COP-GG-10會議接待程序

1、.文件稱號：會議接待程序 版 號：A文件編號：COP-GG- 修正號： 頁 數(shù)：第 PAGE 3頁共頁：.；.目的為客戶的會議系統(tǒng)地安排各項效力，確保酒店的接待效力能勝利地配合會議的進展。.適用范圍一切需求運用酒店的會場，或者在酒店運用兩項以上主要效力的接待。.職責.銷售代表擔任與會議接待單位聯(lián)絡，洽談，并在接待過程中進展效力跟蹤。.預訂中心擔任配合做好房間預訂任務。.銷售主管擔任審批接待通知和監(jiān)視銷售代表的效力跟蹤。.任務程序.接待洽談.銷售代表與會議接待單位人員洽談，了解接待要求，包括會議稱號、時間、人數(shù)及與會人員的身份，有何特點如年齡構(gòu)造、宗教信仰等，并就會場、用餐、住房、宣傳、文娛、交

2、通工具等逐一了解客人的要求。.根據(jù)接待要求，銷售代表應馬上查詢相關會場、餐廳和房間等的預訂情況，并迅速回復客人，再向聯(lián)絡人引見酒店方案提供的效力和設備，如房間類型和餐廳，并就各個接待工程系統(tǒng)地報價。.情況特殊的接待要求，須先向指點匯報，經(jīng)指點審核后再回復。.預訂根據(jù)為會議客人進展預訂。.與接待單位確認.根據(jù)會議接待要求及雙方洽談的內(nèi)容，銷售代表需及時編寫，通常包括以下內(nèi)容：報到要明確報到時間、地點、相關報到物品。住房明確入住、退房時間、房型、房量、房價、需求叫醒效力的詳細時間，房間配套功能能否開放。用餐明確用餐時間、地點、方式、人數(shù)、餐標及各種特別要求如食素、食齋等情況。文娛明確時間、地點、人

3、數(shù)、消費規(guī)范如包場，要提供節(jié)目表。車輛安排明確用車時間、行程、人數(shù)、車型、租金等。宣傳制造明確橫、豎幅，背景板，歡迎花牌，指示牌，鮮花等的數(shù)量、規(guī)格、內(nèi)容及費用。車位預留明確時間、數(shù)量、車型等。結(jié)算方式明確按金預留、會議費用確認人員簽名手跡，以何種方式付款現(xiàn)金、轉(zhuǎn)帳、支票、信譽卡等。.銷售代表編寫好需經(jīng)銷售主管以上人員審核后，方可交會議接待單位確認。.銷售代表根據(jù)會議接待單位確認后的內(nèi)容編寫，經(jīng)銷售主管審核后提早特殊情況的急單先發(fā)后補送發(fā)至各相關部門，并落實跟進能否收到。.與接待部門銜接根據(jù)WI-GG-與接待部門銜接，由接待部門落實執(zhí)行。.接待跟蹤效力.由指定的銷售人員根據(jù)上的接待要求跟蹤接待效力，檢查各個工程的預備情況并做好記錄，防止脫漏或出錯。.堅持與接待單位人員的聯(lián)絡，相互配合好，及時處置更改和處理突發(fā)問題。.協(xié)助收款人員對該次會議在酒