檔案員培訓歸檔文件整理細則

檔案員培訓班講義第一講：歸檔文件整理規(guī)則一一、概述述：《歸檔案文文件整理理規(guī)則》是是經全國國檔案工工作標準準化技術術委員會會第八次次年會審審查通過過，正式式批準為為國家檔檔案局推推薦性行行業(yè)標準準。《歸歸檔文件件整理規(guī)規(guī)則》規(guī)規(guī)定了以以“件”為為單位整整理歸檔檔文件的的方法。因因此，實實行了幾幾十年的的案卷級級整理方方法，完完成了它它的歷史史使命。歸歸檔文件件的整理理單位由由“卷”改改為“件件”，檔檔案界稱稱為“文文書立卷卷改革”。下面，我們們來了解解一下幾幾個基本本定義：：二、基本定定義：1、歸檔文文件：立立檔單位位在其職職能活動動中形成成的，辦辦理完畢畢的，應應當作為為文書檔檔案保存存的各種種紙質文文件材料料。同學們要注注意，這這個定義義是由三三個要素素組成：：（1）本單單位職能能活動中中形成的的；（22）已辦辦理完畢畢的；（3）應當作為文書檔案保存的。同時還要注意：是指紙質文件材料。2、歸檔文文件整理理：將歸歸檔文件件以件為為單位進進行裝訂訂、分類類、排列列、編號號、編目目、裝盒盒，使之之有序化化的過程程。3、件：歸歸檔文件件的整理理單位。一一般以一一份文件件為一件件。但是還要注注意幾種種情況：：正本與與定稿為為一件；；正文與與附件為為一件；；原稿與與復制件件為一件件；轉發(fā)發(fā)文與被被轉發(fā)文文為一件件；報表表、名冊冊、圖冊冊等一冊冊（本）為為一件；；來文與與復文可可為一件件。這幾幾種情況況是由幾幾份文件件組成，也也是作為為一件對對待。三、整理原原則：P11111、遵循文文件的形形成規(guī)律律。2、保持文文件之間間的有機機聯(lián)系。3、區(qū)分不不同價值值。4、便于保保管利用用。四、質量要要求：1、歸檔文文件應齊齊全完整整。2、破損的的文件應應予以修修整。3、字跡模模糊或易易褪變的的文件應應予以復復制。4、書寫材材料、紙紙張、裝裝訂材料料等應符符合檔案案保護要要求。前面的內容容我們只只要作個個大概的的了解一一下就行行了。下下面，我我們重點點來學習習“歸檔檔文件的的整理方方法”。五、整理方方法、步步驟：整理方法、步步驟我們們分100步來講講。1、分清文文件材料料的年度度（在幾幾個年度度的文件件材料一一次整理理的情況況下才有有的一步步。按照照檔案法法的規(guī)定定，檔案案是一年年一整理理，但是是在實際際工作當當中，）。2、清除不不須歸檔檔的文件件材料主要有以下下四種情情況：（1）上級級機關文文件材料料中，普普發(fā)性不不需本機機關辦理理的文件件材料，任任免、獎獎懲非本本機關工工作人員員的文件件材料，供供工作參參考的抄抄送件等等（2）重份份文件。是是指同一一字號、內內容的雙雙份或多多份文件件。（3）同級級機關文文件材料料中，不不需貫徹徹執(zhí)行的的文件材材料，不不需辦理理的抄送送件（如如：局與與局之間間的不需需貫徹執(zhí)執(zhí)行、不不需辦理理文件材材料），。（4）下級級機關文文件材料料中，供供參閱的的簡報、情情況反映映、抄報報件。3、裝訂（1）歸檔檔文件按按件裝訂訂。一般般以每份份文件為為一件。特特殊情況況按件的的組合方方法組合合成一件件。（2）件的的組合：：把應當當作為一一件的幾幾個材料料裝訂在在一起，編編目時原原則也只只體現(xiàn)為為一條條條目。