信息檔案管理監(jiān)理實(shí)施細(xì)則

1、_項(xiàng)目監(jiān)理部 信息監(jiān)理實(shí)施細(xì)則PAGE PAGE 15_工工程信息(檔檔案)管管理監(jiān)理理實(shí)施細(xì)細(xì)則現(xiàn)行版本本A修改狀態(tài)態(tài)1江西誠(chéng)達(dá)達(dá)工程咨咨詢監(jiān)理理有限公公司_監(jiān)理理部二OOXX年XX月XX日1、編制制目的及及本工程程檔案特特點(diǎn)為加強(qiáng)項(xiàng)項(xiàng)目監(jiān)理理部的信信息管理理，規(guī)范范工程監(jiān)監(jiān)理檔案案的收集集、整理理、傳遞遞、存儲(chǔ)儲(chǔ)和歸檔檔，指導(dǎo)導(dǎo)施工單單位規(guī)范范編報(bào)文文件資料料，做好好檔案管管理工作作，做到到擴(kuò)建項(xiàng)項(xiàng)目的檔檔案工作作與項(xiàng)目目建設(shè)同同步進(jìn)行行，充分分發(fā)揮工工程監(jiān)理理檔案在在監(jiān)理工工作中的的重要作作用，為為本工程的的建設(shè)和和運(yùn)行服服務(wù)，確確保檔案案資料齊齊全、規(guī)規(guī)范、準(zhǔn)準(zhǔn)確、系系統(tǒng)的移移交相關(guān)關(guān)

2、單位，全全面完成成工程監(jiān)監(jiān)理任務(wù)務(wù)，結(jié)合合本工程程的具體體情況，制制定本實(shí)實(shí)施細(xì)則則。根據(jù)本工工程特點(diǎn)點(diǎn)闡述檔檔案編制制主要特特點(diǎn)2、編制制依據(jù)2.1建建設(shè)單位位（業(yè)主主）與監(jiān)監(jiān)理簽訂訂的工程程項(xiàng)目監(jiān)監(jiān)理委托托合同書書（合同同編號(hào)_）。2.2建建設(shè)單位位提供的的有關(guān)火火電建設(shè)設(shè)項(xiàng)目文文件歸檔檔制度,火電建建設(shè)項(xiàng)目目檔案分分類表等等。2.3業(yè)業(yè)主指定定的日日常工作作管理辦辦法。2.4江江西誠(chéng)達(dá)達(dá)工程咨咨詢監(jiān)理理有限公公司工工程建設(shè)設(shè)監(jiān)理制制度、工程程監(jiān)理檔檔案分類類實(shí)施細(xì)細(xì)則。2.5建建設(shè)單位位和承包包單位的的施工合合同及有有關(guān)附件件。3、監(jiān)理理工作范范圍3.1項(xiàng)項(xiàng)目監(jiān)理理部檔案案資料管管理統(tǒng)一

3、一由安全全綜合組組文檔和和綜合管管理工程程師負(fù)責(zé)責(zé)，各專專業(yè)監(jiān)理理工程師師負(fù)責(zé)配配合綜合合組文檔檔和綜合合管理工工程師做做好監(jiān)理理文檔的的信息管管理工作作；3.2負(fù)負(fù)責(zé)歸檔檔的質(zhì)量量管理體體系和職職業(yè)安全全健康與與環(huán)境管管理文件件管理；3.3負(fù)負(fù)責(zé)歸檔檔的工程程監(jiān)理文文件(含含電子文文檔及圖圖像資料料)和外外來文件件管理(含施工工單位上上報(bào)的電電子文件件及圖像像資料)；督促促施工單單位按要要求編報(bào)報(bào)資料；3.4協(xié)協(xié)助建設(shè)設(shè)單位對(duì)對(duì)各施工工單位進(jìn)進(jìn)行文件件檔案檢檢查，協(xié)協(xié)助建設(shè)設(shè)單位定定期召開開項(xiàng)目文文件例會(huì)會(huì)，協(xié)助助建設(shè)單單位對(duì)項(xiàng)項(xiàng)目歸檔檔文件進(jìn)進(jìn)行審核核。3.5負(fù)負(fù)責(zé)上級(jí)級(jí)主管單單位文件件管

