處 人事處 業(yè)務(wù)處 業(yè)務(wù)處 辦公室 2000年 人事處 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 第15頁(yè)，共55頁(yè)。2）年度與問(wèn)題分類(lèi)法2000年 黨群類(lèi) 行政類(lèi) 教學(xué)類(lèi) 科研類(lèi) 產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)類(lèi) 基建類(lèi) 設(shè)備類(lèi) 出版類(lèi) 外事類(lèi) 財(cái)會(huì)類(lèi) 聲像類(lèi)二、立卷組合方法立卷“六個(gè)特征

8、”問(wèn)題特征 、作者特征 、時(shí)間特征、文種（名稱(chēng)）特征、通訊者特征、地區(qū)特征第16頁(yè)，共55頁(yè)。1、按問(wèn)題組卷將文件內(nèi)容涉及的同一問(wèn)題或同一類(lèi)性質(zhì)的問(wèn)題組成一個(gè)案卷。例如： 關(guān)于處理?xiàng)钚阒樨澪郯讣牟牧?關(guān)于浙江大學(xué)校園擴(kuò)建、購(gòu)買(mǎi)設(shè)備問(wèn)題的材料 關(guān)于農(nóng)村二輪土地承包問(wèn)題的材料 第17頁(yè)，共55頁(yè)。2、按作者組卷 將同一作者的一些文件組成案卷。例如： 浙江省檔案局工會(huì)文件 3、按文種（名稱(chēng)）組卷 將文件種類(lèi)或名稱(chēng)相同的文件組成案卷例如： 浙江省檔案局局務(wù)會(huì)議記錄第18頁(yè)，共55頁(yè)。4、按時(shí)間組卷 按文件形成的時(shí)間或文件內(nèi)容針對(duì)時(shí)間，將屬于同一時(shí)期的文件組成案卷。例如： 浙江省檔案局2005年度工作

9、計(jì)劃5、按通訊者組卷 將本單位與某單位針對(duì)某一問(wèn)題或幾個(gè)問(wèn)題的來(lái)往文件組成一卷。例如： 浙江工業(yè)大學(xué)關(guān)于招生問(wèn)題與浙江省教委的來(lái)往文件 第19頁(yè)，共55頁(yè)。6、按地區(qū)組卷 將來(lái)自同一地區(qū)或內(nèi)容涉及同一地區(qū)（如同一省、市、縣、區(qū)、鄉(xiāng)等）的文件組成一卷。例如： 中共杭州市委關(guān)于蕭山區(qū)整黨工作中若干問(wèn)題的指示和情況匯集 浙江省各市檔案局2005年度工作計(jì)劃第20頁(yè)，共55頁(yè)。幾種方法結(jié)合使用例如： 浙江省衛(wèi)生廳關(guān)于所屬系統(tǒng)科技人員工作條件問(wèn)題的調(diào)查報(bào)告 第21頁(yè)，共55頁(yè)。三、卷內(nèi)文件整理查漏補(bǔ)缺修整:對(duì)破損文件進(jìn)行修裱 對(duì)傳真或字跡模糊的文件進(jìn)行復(fù)制 對(duì)過(guò)大的文件進(jìn)行折疊（最大不超過(guò)A4紙張的大小

10、） 對(duì)小于A4紙張1/2的文件進(jìn)行粘貼去金屬物第22頁(yè)，共55頁(yè)。1、卷內(nèi)文件排列和編號(hào) 卷內(nèi)文件排列 按重要程度、文件間的聯(lián)系、時(shí)間順序排列。必須注意保持問(wèn)文與復(fù)文、正文與附件、同一文件的各種不同稿本（正本、定稿等）之間不可分離的聯(lián)系。一般的正本在前底稿在后，批復(fù)在前請(qǐng)示在后，結(jié)果在前過(guò)程在后，卷內(nèi)文件編號(hào) 文件頁(yè)碼用頁(yè)碼機(jī)打印在正面右上角、反面左上角，從001開(kāi)始編起。 一般每卷不超過(guò)2公分（200張）。 第23頁(yè)，共55頁(yè)。2、填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄卷內(nèi)目錄放在卷首，列舉卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容和成份。激光打印字段格式符合要求字體大小適當(dāng)?shù)?4頁(yè)，共55頁(yè)。卷內(nèi)文件目錄順序號(hào) 文號(hào) 責(zé)任者題名 日期

