采購(gòu)管理制度及采購(gòu)流程

1、選購(gòu)管理制度及選購(gòu)流程一、目的：規(guī)范公司選購(gòu)流程，提高選購(gòu)工作效率，從而為生產(chǎn)的順當(dāng) 進(jìn)行供應(yīng)保障,并最大化降低企業(yè)成本，為企業(yè)帶來更大的資金支持。二、適用范圍適用本公司范圍內(nèi)選購(gòu)管理三、內(nèi)容(一)總則:為加強(qiáng)選購(gòu)工作的管理,提高選購(gòu)工作的效率，制定本制度。全部的選購(gòu)人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù) 開展工作。（二）基本流程:選購(gòu)需求查找供應(yīng)商詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)選購(gòu)洽談合同的簽訂交貨驗(yàn)收質(zhì)檢入庫方案 對(duì)賬財(cái)務(wù)結(jié)算(三)選購(gòu)流程圖如下：四、制度細(xì)則（一）選購(gòu)需求的提請(qǐng)1、定義：選購(gòu)需求是指某部門依據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要確定一種或幾種物品,并依據(jù)規(guī)定的格式填寫，依據(jù)即定流程申請(qǐng) 獲得這些物品的過程。2、選購(gòu)

2、需求流程如圖：由需求部門填寫，按著公司規(guī)定的申請(qǐng)單格式，認(rèn)真具體、清楚的填寫采由需求部門填寫，按著公司規(guī)定的申請(qǐng)單格式，認(rèn)真具體、清楚的填寫采購(gòu)申請(qǐng)單各項(xiàng)數(shù)據(jù)（重點(diǎn)要素見細(xì)則要求）。填寫后由填寫人簽字確認(rèn)。填報(bào)申請(qǐng) 單由需求部門經(jīng)理（負(fù)責(zé)人）進(jìn)行審核，對(duì)申請(qǐng)選購(gòu)的物品用途、數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行審核確認(rèn)，簽字后提交上一級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)。部門審核公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，交由選購(gòu)部進(jìn)行選購(gòu)。公司分管 領(lǐng)導(dǎo)選購(gòu)部選購(gòu)在途等進(jìn)行訂單數(shù)量的最終確認(rèn)。確認(rèn)后，進(jìn)入選購(gòu)環(huán)節(jié)。3、請(qǐng)購(gòu)單的要素完整的請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)包括以下要素：請(qǐng)購(gòu)的部門；請(qǐng)購(gòu)物品所屬項(xiàng)目；請(qǐng)購(gòu)的用途；請(qǐng)購(gòu)的物品名；請(qǐng)購(gòu)的物品數(shù)量；請(qǐng)購(gòu)的物品規(guī)格；請(qǐng)購(gòu)物品的樣品

3、、圖紙或技術(shù)資料等；請(qǐng)購(gòu)物品的需求時(shí)間；請(qǐng)購(gòu)如有特殊需要請(qǐng)備注；請(qǐng)購(gòu)單填寫人；請(qǐng)購(gòu)的部門負(fù)責(zé)人；請(qǐng)購(gòu)單的審核人；財(cái)務(wù)審核人；公司總經(jīng)理；分管領(lǐng)導(dǎo)。4、請(qǐng)購(gòu)單及其提請(qǐng)規(guī)定請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)依據(jù)要素填寫完整、清楚，由公司領(lǐng)導(dǎo)審 核批準(zhǔn)后報(bào)選購(gòu)部門。請(qǐng)購(gòu)部門在提交請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)要求選購(gòu)部簽字接收，請(qǐng)購(gòu)部門備份。涉及的選購(gòu)物品種類、數(shù)量過多時(shí)可以以附件清單的 形式進(jìn)行提交，同時(shí)清單的電子文檔也需一并提交。遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資,公司領(lǐng)導(dǎo)不在的狀況,可以電話、郵件或其他形式請(qǐng)示,征得同意后提報(bào)選購(gòu)部門， 簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。假如是單一來源選購(gòu)或指定選購(gòu)廠家及品牌的產(chǎn)品,申請(qǐng)部門必需作出書面說明.請(qǐng)購(gòu)單使用公司規(guī)定的

4、統(tǒng)一表單，請(qǐng)購(gòu)部門有更改和 補(bǔ)充的，應(yīng)以書面形式由港區(qū)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)選購(gòu)部。5、公司物資申請(qǐng)選購(gòu)的提請(qǐng)部門公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需的原材料、生產(chǎn)設(shè)備、輔件及其他 物品由生產(chǎn)部門提請(qǐng)。公司設(shè)備修理、維護(hù)所需的備品備件、修理工具等物品由生產(chǎn)部門提請(qǐng)。公司生活及辦公的物品、固定資產(chǎn)或其他生活及辦公 項(xiàng)目由行政部門提請(qǐng)。公司各部門專用的物資由各部門自行提請(qǐng)。6、請(qǐng)購(gòu)單的接收選購(gòu)部在接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)檢查表單的填寫是否依據(jù)規(guī) 定填寫完整、清楚，檢查請(qǐng)購(gòu)是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批。接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)遵循無方案不選購(gòu)、名稱規(guī)格等不完整清楚不選購(gòu)、圖紙及技術(shù)資料不全不選購(gòu)、庫存已超儲(chǔ)積 壓的物資不選購(gòu)的原則。聯(lián)系倉(cāng)庫管理人員核查

