義守大學(xué)電子公文系統(tǒng)簡(jiǎn)介

義守大學(xué)電子公文系統(tǒng)簡(jiǎn)介管理資訊系統(tǒng)期未報(bào)告組員：苑瀕文、郭芷妤吳隆聖、黃寶慧日期：2007年8月22日12/10/20221目錄一、電子公文簡(jiǎn)介二、電子公文系統(tǒng)簡(jiǎn)介(一)系統(tǒng)範(fàn)圍(二)登入系統(tǒng)(三)公文製作

(四)公文會(huì)辦

(五)外來(lái)文的簽辦程序(六)公文查詢

(七)登記桌分文作業(yè)

12/10/20222一、電子公文簡(jiǎn)介公文依現(xiàn)行公文程式條例:稱公文者，謂處理公務(wù)之文書(shū)。＊類(lèi)別分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」及「其他公文」6種。

參考來(lái)源:.tw/kolu/law.htm12/10/20223電子公文『電子公文』是行政院研考會(huì)推行已久(民國(guó)88年起)的政府e化中的公文電子化作業(yè)，目的是要將傳統(tǒng)紙本公文轉(zhuǎn)成電子格式，目前是要求符合XML格式(以前政府單位的公文電子化是採(cǎi)微軟OFFICE的WORD格式)，然後內(nèi)部仍要透過(guò)電子簽核流程完成所有的動(dòng)作(包括創(chuàng)稿、簽呈、收文、會(huì)辦、發(fā)文等)，對(duì)外則要以標(biāo)準(zhǔn)格式經(jīng)由交通部的公文電子交換中心進(jìn)行交換。*公文電子交換:依「機(jī)關(guān)公文電子交換作業(yè)辦法」，係指將文件資料透過(guò)電腦及電信網(wǎng)網(wǎng)路，予以傳遞收受者。12/10/20224公文製作係指採(cǎi)由左至右之橫行格式製作與公務(wù)相關(guān)之公文書(shū)，包括機(jī)關(guān)與機(jī)關(guān)或機(jī)關(guān)與人民往來(lái)之文件，一般透過(guò)文書(shū)編輯軟體提供公務(wù)文書(shū)繕打、編輯、轉(zhuǎn)交換檔等功能。應(yīng)以正確、清晰、簡(jiǎn)明、迅速、整潔、一致及完整為原則。12/10/20225公文管理係指登錄詳盡之公文處理過(guò)程相關(guān)事實(shí)資訊為基礎(chǔ)，實(shí)施自我管理、文書(shū)稽核、時(shí)效統(tǒng)計(jì)分析及流程簡(jiǎn)化等管理措施，以提高公文處理時(shí)效及品質(zhì)。概分為公文收發(fā)管理與公文流程管理系統(tǒng)。12/10/20226公文交換透過(guò)網(wǎng)際網(wǎng)路，以電子方式傳遞機(jī)關(guān)與機(jī)關(guān)或機(jī)關(guān)與人民之間的公文。電子公文系統(tǒng)將傳統(tǒng)人工公文作業(yè)轉(zhuǎn)換為電子化，一切作業(yè)（公文編製、傳遞）皆由電腦來(lái)完成。12/10/20227二、義守大學(xué)電子公文系統(tǒng)12/10/20228(一)系統(tǒng)範(fàn)圍本電子公文系統(tǒng)的主要功能項(xiàng)目如下：1.公文製作：為研考會(huì)規(guī)範(fàn)標(biāo)準(zhǔn)格式包含─簽、函、書(shū)函、令、開(kāi)會(huì)通知、公告六大類(lèi)公文格式，及貴校內(nèi)部開(kāi)會(huì)通知、內(nèi)部公告。2.登記桌作業(yè)：包含分文作業(yè)(外來(lái)文文書(shū)組分文至承辦單位的公文)、會(huì)辦作業(yè)(其他單位承辦人傳送會(huì)辦單位的公文)。此作業(yè)為權(quán)限管制必須有登記桌作業(yè)權(quán)限人員才有的作業(yè)。3.承辦人作業(yè)：包含流程公文(由他人會(huì)辦的公文資料夾)、經(jīng)辦公文(自己承辦的公文資料夾)。4.公文查詢：包含公文基本資料查詢(查詢自己所承辦的公文內(nèi)容及流程或複製已存檔公文內(nèi)容)。5.公文管理：包含單位基本資料、部門(mén)人員權(quán)限設(shè)定，總收發(fā)文來(lái)文登錄、發(fā)文登錄、點(diǎn)收作業(yè)、歸檔作業(yè)及相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等作業(yè)。此作業(yè)為權(quán)限管制，必須有總收發(fā)作業(yè)權(quán)限人員才有的作業(yè)。6.資訊管理：個(gè)人電話、E_mail、常用詞彙、正副本群組及預(yù)設(shè)公文流程等基本資料設(shè)定。12/10/20229(二)登入系統(tǒng)1.一般身分登入瀏覽器IE→正式環(huán)境網(wǎng)址.tw/→