有有以下幾幾種情況況：正本與定稿稿為一件件；正文文與附件件為一件件；原稿稿與復制制件為一一件；轉轉發(fā)文與與被轉發(fā)發(fā)文為一一件；報報表、名名冊、圖圖冊等一一冊（本本）為一一件；來來文與復復文可為為一件。在具體做法法上要注注意以下下幾點：：P1113①文件正文文與不同同稿本。文文件的正正本與定定稿為一一件，但但定稿過過厚不易易裝訂的的，也可可單獨作作為一件件；重要要的文件件（如法法律、法法規(guī)等）須須保留歷歷次修改改稿的，其其正本與與歷次稿稿各為一一件。②正文與附附件。附附件作為為正文的的補充說說明或參參考材料料，一般般來說，正正文與附附件為一一件；如如果附件件數(shù)量較較多或者者太厚不不易裝訂訂時，也也可各為為一件。③正文與文文件處理理單等。文文件處理理單應當當與文件件作為一一件，原原件與復復制件作作為一件件。此處處復制件件是指由由于制成成材料、字字跡材料料等不利利于檔案案保管的的文件，以以及使用用中出現(xiàn)現(xiàn)破損的的文件，需需復制后后歸檔。這這類復制制件應當當與原件件作為一一件。④批轉、轉轉發(fā)文件件與被批批轉、轉轉發(fā)文件件。批轉轉、轉發(fā)發(fā)文件與與被批轉轉、轉發(fā)發(fā)文件是是一份文文件的不不同部分分，應當當作為一一件。⑤報表、名名冊、圖圖冊等一一般每冊冊（本）內內容都相相對完整整，具有有獨立的的檢索價價值，因因此應當當按其本本來的裝裝訂方式式，一冊冊（本）作作為一件件。⑥來文與復復文。此此處來文文與復文文包括請請示與批批復、報報告與批批示、問問函與復復函等。此此類文件件可以作作為一件件，也可可分別各各作為一一件，具具體處理理方式可可以由單單位視情情況掌握握。（3）去除除金屬物物：去除除訂書針針、回型型針等金金屬物。（4）分件件裝訂：：可用線線裝、不不銹鋼夾夾子裝訂訂。（當當然還有有一些其其他的材材料）。我我們一般般采用線線裝比較較好（在在實踐工工作中，我我們一般般把薄“件件”用縫縫紉機踩踩，厚“件件”用“三三孔一線線”裝訂訂）。4、加蓋歸歸檔章（1）歸檔檔章設置置項目：：全宗號號、年度度、保管管期限、件件號（含含室編件件號和館館編件號號）、機機構（問問題）選選擇項等等。歸檔檔章規(guī)格格為：長長45MMM，寬116MMM，分為為均勻的的6格。式式樣如下下：（實實體的歸歸檔章為為6個空格格，刻章章時可不不把字刻刻出來。）歸檔章樣式式：全宗號年度室編件號機構（問題題）保管期限館編件號（2）加蓋蓋歸檔章章的位置置：歸檔檔章一般般應當加加蓋在歸歸檔文件件首頁上上端居中中或居右右的空白白位置。如如果領導導批示占占用了上上述位置置，也可可加蓋在在首頁其其他空白白處，但但以上端端為宜。5、歸檔文文件的分分類歸檔文件的的分類，是是指全宗宗內歸檔檔文件的的實體分分類，包包括選擇擇分類方方法、制制定分類類方案、文文件歸類類等工作作。下面，我們們首先來來了解一一下幾種種分類方方法：PP1144（1）按年年度分類類：就是是根據(jù)形形成和處處理文件件的年度度對歸檔文件進進行分類類。第份份文件都都有形成成時間，有有的文件件還有針針對時間間，如“2008年度工作總結、2009年度工作計劃”，這份文件既有形成（落款）年度，又有針對年度時，分年度時，就以文件的成文日期（落款或簽發(fā)日期）確定所屬年度。所以，文書立卷改革取消了按針對年度歸類的做法。下面還有幾種情況，按以下方式確定所屬年度歸檔：①計劃、規(guī)規(guī)劃、總總結、預預決算、統(tǒng)統(tǒng)計報表表以及法法規(guī)性文文件等內內容涉及及不同年年度的文文件，統(tǒng)統(tǒng)一按成成文（落落款）日日期為準準。