建立健全高校人事檔案管理實現(xiàn)檔案管理全面信息化

1、建立健全高校人事檔案管理實現(xiàn)檔案管理全面信息化建立健全高校人事檔案管理實現(xiàn)檔案管理全面信息化我院的前身為四所?？茖W校，1977年恢復高考后，這四所專科學校開場招收本?？茖W生，奠定了我院高等教育開展的基矗1997年，原國家教委批準四校合并組建專科層次的學院。2022年，經教育部批準，學院晉升為本科院校，躋身于當時內蒙古自治區(qū)十所本科院校的行列。自1993年四校合并組建專科學院以來，學院的開展歷經三個階段，1993年至1998年為一次創(chuàng)業(yè)階段，實現(xiàn)了院校整合，資源共享；1999年至2022年為二次創(chuàng)業(yè)階段，實現(xiàn)了專升本；2022年至今為深化教育教學改革建立合格本科院校階段。考慮學院開展歷程，分析高

2、等教育開展態(tài)勢，結合實際情況對我院人事檔案的搜集與利用及加強信息化管理，以及事業(yè)單位即將實行的績效工資改革等的幾點建議。一、高校人事檔案搜集工作中存在的問題一檔案意識冷淡由于歷史的原因，本文由論文聯(lián)盟搜集整理教職工中普遍存在檔案意識冷淡，對檔案工作的重要意義和作用認識缺乏，不知道人事檔案的歸檔范圍和歸檔要求，不懂得人事檔案是組織理解和選拔任用自己的重要來源。隨著高校不斷開展對教職工學歷學位要求不斷進步，老師外出進修、培訓、攻讀學位、出國留學的時機不斷增多，在此過程中，有的老師不知道要把形成的諸如入學、結業(yè)、畢業(yè)生登記表等人事檔案的材料應及時地交到人事檔案管理部門存檔，長時間存放在個人身邊，久而

3、久之，造成人事檔案材料遺失或破損現(xiàn)象，影響了檔案的準確性和完好性。二材料缺漏嚴重隨著近幾年人事制度的改革和高校的快速開展，對人才的關注成為高校求生存求開展的重心。于是紛紛吸納了許多高學歷、高職稱的人才，但在日常管理中發(fā)現(xiàn)，引進的這些人當中大局部檔案材料缺漏，不是缺入黨團材料，就是差年度考核表、學歷學位材料、專業(yè)職務申報表、工資變動表等。究其原因，就是由于近幾年機構編制和用人制度的改革，各單位管理檔案的人員變動頻繁，走的人沒來得及跟新來的人交接工作，新來的人還沒來得及學習檔案業(yè)務，造成對檔案業(yè)務知之不多甚至全然不知，不知道向管檔部門或向哪個管檔部門報送哪些材料，致使人事檔案中材料短缺嚴重。還有的

4、單位甚至對搜集的材料不及時整理，材料多年未歸檔，致使檔案材料形成不及時，內容空泛等是形成檔案資料缺漏的重要原因。二、加強高校人事檔案搜集工作的對策一加大宣傳力度，增強教職工的檔案意識人事檔案工作是組織人事部門的一項根底性工作，同時也是一項與全體教職工切身利益息息相關的工作。把人事檔案管好，用好是一項非常重要的工作。加大檔案宣傳力度，增強教職工的檔案意識，是做好高校檔案工作的前提和保障。二搜集人事檔案材料是人事檔案工作的根底隨著經濟體制改革的不斷深化以及高校人事制度的改革，對教職工的考察、考核、學歷、學位、各種培訓、聘任、專業(yè)技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的搜集帶來新的更高的要

5、求。比方人才流動，檔案未隨著人員流動轉移等，也給搜集材料增大了難度。因此，建議檔案管理人員在搜集檔案材料時：一方面要認真清理、核實，發(fā)現(xiàn)有缺漏材料，要做到口勤、腳勤，及時追補和不斷補充新的資料。另一方面，檔案搜集工作應變被動為主動。檔案管理人員只有主動出擊，把搜集工作做得更細、更好，做到主動與校內各部門聯(lián)絡，搜集各種相關材料，形成人事檔案材料搜集網，保證歸檔材料齊全完好。三加強人事檔案管理人員隊伍建立，進步檔案管理人員自身素質為保證人事檔案工作可以適應高校的快速開展，就需要建立一支具有高素質的檔案管理隊伍。首先，要讓檔案管理人員具有專業(yè)知識。在短時間內要進步高校檔案管理人員的素質，從各種渠道引

