異地庫存管理規(guī)定

1、異地存貨管理規(guī)定為規(guī)范公司異地存貨的管理，維護公司資產(chǎn)安全與完整，嚴格資產(chǎn)內(nèi)部控制，異地存貨管理除需執(zhí)行公司相關資產(chǎn)管理制度規(guī)定外，針對異地存貨的特殊性，特制訂本規(guī)定，請遵照執(zhí)行。第一條范圍本規(guī)定適用于按公司相關規(guī)定發(fā)到各片區(qū)的各種存貨。根據(jù)公司實際情況，異地存貨分設十一個分庫：新疆分庫、長慶分庫、青海分庫、中原分庫 ( 含江蘇、江漢分庫 ) 、南陽分庫、勝利分庫、華北分庫、大港分庫、遼河分庫、大慶分庫、吉林分庫。第二條異地存貨管理規(guī)定（一）按照公司有關規(guī)定，市場部內(nèi)務按照合同或市場需求計劃填制“調(diào)撥單” ，調(diào)撥到各片區(qū)分庫，各片區(qū)分庫存貨由片區(qū)負責人實施管理，需確定一名資產(chǎn)管理員負責管理片區(qū)

2、存貨，并通知財務。（二）各片區(qū)分庫必須按照公司資產(chǎn)管理規(guī)定建立手工賬簿（數(shù)量金額三欄式賬）進行管理，真實反映庫存的收、發(fā)、結存動態(tài)情況，并按財務部提供的計劃價格進行登記金額，按月結賬，結出當月的收、發(fā)、存，保證資產(chǎn)賬實相符。每月末需編制異地存貨報表（按明細，數(shù)量金額式，具體格式已提供各片區(qū)），次月初3 日前分別發(fā)給市場部內(nèi)務和財務部收入核算崗主辦會計核對賬目，財務要有對賬記錄。（三）各分庫每月定期由片區(qū)負責人抽查庫存情況，抽查不少于20 項，并做好抽查記錄（格式見附表一），以保證賬物相符，抽查記錄表與賬簿一同帶回公司交財務。（四）每年以12 月 31 日為節(jié)點， 按照公司資產(chǎn)清查盤點文件規(guī)定，

3、必須進行一次全面的清查盤點，公司將書面委托市場部片區(qū)負責人為公司異地存貨清查監(jiān)督盤點責任人，認真開展存貨清查盤點，并與市場部內(nèi)務、財務核對后，編制紙質清查盤點表，由片區(qū)負責人確認簽字，市場部內(nèi)務簽字，財務部審核。清查中出現(xiàn)盤盈、盤虧、毀損等情況，必須查明原因，形成書面報告，按公司規(guī)定處理。（五）各片區(qū)需在每次( 四次 ) 返回公司時，將全部存貨賬簿（包括所有登賬的單據(jù)）及抽查記錄表帶回交財務主辦會計，檢查稽核賬簿，發(fā)現(xiàn)問題，由片區(qū)查清原因，形成書面報告，按相關規(guī)定追究相關人員責任。（六）異地存貨收入、發(fā)出管理規(guī)定1、收入規(guī)定市場部內(nèi)務發(fā)貨時將產(chǎn)品調(diào)撥單裝入備件箱內(nèi)一起發(fā)往片區(qū)，如是整機，由內(nèi)務

4、將調(diào)撥單先傳真到片區(qū)，待下次發(fā)貨或郵寄發(fā)票資料時補給片區(qū)，片區(qū)負責人收到調(diào)撥單或傳真后必須及時登記入賬，記入增加方，摘寫規(guī)范填寫：總庫調(diào)入，并注明調(diào)撥單號碼。2、發(fā)出規(guī)定1）如產(chǎn)品、備件出庫與開具發(fā)票同時進行，以發(fā)票為依據(jù)填制領料單（一料一單）登賬減少，在領用單“產(chǎn)品型號”處注明“銷售”，“零件代號”處注明發(fā)票號碼，摘寫規(guī)范填寫：發(fā)票0004201勝采監(jiān)測。2）先開具發(fā)票未供貨的，待供貨后，以原發(fā)票為依據(jù)填制領料單（一料一單）登賬減少，在領料單“產(chǎn)品型號”處注明“銷售”，“零件代號”處注明發(fā)票號碼，摘寫規(guī)范填寫：發(fā)票0004201勝采監(jiān)測。（ 3）如是先交付油田使用的， 以油田用戶簽字的維修材

5、料清單 （收費）為依據(jù)填制領料單（一料一單）登賬減少 ，維修材料清單附在領料單后，并在領料單“產(chǎn)品型號”處注明“待銷售” ，“零件代號”處注明維修材料清單號碼，摘寫規(guī)范填寫：待銷售 110001 勝采監(jiān)測。如維修材料清單油田客戶簽字困難，片區(qū)負責人在“接收人”處必須簽字確認。4）片區(qū)發(fā)生維修領用時，依據(jù)用戶簽字的維修材料清單（保修、收費）填制領料單（一料一單）登賬減少，維修清單附在領料單后。并在領料單“產(chǎn)品型號”處注明“保修（或維修）”，“零件代號”處注明維修材料清單號碼，摘寫規(guī)范填寫：保修（或維修）1001433 勝采監(jiān)測。5）調(diào)撥單、產(chǎn)品交接單、維修材料清單、領料單等單據(jù)需夾在賬簿里，片區(qū)