5、選購(gòu)物資是否有庫存，核對(duì)采購(gòu)臺(tái)帳看在途選購(gòu)的物資是否滿足選購(gòu)申請(qǐng).對(duì)于不符合規(guī)定和撤銷的選購(gòu)物資應(yīng)準(zhǔn)時(shí)通知申請(qǐng)采 購(gòu)的部門。7、請(qǐng)購(gòu)單的分工處理核對(duì)過的請(qǐng)購(gòu)單,選購(gòu)部應(yīng)依據(jù)人員分工和崗位職責(zé) 進(jìn)行分工處理。對(duì)于緊急選購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理。無法依據(jù)申請(qǐng)部門需求日期完成選購(gòu)的，應(yīng)通知申請(qǐng) 部門。重要的項(xiàng)目選購(gòu)前應(yīng)通過主任辦公會(huì)議具體決策.8、選購(gòu)周期的規(guī)定依據(jù)選購(gòu)物品的金額、特性、地域規(guī)定相應(yīng)的選購(gòu)周期.請(qǐng)購(gòu)部門應(yīng)依據(jù)公司規(guī)定的時(shí)間提前走請(qǐng)購(gòu)單的審批 流程，以便選購(gòu)部門能按時(shí)完成選購(gòu)。選購(gòu)部如未能按時(shí)完成選購(gòu)任務(wù)時(shí)應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明緣由。遇到緊急選購(gòu)應(yīng)匯報(bào)港區(qū)分管領(lǐng)導(dǎo)實(shí)行快速優(yōu)先選購(gòu) 的策略。(二）請(qǐng)購(gòu)

6、核準(zhǔn)權(quán)限請(qǐng)購(gòu)物品價(jià)格在 2000 元以下的由公司部門會(huì)議審核后,選購(gòu);請(qǐng)購(gòu)物品價(jià)格在 10000 元以下的由部門分管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議審核后,選購(gòu)；請(qǐng)購(gòu)物品價(jià)格在 10000 元以上的由主任辦公會(huì)議決策審核后，選購(gòu)（三）詢價(jià)及其規(guī)定詢價(jià)請(qǐng)應(yīng)認(rèn)真批閱請(qǐng)購(gòu)單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱， 了解其技術(shù)要求，遇到問題要應(yīng)準(zhǔn)時(shí)與請(qǐng)購(gòu)部門溝通。屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包選購(gòu)。對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理.全部選購(gòu)項(xiàng)目上必需向生產(chǎn)廠家或供應(yīng)商直接詢價(jià)， 原則上盡量不通過其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價(jià).對(duì)于請(qǐng)購(gòu)部門需求的物資或設(shè)備如有品質(zhì)相同，成本較低的替代品可以推舉選購(gòu)替代品.遇到重要的物資、項(xiàng)目或預(yù)估單次

7、選購(gòu)金額較大的選購(gòu)狀況,詢價(jià)前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)擬邀請(qǐng)報(bào)價(jià)或投標(biāo)單位的基本狀況，提報(bào)主任辦公會(huì)議批準(zhǔn)方可詢價(jià)或發(fā)放標(biāo) 書.詢價(jià)時(shí)對(duì)于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對(duì)不同品牌進(jìn)行詢價(jià)。除固定資產(chǎn)外,依據(jù)單次選購(gòu)金額的不同，選擇供應(yīng) 商詢價(jià)、供應(yīng)商參與比價(jià)或招標(biāo)選購(gòu)的供應(yīng)商數(shù)量也要不同。金額大的,公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督。比價(jià)選購(gòu)或招標(biāo)選購(gòu)所邀請(qǐng)的單位均應(yīng)具備肯定資質(zhì)和實(shí)力，具有供應(yīng)或完成公司所需物資和項(xiàng)目的力量。比價(jià)選購(gòu)或招標(biāo)選購(gòu)應(yīng)依據(jù)公司規(guī)定的表單格式或擬 定完整的招標(biāo)文件格式進(jìn)行詢價(jià)。在詢價(jià)時(shí)遇到特殊狀況應(yīng)書面報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示。(四）比價(jià)、議價(jià)對(duì)廠商的供應(yīng)力量，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行 確認(rèn)。對(duì)于