4、理及及國(guó)家政政府部門門文件管管理；3.6負(fù)負(fù)責(zé)國(guó)家家法律、法規(guī)及及標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、規(guī)范、行業(yè)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、地地方標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)等外來來文件歸歸口管理理。4、檔案案資料主主要內(nèi)容容4.1建建設(shè)工程程監(jiān)理規(guī)規(guī)范規(guī)規(guī)定的監(jiān)監(jiān)理資料料內(nèi)容根據(jù)建建設(shè)工程程監(jiān)理規(guī)規(guī)范的的規(guī)定，施施工監(jiān)理理資料包包括下列列內(nèi)容：（1）施施工合同同文件及及工程委委托監(jiān)理理合同；（2）勘勘察設(shè)計(jì)計(jì)文件；（3）監(jiān)監(jiān)理規(guī)劃劃；（4）監(jiān)監(jiān)理實(shí)施施細(xì)則； （5）分分包單位位資格報(bào)報(bào)審表；（6）設(shè)設(shè)計(jì)交底底與圖紙紙會(huì)審會(huì)會(huì)議紀(jì)要要；（7）施施工組織織設(shè)計(jì)（方方案）報(bào)報(bào)審表；（8）工工程開工工/復(fù)工工報(bào)審表表及工程程暫停令令；（9）測(cè)測(cè)量核驗(yàn)驗(yàn)資料；（10

5、）工工程進(jìn)度度計(jì)劃；（11）工工程材料料、構(gòu)配配件、設(shè)設(shè)備質(zhì)量量證明文文件；（12）檢檢查、試試驗(yàn)資料料；（13）工工程變更更資料；（14）隱隱蔽工程程驗(yàn)收資資料；（15）工工程計(jì)量量單和工工程款支支付證書書；（16）監(jiān)監(jiān)理工程程師通知知單；（17）監(jiān)監(jiān)理工作作聯(lián)系單單；（18）報(bào)報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)請(qǐng)表；（19）會(huì)會(huì)議紀(jì)要要；（20）往往來函件件；（21）監(jiān)監(jiān)理日記記；（22）監(jiān)監(jiān)理月報(bào)報(bào)；（23）工工程質(zhì)量量缺陷與與事故處處理文件件；（24）分分部工程程、單位位工程等等驗(yàn)收資資料；（25）索索賠文件件資料；（26）竣竣工結(jié)算算審核意意見書；（27）工工程項(xiàng)目目施工階階段質(zhì)量量評(píng)估報(bào)報(bào)告等專專題報(bào)告告；

6、（28）監(jiān)監(jiān)理工作作總結(jié)。4.2工工程施工工階段資資料的主主要內(nèi)容容施工階段段監(jiān)理資資料可分分四個(gè)部部分，即即監(jiān)理依依據(jù)資料料、施工工過程控控制資料料（質(zhì)量量控制、進(jìn)度控控制、合合同管理理和投資資控制）、安全和和文明施施工管理理以及監(jiān)監(jiān)理管理理工作資資料。4.2.1工程程施工階階段監(jiān)理理依據(jù)性性資料工程施工工階段監(jiān)監(jiān)理依據(jù)據(jù)性資料料的主要要內(nèi)容如如下表：監(jiān)理依據(jù)據(jù)性資料料的主要要內(nèi)容 表表4-22-1編號(hào)檔案資料料1工程項(xiàng)目目建議書書及審批批文件?！俺蹩伞彪A段文文件及其其審查和和批復(fù)文文件。2“可研”階段文文件（含含工程估估算）及及其審查查和批復(fù)復(fù)文件。3項(xiàng)目評(píng)估估文件材材料（評(píng)評(píng)估材料料、談

