天華賓館辦公自動化系統(tǒng)功能介紹

1、信息技術的發(fā)展展，特別是國國際互聯(lián)網IInternnet的日益益普及，使其其成為不同地地域信息交流流的理想平臺臺，同時，基基于Inteernet的的網絡應用軟軟件也開始扮扮演重要的角角色。賓館酒酒店業(yè)信息化化系統(tǒng)的應用用處于較為領領先的水平，目目前賓館酒店店行業(yè)的管理理軟件應用主主要應用于前前臺的業(yè)務系系統(tǒng)（如預定定、帳務、客客房中心、餐餐飲收銀等）和和后臺的財務務應用（如財財務、倉庫、成成本等），以以及后臺辦公公業(yè)務系統(tǒng)。改改變傳統(tǒng)辦公公模式，將辦辦公業(yè)務的處處理、流轉、管管理過程電子子化、信息化化，從而實現(xiàn)現(xiàn)辦公自動化化，最終實現(xiàn)現(xiàn)全方位的無無紙辦公，成成為未來發(fā)展展的必然趨勢勢。天華賓館

2、辦公平平臺是天華科科技在深入理理解賓館業(yè)務務的基礎上，專專門針對賓館館后臺辦公業(yè)業(yè)務開發(fā)的應應用軟件。B/S架構：B/S （Brrowserr/servver）架構構，或稱瀏覽覽器/服務器器架構，它是是隨著Intternett技術的興起起，對C/SS架構的一種種變化或者改改進的架構。用戶工作界界面是通過WWWW瀏覽器器來實現(xiàn)。特點優(yōu)勢客戶端不需安裝裝任何軟件，使使用IE瀏覽覽即可?？蛻舳搜邪l(fā)費用用可完全避免免客戶端零管理，無無需另外安裝裝軟件縮短產品開發(fā)和和項目實施周周期使用簡單，懂得得上網即可操操作使用軟件件所有數(shù)據(jù)都運行行、存儲于服服務器端。集中管理、統(tǒng)一一維護、分類類有序存放信信息和數(shù)據(jù)

3、系統(tǒng)維護、升級級、擴充只在在服務器端過過行與Internnet的一致致性有良好的擴展性性，可與企業(yè)業(yè)的已有系統(tǒng)統(tǒng)和Inteernet(如企業(yè)網站站)無縫集成成，實現(xiàn)企業(yè)業(yè)資源整合，可以隨時隨地進行查詢、瀏覽、業(yè)務處理?？蛻羰芤纥c：從前面對B/SS架構的描術術來看，全面面應用B/SS架構的天華華辦公平臺，客客戶可以獲得得多方面的受受益：建設周其短投入費用低使用、管理和維維護方便跨平臺運行、與與其它系統(tǒng)和和Interrnet無縫縫集成良好的復用性和和可擴展性B/S架構是最最適應Intternett時代需求的的架構，可以以通過天華辦辦公平臺，借借助Inteernet和和其它各種已已有的網絡，方方便地

4、實現(xiàn)遠遠程辦公和異異地協(xié)同辦公公功能，從而而在廣域范圍圍內實現(xiàn)企業(yè)業(yè)一體化管理理。產品系統(tǒng)架構圖圖B/S架構與CC/S架構的的對比對比項目B/S架構C/S架構數(shù)據(jù)一致性和實實時性對于B/S結構構的軟件來講講，其數(shù)據(jù)是是集中存放的的，客戶端發(fā)發(fā)生的數(shù)據(jù)都都直接進入到到中央數(shù)據(jù)庫庫，不存在數(shù)數(shù)據(jù)一致性的的問題。管理理者可以實時時看到當前發(fā)發(fā)生的所有業(yè)業(yè)務，方便了了快速決策，有有效地避免了了企業(yè)損失。對于異地經營的的架構中，采采用區(qū)域級服服務器并進行行數(shù)據(jù)同步。同同步的問題，會會導致數(shù)據(jù)無無法一致，不不能看到各機機構的實時數(shù)數(shù)據(jù)，看到的的都是事后數(shù)數(shù)據(jù)，不能用于公公司及時決策策。維護和升級優(yōu)點： B