輸入您的帳號(hào)與密碼後→按下登入系統(tǒng)2.登入系統(tǒng)後出現(xiàn)的稽催公文畫(huà)面，提醒承辦人員是否有公文尚未辦理12/10/2022103.登登入系系統(tǒng)後後畫(huà)面面上方方將出出現(xiàn)個(gè)個(gè)人基基本資資訊---使用者者單位位-職職稱-姓名名等資訊訊---12/8/2022114.請(qǐng)請(qǐng)至資訊管管理選選項(xiàng)，選擇擇個(gè)人資資料設(shè)設(shè)定功功能。系統(tǒng)統(tǒng)必填填的欄欄位有有：使使用者者E-mail、電電話、、分機(jī)機(jī)、傳傳真。。12/8/202212(三三)公公文文製製作作1.進(jìn)進(jìn)入入系系統(tǒng)統(tǒng)後後點(diǎn)選選公公文文製製作作選項(xiàng)項(xiàng)，，選擇擇需需要要製製作作的的公公文文類(lèi)類(lèi)型型(以以製製作作一一份份函函為為例例)12/8/2022132.點(diǎn)選選函後，，系統(tǒng)將將另開(kāi)公公文製作作視窗，，此視窗窗包括公文內(nèi)容容、電子子附件、、簽核記記錄及公公文流程程四大功能能。12/8/2022143.選擇擇公文內(nèi)容容功能，依依序輸入入各欄位位資料點(diǎn)點(diǎn)選正、、副本單單位輸入入時(shí)，請(qǐng)請(qǐng)使用輔助助輸入。4.點(diǎn)選選電子文文→輸入入關(guān)鍵字字→按查查詢→→選擇擇欲選取取單位→→按選擇擇→確定定12/8/2022155.如果有有附件資料料，請(qǐng)?jiān)诟郊f(shuō)明中中輸入附件件傳送方式。。12/8/2022166.如果附附件為電子子附件，請(qǐng)請(qǐng)至電子附件功功能中加入入電子附件件。按瀏覽→夾夾帶電子附附件→按儲(chǔ)儲(chǔ)存，檔案案明細(xì)區(qū)將將出現(xiàn)電子子附件檔案案資料清單單12/8/2022177.會(huì)辦單位的選擇，選選取輔助輸入選選擇欲會(huì)辦辦的單位。。12/8/2022188.相相關(guān)關(guān)資資料料欄欄位位輸輸入入完完畢畢後後，，如如您您按按儲(chǔ)存存，，將出現(xiàn)現(xiàn)創(chuàng)創(chuàng)稿稿文文號(hào)號(hào)完完成成存存檔檔的的資資訊訊，表表示示此此份份函函稿稿已已存存入入系系統(tǒng)統(tǒng)，，請(qǐng)請(qǐng)按按確確定定。。12/8/2022199.在在按按公文文列列印印時(shí)，，會(huì)會(huì)出出現(xiàn)現(xiàn)要要求求列列印印之之前前資料料同同步步儲(chǔ)儲(chǔ)存存視視窗窗功功能能，請(qǐng)請(qǐng)按按確確定定。。12/8/20222010.當(dāng)當(dāng)執(zhí)執(zhí)行行完完資資料料同同步步儲(chǔ)儲(chǔ)存存動(dòng)動(dòng)作作後後，，此此時(shí)時(shí)系系統(tǒng)統(tǒng)將將啟動(dòng)動(dòng)AcrobatPDF檔檔案案開(kāi)開(kāi)啟啟視視窗窗，請(qǐng)請(qǐng)按按開(kāi)開(kāi)啟啟。。12/8/20222111.