7、判判議定書書、紀(jì)要要、備忘忘錄等）。4工程項(xiàng)目目的融資資、貸款款合同、協(xié)議。5環(huán)境預(yù)測(cè)測(cè)、調(diào)查查報(bào)告、設(shè)計(jì)任任務(wù)書、計(jì)劃任任務(wù)書。6征地文件件（含紅紅線圖、拆遷、補(bǔ)償合合同、協(xié)協(xié)議等）。7環(huán)保、消消防、工工業(yè)安全全等方面面的協(xié)議議、執(zhí)照照、文件件等。8招投標(biāo)文文件和中中標(biāo)通知知書；開開工報(bào)告告和批復(fù)復(fù)文件；股份公公司及上上級(jí)單位位發(fā)送的的有關(guān)工工程前期期的依據(jù)據(jù)性文件件、紀(jì)要要、備忘忘錄等；工程管管理部門門發(fā)出的的有關(guān)工工程前期期的依據(jù)據(jù)性文件件、報(bào)告告、紀(jì)要要、備忘忘錄等；開工前前的審計(jì)計(jì)文件；工程所所有租賃賃文件。9監(jiān)理大綱綱10監(jiān)理合同同4.2.2施工工階段過過程控制制方面的的資料內(nèi)內(nèi)容

8、A類：承承包商（設(shè)設(shè)計(jì)、施施工、調(diào)調(diào)試）向向項(xiàng)目法法人、項(xiàng)項(xiàng)目監(jiān)理理部報(bào)送送序號(hào)表 號(hào)號(hào)表 名1YM/JJJ-003-AA01設(shè)計(jì)修改改通知單單報(bào)審表表2YM/JJJ-003-AA02分包商資資質(zhì)報(bào)審審表3YM/JJJ-003-AA03施工組織織總設(shè)計(jì)計(jì)報(bào)審表表4YM/JJJ-003-AA04專業(yè)施工工組織設(shè)設(shè)計(jì)/重重大施工工技術(shù)方方案報(bào)審審表5YM/JJJ-003-AA05調(diào)試方案案報(bào)審表表6YM/JJJ-003-AA06工程項(xiàng)目目開工報(bào)報(bào)審表7YM/JJJ-003-AA06續(xù)續(xù)1項(xiàng)目開工工準(zhǔn)備工工作審查查表8YM/JJJ AA-066續(xù)2施工圖會(huì)會(huì)審及交交底記錄錄9YM/JJJ-003-A

9、A07保溫工程程施工申申請(qǐng)單10YM/JJJ-003-AA08施工/調(diào)調(diào)試進(jìn)度度計(jì)劃報(bào)報(bào)審表11YM/JJJ-003-AA09施工進(jìn)度度調(diào)整計(jì)計(jì)劃報(bào)審審表12YM/JJJ-003-AA10變更工期期申請(qǐng)表表13YM/JJJ-003-AA11復(fù)工申請(qǐng)請(qǐng)表14YM/JJJ-003-AA12主要材料料及構(gòu)（配配）件供供貨商資資質(zhì)報(bào)審審表15YM/JJJ-003-AA13主要工程程材料報(bào)報(bào)審表16YM/JJJ-003-AA14主要設(shè)備備開箱申申請(qǐng)表17YM/JJJ-003-AA15設(shè)備缺陷陷通知單單18YM/JJJ-003-AA16工程控制制網(wǎng)測(cè)量量報(bào)驗(yàn)單單19YM/JJJ-003-AA17特殊工種種

10、及試驗(yàn)驗(yàn)人員資資格核查查表20YM/JJJ-003-AA17續(xù)續(xù)特殊工種種及試驗(yàn)驗(yàn)人員統(tǒng)統(tǒng)計(jì)表21YM/JJJ-003-AA18主要施工工計(jì)量器器具、檢檢測(cè)儀表表檢驗(yàn)核核查表22YM/JJJ-003-AA18續(xù)續(xù)主要施工工計(jì)量器器具、檢檢測(cè)儀表表檢驗(yàn)統(tǒng)統(tǒng)計(jì)表23YM/JJJ-003-AA19施工質(zhì)量量檢驗(yàn)項(xiàng)項(xiàng)目劃分分報(bào)審表表24YM/JJJ-003-AA20工程質(zhì)量量報(bào)驗(yàn)單單25YM/JJJ-003-AA21土建交付付安裝中中間驗(yàn)收收交接表表26YM/JJJ-003-AA22安裝交付付調(diào)試中中間驗(yàn)收收交接表表27YM/JJJ-003-AA23工程質(zhì)量量事故報(bào)報(bào)告單28YM/JJJ-003-AA