電報報則以發(fā)發(fā)出的日日期，判判定文件件所屬年年度歸檔檔。②跨年度度召開的的會議，分分類時統(tǒng)統(tǒng)一歸入入會議閉閉幕年度度整理歸歸檔（220088年122月299日召開開，20009年年1月33日結束束的會議議，材料料放20009年年歸檔）。③查處案案件中形形成的文文件材料料，分類類時統(tǒng)一一歸入辦辦結年度度歸檔（不不管案子子辦了幾幾年，哪哪怕辦了了10年長長的時間間，一律律都統(tǒng)一一歸入辦辦結年度度歸檔）。④幾份文文件作為為一件時時，分類類時統(tǒng)一一以裝訂訂在前面面文件的的年度進進行歸檔檔。⑤沒有落落款日期期的文件件材料，應應當通過過對照等等手段考考證文件件的準確確日期或或推定近近似日期期，據(jù)以以按年度度歸檔。⑥對在有有專門年年度中形形成的文文件材料料，如教教學年度度，應當當按照專專門年度度歸檔。⑦臨時性性機構，存存在時間間長（22年以內內），文文件材料料較少，形形成的文文件可以以不分年年，放在在工作結結束年度度歸檔；；如果每每年文件件數(shù)量較較多，也也可以分分散在各各個年度度內歸檔檔。（2）按機機構分類類：就是是根據(jù)文文書處理理階段形形成和處處理文件的的承承辦單位位對歸檔檔文件進進行分類類。原則則上一個個機構設設置一個個類，機機構名稱稱就是類類名（如如業(yè)務股股、辦公公室、庫庫房管理理股等）。各各類的次次序可按按照立檔檔單位機機構序列列表的規(guī)規(guī)定或習習慣上的的順序來來排列。采用機構分分類法，原原則上以以發(fā)文機機構的名名稱歸入入該機構構的類中中。但是是，下列列4種情況況的文件件材料的的處置方方法是：：①業(yè)務部門門起草，以以機關或或辦公廳廳（室）名名義發(fā)文文的，如如果內容容屬該部部門職責責或業(yè)務務范圍，則則應當歸歸入負責責起草文文件的機機構類中中，否則則歸入負負責發(fā)文文的綜合合機構。②由幾個機機構共同同承辦處處理的文文件一般般歸入主主辦機構構。③立檔單位位內設的的臨時機機構，應應和其他他機構同同樣設類類，形成成的歸檔檔文件歸歸入該類類保存。④立檔單位位職能機機構下，又又設機構構的，一一般按上上一級職職能機構構進行分分類；業(yè)業(yè)務獨立立性強、職職能重要要的，也也可選擇擇職能機機構下設設機構進進行分類類（如“辦辦公室下下又設秘秘書科”）。（3）按問問題分類類按問題分類類，就是是按照文文件內容容所說明明的問題題對歸檔檔文件分分類。采用按問題題分類，只只有在不不適合按按機構分分類時，才才采用。不不能同時時采用機機構分類類法。問問題類別別與類名名，應當當根據(jù)內內部機構構的職能能來設置置，不能能按文種種設“材材料類”、“文文件類”、“電電報類”、“通通知類”等等。而應應當按具具體職能能設類，如如“黨群群類”、“業(yè)業(yè)務類“等等。（4）按保保管期限限分類按保管期限限分類，就就是根據(jù)據(jù)國家檔檔案局規(guī)規(guī)定的文文書檔案案保管期期限對歸歸檔文件件進行分分類。對對在20006年年以前形形成的文文書檔案案就按119877年12月4日國家家檔案局局發(fā)布的的《機關關檔案保保管期限限的規(guī)定定》，把把它分為為永久、長長期、短短期；對對20006年以以后形成成的文書書檔案則則按國家家檔案局局20006年12月18日頒頒發(fā)的《機機關文件件材料歸歸檔范圍圍和文書書檔案保保管期限限規(guī)定》，把把它分為為永久和和定期，定定期又分分為300年和100年。