此此時(shí)時(shí)系系統(tǒng)統(tǒng)將將啟啟動(dòng)動(dòng)AcrobatReader功功能能，，開(kāi)開(kāi)啟啟您您製製作作的的函函稿稿文文件件PDF檔檔案案，，請(qǐng)請(qǐng)預(yù)覽覽相相關(guān)關(guān)欄欄位位資資料料無(wú)無(wú)誤誤後後，，按按列列印印功功能能，，將將此此函函稿稿列列印印出出來(lái)來(lái)。。12/8/20222212.確確保保資資料料完完整整性性建建議議執(zhí)執(zhí)行行步步驟驟為為1.儲(chǔ)儲(chǔ)存存2.公公文文列列印印3.關(guān)關(guān)閉閉。12/8/202223(四四)公公文文會(huì)會(huì)辦辦1.當(dāng)當(dāng)您您於於公公文文製製作作畫(huà)畫(huà)面面儲(chǔ)儲(chǔ)存存函函稿稿並並關(guān)關(guān)閉閉公公文文製製作作視視窗窗時(shí)時(shí)，，此此份份函稿稿公公文文將將匯匯入入承承辦辦人人作作業(yè)業(yè)選選項(xiàng)項(xiàng)中的經(jīng)辦公文資料料夾下，您可以直直接點(diǎn)選創(chuàng)稿稿文號(hào)，以瀏瀏覽或修改公公文資料。12/8/2022242.此時(shí)可重重新修改公文文相關(guān)欄位資資料並儲(chǔ)存且且重新列印。。12/8/2022253.辦理簽會(huì)流程及會(huì)會(huì)辦程序，待核決判行行或授權(quán)代判判主管決行後，該文將回傳傳到承辦人處處，承辦人必必須依相關(guān)主主管修改的公公文內(nèi)容，修改內(nèi)內(nèi)容的的公文文並確確定再再一次次儲(chǔ)存存列印印。12/8/2022264.回回承辦人人作業(yè)業(yè)選項(xiàng)的的經(jīng)辦公公文資料夾夾下，，點(diǎn)選送文文書(shū)組組發(fā)文文按鈕，，此時(shí)時(shí)系統(tǒng)統(tǒng)將自自動(dòng)帶帶出各各單位位檔號(hào)號(hào)資料料，承承辦人人必須須選擇擇檔號(hào)類(lèi)類(lèi)別並按確確定後後，此此份公公文電電子檔檔案將將自動(dòng)傳傳送至至文書(shū)書(shū)組，，以辦辦理後後續(xù)發(fā)發(fā)文程程序。12/8/2022275.當(dāng)當(dāng)承辦辦人所所製作作公文文為創(chuàng)創(chuàng)簽的的格式式，或或函稿稿公文文經(jīng)主管決決行意意見(jiàn)為為不需需發(fā)文文時(shí)，承辦辦人可可點(diǎn)選選內(nèi)部存存查或或刪除除，以結(jié)結(jié)束系系統(tǒng)中中公文文作業(yè)業(yè)的電電腦流流程。。12/8/202228(五)外來(lái)來(lái)文的的簽辦辦程序序1.當(dāng)當(dāng)由其其他單單位傳傳送至至學(xué)校校的外外來(lái)文文，經(jīng)經(jīng)文書(shū)組組以電電腦分分文至至相關(guān)關(guān)單位位登記記桌(行政政單位位分至至一級(jí)級(jí)、學(xué)學(xué)術(shù)單單位分分至二二級(jí))，單位登登記桌桌再分分文至至承辦辦人。。