酒店工采購工作手冊

第一節(jié)概述及組織機(jī)構(gòu)一、 概述采購部是負(fù)責(zé)編制酒店各部門物品物料的采購預(yù)算、方案和采購等工作的重要后勤保障部門，對采購本錢及采購資金進(jìn)行嚴(yán)格控制，并保證酒店各部門物品物料的正常運行結(jié)合本酒店實際，特制，并保證酒店各部門物品物料的正常運行結(jié)合本酒店實際，特制定此工作手冊二、組織機(jī)構(gòu)第二節(jié)職位說明及采米購經(jīng)理司機(jī)崗位職責(zé)一、采購經(jīng)理崗位名稱：采購經(jīng) 理直接上司：總經(jīng)理管理對象：采購員、司機(jī)具體職責(zé)：根據(jù)酒店各營業(yè)部門物資要求及消耗情況，編制酒店全年度的采購預(yù)算和采購方案，報總經(jīng)理批準(zhǔn)以后組織實施，確保各項米購任務(wù)的完成。建立完整的米購檔案保存制度〔包括供給商資料檔案、供給商質(zhì)量信譽(yù)檔案、物品的價格資料檔案〕負(fù)責(zé)與倉庫聯(lián)系，及時處理產(chǎn)品的質(zhì)量問題，協(xié)調(diào)督促供給商及時送貨。協(xié)助上司比擬供給商的報價和整理供給商資料。搜集各類采購物料的樣板和安排供給商的示范工作。配合倉庫對物品進(jìn)行驗收，確保物品符合申購的要求。對供給商的各種單據(jù)進(jìn)行審核和整理。負(fù)責(zé)部屬人員的思想、業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，開展員工的職業(yè)道德、法制觀念教育，完成上級分配的其它工作。素質(zhì)要求：根本素質(zhì)：遵紀(jì)守法，有協(xié)調(diào)能力；有責(zé)任感，不以權(quán)謀私，保守業(yè)務(wù)機(jī)密。自然條件：年齡25歲以上，品貌端正，待人和藹、文化程度：中專以上。語言能力：國語流利。工作經(jīng)驗：具備3年以上酒店工作經(jīng)驗，兩年以上采購工作經(jīng)驗。特殊要求：熟悉采購程序和采購內(nèi)容。二、采購員崗位名稱:采購員直接上司：采購經(jīng)理管理對象：無具體職責(zé)：了解各營業(yè)部門物品需求及各類物品市場的供給情況，掌握財務(wù)部對各種物品的采購本錢及采購資金的控制要求，熟悉了解各種物品的采購方案。了解部門和倉庫各類物品的消耗情況，根據(jù)采購計劃，對各種物品進(jìn)行價風(fēng)格查。搜集市場上各類物質(zhì)的價格信息，作好資料的存檔工作。協(xié)助倉庫作好物質(zhì)的驗收工作，對質(zhì)量不合格價格不符的產(chǎn)品給予退貨。與有關(guān)供給商作好積極的溝通，保持良好的合作關(guān)系。嚴(yán)格執(zhí)行酒店財務(wù)制度，遵紀(jì)守法，不索賄，不受賄，在平等互利的下開展業(yè)務(wù)工作。完成上級分配的其它工作任務(wù)。素質(zhì)要求：根本素質(zhì)：遵紀(jì)守法，不以權(quán)謀私，不假公濟(jì)私。自然條件：年齡在25歲以上，品貌端正，身體健康。文化程度：高中以上學(xué)歷。語言能力：國語流利。工作經(jīng)驗：具備2年以上酒店采購工作經(jīng)驗。特殊要求：對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，勇于克服困難。