6、進具有檔案管理經歷的人才從事高校檔案管理，有著一定保證作用和積極意義。其次，要加強對現(xiàn)有檔案管理人員繼續(xù)學習的工作。除了要做好日常管理工作，還要加強計算機知識及人事檔案管理系統(tǒng)軟件知識的學習與掌握。三、人事檔案管理信息化完善急需解決的問題一檔案管理信息庫的重要性人事檔案是國家機構、社會組織在人事、人力資源管理活動中形成的記錄和反映老師學習經歷、工作經歷、社會活動、個人信譽等內容，以老師個人為單位保存?zhèn)洳榈脑加涗?。人事檔案又是使用干部的重要根據，也是人事部門為各類人才提供效勞的主要根據。隨著新的形勢下工資制度的出臺，健全每一個人的人事檔案中的工資數(shù)據至關重要，每一年的崗位變動、崗變薪變，生動地

7、表達出了每一個教職工的成長軌跡圖，也從中表達出人生的全部價值。二健全檔案管理信息庫數(shù)據量人事檔案最大的特點是信息量大，信息構造復雜。人事檔案信息管理就是建立全面管理和記錄教職工的信息數(shù)據庫，現(xiàn)有的信息庫只單純具有教職工根本信息，不能與崗位績效工資的施行、一年一聘、崗變薪變而匹配，這就要求我們所建立的信息庫將大量的信息數(shù)據分層按類輸入，使有效數(shù)據隨著歷次變動，作出有效分析。三發(fā)揮檔案管理信息庫成效按照國務院事業(yè)單位績效工資改革布署，事業(yè)單位即將實行績效工資，根據每人的崗位制定出了績效方案，就每個崗位分出相應等級，所定等級不是一成不變的，將由崗位施行績效指導小組一年一次對每一位老師進展競聘后上崗，

8、這時強大的信息庫就可以通過存貯資料進展分析，將每一項得分相加，得分高者享有最高級別，充分發(fā)揮了檔案信息庫成效。四培養(yǎng)檔案管理高素質復合型人才新形勢更加需要人事、檔案、計算機三位一體復合型人才，用科學的思想、組織、方法和手段，對檔案工作進展有效的管理，使之獲得最正確的工作效益。需要用現(xiàn)代信息技術的創(chuàng)新理念、技術、設備對檔案管理業(yè)務流程、績效施行方案、管理形式進展重新整合與定位，為施行崗位績效政策提供有力的數(shù)據與保障。四、人事檔案管理信息化與崗位績效工資改革相匹配的措施一建立一人一檔制將每一位老師的工資以電子表格的形式呈現(xiàn)，包括歷年歷次的調資、職稱、崗位設置、競聘情況，這樣檢索方便，一目了然，可作

9、為老師成長電子檔案備查。二人事檔案管理信息化為即將實行的崗位績效工資改革化解糾紛在任何新政策出臺之后，都會遇到這樣和那樣的難題，尤其是在崗位編制與實際人數(shù)之間存在矛盾，僧多粥少，難免會遇到方方面面的阻力。因為崗位績效工資與教職工的切身利益相關聯(lián)，由于是競聘上崗，對老師而言，不是指導的一句話就能決定誰能勝任，檔案就是最好的根據。五、實行每位老師人事檔案信息的動態(tài)跟蹤要對每位老師的信息及時增補、完善，校核有關人事信息，他的每一次工資的變動、職稱的晉升、榮譽的獲得隨時更新，將靜態(tài)性信息描繪為動態(tài)性的信息，不斷充實人事檔案信息內容，全面、準確地反映個人的真實相貌，進步利用效率與公信力。六、讓人事檔案管理放射出育人的光輝在對每位老師記錄檔案的過程中，要表達出潛意識中的個人行為、職業(yè)道德、心理素質、人際關系、無形的行為準那么，將自身形象與學校的價值觀交融起來，具有向外輻射的育人作用，不僅可以在交流過程中作為精神文化的一局部，而且能極大地豐富學校自身的形象、價值觀的顯現(xiàn)。綜上所述，人事檔案管理工作是一