固定資產(chǎn)采購及支付管理制度

1、 / 12固定資產(chǎn)管理制度(初稿)一、總則1、本制度加強公司固定資產(chǎn)管理，合理控制固定資產(chǎn)采購支出，特制定本制度。2、本制度規(guī)定了固定資產(chǎn)采購、領(lǐng)用、更換、支付簽批程序及相應的實施細則。3、本制度適用于*集團有限公司。二、范疇1、固定資產(chǎn)的定義為：(1)非損耗性物品而預算使用期超過二年。(2)物品價值不低于2,000元。2、一切固定資產(chǎn)的采購，在考慮到其規(guī)格、質(zhì)量、送貨時限、價格、結(jié)算方式、可信度及服務 質(zhì)量的前提下，都要求選定最優(yōu)惠的供應商。供應商的選擇要求對方有足夠的經(jīng)濟實力并能 按時供貨。3、固定資產(chǎn)的采購和管理部門電腦設備的采購部門和管理部門：綜合部、網(wǎng)管員除電腦設備之外的固定資產(chǎn)的采

2、購和管理部門：綜合部綜合部統(tǒng)一負責處理固定資產(chǎn)實物臺帳的記錄和更新；實物盤點、報廢等。三、采購及支付流程1、采購申請(1)、固定資產(chǎn)使用部門應根據(jù)辦公需要提出申請，填寫一份固定資產(chǎn)采購0A申請單。采購中請單上應注明采購項目、采購物品用途、采購數(shù)量、物品的型號、規(guī)格、估計單價及部門資產(chǎn)編號等，經(jīng)部門負責人簽字同意后提交綜合部。(2)、綜合部根據(jù)部門固定資產(chǎn)采購申請單查驗該申請是否合理及必要，需要采購的綜合部應向供應商詢價和核價。詢價原則是：大型設備應 3 家以上（含3 家） ，小型設備2 家以上（含 2 家） ，并取得供應商配置清單及報價單傳真件或復印件。（ 3 ） 、綜合部對各家供應商的報價進

3、行審核，在考慮到其規(guī)格、質(zhì)量、送貨時限、價格、結(jié)算方式、可信度及服務質(zhì)量的前提下，選擇對方有足夠的經(jīng)濟實力并能按時供貨的供應商，簽字確認后提交財務部審核采購預算（啟動預算管理后） 。（ 4 ）財務部將該申請與公司預算進行比較核對；如果屬于預算內(nèi)項目，并在其權(quán)限范圍內(nèi)，可直接審核提報分管副總裁批準； 如果屬于預算外支出項目， 應交財務總監(jiān)和總裁辦進行特批。（啟動預算管理后）（ 6 ）固定資產(chǎn)采購部門收到總裁辦已經(jīng)批準的采購申請，已經(jīng)同意的采購價格為基礎，對外洽談、草簽合同，合同經(jīng)按規(guī)定權(quán)限批準后，對外正式簽署。若因特別原因只有一家或二家供應商可供選擇，采購部門負責人應在采購申請單上注明。采購報價

4、應以書面報價為準。對于重大資產(chǎn)采購合同在簽訂前應交財務總監(jiān)和總經(jīng)理進行審核，重要的合同或協(xié)議書應經(jīng)有關(guān)專業(yè)人員如公司聘用律師審核。2、驗收手續(xù)（ 1 ） 固定資產(chǎn)采購部門人員接到供應商送貨時， 應認真檢驗與核實所收物品與相關(guān)單據(jù)（發(fā)票復印件 ） 及原已批準的固定資產(chǎn)采購申請單是否一致。（ 2 ） 任何不符之物品 （質(zhì)量不符合標準或?qū)嵨锱c單據(jù)不符），管理部門有權(quán)拒收，采購人員負責跟蹤解決，并根據(jù)需要及時辦理商品退貨。（ 3 ） 管理部門應填寫采購入庫/ 驗收單 （此驗收 / 入庫單一式三聯(lián)） ， 商品是驗收合格還是退回應在采購入庫/ 驗收單上加以注明。 將一份驗收單交給財務部入固定資產(chǎn)財務帳，