11、頁(yè)號(hào)備注1浦銀杭發(fā)200420號(hào)浙江省檔案局、上海浦東發(fā)展銀行杭州分行關(guān)于上海浦東發(fā)展銀行杭州分行轄屬臨安、文暉支行2003年通過(guò)檔案工作目標(biāo)管理省級(jí)認(rèn)定的通報(bào)200402050012浙農(nóng)銀 200436號(hào)浙江省檔案局、中國(guó)農(nóng)業(yè)銀行浙江省分行關(guān)于2003年度全省農(nóng)行系統(tǒng)通過(guò)檔案管理省級(jí)認(rèn)定單位的通報(bào)200402100033浙文辦200412號(hào)浙江省檔案局、浙江省文化廳關(guān)于公布全省文化系統(tǒng)檔案工作目標(biāo)管理省級(jí)認(rèn)定單位名單的通知20040220007-010第25頁(yè)，共55頁(yè)。3、填寫(xiě)備考表備考表放在案卷最后，用來(lái)登記卷內(nèi)文件的基本情況，便于檔案管理人員和利用者了解案卷的有關(guān)情況。第26頁(yè)，共55

12、頁(yè)。備 考 表 盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：1、盒內(nèi)文件數(shù)量。2、盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。 整理人： 檢查人： 年 月 日第27頁(yè)，共55頁(yè)。四、填寫(xiě)檔案案卷封面 （ 立 檔 單 位 名 稱(chēng) ） （ 組 織 機(jī) 構(gòu) 名 稱(chēng) ） （案卷標(biāo)題） 自 年 月至 年 月保管期限:本卷內(nèi)共 件 頁(yè)歸檔號(hào): 全宗號(hào) 目錄號(hào) 案卷號(hào)第28頁(yè)，共55頁(yè)。類(lèi)內(nèi)案卷排列排列方法 按案卷所反映的工作上的聯(lián)系來(lái)排列 按案卷內(nèi)容所反映的一定問(wèn)題來(lái)排列 按案卷所屬的時(shí)間來(lái)排列 按案卷內(nèi)文件的作者、文件內(nèi)容涉及的地區(qū)來(lái)排列 第29頁(yè)，共55頁(yè)。1、檔號(hào)的編制 檔號(hào):全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)-頁(yè)號(hào) 全宗號(hào)-類(lèi)別號(hào)-案

13、卷號(hào)-頁(yè)號(hào)年度與組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法如: 2000年 辦公室 2001年 辦公室 人事處 人事處 業(yè)務(wù)處 業(yè)務(wù)處 某單位全宗號(hào)為169，2000年目錄號(hào)為10,辦公室案卷有30卷,人事處第10卷的檔號(hào):第30頁(yè)，共55頁(yè)。2、案卷標(biāo)題的擬寫(xiě)案卷標(biāo)題=作者+問(wèn)題（時(shí)間、地區(qū)等）+文種 例如： 浙江省檔案局有關(guān)職工福利問(wèn)題的決定 第31頁(yè)，共55頁(yè)。3、案卷的裝訂用電鉆,三孔一線裝訂五、編制案卷目錄六、檔案上架 檔案按從上到下、從左到右的順序排列上架。第32頁(yè)，共55頁(yè)。 案卷目錄 案 卷 號(hào) 題 名 年度頁(yè)數(shù)期限備注室編號(hào)館編號(hào)1各市地檔案局關(guān)于浙江檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)情況的報(bào)告2004200永久2浙江省檔案

14、局2003年度檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)2004100永久3省直機(jī)關(guān)2003年度規(guī)范化檔案室認(rèn)定通報(bào)及申報(bào)表2004150長(zhǎng)期4全省各系統(tǒng)2003年度檔案工作目標(biāo)管理的通報(bào)2004150長(zhǎng)期5省直單位2003年檔案年檢登記表2004200長(zhǎng)期第33頁(yè)，共55頁(yè)。新的整理方法按件整理文書(shū)立卷改革的意義1、適應(yīng)辦公自動(dòng)化及檔案工作現(xiàn)代化管理的需要。2、規(guī)范歸檔文件材料的整理方法，提高和確保檔案整理質(zhì)量。3、緩解機(jī)關(guān)檔案工作壓力，理順機(jī)關(guān)檔案工作職能，提高機(jī)關(guān)檔案工作效率。第34頁(yè)，共55頁(yè)。歸檔文件的整理 將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。第35頁(yè)，共55頁(yè)。一、“件

