我國企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)探討

1、我國企業(yè)檔案管理的信息化建立討論我國企業(yè)檔案管理的信息化建立討論1.前言檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會信息化開展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會效勞才能的必然選擇。加強(qiáng)檔案管理信息化建立是檔案工作的重中之重，是實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要根底，是做好檔案工作的關(guān)鍵。2.我國企業(yè)檔案管理信息化建立的現(xiàn)狀2.1檔案管理信息化建立的開展概況20世紀(jì)90年代中期以來，中國企業(yè)的信息化進(jìn)程不斷加快，各種各樣的信息系統(tǒng)紛紛建成、運(yùn)行。企業(yè)開場建立使用辦公自動化a系統(tǒng)、erp系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)等。信息化建立使得企業(yè)在各項消費(fèi)、經(jīng)營、管理活動過程中形成的實(shí)體文件越來越少，取而代之的

2、是電子文件。而傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理形式無法有效地搜集、管理易逝的、流動的和脆弱的電子文件。許多企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)和人員面對電子文件的涌現(xiàn)，沒有及時應(yīng)對，結(jié)果造成大量的檔案資源流失。曾經(jīng)發(fā)生企業(yè)員工離任時隨意拷貝甚至刻意刪除公司電腦中的電子文件的惡性事故。2.2檔案管理信息化形式實(shí)效不高一些企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)和人員面對信息化浪潮，也開場積極行動起來，他們一方面脫機(jī)或聯(lián)機(jī)接收電子文件進(jìn)館保存，另一方面對實(shí)體檔案進(jìn)展數(shù)字化處理。然后，借助檔案管理系統(tǒng)提供檔案信息的網(wǎng)絡(luò)檢索或閱讀。但是，不少企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)只是盲目地進(jìn)展檔案信息化建立，缺乏先進(jìn)的思想理念作為指導(dǎo)，對檔案信息化建立的根本目的沒有深入的認(rèn)識，重藏輕用，重視

3、檔案管理系統(tǒng)的建立而無視檔案信息資源的開發(fā)利用，結(jié)果導(dǎo)致檔案信息化建立效益低下。2.3檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)工作缺乏早在1971年國際上就開場討論電子檔案的管理形式，然而中國檔案界直至1996年第十三屆國際檔案大會在北京召開之后，才開場關(guān)注電子文件管理理論。有效的電子文件管理理論那么更晚。檔案信息管理工作標(biāo)準(zhǔn)尚不完善，這制約了企業(yè)檔案信息工作的進(jìn)程。2.4檔案信息管理人員的素質(zhì)有待進(jìn)步檔案信息電子化就需要現(xiàn)代化的人才，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)的技術(shù)，不能只滿足于計算機(jī)簡單操作。2.5企業(yè)歸檔方式的現(xiàn)狀2001年1月1日施行的?國家行政機(jī)關(guān)公文處理方法?規(guī)定：公文發(fā)文處理應(yīng)遵循草擬、審

4、核、簽發(fā)、復(fù)核、繕英用英登記、分發(fā)等程序；收文處理應(yīng)遵循簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。這能系統(tǒng)地表達(dá)檔案工作流程，但是隨著政務(wù)信息化建立步伐的加快，電子郵件等形式的無紙公文使得網(wǎng)上辦公變成現(xiàn)實(shí)，假如運(yùn)用網(wǎng)上辦公，一個文件可同時發(fā)送多個主送單位，一個單位也可以接收各級部門的電子文件。這樣，?國家行政機(jī)關(guān)公文處理方法?所規(guī)定的收文與發(fā)文程序?qū)l(fā)生變化，公文處理更為直接快捷。收文中的簽收、登記程序，發(fā)文中的繕英用印以及分發(fā)程序?qū)⒂涉I盤和鼠標(biāo)來完成。以傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料為載體的檔案工作要應(yīng)對多樣化的文書工作，必將由單一的歸檔方式向多樣化轉(zhuǎn)變。3.加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的信息化建立3.1加強(qiáng)企業(yè)

5、檔案管理信息化的好處1大多數(shù)基層檔案室，計算機(jī)的應(yīng)用單一，有的僅用于檔案目錄的錄入或文件打字，利用效率低，造成人力、物力、財力和時間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。檔案信息化就可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有計算機(jī)的潛能，進(jìn)步利用率。2檔案信息化管理使利用者可直接利用機(jī)讀文件的檔案，縮短了二次文獻(xiàn)信息的加工時間，進(jìn)步檔案信息的時效性。3檔案信息化，是一次投入，屢次產(chǎn)出的，這樣改變了信息加工受經(jīng)費(fèi)限制的場面。4檔案信息化，信息成果可進(jìn)展多份拷貝，這樣就拓寬了效勞范圍，擴(kuò)大了社會影響。5檔案信息化有效減少了紙質(zhì)檔案保管時所遇到的庫房面積的壓力。3.2加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化的根底設(shè)施建立針對企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理

