企業(yè)公文處理辦法

1、企業(yè)公文處理辦法第一章總則第一條 為適應公司規(guī)范化、程序化、科學化管理的需 要，建立健全公文管理制度,規(guī)范公文運行流程，提高公文處 理的質量與效率，根據(jù)江蘇省公文處理的有關規(guī)定，特制定 本辦法。第二條 公文是傳達文件、發(fā)布指示、請示和答復問題、 指導和商洽工作、報告情況、交流經驗的重要工具，本公司 各職能部門必須認真做好公文管理工作。第三條 公文處理必須做到準確、及時、安全，行文要 言簡意賅，注重效用。公文由公司綜合管理部統(tǒng)一收發(fā)、分 辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀。第四條 公文處理必須嚴格執(zhí)行保密制度，確保公司秘 密不泄露。第二章公文主要種類第五條 本公司適用的公文種類主要有：（一）決定、

2、決議：對重要事項或重大行動做出安排， 用“決定”；經會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的重要事項， 用“決議”。（二）通知：發(fā)布規(guī)章制度，轉發(fā)上級、同級和不相隸 屬部門的公文，批轉下級部門的公文，要求下級部門辦理 和需要周知或共同執(zhí)行事項，任免和聘用干部，用“通知”。（三）通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要情況，用 “通報”。（四）報告、請示：向上級部門匯報工作，反映情況， 提出建議，用“報告”；向上級請求指示、批準，用“請示”。（五）批復：答復下級部門請示事項或對下級布置工作， 用“批復”。（六）函：相互商洽工作，詢問和答復問題，向有關主 管機關提出請求等用“函”。（七）會議紀要：傳達會議決定事項和

3、主要精神，用“會 議紀要”。（八）工作計劃：進行工作計劃安排部署，用“工作計 劃”。第三章公文格式第六條 公文一般由標題、發(fā)文文號、簽發(fā)人、秘密等 級、緊急程度、主送機關、正文、附件、印章、發(fā)文時間、 主題詞、抄送機關、印發(fā)份數(shù)等部分組成。（一）公文標題：應當準確、簡要地概括公文的主要內 容，應標明公司名稱和公文種類，除轉發(fā)上級有關文件外， 一般不加書名號。（二）發(fā)文字號：包括公司代字、年號、順序號， 公 司發(fā)文用“贛發(fā)”，行政發(fā)文用“贛綜發(fā)”字。（三）公文除會議紀要外，應當加蓋公章。（四）秘密公文要分別標明：“絕密”、“機密”、“秘密”。（五）緊急公文要分別標明“特急”、“急件”。（六）公文

4、如有附件，應當在公文之后注明附件名稱和 順序。（七）會議通過的文件，應在標題之下、正文之前注明 會議名稱和通過日期。（八）公文的落款日期以領導簽發(fā)的日期為準， 印發(fā) 日期與落款日期一般不超過3天。（九）公文主題詞參照國務院辦公廳秘書局印發(fā)的國 務院公文主題詞表標引，在落款日期之下頂格書寫。第四章行文規(guī)則第七條 向下級部門的重要行文，應當同時抄報直接上 級領導部門，抄送相關的部門。第八條 向上級部門的行文，應主報一個上級部門，如 需報送其他相關的上級部門，可用抄報形式。“請示”應當 一文一事，一般只寫一個主送部門，如需同時送其他部門， 應用抄送形式，但不得同時抄送下級部門。在“報告”中不 得夾帶

5、請示事項第五章公文的收文管理第九條 公文收文的流程包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、 擬辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等。第十條 所有報（轉）公司的公文由綜合管理部負責接收， 公司其他部門不得直接收受批辦公文，如因特殊情況收受后 應立即送綜合管理部，進入正常的收辦文程序。第十一條 經登記編號的文件，由綜合管理部應出擬辦 意見，再將閱件分送領導閱辦。重要的公文必須呈總經理和 董事長批示，一般的公文或業(yè)務性的公文呈分管領導閱批或 送至相關部門閱處。緊急公文應提出辦理時限。公文擬辦意 見要準確、恰當。對總經理和董事長批示的重要文件，先由 綜合管理部做好登記，再根據(jù)批示意見交承辦部門辦理和答 復。綜