三、司機(jī)崗位名稱：司機(jī)直接上司：采購經(jīng)理管理對象：無具體職責(zé)：鉆研業(yè)務(wù)，熟悉車輛性能，對負(fù)責(zé)車輛進(jìn)行日常維護(hù)，保持車輛整潔，保證車輛良好的狀態(tài)。堅守崗位，遵守行車制度，遵守值班制度，聽從行政辦指定車輛調(diào)度人員安排。提前5分鐘到達(dá)調(diào)車指定地點。主動為乘客效勞，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對乘客談話做到不介入，不傳播。本著努力為酒店節(jié)省費用的原那么，凡屬于自行保養(yǎng)的〔如換機(jī)油等〕要及時自行做好。每天上崗檢查所分管車輛的車況，認(rèn)真擦洗，隨時做好出車準(zhǔn)備。車輛有故障要及時向直接上司報告，填寫?車輛維修申請單?，領(lǐng)導(dǎo)審批后到指定廠家維修，嚴(yán)禁開帶病車上路。嚴(yán)格執(zhí)行交通平安法規(guī)和有關(guān)條例，確保平安行車。嚴(yán)格執(zhí)行酒店關(guān)于在崗人員儀表著裝規(guī)定，執(zhí)行?酒店司機(jī)及車輛管理規(guī)定?，優(yōu)質(zhì)高效完成出車任務(wù)。認(rèn)真填寫用車報表，做好行車記錄。素質(zhì)要求：根本素質(zhì)：有信任感，有責(zé)任心。自然條件：年齡22歲以上，身體健康，儀表端莊。文化程度：高中以上。語言能力：普通話流利。工作經(jīng)驗：五年以上駕齡，持B型駕駛執(zhí)照，熟悉周邊的交通地理。工作經(jīng)驗：具備3年以上酒店工作經(jīng)驗，兩年以上采購工作經(jīng)驗。特殊要求：熟悉采購程序和采購內(nèi)容。第三節(jié)工作程序及標(biāo)準(zhǔn)一、采購工作程序及標(biāo)準(zhǔn)〔一〕入庫物品的采購工作流程及標(biāo)準(zhǔn)：入庫物品的采購申請營業(yè)部門根據(jù)本部的日常經(jīng)營需要，由申請人填寫?采購申請單?，并詳細(xì)注明所需采購物質(zhì)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、品牌及參考價等。部門負(fù)責(zé)人對所需采購物品簽字確認(rèn)，必要時對采購物品進(jìn)行刪減和增補(bǔ)。?采購申請單?一式四聯(lián)，一聯(lián)作采購物品用、一聯(lián)作驗收憑據(jù)．一聯(lián)作倉庫備查、一聯(lián)作部門備查；倉庫根據(jù)本月的倉庫物質(zhì)庫存情況和營業(yè)部門月用貨量情況、由倉庫保管員填寫采購申請單，并詳細(xì)注明所需采購物質(zhì)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、品牌及參考價等；倉庫負(fù)責(zé)人對營業(yè)部門或倉庫所下的采購申請單進(jìn)行初步審核并簽字，對于倉庫有存貨的物質(zhì)或代替品知會各申請部門，將?采購申請單?的分類整理歸檔；入庫物品的采購審批采購員或采購主管每天到倉庫拿取?采購申請單?，將倉庫和營業(yè)部門的?采購申請單?分類整理，并在?采購申請單?上注明供給商名稱，沒有供給商的注明原因，并檢查所有所需采購是否有參考價，沒有參考價的注明參考價；入庫物品的采購實施采購員或采購主管對經(jīng)總經(jīng)理審批后的?采購申請單?進(jìn)行采購有固定供給商的，應(yīng)書面通知供給商供貨，并按照供給商與酒店物價小組簽訂的合同對供給商的供貨期限進(jìn)行跟蹤，務(wù)必使供給商及時送貨；對于沒有固定供給商送貨的日常用品等由采購員或采購主管組織采購，并在?