酒廠參觀接待管理辦法

1、 PAGE 4/4 PAGE 1/4 HYPERLINK /keyword/allindex/%E9%85%92%E5%8E%82%E5%8F%82%E8%A7%82%E6%8E%A5%E5%BE%85%E7%AE%A1%E7%90%86%E5%8A%9E%E6%B3%95 o 酒廠參觀接待管理辦法 酒廠參觀接待管理辦法范圍為規(guī)范事業(yè)部參觀接待流程，樹立良好企業(yè)形象，加強(qiáng)保密工作制訂本標(biāo)準(zhǔn)。本標(biāo)準(zhǔn)適用于在商用空調(diào)事業(yè)部辦公區(qū)及車間進(jìn)行的一切參觀接待活動?？紤]營銷公司接待任務(wù)較多，因此將營銷公司參觀接待前的準(zhǔn)備工作單獨(dú)說明。引用標(biāo)準(zhǔn)無定義無管理內(nèi)容事業(yè)部接待流程（除營銷公司）部門職責(zé)與分工事業(yè)部

2、管理部是參觀接待工作的歸口部門，并對參觀接待工作的規(guī)范性進(jìn)行檢查和考核?？蛻魜碓L前準(zhǔn)備接到客人來訪信息后，接洽聯(lián)絡(luò)人在確認(rèn)客人來訪內(nèi)容后填報商用空調(diào)事業(yè)部參觀接待聯(lián)絡(luò)函（附件一）。接洽聯(lián)絡(luò)人填寫后交管理部部長審批，由管理部按接待內(nèi)容提前安排相關(guān)接待事宜。接洽聯(lián)絡(luò)人必須提前半天將所需歡迎詞發(fā)給大堂文員，隨即打電話確認(rèn)。大堂文員需在客戶到達(dá)前15分鐘將預(yù)先準(zhǔn)備好的歡迎內(nèi)容打在電子屏幕上，直到客戶離開。公司外迎接客人接洽負(fù)責(zé)人接待客人前應(yīng)檢查著裝是否整潔，廠卡是否已佩帶左胸前。相關(guān)接待人員接到接洽人電話后至少提前5分鐘在事業(yè)部大堂迎候。客人進(jìn)入大堂后大堂文員應(yīng)起身微笑致意，做好來訪登記工作，填寫實際

3、來訪時間，來訪人數(shù)，并為客人準(zhǔn)備參觀卡，無參觀卡不得進(jìn)入事業(yè)部參觀。接洽談判（此步驟根據(jù)情況可有可無）接洽聯(lián)絡(luò)人在客戶來訪前準(zhǔn)備好會議室（VIP室）的燈、空調(diào)及相關(guān)物品如禮品、資料、飲料等。由相關(guān)人員播放相關(guān)介紹內(nèi)容，并進(jìn)行相應(yīng)會談。待客戶走后，接洽聯(lián)絡(luò)人應(yīng)及時關(guān)接待室燈、空調(diào)、音響設(shè)備并做好清潔工作。參觀路線車間參觀：按參觀路線帶領(lǐng)客人進(jìn)行參觀，并由管理部安排專人為客人講解相應(yīng)產(chǎn)品有關(guān)知識。辦公區(qū)參觀，原則上不安排辦公區(qū)參觀，如客人確有要求，應(yīng)以不打擾正常辦公為原則。送行如客人需要，接洽聯(lián)絡(luò)人應(yīng)提前為客人訂好票、安排好送客車輛、陪同人員?？腿巳^程參觀完畢接洽聯(lián)絡(luò)人應(yīng)將客人送到大堂外直至離去

4、。大堂文員應(yīng)及時取回參觀卡，并填寫聯(lián)絡(luò)函中客人實際離開時間，由接洽聯(lián)絡(luò)人在聯(lián)絡(luò)函中簽字確認(rèn)。接待后跟進(jìn)客戶離開后，接待聯(lián)絡(luò)人對考察中所出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，及時與有關(guān)部門進(jìn)行溝通，以進(jìn)一步提高事業(yè)部接待工作。若為營銷公司商務(wù)接待，營銷公司相應(yīng)接待聯(lián)絡(luò)人應(yīng)在考察結(jié)束后及時與客戶和營銷中心聯(lián)系，做好來訪后項目的跟進(jìn)工作。說明接洽聯(lián)絡(luò)人必須全程陪同，原則上不允許拍攝或拍照，如客人強(qiáng)烈要求，則指定專人拍照并將照片寄給客人，但底片由管理部保管。各部門員工未經(jīng)管理部批準(zhǔn)不準(zhǔn)私自帶領(lǐng)他人進(jìn)入事業(yè)部參觀，若有違反，視情節(jié)輕重，分別給予相應(yīng)的處罰并提出通報批評。營銷公司參觀接待部門職責(zé)與分工營銷公司銷售管理部負(fù)責(zé)