（5）復式式分類法法我們整理歸歸檔文件件時，不不能單獨獨采用任任何一種種分類方方法，都都必須由由兩種以以上分類類法組成成一種復復式分類類方法進進行整理理歸檔文文件。下下面介紹紹幾種復復式分類類法：①年度—機機構—保保管期限限分類法法。就是將歸檔檔文件按按年度分分類，每每個年度度下按機機構分類類，再在在組織機機構下面面按保管管期限分分類。此分類方案案為：2007年年：辦公公室………永久、30年、10年業(yè)務股………永久、30年、10年人事股………永久、30年、10年……………2008年年：辦公公室………永久、30年、10年業(yè)務股………永久、30年、10年人事股………永久、30年、10年……………2009年年：……………②保管期限限—年度度—機構構分類法法。就是先將歸歸檔文件件按保管管期限分分類，每每個保管管期限下下按年度度分類，再再在年度度下面按按機構分分類。此分類方案案為：永久：20007年年辦公室室業(yè)務股股人事股股……2008年年辦公室室業(yè)務股股人事股股……2009年年……30年：220077年辦公室室業(yè)務股股人事股股……2008年年辦公室室業(yè)務股股人事股股……2009年年……10年：220077年辦公室室業(yè)務股股人事股股……2008年年辦公室室業(yè)務股股人事股股……2009年年……③年度—問問題—保保管期限限分類法法就是先將歸歸檔案文文件按年年度分類類，每個個年度下下按問題題分類，再再在問題題下面按按保管期期限分類類。此分類方案案為：2007年年：黨群群類………永久、30年、10年業(yè)務類………永久、330年、110年行政類………永久、330年、110年2008年年：黨群群類………永久、30年、10年業(yè)務類………永久、330年、110年行政類………永久、330年、110年2009年年：……………④保管期限限—年度度—問題題分類法法就是將歸檔檔文件按按保管期期限分類類，每個個保管期期限下按按年度分分類，再再在年度度下面按按問題分分類。此分類方案案為：永久：20007年年……黨黨群類、業(yè)業(yè)務類、行行政類………2008年年……黨黨群類、業(yè)業(yè)務類、行行政類………2009年年……………30年：220077年………黨群類類、業(yè)務務類、行行政類………2008年年……黨黨群類、業(yè)業(yè)務類、行行政類………2009年年……………10年：220077年………黨群類類、業(yè)務務類、行行政類………2008年年……黨黨群類、業(yè)業(yè)務類、行行政類………2009年年……………除以上4種種方法外外，我向向大家推推薦一種種比較好好或者說說比較適適合在座座的各位位各自單單位歸檔檔文件歸歸檔的分分類方法法（因為為你們所所在的機機關都是是縣級以以下的機機關）：：⑤保管期限限——年年度分類類法這種方法就就是在保保管期限限下面，按按年度分分類。這這種方法法適用于于縣、市市（區(qū)）以以下內部部機構設設置簡單單或每年年形成文文件材料料數(shù)量少少的機關關。操作作起來簡簡便易行行。