5、另一份及時提供給資產(chǎn)管理部門，資產(chǎn)管理部門據(jù)此及時更新固定資產(chǎn)實物管理帳。(4)資產(chǎn)入庫后，通知申請部門資產(chǎn)管理員領(lǐng)取，管理員填制固定資產(chǎn)卡片交資產(chǎn)管理部門存檔。3、支付報銷(1)固定資產(chǎn)采購和驗收結(jié)束，采購人員應及時到財務部報賬，相應提供已批準的固定資產(chǎn)采購申請單、送貨單、采購入庫/驗收單以及合同/報價復印件。(2) 財務部查實各票據(jù)上的貨物品種、 數(shù)量、金額等與申請及驗收無誤后，及時將新增的固定資產(chǎn)入系統(tǒng)賬。4、付款手續(xù)(1)參見費用審批及報銷管理制度，根據(jù)合同約定或供貨商付款通知，對已購入固定資產(chǎn)需支付貨款時，采購人員應填寫費用報銷申請單，經(jīng)采購部門負責人審核批準后，送交財務部。(2)財

6、務部核對發(fā)票等原始單據(jù)，對相關(guān)單據(jù)的真實性，完整性，合法性及合規(guī)性進行嚴格審核，之后經(jīng)財務總監(jiān)及總裁辦批準，予以付款。5、采購及支付款流程圖 / 12綜合部審核、詢價同意勿、申請部門填寫資產(chǎn)轉(zhuǎn)預算內(nèi)強批米購申請移單固定管理員接收 貨 物并填寫固定資 產(chǎn) 登記卡和入庫單綜合部辦理綜合部登實物臺帳報銷手續(xù)財務開票或支付現(xiàn)財務部入系金或電匯統(tǒng)帳四、日常管理.固定資產(chǎn)日常管理固定資產(chǎn)應分類設置各種賬戶分別記錄，各類資產(chǎn)應附有單獨的卡片或表單，記錄各種詳細有用的資料，應記錄每項資產(chǎn)的簡要說明、存放地點、購入日期、資產(chǎn)價值、折舊計算方法（1）固定新增、變更的管理。固定資產(chǎn)出現(xiàn)新增、變更情況時，部門資產(chǎn)管理

7、員（含門店）應及時更新固定資產(chǎn)卡片（一式三份），部門資產(chǎn)管理員一份、財務部資產(chǎn)管理部門更 新固定資產(chǎn)檔案。使用部門(2)資產(chǎn)部部門負責人每半年利用出差機會對駐外門店資產(chǎn)進行盤點，并將盤點結(jié)果傳回綜合部、財務部備查。對金額大、數(shù)量多的可派實物管理部門定期盤點。(3)離職員工資產(chǎn)管理。員工離職時，部門資產(chǎn)管理員應通知綜合部、網(wǎng)管，網(wǎng)管核查該資 產(chǎn)數(shù)量、配置與綜合部登記卡片是否一致。不一致的應責成使用人及資產(chǎn)管理員查明原 因；一致的綜合部、網(wǎng)管簽字審核。產(chǎn)報廢申請后，會到網(wǎng)管核實該資產(chǎn)是否有必要報廢，同意報廢處理在申請表上簽字并提交財務部審核。財務部固定資產(chǎn)會計審核該資產(chǎn)是否計提折舊完畢，如折舊完畢

8、提交領(lǐng)導簽批；如折舊尚未完畢，予以備注請領(lǐng)導特批申請部門提出申請 (部門負責人簽批)網(wǎng)管審核報 廢必要性 / 12綜合部登記財務部入帳(5)已報廢資產(chǎn)管理。對報廢處理審批完畢的固定資產(chǎn)全部轉(zhuǎn)入綜合部報損庫房統(tǒng)一管理，綜合部按季度處理報廢資產(chǎn)。在清理固定資產(chǎn)前，相應固定資產(chǎn)管理部門要評估有關(guān)資產(chǎn)的轉(zhuǎn)售價值，以下為尋找買家的一般指導原則：預估轉(zhuǎn)售總值需獲取潛在買家的數(shù)目 55,000A:潛在的買家及買家的報價應詳列于固定資產(chǎn)清理 /轉(zhuǎn)移申請表。如未售于最高出價者，應 說明原因。部門負責人在申請表上簽字批準后，送交財務部。B:固定資產(chǎn)管理部門在獲得相關(guān)負責人的批準后，由其按照審批結(jié)果安排固定資產(chǎn)的處

