寶潔公司分銷商一體化經營系統(tǒng)運作流程手冊

1、 前言分銷商一體化經營系統(tǒng)（IDS）是寶潔公司分銷商生意運作的標準運作系統(tǒng)。而全球分銷商核心運作流程正是寶潔公司分銷商進行有效生意運作的最佳方式，同時為分銷商一體化經營系統(tǒng)（IDS）的發(fā)展奠定基礎。為使分銷商更符合全球分銷商核心運作流程（CWP）的標準，我們特制作此手冊。本手冊分為兩個部分，第一部分為IDS各核心運作流程的介紹；第二部分是支持各核心運作流程的支持性文件，從而真正幫助中國的分銷商以最容易的方法來運用IDS。通過學習本手冊，使用者將會熟悉分銷商核心運作流程，理解流程要素，找出分銷商生意運作與全球核心運作流程的差距，并制定相應的行動計劃消除差距，以達到真正的高效運作。中國IDS小組目

2、錄簡介32005年分銷商覆蓋模式5分銷商標準組織結構7小店貨車銷售標準模式17C店銷售標準模式27分銷商覆蓋服務費33協議58運作手冊91銷售代表招聘105CSR日常培訓手冊115分銷商向新模式轉變步驟123客戶服務核心運作流程135支持性文件169財務會計核心運作流程199財務會計核心運作流程支持性文件233分銷商標準組織結構目錄1分銷商組織結構圖82分銷商覆蓋人員工作職責9運作經理9銷售主管10銷售組長11大店銷售代表12大店助銷員15小店貨車銷售代表16分銷商組織結構圖總經理分銷商運作經理銷售主管人事主管財務主管系統(tǒng)主管后勤主管銷售組長財務人員出納員系統(tǒng)操作員倉管人員銷售代表*注：1.一

3、個分銷商人員可能因實際情況從事多于一個崗位。 2對于一個分銷商只有一個分銷商經理. 3.每個銷售主管至少要管理35個銷售組長。 4每個銷售組長至少要管理810個銷售代表。職稱：分銷商運作經理部門：分銷商總體工作目標：分銷商運作經理負責分銷商整體生意的運作，以實現分銷商總體生意目標（銷量，利潤等）及在所覆蓋范圍內各渠道良好的客戶服務和店同表現，同時還負責分銷商組織結構及運作系統(tǒng)的構架、提高和完善，以實現長期可持續(xù)發(fā)展。工作范圍：工作對象級別4內部外部直接下屬數量4-5上級管理層零售和批發(fā)客戶匯報給總經理部門經理寶潔客戶經理銷售部寶潔區(qū)域經理人事部財務部系統(tǒng)部儲運部要求：高中及高中以上文化程度教育

4、程度：豐富的分銷商運作經驗經驗：其他要求（知識，技能，態(tài)度）：出色的領導才干，解決問題能力，思考分析能力，和他人有效工作能力，溝通能力及高度的職業(yè)道德，正直品性。職責：負責實現分銷商年度和季度生意目標。（銷量，利潤和季度生意促銷計劃等）負責實現所覆蓋范圍內各渠道良好的客戶服務及店內表現。負責年度和季度生意計劃和部署。負責與戰(zhàn)略性零售客戶及大批發(fā)商談判/簽訂付款協議。負責人員培訓和發(fā)展。負責人員獎勵和評估。負責寶潔專用貨車的統(tǒng)一管理，確保車量的運作不影響寶潔貨車銷售計劃運作。發(fā)展良好的客戶關系。負責所在區(qū)域的長期可持續(xù)發(fā)展。 a）人員配置/招聘/客戶的篩選。 b）制定有效的策略和計劃發(fā)展生意。