此分類方案案為：永久：20007年年、20008年年、20009年年……30年：220077年、220088年、220099年………10年：220077年、220088年、220099年………這里要注意意幾點：：本單位位歸檔文文件的分分類方法法應當保保持相對對穩(wěn)定，使使分類體體系具有有連續(xù)性性，便于于查找利利用。也也就是說說分類方方法一旦旦確定，一一般不要要隨便改改變，確確需要調調整時，最最好從一一個新的的階段開開始，不不要將已已歸檔的的文件打打亂重整整。調整整的情況況要在全全宗介紹紹中說明明。6、歸檔文文件的排排序（“件件”的排排列）件的排列是是指在分分類方案案的最低低一級類類目內，按按事由結結合時間間、重要要程度等等排列。會會議文件件、統(tǒng)計計報表等等成套性性文件可可集中排排列。這這里的強強調的“事事由原則則”，即即同一事事由的相相關文件件應當排排列在一一起。如如一件具具體的事事，或一一個具體體的問題題，或一一段緊密密性的工工作過程程等。下面，我們們來分別別加以說說明：（1）同一一事由的的排列（如如都干部部任免的的文件）：：按文件件形成時時間的先先后順序序，成文文日期在在前的文文件排列列在前，在在后的排排列在后后；或按按文件的的重要程程度排列列，相對對重要的的放在前前面，其其他的放放在后面面。（2）不同同事由的的排列：：按是時時間、重重要程度度等多種種方法。具具體可按按以下幾幾種方法法處理：：①按不同事事由形成成時間的的先后順順序排列列；②按按事由的的重要程程度排列列，主要要職能文文件或重重要活動動文件排排在前，其其他工作作形成的的文件材材料排在在后，或或將綜合合性的排排在前，具具體業(yè)務務工作排排在后；；③按事事由具有有的共同同屬性分分別集中中排列，即即按責任任者或承承辦部門門分別集集中排列列、按不不同問題題分別集集中排列列、按文文件的“成成套性”排排列等。7、編件號號（含填填寫歸檔檔章）編件號：就就是歸檔檔文件應應當依分分類方案案和排列列的順序序逐件編編號，是是將歸檔檔文件在在全宗中中的位置置標識為為符號。并并同時填填寫歸檔檔章的其其他項目目。填寫的具體體項目及及要求如如下：（1）編件件號。分分為室編編件號和和館編件件號。①室編件號號是將歸檔文文件在分分類方案案的最低低一級類類目內的的排列順順序號。就就是在不不同的保保管期限限內，按按文件排排列的順順序從“1”開始標注流水號。流水號要注意一年一斷號，即第二年的歸檔文件的流水號要重新從“1”開始編寫。②館編件號號館編件號，在在整理歸歸檔文件件時一般般不要編編寫，只只是預留留一個位位置而已已。那么么，為什什么要設設置這一一項呢？？這是專專為檔案案館設置置的。因因為檔案案在移交交檔案館館后，檔檔案館要要對移交交進館的的檔案進進行監(jiān)定定、整理理。如將將部分檔檔案抽出出、補入入等，使使目錄中中的件號號出現(xiàn)斷斷號現(xiàn)象象，從而而增加了了檔案館館管理工工作的難難度，有有必要重重新編制制件號。這這樣便于于檔案的的查找利利用。（2）全宗宗號全宗號是檔檔案館給給立檔單單位的代代號。（3）年度度年度指歸檔檔文件的的形成年年度。填填寫時，采采用公元元紀年，以以4位阿拉拉伯數(shù)字字表示，不不能簡化化。如220099年，不不能寫成成09年，應應當寫為為“20009”。（4）保管管期限按歸檔鑒定定時劃分分的保管管期限填填寫。永永久或330年、100年。（5）件號號件號是按排排列的件件號順序序依次填填入室編編件號欄欄。在檔檔案移交交進館時時，再要要按檔案案館的有有關規(guī)定定填寫?zhàn)^館編件號號。