酒廠參觀接待管理辦法

1、 PAGE 4/4 PAGE 1/4 HYPERLINK /keyword/allindex/%E9%85%92%E5%8E%82%E5%8F%82%E8%A7%82%E6%8E%A5%E5%BE%85%E7%AE%A1%E7%90%86%E5%8A%9E%E6%B3%95 o 酒廠參觀接待管理辦法 酒廠參觀接待管理辦法范圍為規(guī)范事業(yè)部參觀接待流程，樹立良好企業(yè)形象，加強保密工作制訂本標準。本標準適用于在商用空調事業(yè)部辦公區(qū)及車間進行的一切參觀接待活動?？紤]營銷公司接待任務較多，因此將營銷公司參觀接待前的準備工作單獨說明。引用標準無定義無管理內容事業(yè)部接待流程（除營銷公司）部門職責與分工事業(yè)部

2、管理部是參觀接待工作的歸口部門，并對參觀接待工作的規(guī)范性進行檢查和考核?？蛻魜碓L前準備接到客人來訪信息后，接洽聯絡人在確認客人來訪內容后填報商用空調事業(yè)部參觀接待聯絡函（附件一）。接洽聯絡人填寫后交管理部部長審批，由管理部按接待內容提前安排相關接待事宜。接洽聯絡人必須提前半天將所需歡迎詞發(fā)給大堂文員，隨即打電話確認。大堂文員需在客戶到達前15分鐘將預先準備好的歡迎內容打在電子屏幕上，直到客戶離開。公司外迎接客人接洽負責人接待客人前應檢查著裝是否整潔，廠卡是否已佩帶左胸前。相關接待人員接到接洽人電話后至少提前5分鐘在事業(yè)部大堂迎候?？腿诉M入大堂后大堂文員應起身微笑致意，做好來訪登記工作，填寫實際

3、來訪時間，來訪人數，并為客人準備參觀卡，無參觀卡不得進入事業(yè)部參觀。接洽談判（此步驟根據情況可有可無）接洽聯絡人在客戶來訪前準備好會議室（VIP室）的燈、空調及相關物品如禮品、資料、飲料等。由相關人員播放相關介紹內容，并進行相應會談。待客戶走后，接洽聯絡人應及時關接待室燈、空調、音響設備并做好清潔工作。參觀路線車間參觀：按參觀路線帶領客人進行參觀，并由管理部安排專人為客人講解相應產品有關知識。辦公區(qū)參觀，原則上不安排辦公區(qū)參觀，如客人確有要求，應以不打擾正常辦公為原則。送行如客人需要，接洽聯絡人應提前為客人訂好票、安排好送客車輛、陪同人員?？腿巳^程參觀完畢接洽聯絡人應將客人送到大堂外直至離去

4、。大堂文員應及時取回參觀卡，并填寫聯絡函中客人實際離開時間，由接洽聯絡人在聯絡函中簽字確認。接待后跟進客戶離開后，接待聯絡人對考察中所出現的問題進行分析，及時與有關部門進行溝通，以進一步提高事業(yè)部接待工作。若為營銷公司商務接待，營銷公司相應接待聯絡人應在考察結束后及時與客戶和營銷中心聯系，做好來訪后項目的跟進工作。說明接洽聯絡人必須全程陪同，原則上不允許拍攝或拍照，如客人強烈要求，則指定專人拍照并將照片寄給客人，但底片由管理部保管。各部門員工未經管理部批準不準私自帶領他人進入事業(yè)部參觀，若有違反，視情節(jié)輕重，分別給予相應的處罰并提出通報批評。營銷公司參觀接待部門職責與分工營銷公司銷售管理部負責

5、整體的參觀接待管理。銷售管理部設客戶關系主管一名，負責具體的組織、管理、協調工作。各產品管理中心經理為各區(qū)域參觀考察活動協調責任人，負責有關事項與本部的溝通協調和本區(qū)域內參觀考察的組織和前期準備工作。營銷公司其他部門根據參觀接待有關要求，提供必要工作協助。接待類別一般接待。是指項目設備金額較小（100萬元以下）的客戶、一般的經銷商以及設計院或行業(yè)協會一般工作人員的來訪接待。重要接待。是指項目設備金額較大（100萬元以上）的客戶、重要經銷商以及設計院，行業(yè)協會主要負責人的來訪接待。營銷公司根據不同的接待類別，制訂相應的接待規(guī)格和標準，按照具體申報情況適用執(zhí)行。參觀考察接待申報各產品管理中心（以下