5、c）跨部門有效的溝通。結構圖：總經理分銷商運作經理銷售部人事部財務部系統(tǒng)部后勤部每日發(fā)貨報告?zhèn)}庫名：倉管員：日期：單據號碼客戶代碼備注單據號碼客戶代碼備注注意：倉管員需將要將每日發(fā)生的出倉/移倉/退貨/報殘等所有有關庫存變化的情況準確記錄在此報告中。194方法：1、及時更新簽名卡。步驟：總經理可以作出以下授權：預算主管可在預算內對基金和費用支出有決定權。財務經理/會計主管對預領款/現金付款有決定權，必要時需指定權限范圍。財務經理/會計主管對銀行付款有決定權，必要時需指定權限范圍方法：1、及時更新簽名卡。步驟：總經理可以作出以下授權：預算主管可在預算內對基金和費用支出有決定權。財務經理/會計主管

6、對預領款/現金付款有決定權，必要時需指定權限范圍。財務經理/會計主管對銀行付款有決定權，必要時需指定權限范圍銷售經理可簽署銷售合同，財務經理可決定客戶賒銷額。生產部經理負責從寶潔訂貨，入倉，申報殘損貨物人事部經理負責簽署每月工資會計主管決定會計科目和會計流程圖并且決定納稅申報財務經理負責安排金融（貸款）和運用適當的金融工具（例如租賃、制造）銷售經理和財務經理決定產品價格說明：對下一級委任職責和決定權。輸入：從董事會成員到總經理都要有權限的委任輸出：簽名卡權限的委任寶潔公司中國/分銷商核心工作流程流程： 會計 版本：1子流程： 內部控制 編號：7.3.1要素： 權限的委任 地點：總部寶潔公司寶潔

7、公司中國/分銷商核心工作流程流程： 會計 版本：1子流程： 應付帳款 編號：6.3.3要素： 內部調節(jié) 地點：總部簽名卡簽名卡寶潔分銷售客戶客戶服務部財務部銷售部管理系統(tǒng)部人事部法律部客戶服務部經理財務分析員銷售經理管理系統(tǒng)部經理人事部經理法律部經理230內部控制的建立內部控制的建立某某寶潔經營部應收帳款內部對帳流程（樣本）責任人：編寫人：批準人：IDS標準操作流程手冊日期：編碼：目的：明確業(yè)務員，操作員和應收帳目管理在記錄和沖銷客戶應收款流程中的職責，確保IDS系統(tǒng)和分銷商手工帳記錄都準確無誤。原則：兩套系統(tǒng)均應以發(fā)貨就記錄應收帳。手工帳系統(tǒng)應該建立寶潔IDS系統(tǒng)的銷售清單號碼。對帳的時間點

8、雙方必須統(tǒng)一。數據有出入，雙方均有責任查找原因，直到對準為止。運作環(huán)節(jié)電腦操作運作人員時間（根據具體情況而定）1每天收款，DSR將現金及其它票據交收款臺，收款臺復核后，將現金交內部銀行，將支票，匯票等交出納。出納等銀行兌現后，交到會計處。財務經理會計出納隨時2財務會計作收款報告匯總后把報告交給IDS系統(tǒng)管理員。會計9：003操作員根據報告進行當天收款輸入。IDS：AR操作員10：00-11：004操作員打印當天收款報表。IDS：AR每日銷售日記帳報表操作員5操作員把它與每日收款報告進行對帳。操作員6周末對帳：操作員從電腦中打出客戶應收帳齡分期報表，與會計手工明細帳對帳，與，并查找原因如有差異即

9、查找原因并及時調整，并計算應收帳款記錄準度（RRA）交業(yè)務經理見（附件2）。IDS：AR應收帳款帳齡報表業(yè)務經理操作員周末7月末對帳，操作員計算應收帳記錄準度（RRA）的平均值。操作員月末8月末：操作員打印超期欠款明細表計算超額欠款占銷售額比率（Overdue Rate）（見附件3）。操作員月末四項總控目標-交易的授權-交易的記錄-資產的合理保護-帳面資產與實際資產的對照P 232財務會計核心運作流程支持性文件P234某某寶潔經營部應收帳款標準流程（樣本）責任人：編寫人：批準人：IDS標準操作流程手冊日期：代碼：目的：明確業(yè)務員，郵納，電腦操作員在向客戶收款時各自的職責，以便系統(tǒng)數據能及時，準