5、/SS架構的軟件件只需要管理理服務器就行行了，所有的的客戶端只是是瀏覽器，根根本不需要做做任何的維護護。 對比： 管理人人員需要對所所有客戶端和和服務器進行行維護，如果果幾百甚至上上千部電腦之之間來回奔跑跑，效率和工工作量是可想想而知的。服務響應 及時時性 優(yōu)點： B/SS架構的軟件件應用都集中中在公司服務務器上，客戶戶端并沒有任任何程序，一一個地方更新新則全部應用用程序更新，可可以做到快速速服務響應。 對比： 需要對對每個客戶端端進行程序安安裝與升級，時時間周期長；客戶端的維維護量比較大大，響應自然然就慢。 硬件投資 保護護 優(yōu)點： B/SS架構的軟件件。隨著服務務器負載的增增加，可以平平滑

6、地增加服服務器的個數(shù)數(shù)，然后在各各個服務器之之間做負載均均衡，有效地地保護了原有有硬件投資。 對比： C/SS架構軟件的的一般解決方方案是購買更更高級的服務務器，原服務務器放棄不用用；當然也可可以采用負載載均衡系統(tǒng)，但但這個的投入入成本非常高高，這是由于于C/S軟件件的兩層架構構造成的；同同時對客戶端端硬件要求比比較高； 實施成本、培訓訓成本上 優(yōu)點： B/SS架構的實施施成本低，客客戶端不用安安裝任何的專專門的軟件，只只要能夠上網網就行，客戶戶端不需要維維護?？煽焖偎俨渴鸬礁鞣址种C構以及及跨地域遠程程協(xié)同辦公。對比： C/SS需要專門的的實施團隊，需需要安裝客戶戶端軟件、進進行客戶端設設置

7、、培訓實實施周期長，成成本高，需要要專業(yè)管理人人員。可擴展性 優(yōu)點： B/SS架構的軟件件可擴展性功功能超前，遠遠程移動辦公公、協(xié)同辦公公、網絡傳真真、網絡電話話、網絡視頻頻、短信等都都可以通過擴擴展來實現(xiàn)。對比： C/SS不易擴展性性制約了用戶戶以后的需求求與發(fā)展天華賓館辦公平平臺的整體亮亮點天華賓館辦公平平臺的整體優(yōu)優(yōu)勢1充分研究賓賓館酒店辦公公業(yè)務，為賓賓館酒店量身身定制的辦公公平臺解決方方案。系統(tǒng)處處理日常工作作中各部門間間的信息往來來，如通知、工工作聯(lián)系單、備備忘錄，相關關部門的工作作日記，銷售售部的團隊會會議接待單發(fā)發(fā)放和跟蹤，各各部門工作計計劃總結，賓賓館文件發(fā)放放，收文處理理等

8、，并有完完整的電子檔檔案系統(tǒng)。2完善的安全全機制。系統(tǒng)統(tǒng)對人員權限限控制和分配配進行嚴格的的管理，管理理員可根據(jù)需需要設置操作作人員的數(shù)據(jù)據(jù)庫權限，片片區(qū)權限，設設置不同文件件類別的擬稿稿權限，設置置文件的查看看、修改、刪刪除權限。3突破地域限限制，只要能能上因特網就就能隨時隨地地開展工作，出出差在外也能能隨時處理公公司的辦公事事務。4系統(tǒng)具有良良好的可擴展展性及兼容性性，靈活地進進行模塊擴展展。5將日常管理理納入系統(tǒng)中中，使難以協(xié)協(xié)調的事務管管理趨于理性性、科學、輕輕松，系統(tǒng)在在充分發(fā)揮計計算機作用的的情況下，保保留傳統(tǒng)辦公公的習慣，使使系統(tǒng)更易使使用。(四)系統(tǒng)核心心功能模塊概概述工作流程