此時(shí)承承辦人人的承辦人人作業(yè)業(yè)選項(xiàng)中中的經(jīng)辦公公文資料夾夾下，，將出出現(xiàn)單單位登登記桌桌所分分送過(guò)過(guò)來(lái)的的公文文資料料，承承辦人人可以以點(diǎn)選選並瀏瀏覽公公文相相關(guān)資資訊。。12/8/2022292.承辦人人必須辦理簽會(huì)流流程及會(huì)辦辦程序，待核決判判行或授權(quán)權(quán)代判主管決行後後該份公文於於結(jié)束簽會(huì)會(huì)流程後，，將傳回到承辦辦人處，承辦人必必須在承辦辦人作業(yè)選選項(xiàng)中的經(jīng)經(jīng)辦公文資資料夾下，，點(diǎn)選送文書(shū)組結(jié)案案按鈕，並選擇各單位位檔號(hào)類(lèi)別別按確定後，，此份公文文電子檔案案將自動(dòng)傳傳送至文書(shū)書(shū)組，辦理後續(xù)結(jié)結(jié)案程序。。12/8/202230(六)公文文查詢1.進(jìn)入公文查詢選選項(xiàng)中，點(diǎn)選公文基本資資料查詢。鍵入來(lái)發(fā)文日期期區(qū)間、公公文類(lèi)別為全部，並並按開(kāi)始查查詢，將出出現(xiàn)所有類(lèi)類(lèi)別的公文文資訊。12/8/2022312.承辦辦人可依依所選擇擇各項(xiàng)查查詢條件件，重複複查詢各各類(lèi)資料料。12/8/2022323.承承辦人可可複製自己自創(chuàng)創(chuàng)函稿公公文，經(jīng)經(jīng)由公文文查詢結(jié)結(jié)果，按按複製，，系統(tǒng)將將複製一一份以複製當(dāng)日日為編碼碼原則的的創(chuàng)稿文文號(hào)公文文。12/8/2022334.系系統(tǒng)統(tǒng)同同時(shí)時(shí)間間會(huì)會(huì)將將此此份份公公文文匯匯入入承辦辦人人作作業(yè)業(yè)選項(xiàng)項(xiàng)中中的的經(jīng)辦辦公公文文資料料夾夾下下，，重重新新修修改改內(nèi)內(nèi)容容並並列列印印，，以以辦辦理理後後續(xù)續(xù)簽簽辦辦程程序序。。12/8/202234(七七)登登記記桌桌分分文文作作業(yè)業(yè)1.進(jìn)進(jìn)入入登記記桌桌作作業(yè)業(yè)選項(xiàng)項(xiàng)，，選選擇擇分文文作作業(yè)業(yè)。12/8/2022352.點(diǎn)選選欲分文文資料，，選擇承辦單位位及承辦人，按下傳傳送並簽簽收，文文將自動(dòng)動(dòng)傳送至至承辦人人的承辦人作作業(yè)下的的經(jīng)辦公公文資料夾。。12/8/2022363.當(dāng)文文書(shū)組公公文分文文錯(cuò)誤時(shí)時(shí)，登記記桌可點(diǎn)選欲退退文的公文，並並按退文文作業(yè)業(yè)，該份份公文文將退退回到到文書(shū)書(shū)組，，並完完成退退文程程序。。退文程程序?yàn)闉槌修k人人退至至一、、二級(jí)級(jí)登記記桌，二級(jí)登登記桌桌退至至一級(jí)級(jí)登記記桌，一級(jí)登登記桌桌退至至文書(shū)書(shū)組之來(lái)文文登錄錄作業(yè)業(yè)。12/8/2022374.當(dāng)當(dāng)文分分送至至承辦辦人時(shí)時(shí)，承承辦人人欲執(zhí)執(zhí)行退退