10、確和真實地么映客戶應收款情況并能夠及時準確提供信息，有效地控制客戶信用狀況。原則：IDS系統(tǒng)以銷售人員下訂單，倉庫發(fā)出商品，根據簽收回單做發(fā)貨報告確定銷售實現，并記錄客戶應收帳款。分銷商財務以收到客戶貨款和月末開出增值稅發(fā)票計算銷售收入，應收帳款作附助記錄。業(yè)務員收到客戶貨款交分銷商財務部，財務部單獨編制寶潔產品收款報告。財務部負責核對電腦應收帳款數據與原始單據一致。運作流程運作環(huán)節(jié)電腦操作運作人員時間（根據具體情況而定）1操作員打印出銷貨清單后把財務聯留下，其余聯分別交相應的人員。操作員倉管員倉庫發(fā)貨后2操作員等收到倉庫的發(fā)貨報告過帳后，會計再把過完帳后的銷貨清單登記在相應的客戶應收帳款明細

11、記錄本上。操作員會計每天3業(yè)務員把需開增值稅發(fā)票的銷貨清單交開票員開票。會計精務員隨時4必要時業(yè)務員可從電腦里獲取其負責客戶應收款和信用狀況報表。AR：應收款帳齡分期報表操作員業(yè)務員隨時5每天上午財務從收款臺處獲得今日收款報告（見附件1）會計財務經理出納上午9：006對于由于月末結帳掛帳后的收款，則由相就此的業(yè)務員負責填寫收款報告，交出納蓋章，由出納轉交財務。業(yè)務員會計財務經理7財務手工沖銷應收明細記錄，同時把收款報告交操作員進入電腦沖銷應收帳款。AR：現金收據輸入及過帳會計操作員10：00-11.308操作員打印每日銷售日記帳和每日收款報告進行對帳。SO：每日銷售日記帳操作員下午16：309

12、周末對帳：操作員從電腦中打出客戶應收帳齡分期報表，與業(yè)務員手工明細帳對帳，并查找原因如有并非異立即查找原因并及時調整。AR：應收款帳齡分期報表業(yè)務經理操作員會計周末10月末對帳：操作員計算平均RRA（見附件2）操作員月末職責：操作員：登記應收帳款明細記錄并提供客戶應收帳齡分期報表對帳，計算應收帳款記錄準度（RRA）。業(yè)務員：負責客戶收款并填寫收款報告，及時做沖銷應收款的記錄并跟蹤客戶應收末收帳款。應收帳目管理員：管理應收帳款帳戶，及時把收款報告交給操作員更新電腦中數據。P 235某某寶潔經營部預收款（樣本）責任人：編寫人：批準人：IDS標準操作流程手冊日期：代碼：目的：明確業(yè)務員、收款員、出納

13、、電腦操作員在向客戶預收款時各自的職責，以便系統(tǒng)數據能及時準確和真實地反映客戶應收款情況并能夠及時準確提供信息，有效地控制客戶信用狀況。原則：IDS系統(tǒng)以銷售人員下訂單，倉庫發(fā)出商品，根據發(fā)貨報告確定銷售實現，并記錄客戶應收帳款。分銷商財務以：收到客戶貨款計算銷售收入，應收帳款作附助記錄。當有預收款時，馬上掛帳在收款報告上列明這張銷售單還沒有發(fā)貨。這張銷售單發(fā)貨后，立即沖回掛帳在收款報告上列明這筆掛帳已經沖銷完畢。業(yè)務員收到客戶貨款交分銷商財務部，財務部單獨編制寶潔產品收款報告。財務部負責核對電腦應收帳款數據與原始單據一致。運作流程運作環(huán)節(jié)電腦操作運作人員時間（根據具體情況定）1業(yè)務員負責收款