9、模塊介介紹工作流程管理是是天華賓館辦公平平臺的處理賓賓館辦公業(yè)務務的核心模塊塊。操作員根根據(jù)管理員分分配的權限進進行操作。下圖是某個通用用文件收發(fā)文文流程示例。管管理員可以設設置每個不同同文件類別的的流程，以及及每個流程每每個步驟的相相關的功能設設置。通常的發(fā)文管理理一般包括擬擬稿、審核、簽簽發(fā)、校對、用用印、登記、分分發(fā)、立卷、歸歸檔、銷毀等等程序。通過使用發(fā)文管管理，實現(xiàn)企企業(yè)內部文件件發(fā)文電子化化，用電子文文件代替手工工文件，解決決文件傳遞慢慢，信息不及及時、不同步步，不易于查查閱等問題。通通過發(fā)文管理理，可進行文文件的輸入、部部門領導審稿稿、相關部門門會簽、領導導簽發(fā)、辦公公室編號打印

10、印、電腦分發(fā)發(fā)傳閱等操作作。根據(jù)不同同的文件形式式，可靈活設設定文件流程程，對流程中中的每個環(huán)節(jié)節(jié)，可根據(jù)需需要設置人員員，并對文檔檔在整個流轉轉過程自動進進行跟蹤。文文檔轉結束后后，可把電子子文件進行歸歸檔，統(tǒng)一歸歸入企業(yè)的電電子檔案庫。 收文管理模塊是是針對本單位位或外單位的的來文進行登登記、擬辦、批批辦、承辦、催催辦、查辦等等過程，最后后歸檔到檔案案管理數(shù)據(jù)庫庫。日常的收文管理理流程完全用用計算機自動動實現(xiàn)，收文文人員在接收收到本單位或或外單位的收收文后，經過錄錄入或掃描等等預處理過程程，將來文的的相關要素輸輸入到電腦，完完成收文登記記過程?？梢砸杂蓴M辦人員員形成擬辦意意見，送相關關人員

11、快速閱閱批文件，最最終形成辦理理意見，交相相關人員辦理理，并可登記記辦理結果。工作流程模塊內內容天華賓館辦公平平臺的工作流流程管理涵蓋蓋了賓館辦公公業(yè)務的主要要文件流程模模塊，其中常常見的模塊如如下所示。通知VIP接待任務務單備忘錄/內部通通函文件更改申請單單工作聯(lián)系單水果鮮花任務單單會議紀要辦公系統(tǒng)開通審審批表會議接待任務單單辦公系統(tǒng)權限調調整審批表團隊接待任務單單美工室橫幅任務務單大堂助理日記收文處理值班經理理日記記工作計劃/工作作總結安全部日記賓館文件銷售部日記員工交流工程部日記審批/報告文本編輯器工作流程各模塊塊中，可以選選擇不同的文文本編輯器，比比如，純文本本方式，帶HHTML的WW

12、EB編輯，也也可以選用WWord編輯輯器直接嵌入入IE中編輯輯。支持電子子文本格式文文件和掃描圖圖像格式文件件。自定義流程不同的文件可能能會以不同的的方式完成它它的流轉過程程，這個過程程就是流程。流流程是由不同同的節(jié)點（或或稱步驟）組組成。不同的的節(jié)點可有不不同的操作功功能，比如某某些節(jié)點用戶戶可修改原文文檔的內容，有有些節(jié)點需用用戶審批意見見。管理員可可以設置流程程的組成和功功能。在文檔的流轉過過程中，根據(jù)據(jù)流程的設置置自動流轉，有有權限的用戶戶，可以執(zhí)行行特殊的操作作，比如，收收回（提交人人員收回已提提交的文檔），退退回（在步驟驟中的人員把把文檔退回到到上一步），否決（文檔不再再流轉，直接