6、庫存管理員將賬簿帶回，由財務部稽核，結出收、發(fā)、存數(shù)量金額，單據(jù)抽出交還片區(qū)。6）每年 12 月 31 日后，片區(qū)庫存賬簿如不更換，需按年登記，注明年、月、日。7）調(diào)撥和發(fā)出的備件、元器件、整機價格以財務部提供的計劃價為準，不得隨意改變。（七）異地庫存實行額度控制，根據(jù)年初下達的預算指標，公司對市場部異地存貨指標進行考核。( 八 ) 異地存貨交接規(guī)定1、各片區(qū)因工作需要人員變動，更換資產(chǎn)管理員，需及時通知財務部。2、前任資產(chǎn)管理員必須與現(xiàn)任管理員辦理資產(chǎn)移交手續(xù)，方可調(diào)動。資產(chǎn)經(jīng)雙方清查核對后打印出紙質存貨明細表一式四份（格式見附表二），雙方交接簽字，片區(qū)負責人或市場部領導監(jiān)交。雙方各持一份，

7、片區(qū)負責人留存一份，提供財務一份。3、片區(qū)負責人必須督促資產(chǎn)管理員的交接工作，各片區(qū)賬務交接后應由現(xiàn)任片區(qū)負責人負責遺留問題的清理。因資產(chǎn)交接不到位，造成資產(chǎn)盤盈盤虧等情況，將追究片區(qū)負責人、資產(chǎn)管理員責任。（九）鑒于應收賬款與存貨分庫有著密切的聯(lián)系，市場部各片區(qū)日常要與客戶及時核對往來賬，要積極配合財務部每月一次與市場部內(nèi)務的核對，一年兩次與各片區(qū)的核對賬務工作。并協(xié)助財務部完成每年 11 月份發(fā)出詢證函的反饋工作。年末市場部部長需對應收賬款回款情況進行分析說明，并對三年以上未結算應收賬款提出處理意見，經(jīng)董事長（或總經(jīng)理）簽字，報財務部執(zhí)行。片區(qū)負責人變動，應收賬款必須辦理交接手續(xù)（比照異地

8、存貨）各片區(qū)賬務交接后應由現(xiàn)任片區(qū)負責人負責遺留問題的清理。因資產(chǎn)交接不到位，造成資產(chǎn)損失情況，將追究片區(qū)負責人的責任。第三條開具發(fā)票及銷賬規(guī)定，（一）財務開具發(fā)票以銷售合同與不能提供合同的報告為依據(jù)。 銷賬以市場部內(nèi)務提供的明細為依據(jù)。 各片區(qū)在通知開具發(fā)票時， 必須按財務規(guī)定提供開具發(fā)票申請單、合同、報告、銷賬明細等相關資料。如不需簽訂合同開具發(fā)票的， 需提供無合同報告 （格式見附表三）。如開具發(fā)票的貨物與實際發(fā)出的貨物不一致的， 還需要提供實際供貨清單 ( 格式見附表四)。如未供貨需提前開具發(fā)票，延遲提供合同需提前開具發(fā)票等情況需有書面報告，經(jīng)片區(qū)負責人簽字，財務部領導審核，公司領導批準

9、。書面報告內(nèi)容必須要有：客戶名稱，產(chǎn)品或備件名稱、數(shù)量、金額，提前開票的原因或暫時不能提供合同的原因，并承諾提供合同的具體時間。（二）各片區(qū)在通知開具發(fā)票時，如已供貨不能提供銷賬依據(jù)的，財務拒絕開具發(fā)票。（三）各片區(qū)在通知開具發(fā)票時，如未供貨當時不能提供銷賬依據(jù)的，開具發(fā)票后，片區(qū)收到貨物時，需及時提供銷賬依據(jù)。（四）各片區(qū)已經(jīng)供貨，不需開票，貨款已收回的情況，需及時提供銷賬依據(jù)。（五）市場部片區(qū)資產(chǎn)管理員每次返回公司，需將異地存貨賬、銷賬等事務交財務主辦會計檢查核對，存貨賬務存在問題的財務拒絕辦理所有出差費用。第四條責任與處罰（一）各片區(qū)職責：市場部部長為異地存貨總責任人，各片區(qū)負責人為片區(qū)