11、24質(zhì)量事故故處理方方案報(bào)審審表29YM/JJJ-003-AA25質(zhì)量事故故處理結(jié)結(jié)果報(bào)驗(yàn)驗(yàn)表30YM/JJJ-003-AA26工程月付付款申報(bào)報(bào)表31YM/JJJ-003-AA27工程變更更費(fèi)用報(bào)報(bào)審表32YM/JJJ-003-AA28索賠報(bào)審審表33YM/JJJ-003-AA29整改報(bào)驗(yàn)驗(yàn)單34YM/JJJ-003-AA30設(shè)計(jì)變更更申請(qǐng)單單35YM/JJJ-003-AA31隱蔽工程程質(zhì)量簽簽證報(bào)驗(yàn)驗(yàn)單36YM/JJJ-003-AA32安裝交付付土建中中間驗(yàn)收收交接表表37YM/JJJ-003-AA33預(yù)埋通知知單38YM/JJJ-003-AA34照明工程程報(bào)驗(yàn)單單39YM/JJJ-003

12、-AA35設(shè)備缺陷陷處理報(bào)報(bào)驗(yàn)單40YM/JJJ-003-AA35續(xù)續(xù)設(shè)備缺陷陷處理完完工單41YM/JJJ-003-AA36見證取樣樣記錄42YM/JJJ-003-AA37簽證書43YM/JJJ-003-AA38設(shè)計(jì)變更更處理報(bào)報(bào)驗(yàn)單44YM/JJJ-003-AA39工程量簽簽證單45YW/JJJ-003-440工程聯(lián)系系單46YW/JJJ-003-441監(jiān)理工程程師通知知單回復(fù)復(fù)單B類：監(jiān)監(jiān)理部用用表47YM/JJJ-003-BB01整改通知知單48YM/JJJ-003-BB02停工通知知單49YM/JJJ-003-BB03監(jiān)理工作作聯(lián)系單單50YM/JJJ-003-BB04工程驗(yàn)評(píng)評(píng)記錄

13、季季度匯總總呈報(bào)表表51YM/JJJ-003-BB05監(jiān)理工程程師通知知單C類：通通用表52YM/JJJ-003-CC01會(huì)議紀(jì)要要53YM/JJJ-003-CC02內(nèi)部工作作聯(lián)系單單54YM/JJJ-003-CC03技術(shù)變更更會(huì)簽單單4.2.3監(jiān)理理部需移移交歸檔檔的工程程監(jiān)理文文件移交建設(shè)設(shè)單位檔檔案的文文件內(nèi)容容 表4-22-3編號(hào)檔案資料料1工程項(xiàng)目目監(jiān)理合合同2工程項(xiàng)目目監(jiān)理工工作計(jì)劃劃3監(jiān)理周報(bào)報(bào)4監(jiān)理月報(bào)報(bào)5與建設(shè)單單位、承承包單位位、設(shè)計(jì)計(jì)單位來來往文件件6監(jiān)理備忘忘錄7監(jiān)理工程程師通知知單（附附回復(fù)單單）8監(jiān)理工作作聯(lián)系單單9整改通知知單（附附整改報(bào)報(bào)驗(yàn)單）10工程停工工通知

14、單單（附復(fù)復(fù)工申請(qǐng)請(qǐng)表）11由監(jiān)理編編發(fā)的專專題會(huì)議議記要12由監(jiān)理主主持召開開的圖紙紙會(huì)審紀(jì)紀(jì)要13項(xiàng)目月付付款申報(bào)報(bào)表14工程質(zhì)量量報(bào)驗(yàn)單單15工程質(zhì)量量缺陷處處理文件件16工程質(zhì)量量事故報(bào)報(bào)告單、工程質(zhì)質(zhì)量事故故處理方方案報(bào)審審表（附附處理材材料）、質(zhì)量事事故處理理結(jié)果報(bào)報(bào)驗(yàn)表17監(jiān)理工作作總結(jié)、專題報(bào)報(bào)告、工工程質(zhì)量量評(píng)估報(bào)報(bào)告18工程初步步設(shè)計(jì)概概算與投投標(biāo)報(bào)價(jià)價(jià)對(duì)比審審核、付付款簽證證記錄19索賠文件件資料20竣工結(jié)算算審核意意見書21工程驗(yàn)評(píng)評(píng)記錄季季度匯總總呈報(bào)表表22分包單位位資格報(bào)報(bào)審表23主要材料料及構(gòu)（配配）件供供貨商資資質(zhì)報(bào)審審表（附附資質(zhì)證證件）24主要工程程材料報(bào)