14、，收款后將貨款交收款臺。業(yè)務員收款員隨時2收款臺每日收款匯總并核對無誤后交會計填寫每日收款匯總。會計將收款匯總交操作員輸入電腦，并沖銷應收款帳。（如果有預收款，請掛帳）。會計出納9：003操作員沖銷電腦里客戶的應收帳并作預收款的記錄。AR：現金收據輸入及過帳操作員10：00-11：304操作員打印每日銷售日記帳報表與每日蛋款報告進行對帳。SO：每日銷售日記帳操作員會計下午16：305會計收到倉庫通知，該銷售單已經發(fā)貨，沖銷此筆掛收，并在收款報告匯總上列明。會計6把該筆帳沖銷入帳。操作員隨時7月末對帳：操作員按業(yè)務經理選擇的客戶從電腦中打出指定客戶應收帳齡分期報表，與業(yè)務員的手工明細帳對帳，并查

15、找原因如有差異即查找原因并及時調整。AR：應收款帳齡分期報表會計月末P 236信用額建立及信用控制標準流程目的：有效地建立和控制客戶信用額，支持銷售業(yè)務發(fā)展同時降低賒銷風險。原則：對于所有賒銷供貨百貨商店、超級商場在IDS系統(tǒng)建立信用額。百貨商店和超級商場客戶信用額3個月修正一次?？蛻粜庞妙~必須得到財務經理以及相關經理的批準?？蛻粜庞妙~根據以下方式計算得出。計算依據：客戶過去三個月銷售量?？蛻糍d銷天數。（付款天數+平均送貨天數）信用系統(tǒng)（客戶付款表現以及銷售人員意見）建議公式：信用額=客戶過去3個月銷售/90天賒銷天數信用系數（計算表見附件）客戶信用最大風險值=信用額風險系數（過去3個月中最高

16、月銷量/過往3個月平均月銷量）程序：信用額建立：每季度末（財務結帳那天），財務部回顧客戶銷售及付款狀況，編制客戶信用額計算表，交銷售代表。銷售代表安照客戶實際財務及業(yè)務發(fā)展狀況，提供調整系數交財務部。財務部計算客戶季度最新信用額及客戶信用最大風險值交經理批準。操作員調整修改IDS客戶信用額。信用額的臨時調整：財務部或銷售代表根據客戶付款或銷售申請減少或增加客戶信用額（申請表見附件）申請表交直接經理和經理批準交電腦操作員調整IDS客戶信用額。信用額建立流程運作環(huán)節(jié)電腦操作運作人員時間1財務會計回顧客戶銷售及付款狀況，提供信用調整系數，交財務經理。財務會計每季度末2銷售代表按照客戶實際業(yè)務發(fā)展狀況

17、，提供銷售增長系數交分銷商經理。銷售代表每季度末3財務經理和分銷商經理共同確認客戶季度最新信用額。財務經理/分銷商經理每季度末4操作員調整修改IDS客戶信用額。操作員每季度末擱置訂單釋放流程運作環(huán)節(jié)電腦操作運作人員時間1操作員開銷售單時，發(fā)現有信用問題訂單，進行定單擱置，打印出擱置定單報表。SO：輸入該銷售單時出現警告操作員隨時2分銷同經理收到擱置定單報表后向財務出納和銷售代表詢問是否已收到該客戶的貨款。操作員財務人員銷售代表上午10：30/下午15：303若已收貨款并且已收貨款大于信用差額，分銷商經理同意釋放。如否，分銷商經理與負責該客戶的銷售代表聯系并決定釋放或取消該訂單。忽略此警告，繼續(xù)

18、打印此銷售單/信用控制系統(tǒng)：選擇擱置此訂單/信用控制系統(tǒng)：打印擱置訂單報表操作員/分銷商經理/財務人員得到收款員的肯定答復后P 237信用額建立及信用控制標準流程4銷售代表如果需要釋放此訂單，需向經理陳述理由，并填寫收款保證寫操作員/銷售代表/分銷商經理得到收款員的否定答復后5財務經理在同意釋放的訂單旁簽批，并把擱置報表與收款保證書給分銷商經理，分銷商經理同意簽字后，將收款保證書留財務出納處，擱置訂單報表交給操作員。操作員/財務經理/分銷商經理同意簽字后馬上6操作員釋放/取消此訂單。信用額控制系統(tǒng)選擇釋放So：打印此訂單/SO：取消此訂單操作員7銷售代表確認訂單處理結果，并通知客戶。銷售代表每