8、合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場(chǎng)分析,是否其他廠商的價(jià)格最低，所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出。收到供應(yīng)單位第一次報(bào)價(jià)或進(jìn)行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo) 匯報(bào)狀況,設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或抱負(fù)中標(biāo)價(jià)格。重要項(xiàng)目應(yīng)通過肯定的方法對(duì)于目標(biāo)單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查，如通過進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方 面的實(shí)力等.參考目標(biāo)或抱負(fù)中標(biāo)價(jià)格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判。(五）比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總比價(jià)、議價(jià)匯總前應(yīng)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后 方可匯總。工期、付款方式及其他價(jià)格條件、列出擬選用單位及選用理 由，依據(jù)肯定挨次逐一審核。如比價(jià)、議價(jià)結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。（六)合同的簽訂及其規(guī)定

9、(1）合同正文應(yīng)包含的要素合同名稱、編號(hào)、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn)。選購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)及合同總 額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)文件是合同不行分割的部分。包裝要求，備品備件包裝運(yùn)輸要求.合同總額應(yīng)含稅，含運(yùn)達(dá)公司的總價(jià)，特殊狀況應(yīng)注 明。付款方式。交貨期。質(zhì)量保證期.質(zhì)量要求及規(guī)范.違約責(zé)任和解決糾紛的方法。雙方的公司信息.其他商定.合同簽訂及其規(guī)定如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的，留意保密責(zé)任.擬定合同條款時(shí)肯定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低。如物品訂購(gòu)數(shù)量較多且價(jià)值較大或難清點(diǎn)的狀況時(shí)， 務(wù)必請(qǐng)廠商派代表來場(chǎng)幫忙清點(diǎn)。質(zhì)保期肯定要明確從什么時(shí)候開頭并應(yīng)盡量要求廠商延長(zhǎng)產(chǎn)品質(zhì)保期。具體商定發(fā)票的供

10、應(yīng)時(shí)間及要求。針對(duì)不同的合同商定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分依據(jù)預(yù)付款、驗(yàn)收款、調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金 的挨次明確付款額度、付款時(shí)間和付款條件等。與初次合作的單位合作時(shí),應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款。違約責(zé)任肯定要具體、具體。比價(jià)匯總相關(guān)表單巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂 工作.合同簽定前應(yīng)依據(jù)規(guī)定的格式對(duì)合同初稿進(jìn)行巡簽審查。合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效。簽訂的全部合同應(yīng)準(zhǔn)時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門。（七)付款及合同執(zhí)行全部已簽訂合同付款時(shí)應(yīng)參照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷流程及資金支出審批流程的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。依據(jù)進(jìn)度付款的選購(gòu)項(xiàng)目必需確保質(zhì)檢合格方可付 款。依據(jù)公司規(guī)定和合同商定達(dá)到

11、付款條件的合同在付款時(shí)應(yīng)按財(cái)務(wù)部要求填寫相關(guān)資金支出、付款的審批表單，巡 簽完畢后提交財(cái)務(wù)部付款。財(cái)務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在 3 天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊狀況限延期付款的應(yīng)及 時(shí)的通知選購(gòu)部并匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo).合同執(zhí)行已簽訂合同由選購(gòu)部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由選購(gòu)部 負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督，如消滅問題,選購(gòu)部應(yīng)準(zhǔn)時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施，并準(zhǔn)時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門及公司領(lǐng)導(dǎo)。已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)把握合作單位對(duì)于合同義務(wù)和責(zé)任的履行狀況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量,按時(shí) 履約.合同在履行期間應(yīng)依據(jù)上方商定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)準(zhǔn)時(shí)協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同。（八)驗(yàn)收入庫與退貨（1）驗(yàn)收流程（2)報(bào)驗(yàn)供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，選購(gòu)部應(yīng)準(zhǔn)時(shí)的通知 質(zhì)檢部門進(jìn)行驗(yàn)收。對(duì)于不同類型的物品驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。質(zhì)檢部門在接到選購(gòu)部報(bào)驗(yàn)通知后應(yīng)準(zhǔn)時(shí)進(jìn)行質(zhì)檢，并出具質(zhì)檢結(jié)果證明書，對(duì)于質(zhì)檢不準(zhǔn)時(shí)延誤生產(chǎn)部門使用 或不能入庫的狀況質(zhì)檢部門應(yīng)負(fù)主要責(zé)任。用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi).(3）入庫公司全部的生產(chǎn)材料、設(shè)備入庫前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門 的檢驗(yàn)或驗(yàn)收。選購(gòu)的物品在運(yùn)達(dá)公司后選購(gòu)部應(yīng)準(zhǔn)時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門,由請(qǐng)購(gòu)部門準(zhǔn)時(shí)支配卸貨與搬運(yùn)。質(zhì)檢部門未準(zhǔn)時(shí)驗(yàn)收的，倉(cāng)庫在收到送貨清單后應(yīng)將 其作為暫存物資接受,并妥當(dāng)