采購申請單?下達(dá)2－－3天內(nèi)完成采購。入庫物品的采購驗證供給商或總辦采購部購回物品，由倉庫通知驗貨部驗貨，驗貨部及時組織驗貨人員按照供給商提供的樣品或驗收標(biāo)準(zhǔn)、?采購申請單?、有關(guān)供貨合同等對所到貨物進(jìn)行驗收。驗收合格品入庫；對于驗收不合格物品由采購部與供給商協(xié)調(diào)退貨，并對退貨品種以書面記錄，作為對供給商考核的依據(jù)。〔二〕直拔物品的采購工作流程及標(biāo)準(zhǔn)：直拔物品的采購申請：直拔物品包括蔬菜類、海鮮類、肉類、局部餐料等；部門申請人根據(jù)每天用貨情況和部門倉庫的庫存情況填寫?采購申請單?，并詳細(xì)注明所需采購物質(zhì)的名稱、規(guī)格、數(shù)量等；于當(dāng)天下午8：00交給行政總廚；行政總廚對?采購申請單?進(jìn)行檢查，必要時作刪減和增補(bǔ)并簽字確認(rèn)后于當(dāng)日下午9：00之前交給部門經(jīng)理審批。直拔物品的采購審批：部門經(jīng)理對行政總廚的審核過的?采購申請單?進(jìn)行審批。直拔物品的采購實施：部門申請人將經(jīng)部門以理簽字后的?采購申請單?于當(dāng)日下午9：30之前交采購部作為第二天供給品種。直拔物品的采購驗證：各供給商到貨時間員工食堂蔬菜、肉類及餐料供給商到貨時間為：每天上午 8：30中餐肉禽類供給商到貨時間為：每天上午9：00中餐海鮮類供給商到貨時間為：每天上午9：30中餐蔬菜類供給商到貨時間為：每天上午9：30供給商到貨，由部門申請人通知驗貨部驗收，對于驗收不合格品種予以退貨，并作好相關(guān)的退貨記錄作為對供給商考核依據(jù)。〔三〕臨時物品采購工作程序臨時物品的采購申請：臨時采購物品必須是在營業(yè)部門運行過程中的某些突發(fā)需求〔包括客人的某些需求和酒店本身產(chǎn)生的突發(fā)需求，例工程維修配件等〕部門申請人詳細(xì)填寫?采購申請單?，注明所需采購物質(zhì)的名稱、規(guī)格、數(shù)量等臨時物品的采購審批：部門負(fù)責(zé)人簽字審核，檢查所需采購物品的名稱、數(shù)量、規(guī)格等必要時進(jìn)行刪減和增補(bǔ)，并注明急需采購的原因。臨時物品的采購實施：采購員或采購主管根據(jù)部門所下的?采購申請單?直接采購，部門急用的物品采購須在當(dāng)天完成；采購員或采購主任將部門所采購物品購回后，需將采購申請單交給物價小組和總經(jīng)理補(bǔ)簽字手續(xù)。臨時物品的采購驗證：采購部購回物品，驗貨部給予優(yōu)先驗收，驗收合格入庫后交與營業(yè)部門領(lǐng)用。二、車輛出車程序與標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)備工作上班第一件事：檢查所負(fù)責(zé)車輛的清潔衛(wèi)生、油量及其他根本車況，及時加油、洗車在辦公室等候出車。司機(jī)接到出車任務(wù)單后要仔細(xì)閱讀，尤其是對等候地點、出車時間、乘車人及其去向要了解清楚。持汽車使用調(diào)度單領(lǐng)取車鑰匙和有關(guān)證件。提前做好車輛的內(nèi)外清潔衛(wèi)生，檢查儲油量和水電及其儀表運轉(zhuǎn)情況，符合要求再出車。載客行駛衣、發(fā)整潔。待客人入座，放好行李后，關(guān)上車門，發(fā)動車輛。如客人中途要求下車需問清等候的時間及地點。