19、日上/下班前8財務出納督促銷售代表收回寫了付款保證書的貨款。財務人員銷售人員隨時9如客戶生意需要改變信用額，銷售代表填寫信用更改表，交分銷商經理及財務經理。銷售代表/經理/財務人員10分銷商經理及財務經理根據客戶以往付款表現和生意發(fā)展需要確認信用額并簽字，交操作員。系統(tǒng)管理員銷售代表11操作員更改信用額。操作員訂單釋放的原則：每天根據客戶的有效信用額及時釋放客戶的訂單是客戶財務主管的重要職責。為了準確的釋放客戶被扣訂單有效地幫助銷售代表及時開展他們的分銷工作，為公司減產風險，同時創(chuàng)造更多利益。訂單釋放必須控制在客戶最大風險值之內，并遵從以下原則：被扣單原因相應措施1客戶沒有償還能力取消訂單2由

20、于業(yè)務發(fā)展或新產品推出得到有關銷商售及財務經理批準，釋放訂單。3客戶不能按照付款期支付貨款銷售代表書面提交客戶付款計劃書，并轉交財務主管跟蹤，保證客戶按時付款。如客戶不覆行上次訂單所交付款計劃，則不能釋放當次訂單。職責：財務部客戶主管：掌握客戶付款表現，及時準確將客戶賒銷狀況的信息反饋給銷售人員，及時采取措施跟蹤解決付款有問題的客戶，防止客戶壞帳出現。銷售代表：滿足客戶業(yè)務發(fā)展需要，同時保證客戶健康付款狀況，跟蹤解決客戶付款問題，及時將客戶有關業(yè)務、財務信息反饋給財務部。批發(fā)：手工訂單流程運作環(huán)節(jié)電腦操作運作人員時間1銷售代表下訂單，經財務經理與分銷商經理審核后簽名放行。銷售代表財務經理分銷商

21、經理隨時2銷售代表把經批準的訂單交與操作員輸入系統(tǒng)，并做發(fā)貨處理。操作員銷售代表隨時P 238P 239某某寶潔經營部應付帳款內部對帳流程（樣本）責任人：編寫人：批準人：IDS標準操作流程手冊日期：編碼：目的：明確操作員和財務會計在記錄和沖銷客戶應付帳流程中的職責，確保IDS系統(tǒng)和分銷商手工帳記錄都準確無誤。原則：兩套系統(tǒng)均應以收貨就記錄應收應收應付帳。手工帳系統(tǒng)應該建立寶潔IDS系統(tǒng)的采購清單號碼。對帳的時間點雙方必須統(tǒng)一（每周六上午10：30）。數據有出入，雙方均有責任查找原因，直到對準為止。運作環(huán)節(jié)電腦操作運作人員時間（根據具體的情況而定）1財務會計作付款記錄工作后把付款報告交給IDS系

22、統(tǒng)操作員（見附件）會計隨時2操作員根據作付款輸入。IDS：AP操作員隨時3操作員打印每日采購日記帳報表和付款報告對是否輸入正確。IDS：AP每日采購日記帳報表操作員每天下班前4打印應付帳款帳齡報表IDS：AP應付帳款帳齡報表周末/月末5財務會計整理好手工帳交操作員。周末/月末6操作員核對兩套系統(tǒng)中數據是否一致并查找原因調整，同時計算應付帳款記錄準度（PRA）（見附件6）。操作員周末/月末職責：操作員：每日檢查付款報告數據和電腦中數據是否一致；月末提供客戶應收帳齡分期報表對帳，計算應付帳款記錄準度（PRA）。財務會計：管理應付帳款帳戶，及時把付款報告交操作員更新電腦中數據；月末提供應付帳款手工記