5、整體的參觀接待管理。銷售管理部設(shè)客戶關(guān)系主管一名，負(fù)責(zé)具體的組織、管理、協(xié)調(diào)工作。各產(chǎn)品管理中心經(jīng)理為各區(qū)域參觀考察活動協(xié)調(diào)責(zé)任人，負(fù)責(zé)有關(guān)事項與本部的溝通協(xié)調(diào)和本區(qū)域內(nèi)參觀考察的組織和前期準(zhǔn)備工作。營銷公司其他部門根據(jù)參觀接待有關(guān)要求，提供必要工作協(xié)助。接待類別一般接待。是指項目設(shè)備金額較?。?00萬元以下）的客戶、一般的經(jīng)銷商以及設(shè)計院或行業(yè)協(xié)會一般工作人員的來訪接待。重要接待。是指項目設(shè)備金額較大（100萬元以上）的客戶、重要經(jīng)銷商以及設(shè)計院，行業(yè)協(xié)會主要負(fù)責(zé)人的來訪接待。營銷公司根據(jù)不同的接待類別，制訂相應(yīng)的接待規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)，按照具體申報情況適用執(zhí)行。參觀考察接待申報各產(chǎn)品管理中心（以下

6、簡稱“中心”）根據(jù)項目進(jìn)展需要或客戶要求確定客戶（含專業(yè)人員，以下略）來本部參觀考察意向。產(chǎn)品管理中心產(chǎn)品經(jīng)理（以下簡稱“中心經(jīng)理”）負(fù)責(zé)所在區(qū)域內(nèi)有關(guān)事項的前期溝通，落實客戶來訪的時間、人員、行程、目的等事項。中心經(jīng)理根據(jù)所落實確認(rèn)的事項，填寫客戶考察接待申報表和MDV參觀指引，傳真交銷售管理部客戶關(guān)系主管。以上表格應(yīng)在所確定客戶到訪時間前至少三個工作日填寫上報（廣東區(qū)域為兩個工作日）。短于此期限的，本部不能保證按申報表要求時間接待。上報表格后，對申報內(nèi)容進(jìn)行更改的，以更改后重新上報時間起計?？蛻絷P(guān)系主管應(yīng)在一個工作日內(nèi)對申報表進(jìn)行評審，確認(rèn)可以滿足申報要求進(jìn)行接待的，即通知中心經(jīng)理，并出具

7、公司正式邀請函，傳真至客戶方（客戶或中心經(jīng)理要求用原件的，由本部郵寄交中心經(jīng)理轉(zhuǎn)交客戶）。中心經(jīng)理在接待申報中要求提高接待規(guī)格的，必須于接待申報同時向本部書面提出申請，說明有關(guān)理由，客戶關(guān)系主管在核實有關(guān)情況后，出具書面審核意見，報營銷公司營銷管理部經(jīng)理及總經(jīng)理審批后一并安排執(zhí)行。接待前準(zhǔn)備客戶關(guān)系主管根據(jù)接待申報要求，應(yīng)在客戶預(yù)定到訪前兩個工作日內(nèi)，安排好有關(guān)接待事宜?？蛻絷P(guān)系主管根據(jù)項目和來訪客戶具體情況，根據(jù)公司有關(guān)接待標(biāo)準(zhǔn)，確定用車方案、餐飲、參觀路線、講解人員或洽談的領(lǐng)導(dǎo)等具體事宜，其中歡迎標(biāo)語錄入、車間參觀安排等需營銷公司之外部門協(xié)助的事項，報事業(yè)部管理部請求協(xié)助。確定以上接待內(nèi)容