6、問題現(xiàn)狀，企業(yè)的檔案管理應(yīng)建立更為高效而有序的檔案管理形式，隨著信息技術(shù)的開展和計算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步以及企業(yè)現(xiàn)代化管理和信息化建立的新型高效企業(yè)管理形式，企業(yè)應(yīng)建立擔(dān)綱管理的信息化形式，從而為企業(yè)的檔案管理建立更為有效的管理形式。3.3實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的電子化和信息化企業(yè)的信息化的檔案管理應(yīng)在建立了信息化建立的根本設(shè)備的根底之上實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的電子化和信息化，實(shí)際上檔案管理信息化根底設(shè)施建立建立了企業(yè)檔案管理信息化建立的管理平臺。信息化的檔案管理建立建立和電子化的企業(yè)檔案，通過計算機(jī)技術(shù)的使用實(shí)現(xiàn)了對傳統(tǒng)檔案文件信息載體的轉(zhuǎn)換、實(shí)現(xiàn)了企業(yè)檔案的搜集整體、挑選加工，從而建立了電子化的檔案形式，方便人們

7、的使用。3.4實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息檔案的網(wǎng)絡(luò)化企業(yè)傳統(tǒng)檔案在建立了電子化和信息化的管理形式后還應(yīng)建立企業(yè)檔案的共享和利用網(wǎng)絡(luò)平臺，實(shí)現(xiàn)企業(yè)傳統(tǒng)檔案的網(wǎng)絡(luò)化和共享化，進(jìn)步企業(yè)檔案的利用效率，也建立了信息的共享和利用形式。企業(yè)還可建立電子檔案的數(shù)據(jù)庫，即企業(yè)檔案庫，通過互聯(lián)網(wǎng)的實(shí)現(xiàn)了檔案的共享。當(dāng)前企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)沒有建立統(tǒng)一的信息管理和網(wǎng)絡(luò)建立和共享形式，其共享性和效勞性較差，難以適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理的需要?，F(xiàn)代企業(yè)應(yīng)建立網(wǎng)絡(luò)化和共享化的企業(yè)電子檔案，提供電子檔案的管理和共享形式，從更大程度上減少了電子檔案的重復(fù)建立，從而建立高效的企業(yè)檔案管理形式。3.5要樹立文檔一體化意識我們認(rèn)為文檔一體化的本質(zhì)

8、是：把現(xiàn)代文秘工作和檔案工作從組織制度到詳細(xì)程序交融在一起，加強(qiáng)對文本管理的超前控制，使文檔工作流程科學(xué)化、合理化。檔案是人們社會理論的歷史記錄與憑證。文書工作是檔案工作的源頭，搞好檔案工作必須從文書工作抓起。文檔一體化的根底性工作是文書工作，文書工作人員由于直接參與公文的收發(fā)，比擬完好地把握工作流程，對于文件的歷史與現(xiàn)實(shí)價值有深入認(rèn)識，文書工作人員必須具有較強(qiáng)的檔案意識，每一個文秘人員不僅僅只是為當(dāng)前工作效勞，更要站在對歷史負(fù)責(zé)的高度，按文檔一體化的要求，強(qiáng)化文書工作即檔案工作的理念，在文書流轉(zhuǎn)的過程中及時保存、上繳各種文本。檔案工作人員也要經(jīng)常性對文書工作人員進(jìn)展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，使其明確歸檔

9、范圍。4.加強(qiáng)檔案管理體制的創(chuàng)新4.1檔案管理機(jī)制創(chuàng)新主要在于精簡任何企業(yè)，精干是必然趨勢，企業(yè)檔案管理也要跟上企業(yè)管理的腳步，檔案管理的方法要創(chuàng)新，要擴(kuò)大檔案工作的外延，深化檔案工作內(nèi)涵，將單一的檔案管理擴(kuò)大成信息集中的企業(yè)檔案管理。通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將各種信息資源集合，形成資源共享，使檔案管理成為一個集團(tuán)化的信息綜合體，這樣才能高效率、自主地、靈敏地進(jìn)展檔案管理。4.2檔案管理的機(jī)制創(chuàng)新的關(guān)鍵是高效企業(yè)就是要創(chuàng)利潤，無論經(jīng)濟(jì)體制改革、轉(zhuǎn)換機(jī)制，都是為了經(jīng)濟(jì)利益和社會效益。檔案管理也應(yīng)該是以此為目的的，從單純的檔案資料管理機(jī)制向檔案、情報、信息、科技一體化管理機(jī)制轉(zhuǎn)換，進(jìn)步辦事效率,讓檔案資源成為企業(yè)科技創(chuàng)新、技術(shù)改造的保障之一。5.結(jié)語總之，為了