15、報(bào)審表25施工總組組織設(shè)計(jì)計(jì)報(bào)審表表、專業(yè)業(yè)施工組組織設(shè)計(jì)計(jì)（方案案）報(bào)審審表26調(diào)試方案案報(bào)審表表27保溫工程程施工申申請(qǐng)單28照明工程程報(bào)驗(yàn)單單29工程項(xiàng)目目開工報(bào)報(bào)審表(附項(xiàng)目目開工準(zhǔn)準(zhǔn)備工作作審查表表)30監(jiān)理日記記31監(jiān)理旁站站記錄本本32設(shè)計(jì)變更更處理報(bào)報(bào)驗(yàn)單5、文件件資料信信息的管管理施工文件件檔案資資料的收收文與登登記；監(jiān)監(jiān)理文件件資料輸輸入計(jì)算算機(jī)及管管理，監(jiān)監(jiān)理文件件資料的的發(fā)文與與登記；監(jiān)理文文件檔案案資料傳傳閱；文文件檔案案資料分分類存放放；監(jiān)理理文件檔檔案資料料歸檔、借閱、更改與與作廢。政府部門項(xiàng)目法人單位上級(jí)主管單位項(xiàng)目監(jiān)理部總監(jiān)理工程師各專業(yè)監(jiān)理組專業(yè)監(jiān)理工程師專

16、業(yè)監(jiān)理工程師檔案室計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)綜合組/文檔綜合信息工程師專業(yè)監(jiān)理工程師設(shè)計(jì)單位設(shè)備材料供應(yīng)商施工調(diào)試承包商項(xiàng)目監(jiān)理理部的信信息流程程圖5.1施施工單位位文件資資料的編編報(bào)監(jiān)理部嚴(yán)嚴(yán)格執(zhí)行行建設(shè)項(xiàng)項(xiàng)目檔案案整理規(guī)規(guī)范實(shí)施施細(xì)則規(guī)規(guī)定的要要求及質(zhì)質(zhì)量進(jìn)行行編報(bào)文文件資料料，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)編號(hào)有有誤或表表式不符符合要求求的文件件資料一一概退還還施工單單位，并并要求其其重新編編報(bào)。各施工單單位要根根據(jù)監(jiān)理理部劃分分的土建建單位工工程（暫暫定）表表劃分所所屬分部部、分項(xiàng)項(xiàng)工程，工工程編號(hào)號(hào)形式為為：?jiǎn)挝晃还こ?分部工工程-分分項(xiàng)工程程。5.2監(jiān)監(jiān)理資料料的收發(fā)發(fā)文與登登錄（1）項(xiàng)項(xiàng)目監(jiān)理理部建立立收發(fā)文文和圖

17、紙紙資料收收發(fā)登記記簿，所所有文件件、圖紙紙、資料料的收發(fā)發(fā)都應(yīng)按按信息分分類進(jìn)行行登記。登記內(nèi)內(nèi)容包括括資料名名稱、資資料來源源、資料料編號(hào)、資料摘摘要信息息、資料料的發(fā)放放單位（部部門）、收件人人員簽字字以及收收到或借借出日期期，必要要時(shí)應(yīng)注注明接收收資料的的具體時(shí)時(shí)間。（2）監(jiān)監(jiān)理信息息在有追追溯性要要求的情情況下，應(yīng)應(yīng)注意核核查所填填部分內(nèi)內(nèi)容是否否可追溯溯。如材材料報(bào)審審表中是是否明確確注明該該材料所所使用的的具體部部位，以以及該材材料質(zhì)保保證明的的原件保保存處等等。（3）如如不同類類型的監(jiān)監(jiān)理信息息之間存存在相互互對(duì)照或或追溯關(guān)關(guān)系時(shí)（如如整改通通知單和和整改通通知單回回復(fù)），在在