8、前，客戶關(guān)系主管可直接與客戶進(jìn)行電話溝通，并根據(jù)了解的情況進(jìn)行安排或調(diào)整。接待內(nèi)容確定后，大區(qū)經(jīng)理、營銷公司總經(jīng)理或事業(yè)部總經(jīng)理根據(jù)項目情況，對原定接待行程和規(guī)格提出調(diào)整意見的，客戶關(guān)系主管可根據(jù)該意見對行程和標(biāo)準(zhǔn)重新擬定，報營銷公司總經(jīng)理審批后執(zhí)行（大區(qū)經(jīng)理提出調(diào)整的，須簽字審核）。接待過程客戶關(guān)系主管應(yīng)在客戶到訪前一天檢查各項接待準(zhǔn)備工作落實情況?？蛻絷P(guān)系主管負(fù)責(zé)通知營銷公司以及需參加洽談或陪同的事業(yè)部其他部門領(lǐng)導(dǎo)。需事業(yè)部總經(jīng)理出席的，應(yīng)提前通知總經(jīng)理秘書安排?？蛻絷P(guān)系主管在客戶參訪時應(yīng)確保其中的各項活動銜接順暢，確保用車及時到位，確保用餐、參觀講解等時間在控制范圍之內(nèi)。以保證接待過程的

9、緊湊、高效。接待開始后，因情況變化需臨時變更接待行程和規(guī)格的，客戶關(guān)系主管在與有關(guān)大區(qū)經(jīng)理通報協(xié)商后，按大區(qū)經(jīng)理意見執(zhí)行。并在接待結(jié)束后三個工作日內(nèi)做出書面說明。該說明由大區(qū)經(jīng)理審核確認(rèn)，報營銷公司總經(jīng)理審批同意，有關(guān)增加費(fèi)用方可沖賬。營銷公司總經(jīng)理不予同意追認(rèn)的，超出標(biāo)準(zhǔn)部分費(fèi)用由大區(qū)經(jīng)理承擔(dān)?？蛻舻暮笃诟M(jìn)離開公司本部后三個工作日內(nèi)，客戶關(guān)系主管應(yīng)當(dāng)與來訪客戶主要人員聯(lián)系，詢問客戶返回情況，了解客戶對接待工作的意見和建議，并作好記錄。客戶關(guān)系主管應(yīng)建立來訪客戶檔案，對來訪客戶、接待過程及后期項目進(jìn)展情況進(jìn)行登記，并及時補(bǔ)充更新?？蛻絷P(guān)系主管應(yīng)注意收集客戶和中心對于公司接待形式和內(nèi)容等方面的

10、意見，根據(jù)公司實際提出工作改進(jìn)措施?？蛻粼趤碓L過程中，如需總部協(xié)調(diào)及出具參數(shù)報告、技術(shù)、證明等材料的，由片區(qū)項目管理負(fù)責(zé)跟進(jìn)。其他說明各中心在申請接待前，務(wù)必全面、真實了解來訪客戶基本情況、來訪意圖，項目進(jìn)展階段等，確?？蛻魜碓L的必要性和有效性。不得隨意承諾，浪費(fèi)公司資源。中心經(jīng)理應(yīng)全面、詳實填寫申報表格有關(guān)內(nèi)容，確保本部人員真實了解客戶相關(guān)情況，如因申報資料錯誤給接待工作及項目談判造成影響的，公司將根據(jù)情況對有關(guān)中心責(zé)任人進(jìn)行處罰。客戶來訪接待需進(jìn)行樣板工程參觀的，客戶關(guān)系主管在確定需 參觀的工程項目后，有關(guān)區(qū)域應(yīng)全力予以配合和支持，做好樣板工程單位和有關(guān)經(jīng)銷商的協(xié)調(diào)，確保參觀的順利進(jìn)行。客戶關(guān)系主管負(fù)責(zé)營銷公司預(yù)算內(nèi)接待費(fèi)用的支出和管理。根據(jù)營銷公司和事業(yè)部財務(wù)部確定的有關(guān)費(fèi)用支出標(biāo)準(zhǔn)，合理規(guī)劃安排接待用車、用餐、住宿、禮品等項目的費(fèi)用支出，并及時申報?？蛻絷P(guān)系主管負(fù)責(zé)與接待有關(guān)的資料、文件、禮品的管理，確保滿足客戶接待使用要求、并合理安排使用。客戶關(guān)系主管對于接待過程中的突發(fā)情況，應(yīng)及時處理，避免影響接待進(jìn)行和項目談判。自己無法處理的，應(yīng)及時向銷售管理