15、”的概念：件是歸檔文件的整理單位 1、單份文件，一份文件為一件； 2、報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件； 3、文件的正本與定稿為一件；正文與附件為一件； 4、原件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件； 5、文件處理單（表）與被處理文本為一件； 6、來(lái)文與復(fù)文可各為一件。第36頁(yè)，共55頁(yè)。二、修整三、裝訂 按件裝訂。1、“件”內(nèi)排列2、對(duì)齊方式 3、裝訂方法 第37頁(yè)，共55頁(yè)。1、“件”內(nèi)排列正本在前，定稿在后正文在前，附件在后原件在前，復(fù)制件在后轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后不同文字的文本，中文本在前，原文本在后第38頁(yè)，共55頁(yè)。3、對(duì)齊方式 裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各項(xiàng)按一定方式對(duì)齊，便于將

16、來(lái)翻閱利用。 采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊 采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對(duì)齊第39頁(yè)，共55頁(yè)。4、裝訂方法：有五種方法縫紉機(jī)壓線塑料、鋁合金回形針包角文件夾不銹鋼推釘 從速度、成本、檔案保護(hù)要求綜合考慮第40頁(yè)，共55頁(yè)。四、分類(lèi) 有年度、保管期限、機(jī)構(gòu)/問(wèn)題三種分類(lèi)方法。年度機(jī)構(gòu)保管期限分類(lèi)法 將歸檔文件按年度分類(lèi)，每個(gè)年度下按機(jī)構(gòu)分類(lèi)，再在機(jī)構(gòu)下按保管期限分類(lèi)。這種方法適用于機(jī)構(gòu)與文件較多的分行，檔案上架不必預(yù)留空間，便于充分利用庫(kù)容。 第41頁(yè)，共55頁(yè)。例如：2001-2003年文書(shū)檔案分類(lèi)2001年：辦公室.永久、長(zhǎng)期、短期人事處永久、長(zhǎng)期、短期管理處永久、長(zhǎng)期、短期.200

17、2年：辦公室.永久、長(zhǎng)期、短期人事處.永久、長(zhǎng)期、短期管理處.永久、長(zhǎng)期、短期.2003年： 第42頁(yè)，共55頁(yè)。五、排列 事由原則 （1）辦理完畢的時(shí)間順序 （2）成套性文件相對(duì)集中，如：會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。 第43頁(yè)，共55頁(yè)。六、編號(hào) 歸檔文件應(yīng)依分類(lèi)方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁(yè)上端居中的空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。 歸檔章必要項(xiàng)為：年度、保管期限、件號(hào)，選擇項(xiàng)為：機(jī)構(gòu)/類(lèi)別（如圖）。 全宗號(hào) 年度 室編件號(hào)機(jī)構(gòu)或問(wèn)題保管期限 館編件號(hào)第44頁(yè)，共55頁(yè)。例如：2001年辦公室永久1號(hào)歸檔文件，歸檔章應(yīng)填寫(xiě)為： 第45頁(yè)，共55頁(yè)。 七、編目 歸檔文件應(yīng)

18、依據(jù)分類(lèi)方案和檔號(hào)順序編制歸檔文件目錄。歸檔文件目錄由三部分構(gòu)成a、歸檔文件目錄封面b、歸檔整理說(shuō)明c、歸檔文件目錄第46頁(yè)，共55頁(yè)。歸檔文件目錄件號(hào) 責(zé)任者 文號(hào)題 名 日期頁(yè)數(shù) 備注1浙江省檔案局、上海浦東發(fā)展銀行杭州分行浦銀杭發(fā)200420號(hào)關(guān)于上海浦東發(fā)展銀行杭州分行轄屬臨安、文暉支行2003年通過(guò)檔案工作目標(biāo)管理省級(jí)認(rèn)定的通報(bào)2004020512浙江省檔案局、中國(guó)農(nóng)業(yè)銀行浙江省分行浙農(nóng)銀 200436號(hào)關(guān)于2003年度全省農(nóng)行系統(tǒng)通過(guò)檔案管理省級(jí)認(rèn)定單位的通報(bào)2004021033浙江省檔案局、浙江省文化廳浙文辦200412號(hào)關(guān)于公布全省文化系統(tǒng)檔案工作目標(biāo)管理省級(jí)認(rèn)定單位名單的通知200402202第47頁(yè)，共55頁(yè)。1）對(duì)歸檔文件逐件編目。 歸檔文件目錄項(xiàng)目設(shè)置為:件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、標(biāo)題、文件日期、頁(yè)數(shù)等。2）歸檔文件目錄用紙采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙豎排。3）歸檔