9、理。資產(chǎn)處置后，相關(guān)管理部門在固定資產(chǎn)清理/轉(zhuǎn)移申請表上標注上“完成”字樣后將其正本送交財務部，并自行保留副本C:資產(chǎn)處理完畢，綜合部應同時更新固定資產(chǎn)實物管理帳；財務部應開出發(fā)票安排收款，并 做出適當?shù)臅嬏幚怼ＹY產(chǎn)管理 部門(綜合 部)提出處 理申請分 管 副 總 裁 簽 批財 務 總 監(jiān) 簽 批總 裁 簽 批聯(lián)系買家財務部收款并作財務帳處理轉(zhuǎn)出部門提出申請 (部門負責人簽批)接受部門負 責人簽批審核殘值.公司內(nèi)部間固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移(1)轉(zhuǎn)出資產(chǎn)的部門應填寫固定資產(chǎn)清理/轉(zhuǎn)移申請表，清楚列示出轉(zhuǎn)移原因并取得新的使用部門的書面同意。部門負責人應審核批準該申請表。財務部負責人同意批準后，固定資產(chǎn)管

10、 理部門依據(jù)審核批準的申請表安排資產(chǎn)的轉(zhuǎn)移。(2)轉(zhuǎn)移完成后，資產(chǎn)管理部門應在固定資產(chǎn)清理/轉(zhuǎn)移申請表上標注上“完成”字樣，行政部 根據(jù)完成的申請單及時更新實物帳。綜合部審核 調(diào)撥綜合部登記并更新部門臺帳財務部入帳.固定資產(chǎn)售予集團內(nèi)其它公司(1)轉(zhuǎn)出資產(chǎn)的單位應填寫固定資產(chǎn)清理/轉(zhuǎn)移申請表，清楚列示轉(zhuǎn)移原因并取得受讓單位的書面同意。依據(jù)資產(chǎn)處理的審批權(quán)限經(jīng)批準后，相關(guān)資產(chǎn)管理部門安排資產(chǎn)的轉(zhuǎn)移。(2)固定資產(chǎn)清理/轉(zhuǎn)移申請表的正本送轉(zhuǎn)出資產(chǎn)單位的資產(chǎn)管理部門，副本送受讓單位的資產(chǎn)管理部門。財務部及行政部門根據(jù)執(zhí)行完成的該申請表及時更新固定資產(chǎn)的財務帳和實物帳。五、盤點管理(一)：盤點時間及流

11、程對固定資產(chǎn)應進行定期盤點以檢查固定資產(chǎn)使用狀況，并確認固定資產(chǎn)帳實相符。1、全部資產(chǎn)：每年一次，每年 9月10號-20號盤點；綜合部確 定盤點時 間2、閑置資產(chǎn)：每年一次，每年 9月20號-30號盤點綜合部根據(jù)部門 資產(chǎn)卡片與綜合 部資產(chǎn)臺帳核對部門資產(chǎn)管理 員填寫資產(chǎn)卡 片進行自4/ 12 / 12調(diào)提交卡片通知個部門（二）、盤點要求和處理1、盤點前，綜合部提前半個月通知各部門年度盤點時間。2、各部門接到盤點通知后進行自盤并提交部門固定資產(chǎn)卡片到綜合部3、綜合部核對各部門資產(chǎn)臺帳數(shù)與部門提交的卡片是否相符。4、綜合部核對完后提交財務部。財務部會計核對各部門帳面數(shù)與行政部臺帳進行核對如有不符，退回綜合部查名原因5、部門卡片、綜合部臺帳及財務部帳面數(shù)核對一致后，綜合部、網(wǎng)管、財務部對各部門資產(chǎn)進行實物盤點。綜合部及財務部核對數(shù)量是否帳實一致， 網(wǎng)管核對卡片配置與 實物配置是否一致。盤點時發(fā)現(xiàn)差異，有關(guān)部門應及時跟蹤，獲得真實準確的盤點 結(jié)果。財務部根據(jù)盤點情況出具盤點報告，經(jīng)固定資產(chǎn)管理部門負責人、財務總監(jiān)同意, 最后經(jīng)總裁（或授權(quán)人）批準，財務部做相應的會計處理。綜合部及財務部應定期檢查固定資產(chǎn)狀況及損耗情形。發(fā)生損壞情形時，應預估 資產(chǎn)可收回金額，財務