18、分類存存放的情情況下，應(yīng)應(yīng)在資料料和記錄錄上注明明相關(guān)信信息的編編號(hào)和存存放處。（4）文文檔綜合合信息工工程師須須檢查資資料的各各項(xiàng)內(nèi)容容的填寫寫和記錄錄應(yīng)真實(shí)實(shí)完整，并并經(jīng)相關(guān)關(guān)規(guī)定的的責(zé)任人人員簽字字。資料料以及存存儲(chǔ)介質(zhì)質(zhì)質(zhì)量應(yīng)應(yīng)符合要要求，所所有資料料必須使使用符合合檔案歸歸檔要求求填寫或或打?。婋娮游募囊笄罅硇幸?guī)規(guī)定），以以適應(yīng)長(zhǎng)長(zhǎng)時(shí)間保保存的要要求。（5）有有關(guān)工程程建設(shè)照照片及聲聲像資料料等應(yīng)注注明拍攝攝日期及及所反映映工程建建設(shè)部位位等摘要要信息。收文登登記后應(yīng)應(yīng)交給項(xiàng)項(xiàng)目總監(jiān)監(jiān)或由其其授權(quán)的的監(jiān)理工工程師進(jìn)進(jìn)行處理理，重要要資料內(nèi)內(nèi)容應(yīng)在在監(jiān)理日日記中記記錄。（6）部

19、部分收文文如涉及及建設(shè)單單位的工工程建設(shè)設(shè)指令或或設(shè)計(jì)單單位的技技術(shù)核定定單以及及其他重重要文件件，應(yīng)將將復(fù)印件件在項(xiàng)目目監(jiān)理機(jī)機(jī)構(gòu)專欄欄內(nèi)予以以公布。（7）監(jiān)監(jiān)理發(fā)文文由總監(jiān)監(jiān)理工程程師或其其授權(quán)的的監(jiān)理工工程師簽簽名，并并加蓋項(xiàng)項(xiàng)目監(jiān)理理機(jī)構(gòu)公公章，所所有發(fā)文文按信息息文件分分類和編編碼要求求進(jìn)行分分類編碼碼，并在在發(fā)文登登記表上上登記。登記內(nèi)內(nèi)容包括括：文件件的分類類編碼、發(fā)文文文件名稱稱、摘要要信息、接收文文件的單單位（部部門）名名稱、發(fā)發(fā)文日期期（強(qiáng)調(diào)調(diào)時(shí)效性性的文件件應(yīng)注明明發(fā)文的的具體時(shí)時(shí)間）。收件人人收到文文件后應(yīng)應(yīng)簽名。發(fā)文應(yīng)留留有底稿稿，并附附一份文文件傳閱閱紙，文文檔綜合

20、合信息管管理人員員根據(jù)文文件簽發(fā)發(fā)人指示示確定文文件責(zé)任任人和相相關(guān)傳閱閱會(huì)簽人人員。文文件傳閱閱過程中中，每位位傳閱人人員閱后后應(yīng)簽名名并注明明日期。發(fā)文的的傳閱期期限不應(yīng)應(yīng)超過其其處理期期限。重重要文件件的發(fā)文文內(nèi)容應(yīng)應(yīng)在監(jiān)理理日記中中予以記記錄。文文檔綜合合信息管管理人員員應(yīng)及時(shí)時(shí)將發(fā)文文原件歸歸入相應(yīng)應(yīng)的文件件柜（夾夾）中，并并在目錄錄清單中中予以記記錄。5.3資資料傳閱閱由項(xiàng)目總總監(jiān)或其其授權(quán)的的監(jiān)理工工程師確確定資料料、記錄錄是否需需傳閱，如如需傳閱閱應(yīng)確定定傳閱人人員名單單和范圍圍，并注注明在資資料傳閱閱紙上，資資料傳閱閱紙隨同同資料進(jìn)進(jìn)行傳閱閱。每位位傳閱人人員閱后后應(yīng)、在在資

21、料傳傳閱紙上上簽名，并并注明日日期。資資料和記記錄傳閱閱期限不不應(yīng)超過過該資料料的處理理期限。傳閱完完畢后，資資料原件件應(yīng)交還還信息管管理人員員歸檔。5.4監(jiān)監(jiān)理資料料分類存存放（1）監(jiān)監(jiān)理資料料經(jīng)收/發(fā)文、登錄和和傳閱工工作程序序后，應(yīng)應(yīng)按分類類方法進(jìn)進(jìn)行存放放在專用用資料柜柜和專用用資料夾夾中。（2）為為提高監(jiān)監(jiān)理管理理效率，方方便監(jiān)理理人員檢檢索和查查閱，文文檔綜合合信息管管理人員員應(yīng)采用用計(jì)算機(jī)機(jī)對(duì)監(jiān)理理信息進(jìn)進(jìn)行輔助助管理。（3）資資料應(yīng)保保持清晰晰，不得得隨意涂涂改記錄錄，保存存過程中中應(yīng)保持持記錄介介質(zhì)的清清潔和完完整。（4）項(xiàng)項(xiàng)目監(jiān)理理機(jī)構(gòu)存存放的資資料原則則上不得得外借，如如