有禮貌地答復(fù)客人所提問題，熱情幫助乘客解決臨時遇到的困難。行車到達(dá)目的地后，翻開車門請客人下車，與客人辭別并目送客人離開。駕車返回前檢查客人坐位，如有遺忘物品及時送還客人。收尾工作完成出車任務(wù)后，回酒店將車輛停放在指定位置，檢查車況，如未到下班時間和沒有出車任務(wù)那么安排加油、洗車。關(guān)閉電源，鎖好車門。將車鑰匙交回保安部值班室，填寫出車記錄表?；氐睫k公室，向主管簡單匯報出車情況。填寫用車日報表，包括去向、出車時間、行駛公里等。保管好出車任務(wù)單，月末統(tǒng)一結(jié)算。在辦公室等候出車任務(wù)。第四節(jié)管理制度一、酒店司機(jī)及車輛管理制度管理規(guī)定：司機(jī)由行政辦統(tǒng)一管理，定期考評；人車相對固定，車輛專人保養(yǎng)，專人管理；建立車輛管理檔案，實行一車一檔專人管理；司機(jī)資格司機(jī)必須持有B牌駕照，并有三年相關(guān)工作經(jīng)驗。司機(jī)守那么與權(quán)限熱情接待，小心駕駛，遵守交通規(guī)那么，確保交通平安。作息時間須服從工作需要，接到出車指令后，迅速做好出車準(zhǔn)備，不得無故拖延出車時間，或拒絕接受出車指令。為客效勞時，主動招呼，開關(guān)車門；乘車者攜行李較多時，主動予以幫助。確認(rèn)目的地后，選擇最正確的行車路線，準(zhǔn)時、快捷到達(dá)目的地。乘車人下車辦事時，司機(jī)一般不得離車。未經(jīng)批準(zhǔn)不得私自開車外出，或擅自將車借給他人駕駛，否那么所發(fā)生的一切責(zé)任由司機(jī)承當(dāng)。提倡微笑效勞，對內(nèi)效勞酒店各部門，對外宣傳、維護(hù)酒店的良好形象。熟悉了解酒店經(jīng)營信息，隨時在車上備有酒店宣傳資料及地圖等。有權(quán)謝絕沒有派車任務(wù)或私人私事的用車要求。違規(guī)處理違反交通規(guī)那么的一切罰款由司機(jī)自行負(fù)責(zé)。任意放置車輛導(dǎo)致違反交通規(guī)那么、損毀、失竊，由司機(jī)賠償損失。意外事故造成車輛損壞，在扣除保險金額后，再視實際情況由司機(jī)與酒店共同負(fù)擔(dān)。違反?司機(jī)守那么與權(quán)限?條款的視情節(jié)輕重予以處分。費用報銷停車費、路橋費及維修費憑證實報實銷。車輛維修、清洗、打臘等報批后到指定維護(hù)廠家維修保養(yǎng)，否那么維護(hù)費一律不予報銷，自行修復(fù)的，可報銷購買材料零件費用。車輛于行駛途中發(fā)生故障或其他耗損急需修復(fù)時，視實際情況需要進(jìn)行修理，無迫切需要應(yīng)請求批示，否那么修理費不予報銷。部門用車程序部門用車必須提前書面申請，部門經(jīng)理簽字，經(jīng)辦人持“申請單〞到行政辦辦理用車手續(xù)。批準(zhǔn)后，按時到指定地點出車。行政辦統(tǒng)一組織日常車輛的調(diào)度，用車部門必須服從安排，不得擅自對司機(jī)提出用車要求，或強(qiáng)行要求行政辦調(diào)配車輛；司機(jī)不能無派車任務(wù)出車。。部門特別用車程序各一線部門經(jīng)理在12:00-14:30和17:30-8:00，如有緊急需要，可以持部門經(jīng)理簽名申請單直接通知值班司機(jī)。值班司機(jī)立即向行政辦車輛調(diào)度人員報告，如無其他特殊情況，司機(jī)按確認(rèn)出車。司機(jī)有權(quán)拒絕沒有調(diào)度人員簽字或緊急口頭通知的出車任務(wù)。