13、接進入結束狀狀態(tài)）。文檔流轉狀態(tài)用戶可隨時查看看當前文檔的的流轉狀態(tài)，包包括各步驟的的處理人員，處處理狀態(tài)，下下一步驟名稱稱，提交人員員和提交時間間。工作流程的基本本操作示例新建文件時，選選擇文件類別別（由管理員員分配可用的的文件類別）可以選擇Worrd作為文本本編輯器選擇流轉節(jié)點的的人員查看文檔的流轉轉記錄可以查看相關的的審批記錄和和傳閱記錄 辦公平臺部分功功能模塊介紹紹：通知備忘錄工作聯(lián)系單大堂助理日記值班經理日記工程部日記安全部日記銷售部日記會議持待任務單單團隊接待任務單單檔案管理：檔案管理模塊實實現(xiàn)對賓館各各種檔案和資資料進行分類類管理、歸檔檔保存，完成成檔案的組卷卷、拆卷、移移卷、封

14、卷、注注銷、借閱、全全文檢索、統(tǒng)統(tǒng)計等管理功功能。對工作流程管理理模塊中送過過來的各種類類別的文檔進進行歸檔工作作，實現(xiàn)文檔檔一體化,節(jié)省手工操操作，從而大大大提高檔案案建立的工作作效率。案卷查閱案卷分類設置：客戶檔案管理建立企業(yè)的客戶戶管理數(shù)據(jù)庫庫，把客戶的的資料集中管管理。包括單單位客戶檔案案資料、聯(lián)系系人管理、合合同協(xié)議管理理項目管理。通過客戶檔案的的建立，定期期對關鍵客戶戶進行訪問，提提高客戶的滿滿意程度，培培養(yǎng)忠實客戶戶。資源預定資源預定模塊可可以對賓館的的會議室和包包箱等資源進進行預定管理理，比如會議議預定、婚宴宴預定。當有有幾個部門可可以同時對資資源進行分配配時，有時會會造成重復

15、預預定，引起不不必要的糾紛。使使作資源預定定管理模塊，可可以對不同的的資源進行長長期的預定，在在預定時，可可先查看之前前有無已經確確認的預定，如如果有預定但但沒有確認的的預定，系統(tǒng)統(tǒng)提供重復預預定功能，這這樣可避免當當預定取消時時造成不必要要的浪費。公共信息平臺公共信息平臺可可以對賓館的的共享信息進進行分類管理理。企業(yè)動態(tài)：收集集企業(yè)的最新新動態(tài)信息，如如新增經營項項目，服務項項目；最新的的管理動態(tài)信信息。規(guī)章制度：用于于發(fā)布企業(yè)的的各項相關規(guī)規(guī)章制度。比比如企業(yè)相關關的政策法規(guī)規(guī)信息，本單單位內部制定定的各種規(guī)章章制度，以方方便企業(yè)領導導和員工查詢詢。常用信息：由指指定人員收集集各部門需要要

16、的常用信息息輸入電腦，如如時刻表，常常用電話、風風景名勝等信信息，以便信信息共享。內部論壇：通過過內部論壇，人人們可以討論論和共享他們們的想法和思思想。一個用用戶可以簡便便地瀏覽論壇壇主題及其它它人撰寫答復復。用戶可以以新建自己的的主題也可以以針對其它人人的意見進行行答復。內部部論壇可以看看作是非正式式的會議場所所，工作組的的成員在這里里分享意見和和想法。正如如真正的會議議一樣，工作作組的每一個個成員聆聽他他人的的發(fā)言言，并發(fā)表自自己的意見。但但是，與會議議不同的是，與與會者不需同同一時刻在同同一房間才能能共享信息，人人們可以在他他們方便的時時候參與論壇壇討論。公告管理通過公告管理模模，管理員可可以發(fā)布通知知、通告和消消息，并可方方便地瀏覽公公告板。公告告的發(fā)布，公公告的發(fā)布可可設定發(fā)布范范圍，不在發(fā)發(fā)布范圍內的的用戶將看不不到此公告信信息，可設定定提醒功能，當當用戶登