22、政府部部門、業(yè)業(yè)主單位位或承包包商確有有需要，應(yīng)應(yīng)經(jīng)總監(jiān)監(jiān)理工程程師或其其授權(quán)的的監(jiān)理工工程師同同意，并并辦理正正規(guī)借閱閱手續(xù)。監(jiān)理人人員在項(xiàng)項(xiàng)目實(shí)施施過程中中需要借借閱資料料時(shí)，應(yīng)應(yīng)填寫資資料借閱閱單，并并明確歸歸還時(shí)間間。文檔檔綜合信信息管理理人員辦辦理有關(guān)關(guān)借閱手手續(xù)后，應(yīng)應(yīng)在資料料夾的內(nèi)內(nèi)附目錄錄上作特特殊標(biāo)記記。（5）監(jiān)監(jiān)理資料料的更改改應(yīng)由原原制定部部門相應(yīng)應(yīng)責(zé)任人人執(zhí)行，涉涉及審批批程序的的，由原原審批責(zé)責(zé)任人執(zhí)執(zhí)行。若若指定其其他責(zé)任任人進(jìn)行行更改和和審批時(shí)時(shí)，新責(zé)責(zé)任人必必須獲得得所依據(jù)據(jù)的背景景資料。監(jiān)理資資料更改改后，由由信息管管理部門門填寫監(jiān)監(jiān)理資料料更改通通知單，并并

23、負(fù)責(zé)發(fā)發(fā)放新版版本資料料。發(fā)放放過程中中必須保保證項(xiàng)目目參建單單位中所所有相關(guān)關(guān)部門都都得到相相應(yīng)資料料的有效效版本。資料換換發(fā)新版版時(shí)，應(yīng)應(yīng)由信息息管理部部門負(fù)責(zé)責(zé)將原版版本收回回作廢?？紤]到到日后有有可能出出現(xiàn)追溯溯需求，信信息管理理部門可可以保存存作廢資資料的樣樣本以備備查閱。5.5監(jiān)監(jiān)理音像像資料的的管理（1）項(xiàng)項(xiàng)目監(jiān)理理部的音音像資料料是監(jiān)理理檔案資資料的重重要組成成部分，工工程監(jiān)理理過程中中產(chǎn)生的的音像資資料歸口口由安全全綜合組組文檔綜綜合信息息工程師師負(fù)責(zé)管管理。（2）項(xiàng)項(xiàng)目監(jiān)理理部的音音像資料料載體包包括照片片（一般般為數(shù)碼碼照片）、錄像帶帶、U盤盤（或光光盤、軟軟盤）等等。（

24、3）音音像資料料的內(nèi)容容。音像像資料的的內(nèi)容以以反映本本工程的的特點(diǎn)、工程質(zhì)質(zhì)量、現(xiàn)現(xiàn)場(chǎng)安全全文明狀狀況和重重要工作作結(jié)點(diǎn)為為主，如如： = 1 * GB3 施工過過程中的的重大事事件和重重要現(xiàn)場(chǎng)場(chǎng)情況； = 2 * GB3 主要施施工工序序的施工工情況，新新技術(shù)、新工藝藝、新材材料、新新設(shè)備的的實(shí)施情情況； = 3 * GB3 下道工工序施工工后難以以檢查的的重點(diǎn)部部位的隱隱蔽過程程、質(zhì)量量情況和和驗(yàn)收情情況； = 4 * GB3 反映施施工過程程中質(zhì)量量問題、質(zhì)量事事故的情情況和處處理過程程； = 5 * GB3 反映施施工過程程中安全全施工（包包括安全全隱患、違章、安全事事故及處處理情況