司機(jī)出車程序司機(jī)憑車輛調(diào)度單到保安部領(lǐng)取車匙及相關(guān)行駛證件，出車完畢后及時交回，不得私自帶著車匙下班。出發(fā)前，先檢查車燈、水箱、剎車系統(tǒng)、輪胎、油等及核對登記公里數(shù)，如發(fā)現(xiàn)不符及損壞，應(yīng)向主管報告。按時到指定地點候人，并為效勞對象提供優(yōu)質(zhì)效勞。出車后報告主管，并按規(guī)定填報行車記錄、出車時間、返車時間及公里數(shù)做好所負(fù)責(zé)車輛的日常檢修、保養(yǎng)工作，并將車輛停放在指定位置。汽車保養(yǎng)與檢查每次出車后及時清理車內(nèi)衛(wèi)生，防止易燃易爆物品留在車上，做到車內(nèi)無異味，無雜物。每天上旗開得勝，司機(jī)第一件事檢查指定車的車次〔衛(wèi)生、機(jī)油〕，視情況洗車、加油。汽車一周未使用時，由車輛保管人發(fā)動一次，溫車5分鐘。定期保養(yǎng)。二、用車管理制度申請用車部門逐項填寫內(nèi)部用車申請單，經(jīng)部門經(jīng)理審核、簽字。將用車申請單轉(zhuǎn)到總辦，根據(jù)需要和車輛調(diào)度情況派車。審批權(quán)限使用小車由總經(jīng)理審批.使用其它車輛由行政辦主任簽批.值班、節(jié)假日用車持部門經(jīng)理簽字的申請單出車，并報行政辦備案。車輛使用原那么凡出塘廈區(qū)域車輛,提前一天申報,以便總辦統(tǒng)一編制長途用車方案,提高車輛使用率.市內(nèi)用車原那么凡屬部門正常用車〔如每周、每月例行用車〕，應(yīng)提前半天將用車申請單報總辦。本著節(jié)約的原那么，凡路途較近，時間允許又不需載貨的，一般不派車。憑用車申請單派車一般情況下，必須憑內(nèi)部用車申請單向行政辦申請派車。遇特殊情況，由行政辦公室主任通知，可先出車，但事后須及時補(bǔ)單。未經(jīng)批準(zhǔn)，禁止無調(diào)度單〔特殊情況為申請單〕找司機(jī)出車。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)私自出車現(xiàn)象，用車人必須按酒店出租車費標(biāo)準(zhǔn)付費，同時扣發(fā)司機(jī)局部效益工資。三、 車輛維修保養(yǎng)檢查制度司機(jī)在完成日常出車任務(wù)回隊后，需對所管的車輛做到勤檢查、勤擦洗、勤保養(yǎng)外，在車輛月檢前，需進(jìn)行認(rèn)真系統(tǒng)的檢查保養(yǎng)。檢查的工程有月行駛里程、全車衛(wèi)生、機(jī)油、水、剎車油、變速油及輪胎氣壓等，如果不合格那么予限期完成并停駛，在停駛期限內(nèi)將對司機(jī)的福利待遇做相對扣發(fā)。對于汽車正常的維修或保養(yǎng)如換機(jī)油等需由司機(jī)本人完成。對于確需送修理廠進(jìn)行修理的汽車需同主管提出申請，經(jīng)總辦同意、總經(jīng)理審批方可修理。對于修理回來的車輛，本車司機(jī)需對車輛認(rèn)真檢查，是否符合標(biāo)準(zhǔn)，修理廠所收費用是否合理，主管部門領(lǐng)導(dǎo)具有審查的權(quán)力。對車輛的月檢更換某種部件、年檢進(jìn)廠修理車需詳細(xì)的記入本車技術(shù)檔案。對于按汽車尾號要進(jìn)行年檢的車輛，需領(lǐng)取車輛年檢表。對車輛進(jìn)行年檢合格后，要迅速去交管部門領(lǐng)取年檢合格證貼于汽車前風(fēng)檔的右前方。