6、簡稱“中心”）根據項目進展需要或客戶要求確定客戶（含專業(yè)人員，以下略）來本部參觀考察意向。產品管理中心產品經理（以下簡稱“中心經理”）負責所在區(qū)域內有關事項的前期溝通，落實客戶來訪的時間、人員、行程、目的等事項。中心經理根據所落實確認的事項，填寫客戶考察接待申報表和MDV參觀指引，傳真交銷售管理部客戶關系主管。以上表格應在所確定客戶到訪時間前至少三個工作日填寫上報（廣東區(qū)域為兩個工作日）。短于此期限的，本部不能保證按申報表要求時間接待。上報表格后，對申報內容進行更改的，以更改后重新上報時間起計?？蛻絷P系主管應在一個工作日內對申報表進行評審，確認可以滿足申報要求進行接待的，即通知中心經理，并出具

7、公司正式邀請函，傳真至客戶方（客戶或中心經理要求用原件的，由本部郵寄交中心經理轉交客戶）。中心經理在接待申報中要求提高接待規(guī)格的，必須于接待申報同時向本部書面提出申請，說明有關理由，客戶關系主管在核實有關情況后，出具書面審核意見，報營銷公司營銷管理部經理及總經理審批后一并安排執(zhí)行。接待前準備客戶關系主管根據接待申報要求，應在客戶預定到訪前兩個工作日內，安排好有關接待事宜?？蛻絷P系主管根據項目和來訪客戶具體情況，根據公司有關接待標準，確定用車方案、餐飲、參觀路線、講解人員或洽談的領導等具體事宜，其中歡迎標語錄入、車間參觀安排等需營銷公司之外部門協助的事項，報事業(yè)部管理部請求協助。確定以上接待內容

8、前，客戶關系主管可直接與客戶進行電話溝通，并根據了解的情況進行安排或調整。接待內容確定后，大區(qū)經理、營銷公司總經理或事業(yè)部總經理根據項目情況，對原定接待行程和規(guī)格提出調整意見的，客戶關系主管可根據該意見對行程和標準重新擬定，報營銷公司總經理審批后執(zhí)行（大區(qū)經理提出調整的，須簽字審核）。接待過程客戶關系主管應在客戶到訪前一天檢查各項接待準備工作落實情況。客戶關系主管負責通知營銷公司以及需參加洽談或陪同的事業(yè)部其他部門領導。需事業(yè)部總經理出席的，應提前通知總經理秘書安排?？蛻絷P系主管在客戶參訪時應確保其中的各項活動銜接順暢，確保用車及時到位，確保用餐、參觀講解等時間在控制范圍之內。以保證接待過程的

9、緊湊、高效。接待開始后，因情況變化需臨時變更接待行程和規(guī)格的，客戶關系主管在與有關大區(qū)經理通報協商后，按大區(qū)經理意見執(zhí)行。并在接待結束后三個工作日內做出書面說明。該說明由大區(qū)經理審核確認，報營銷公司總經理審批同意，有關增加費用方可沖賬。營銷公司總經理不予同意追認的，超出標準部分費用由大區(qū)經理承擔。客戶的后期跟進離開公司本部后三個工作日內，客戶關系主管應當與來訪客戶主要人員聯系，詢問客戶返回情況，了解客戶對接待工作的意見和建議，并作好記錄?？蛻絷P系主管應建立來訪客戶檔案，對來訪客戶、接待過程及后期項目進展情況進行登記，并及時補充更新?？蛻絷P系主管應注意收集客戶和中心對于公司接待形式和內容等方面的

10、意見，根據公司實際提出工作改進措施?？蛻粼趤碓L過程中，如需總部協調及出具參數報告、技術、證明等材料的，由片區(qū)項目管理負責跟進。其他說明各中心在申請接待前，務必全面、真實了解來訪客戶基本情況、來訪意圖，項目進展階段等，確保客戶來訪的必要性和有效性。不得隨意承諾，浪費公司資源。中心經理應全面、詳實填寫申報表格有關內容，確保本部人員真實了解客戶相關情況，如因申報資料錯誤給接待工作及項目談判造成影響的，公司將根據情況對有關中心責任人進行處罰?？蛻魜碓L接待需進行樣板工程參觀的，客戶關系主管在確定需 參觀的工程項目后，有關區(qū)域應全力予以配合和支持，做好樣板工程單位和有關經銷商的協調，確保參觀的順利進行?？蛻絷P系主管負責營銷公司預算內接待費用的支出和管理。根據營銷公司和事業(yè)部財務部確定的有關費用支出標準，合理規(guī)劃安排接待用車、用餐、住宿、禮品等項目的費用支出，并及時申報。客戶關系主管負責與接待有關的資料、文件、禮品的管理，確保滿足客戶接待使用要求、并合理安排使用。客戶關系主管對于接待過程中的突發(fā)情況，應及時處理，避免影響接待進行和項目談判。自己無法處理的，應及時向銷售管理