23、錄給操作員對帳。某某百貨集團公司寶潔經營部應付帳款流程（樣本）責任人：編寫人：批準人：IDS標準操作流程手冊日期：編碼：目的：根據收日期，金額，及時支付寶潔貨款，保證14天付款獲取寶潔3%付款折扣及由調整訂貨量而取得的折扣原則：客戶向寶潔公司訂貨，當客戶收到貨物，將產品簽收單交到操作員處確認，即記錄應付寶潔貨款?？蛻臬@得付款折扣，在付款時根據寶潔提供發(fā)票，在電腦作折扣記錄處理。財務員負責將已付款的單據并連同付款報告轉交電腦操作員，更新應付款。操作員負責復核電腦應付帳款與分銷商財務帳目一致。運作流程運作環(huán)節(jié)電腦操作運作人員時間（根據具體情況而定）1IDSS向寶潔下定單，得到寶潔的定單確認后，ID

24、SS馬上修改定單的成本。（注：如選擇“B”價格忽略修改流程）。產填寫調整表，月末交財務會計。操作員隨時2財務會計每月末，根據IDSS填寫的成本調整表調整銷售成本。會計月末3倉管員把寶潔簽收單匯總表交給操作員。倉管員操作員收貨后一小時4在電腦中記錄收貨。PO：收貨操作員同時5倉管員把簽收單（財務聯）交給會計及出納。倉管員會計，出納同時6出納收到寶潔發(fā)票后，將發(fā)票和寶潔簽收單相對應，確認付款折扣后，填寫付款報告，并記帳。（因為是即時付款折扣發(fā)票，可直接承認折扣。）會計出納同時7如不能滿足14天付款，寶潔公司將于每月末將多付的折扣重新開出發(fā)票，分銷商收到發(fā)貨票后復核是否是損失的折扣，確認無誤后，經分

25、銷商經理批準，操作員打印出“打印及過帳采購單收據”報表交會計。會計單獨做付款報告，（根據其中的寶潔計算機號碼及分銷商計算機號碼，在備注中注明多少天付款），如CIP不能滿足5天，則由寶潔公司開具發(fā)票，分銷商收到發(fā)貨票后，在IDS系統(tǒng)中做Credit Meno并記帳。并把付款報告交操作員沖銷付款。AP/憑證付款輸入會計出納分銷商經理操作員每月初8財務會計記帳后把付款報告交財務經理交出納付款。會計出納下午2：009出納付款后把付款單據交會計，會計把付款報告交給操作員，同時把銀行付款憑證交會計，并登記現金日記帳。會計財務經理付款后10操作員沖銷電腦里應付帳記錄。AP：憑證付款輸入與過帳操作員馬上11打

26、印采購日記帳報表與付款報告核對數據是否一致。AP：采購日記帳報表操作員每天下班前12打印應付帳齡分期報表。AP：應付帳齡分期報表操作員月末13財務會計準備好手工記錄交操作員對帳。會計操作員月末14周末：操作員在財務經理監(jiān)督下對帳，如有差異查找原因并及時調整并計算應付帳款記錄準度（PRA）（見付件6）財務經理周末15月末：操作員計算PRA的平均值（見附件6）操作員月末職責：操作員：每日檢查付款報告數據和電腦中數據是否一致；月末提供客戶應收帳齡分期報表對帳，計算應付帳款記錄準度（PRA）。應付寶潔款管理員：填寫付款報告，及時把付款報告交給財務會計記帳和通知付款。財務會計：及時通知出納付款；及時登記和銷帳；及時把收款報告交出納通知出納付款；月末提供付帳款手工記錄給操作員對帳。出納；及時付款及時把付款報告交操作員進行電腦沖銷。倉庫保管員：準確記錄產品進倉，并及時將進倉單轉交操作員及財務人員。P 241某某寶潔經營部應付帳款外部對帳流程（樣本）責任人：某某編寫人：某某批準人：某某IDS標準操作流程手冊日期：1