6、合管理部負責領導批示文件的交辦督辦，并做好反饋 情況記錄，定期向總經理匯報。第十二條 承辦部門在收到需辦理的文件后應抓緊辦 理，不得延誤、推諉，一般文件要在七個工作日完成。對確 不屬于本部門職權范圍或不適宜本部辦理的，應及時退回綜 合管理部，并說明理由。辦理內容涉及兩個以上部門的，由 部門間協(xié)商辦理，如有問題，請示分管領導協(xié)調。承辦中須 發(fā)文的，按業(yè)務所屬范圍，由所屬部門擬稿。第十三條 傳遞文件以不同顏色文件夾區(qū)別密件，急件， 批辦件，傳閱件，便于領導和各部門根據(jù)輕重緩急及時閱處 文件。密件、急件和批辦件一般要求在送達領導的當天處理 完，由綜合管理部收回；傳閱件要求兩天內處理完，由由綜 合管理

7、部收回。第十四條 對已送領導批示和交主辦部門辦理的公文， 綜合管理部要適時催閱、催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重 點公文重點催辦，一般公文定期催辦。對下發(fā)的重點公文， 綜合管理部要及時了解和反饋執(zhí)行情況。第十五條領導傳閱完的文件由綜合管理部負責存檔，各 職能部門的負責人經登記后可調閱有關文件（絕密文件、機 密文件、秘密文件除外），原則上文件借閱日期不超過兩天， 特殊情況需報請副總級以上領導批示。第六章公文的發(fā)文管理第十六條 公文發(fā)文的流程包括擬稿、審核、簽發(fā)、編 號、打印、校對、用印、分送、立卷、歸檔、銷毀等。第十七條 草擬公文的基本要求。（一）符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關規(guī)定。（二）

8、情況確實，觀點明確，條理清楚，書寫工整，標 點準確，用詞用字準確、規(guī)范，篇幅力求短小。（三）人名、地名、時間、數(shù)字、引文準確。時間要寫 具體的年、月、日；文內使用簡稱，一般應當先用全稱，并 注明簡稱；必須使用國家法定計量單位。（四）結構層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為（二）”， 第三層為“1”，第四層為（1）”。（五）根據(jù)行文的性質、內容及范圍，正確使用文種、 辦文程序。第十八條 文稿草擬后，必須由承辦部門領導和協(xié)辦部 門領導分別進行審核和會簽。審核主要是把公文的政策法規(guī) 關、可行關和文字質量關。第十九條本公司的發(fā)文原則上必須按職責范圍由總經理 簽發(fā)。涉及幾位副總經理分管的工作，應會同有關副

9、總經理 共同審批后由總經理簽發(fā)。向上級部門的重要請示、報告， 經分管副總經理審簽后由總經理簽發(fā)。領導簽發(fā)公文應在 發(fā)文稿紙上簽署自己的意見、姓名和時間。第二十條 公文送領導簽發(fā)后，必須由綜合管理部核稿， 主要把好行文確認關、會簽關和公文體例格式程序關。經綜 合管理部核稿后進行編號、打印、上報或下發(fā)。第二十一條 發(fā)文應統(tǒng)一使用公司的發(fā)文稿紙，用碳素 墨水書寫，嚴禁在原稿紙上使用鉛筆、圓珠筆，字跡要端正， 不允許貼頁、截頁。第二十二條公文發(fā)出前須由綜合管理部進行發(fā)文登記。登記內容有：發(fā)文字號、登記時間、簽發(fā)領導、標題、主題 詞、主送機關、抄送機關、發(fā)文范圍、發(fā)文份數(shù)、發(fā)出時間第二十三條 本公司的文

10、件、函件和會議紀要，經編文 號后，由綜合管理部負責打印，特殊情況需打印未經領導簽 發(fā)的文稿大樣等，須經分管領導批準。各部門內部的文字材 料和給領導的請示報告及對外普通函件，綜合管理部不負責 打印。第二十四條 公文發(fā)送由綜合管理部負責。文件傳送的方 式（傳真、郵寄、直接送達等）視文件機密程度、緊急程度 和現(xiàn)實情況等因素而定，傳遞秘密公文必須采取保密措施， 確保安全。利用計算機、傳真機等傳輸秘密資料，必須采用 加密裝置。絕密的文件不得利用計算機、傳真機傳輸?！钡诙鍡l 各部門在收到綜合管理部發(fā)出的文件后， 須進行收文確認，綜合管理部備案。第七章公文的立卷、歸檔和銷毀第二十七條公文的立卷、歸檔是按規(guī)定對公文的日后 備查使用所做的歸類、裝訂、整理，是公文運轉的最后環(huán)節(jié)。 公文的立卷、歸檔由綜合管理部負責。第二十八條 各部門辦理完畢的公文應及時退回綜合管 理部，需要長期使用的公文必須在次年第一季度前清退完畢， 需用時辦理借閱手續(xù)，個人不得保存應歸檔的文件。第二十八條公文辦完后，綜合管理部應根據(jù)檔案管理 的規(guī)定，及時將公文定稿、正本和