無進進館任務務的單位位（就是是該單位位的檔案案不要移移交進館館保存）或或進館范范圍外的的檔案（如如10年的的檔案）可可空出此此項不填填寫。（6）機構構（問題題）此項為選擇擇項?？h縣以下的的機關一一般文件件數(shù)量少少，只采采用年度度、保管管期限兩兩種分類類法即可可滿足整整理工作作的需要要，無須須再分機機構（問問題）?？煽梢圆惶钐顚懘隧楉?。若選選擇了機機構（問問題）分分類法，才才需要填填寫。填寫歸檔章章項目的的書寫材材料要求求：應當當使用符符合檔案案保護要要求的字字跡材料料，如碳碳素黑水水等，也也可用打打號機打打號。禁禁止用圓圓珠筆、鉛鉛筆、純純藍黑水水等不耐耐久的書書寫材料料進行填填寫。8、編寫歸歸檔文件件目錄以“件”為為單位整整理的歸歸檔文件件，其目目錄反映映了全宗宗內歸檔檔文件的的體系結結構，并并是檔案案的保管管、鑒定定、檢索索、統(tǒng)計計等工作作的依據(jù)據(jù)與基礎礎。歸檔文件目目錄包括括件號、文文號、題題名、日日期、頁頁數(shù)和備備注等項項目《歸檔文件件目錄》式式樣：件號責任者文號題名日期頁數(shù)備注1縣檔案局東檔發(fā)[20099]2關于舉辦檔檔案員崗崗位培訓訓班的通通知2009004222223（1）歸檔檔文件目目錄的填填寫說明明及要求求①件號。填填寫室編編件號。②責任者。指指制發(fā)文文件的組組織或個個人，即即文件的的發(fā)文機機關或署署名者。填填寫時一一般應使使用全稱稱或通用用簡稱，注注意不能能使用“本本局”、“本本公司”等等。③文號。填填寫歸檔檔文件上上的發(fā)文文字號。④題名。即即填寫歸歸檔文件件上的標標題。一一般情況況下，文文件只有有一個題題名（正正題名），填填寫時照照實錄入入；有的的文件還還有副題題名，當當正題名名能夠反反映文件件內容時時，副題題名無須須錄入；；當文件件沒有題題名，或或以文種種作為題題名時（如如：通知知），應應當根據(jù)據(jù)文件內內容重新新擬寫或或補充標標題，并并在新擬擬標題之之外加上上“[]”號號；會議議記錄須須重擬題題名時，應應當寫明明會議的的時間和和主要內內容；會會議記錄錄要以一一次會議議的記錄錄作為一一件，并并擬寫題題名（實實踐中我我們一般般以一個個年度一一本為一一件）。有有些歸檔檔文件的的附件獨獨立性強強，或者者附件是是正文的的重要補補充和說說明，在在正件與與附件作作為一件件時，可可在正件件題名后后抄錄附附件題名名，外加加“（）”號號。⑤日期。填填寫歸檔檔文件的的形成時時間，即即發(fā)文時時間（落落款時間間）。填填寫時以以8位阿拉拉伯數(shù)字字標注年年月日，如如20009年4月22日，標注注為20009004222。也可可做兩行行填寫。⑥頁數(shù)。填填寫歸檔檔文件的的總頁數(shù)數(shù)。以有有圖文的的頁面為為一頁，空空白頁不不計。大大和折疊疊頁面按按折疊前前頁面數(shù)數(shù)計算頁頁面數(shù)。來來文與復復文、正正本與定定稿等作作為一件件時，統(tǒng)統(tǒng)計頁數(shù)數(shù)時，將將構成該該件的各各文件頁頁數(shù)相加加伯為該該件的頁頁數(shù)。如如關于+++問題題的請示示和批復復分別為為3頁和2頁，作作為一件件時，該該件頁數(shù)數(shù)應為55頁。⑦備注。填填寫歸檔檔文件需需要補充充和說明明的情況況。包括括密級、缺缺損、修修改、補補充、移移出、銷銷毀等等等。（2）填寫寫歸檔文文件目