10、異地存貨管理責任人，負責按照公司規(guī)定履行對這部分資產(chǎn)的管理職責，確保分庫存貨的安全、完整。（二）在異地庫存管理工作中出現(xiàn)下列情況，由財務部提出處理意見，報公司決定，對市場部部長，各片區(qū)負責人，資產(chǎn)管理員 進行相應處罰。1、不按規(guī)定程序登記片區(qū)存貨手工賬，每月末向內(nèi)務、財務報送異地存貨報表（電子文檔） 。2、不按規(guī)定程序核銷已開票的存貨：未供貨需開具發(fā)票， 當時不能提供銷賬依據(jù)的，后續(xù)已經(jīng)供貨但未提供銷賬；已供貨不開票款已收回的存貨，未提供銷賬依據(jù)的。按應銷賬金額由片區(qū)負責人承擔15%的企業(yè)所得稅款。3、不按規(guī)定程序向財務提供手工賬簿及抽查記錄表等資料。4、年末未完成存貨額度指標，按預算管理規(guī)定

11、考核處理。5、不按規(guī)定程序認真開展存貨清查盤點及報送相關資料。6、片區(qū)資產(chǎn)管理員變動不按規(guī)定程序進行資產(chǎn)交接。7、片區(qū)之間調(diào)動資產(chǎn)不按規(guī)定程序及時辦理手續(xù)。第五條本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行。第六條本規(guī)定財務部負責解釋。附表：一、存貨抽查記錄表二、資產(chǎn)移交清冊三、關于無合同需開具發(fā)票的請示報告四、實際供貨銷賬報告2012年3月7日附件一：存貨抽查記錄表年月日序號資產(chǎn)牌號規(guī)賬面數(shù)實物數(shù)核對清查日期格量量備注名稱情況片區(qū)負責人確人簽字：資產(chǎn)管理員簽字：附件二：資產(chǎn)移交明細表片區(qū)名稱 :交接日期 :年月日類別規(guī)格型計賬面值清查值核序量對調(diào)撥號或零號及名單價備 注單號件編號單數(shù)量金 額數(shù)量金額情稱位況123

12、456789101112131415161718需說明的問題及意見：1、監(jiān)交人職務：2、其他事項說明：監(jiān)交人：接交人：移交人：附件三：關于無合同需開具發(fā)票的請示報告公司領導、財務部：各片區(qū)按以下規(guī)定寫報告并由相關領導簽字： 5000 元以下 不能簽訂合同的，由片區(qū)寫出書面說明，片區(qū)負責人批準。 5000-30000 元不能簽訂合同的，由片區(qū)寫出書面說明，片區(qū)負責人簽字，市場主管領導批準。 30000 元以上必須有合同，特殊情況不能簽訂合同的，由片區(qū)寫出書面說明，片區(qū)負責人簽字，經(jīng)市場主管領導簽字，由總經(jīng)理批準。內(nèi)容要求：客戶名稱，產(chǎn)品或備件名稱、數(shù)量、金額，無合同的原因。片區(qū)負責人簽字：公司領

13、導審批簽字：財務部領導簽字：年月日附件四：實際供貨銷賬報告公司領導、財務部：1、 原因：（內(nèi)容需清晰明了）2、 開具發(fā)票明細：（注明合同號等）序產(chǎn) 品 名型號單數(shù)量單價（不含稅）總金額（不備注號稱位含稅）合計3、實際供貨應銷賬明細：序產(chǎn) 品 名型號單數(shù)量單價（不含稅）總金額（不調(diào)撥單號號稱位含稅）合計片區(qū)負責人簽字：市場部內(nèi)務核實簽字：財務部領導簽字：公司領導審批簽字： ( 按審批權限需要 )年月日七夕，只因有你，總有一些人牽腸掛肚難以忘記，總有一些日子溫暖甜蜜最為珍惜從春夏到秋冬，從陌生到熟悉，雖不能時時聯(lián)系，卻總在特別的日子想起你，七夕快樂，我的朋友。七夕，只因有你，因為有你，再苦生活也不

14、覺得累，再大的險阻也無所畏，再大的波折也不擔憂，再痛的經(jīng)歷也會忘記，因為有你，我就擁有了整個世界，謝謝你出現(xiàn)在我的生命里。七夕快樂，我的朋友。七夕，只因有你，相識，是最珍貴的緣分，牽掛，是最真摯的心動，思念，是最美麗的心情，問候，是最動聽的語言，在這七夕到來之際，最美的祝福送給你，七夕快樂，我的朋友。七夕，只因有你，雨點輕敲窗，風吹散了夢想，唯有你的模樣依舊在腦海里徜徉，夜深人靜時，你占滿了心房，舍半生輕狂，半世時光，只為擁有一段和你相處的珍貴情緣，七夕快樂，我的朋友。七夕，只因有你，雖然相距很遠，但兩顆心卻緊緊相連雖然不常見面，音容笑貌猶如眼前，悄悄的挾一縷情絲，放飛在炎炎夏日默默的拽一絲牽掛，懸掛在無垠宇宙靜靜的捎一聲問候，盛開在七夕佳節(jié)七夕快樂，我的朋友。七夕，只因有你，祝福，是一種