25、況）和文文明施工工狀況； = 6 * GB3 反映工工程項(xiàng)目目關(guān)鍵工工序、階階段性成成果和實(shí)實(shí)物效果果情況； = 7 * GB3 每月末末的工程程形象進(jìn)進(jìn)度情況況。（4）音音像資料料應(yīng)按專專題內(nèi)容容和拍攝攝時(shí)間進(jìn)進(jìn)行排序序和歸檔檔，并附附有文字字和簡(jiǎn)要要說明。（5）本本工程采采用計(jì)算算機(jī)對(duì)監(jiān)監(jiān)理信息息進(jìn)行輔輔助管理理，當(dāng)相相關(guān)的資資料和記記錄經(jīng)相相關(guān)責(zé)任任人員簽簽字確定定、正式式生效并并已存人人項(xiàng)目監(jiān)監(jiān)理機(jī)構(gòu)構(gòu)相關(guān)資資料夾中中時(shí)，計(jì)計(jì)算機(jī)管管理人員員應(yīng)將儲(chǔ)儲(chǔ)存在計(jì)計(jì)算機(jī)中中的相關(guān)關(guān)資料和和記錄改改變其資資料屬性性為“只讀”，并將將保存的的目錄記記錄在書書面文件件上以便便于進(jìn)行行查閱。在項(xiàng)目目資

26、料歸歸檔前不不得將計(jì)計(jì)算機(jī)中中保存的的有效資資料和記記錄刪除除。6、文件件資料的的歸檔按建設(shè)設(shè)項(xiàng)目檔檔案整理理規(guī)范實(shí)實(shí)施細(xì)則則執(zhí)行行。6.3監(jiān)監(jiān)理公司司檔案分分類根據(jù)誠(chéng)達(dá)達(dá)公司工工程監(jiān)理理檔案歸歸檔的內(nèi)內(nèi)容、范范圍以及及編碼規(guī)規(guī)定，為為減輕工工程竣工工時(shí)整理理資料的的工作壓壓力，監(jiān)監(jiān)理部應(yīng)應(yīng)采取分分類逐一一積累誠(chéng)誠(chéng)達(dá)監(jiān)理理公司相相應(yīng)的監(jiān)監(jiān)理資料料。江西誠(chéng)達(dá)達(dá)公司工工程監(jiān)理理檔案分分類及保保管期限限表（AA）類目號(hào)類目名稱稱歸 檔 文 件件保管期限限6工程建設(shè)設(shè)類60綜合文件件600監(jiān)理主持持的質(zhì)量量分析會(huì)會(huì)議紀(jì)要要長(zhǎng)期601設(shè)計(jì)交底底及圖紙紙會(huì)審記記錄長(zhǎng)期監(jiān)理主持持的施工工協(xié)調(diào)會(huì)會(huì)紀(jì)要長(zhǎng)期61工程管理理610委托監(jiān)理理合同、合同補(bǔ)補(bǔ)充協(xié)議議、中標(biāo)標(biāo)函永久工程項(xiàng)目目監(jiān)理機(jī)機(jī)構(gòu)及負(fù)負(fù)責(zé)人名名單永久611監(jiān)理規(guī)劃劃長(zhǎng)期監(jiān)理實(shí)施施細(xì)則長(zhǎng)期監(jiān)理部總總控制計(jì)計(jì)劃（一一級(jí)網(wǎng)絡(luò)絡(luò)計(jì)劃）長(zhǎng)期612監(jiān)理工作作聯(lián)系單單長(zhǎng)期監(jiān)理工程程師通知知單/監(jiān)監(jiān)理工程程師通知知回復(fù)單單長(zhǎng)期613監(jiān)理月報(bào)報(bào)長(zhǎng)期旁站監(jiān)理理記錄長(zhǎng)期614工程延期期報(bào)告及及審批長(zhǎng)期費(fèi)用索賠賠報(bào)告及及審批長(zhǎng)期合同爭(zhēng)議議、違約約報(bào)告及及處理意意見長(zhǎng)期合同變更更材料長(zhǎng)期62土建施工工620施工組織織設(shè)計(jì)（方方案）報(bào)報(bào)審表（表表、書）長(zhǎng)期621工程開工工/復(fù)工工審批表表長(zhǎng)期工程開工工/復(fù)工工暫停