文件管理措施

文件管理措施文件管理措施文件管理措施文件管理措施編制僅供參考審核批準(zhǔn)生效日期地址：電話：傳真:郵編:水電三局安裝公司柴家峽項目部文件管理措施1目的為了確保安裝公司柴家峽項目部在質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系運行中，所有與管理體系活動有關(guān)的場所得到并使用有效文件(包括外來文件)，防止誤用失效或作廢文件，并對文件進行合理的控制及歸檔管理，特制定本程序。2適用范圍本措施適用于安裝公司柴家峽項目部的所有文件。3相關(guān)文件中國水利水電第三工程局企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：《文件控制程序》Q/SD3-CX-01-2005。4職責(zé)本措施以項目經(jīng)理為第一責(zé)任人。本措施由項目總工進行總體控制和實施。本措施由項目部文件資料管理員具體管理和和督促實施。5內(nèi)容文件分類及受控范圍界定質(zhì)量管理體系文件包括管理(分)手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、體系文件更改通知、項目管理計劃等受控文件。工程技術(shù)文件及外來文件包括標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、規(guī)范、圖紙、設(shè)計變更、各類施工文件，也包括上級主管部門文件、合同文件、相關(guān)的法律和法規(guī)以及建設(shè)單位、監(jiān)理單位、質(zhì)量監(jiān)督站和其它管理部門等的通知、來往函件、相關(guān)文件。文件編寫管理文件由項目經(jīng)理組織各歸口部門或?qū)Ｈ司帉憽＜夹g(shù)文件由項目總工程師組織技術(shù)人員編寫。文件編寫不能濫用簡稱，不能自造簡化字，對難懂的術(shù)語要加簡明注釋，手寫的文件要使用藍黑或碳素默水鋼筆書寫，以便存檔。每種文件由編制人編寫文件目錄，確定發(fā)放計劃，要保證該文件發(fā)放至適用的部門、單位或人員。文件審批作業(yè)文件，由項目部工程技術(shù)部門編制，項目總工審核，項目經(jīng)理或授權(quán)主管副經(jīng)理批準(zhǔn)后實施。項目部編制的臨時性工程技術(shù)文件，由項目總工對其適用性進行審核后批準(zhǔn)實施。文件收集項目部各部門要及時收集當(dāng)?shù)胤伞⒎ㄒ?guī)、管理制度文件及相關(guān)國家規(guī)程、規(guī)范，并在項目管理計劃中進行規(guī)定，進行有效管理。文件的更改、換版技術(shù)文件和資料更改按技術(shù)文件更改規(guī)定進行。合同文件由項目經(jīng)理負責(zé)管理，合同文件的更改按行業(yè)規(guī)定辦理，并執(zhí)行《與產(chǎn)品有關(guān)的要求的確定和評審程序》Q/SD3-CX-702-2005文件。文件的有效版本項目部文件資料管理員負責(zé)建立各類文件有效版本控制清單，當(dāng)各類文件發(fā)生更改時，按“文件更改通知單”及時填寫最新的修訂內(nèi)容，以便識別文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài)。文件資料管理員按文件發(fā)放計劃，使所有部門、單位或個人，都要得到最新修訂的有效版本并對發(fā)放的文件簽收。將失效或作廢文件及時清出使用場所，確保不致誤用。對需保留的失效或作廢文件，作出明確的標(biāo)識，或加蓋“作廢”印章，以免誤用。文件的發(fā)放、保管項目部文件管理由專人負責(zé)，對受控文件（包括外來文件）標(biāo)識發(fā)放，建立專用發(fā)放記錄。對顧客提供的圖紙（包括設(shè)計變更）實施有效管理，建立必要的管理制度并實施檢查，控制其接受、驗收、標(biāo)識、存檔、發(fā)放、更改的各個過程，確保使用場所及時得到有效圖紙。對已審批的文件，按照文件發(fā)放計劃，進行發(fā)放登記。文件持有者必須妥善保存使用文件和資料，避免損壞和丟失，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印文件和對外提供，調(diào)離時需交還發(fā)放部門。工程技術(shù)文件需借閱時，借閱人應(yīng)提出申請，經(jīng)總工批準(zhǔn)，由文件管理人員登記后方可借閱。借閱人應(yīng)愛護文件，保證按期歸還，文件管理人員復(fù)查、記錄。同一份文件如果采用幾種方式發(fā)布（如張貼、計算機磁盤、光盤、內(nèi)部計算機網(wǎng)絡(luò)等）或分為幾部分發(fā)布，則應(yīng)保留其原始文件，為以后的更改提供依據(jù)。對于管理體系文件、工程技術(shù)文件資料、圖紙、外來文件，要分類造冊登記保存。工程文件歸檔管理應(yīng)符合國家、地方法規(guī)要求以及業(yè)主單位、監(jiān)理單位的管理要求。6質(zhì)量記錄——文件會簽審批表——文件資料發(fā)放計劃、發(fā)放登記表——文件資料借閱登記表——文件更改通知單——文件資料銷毀申請表——文件資料接收記錄水電三局安裝公司柴家峽項目部2006年6月文件分類編號編制文件文件更改單外來文件識別跟蹤會簽文件更改會簽外來文件識別跟蹤N是否原部門審批獲得必要的Y背景資料審批文件更改審批發(fā)布文件編制更改清單收回失效發(fā)放到有關(guān)的作廢文件所使用場有有有無保留必要有無更改無無作好標(biāo)識防誤用銷毀審批使用有效版本銷毀存檔記錄文件控制流程文件會簽審批表Q/SD3-JL-4-01編號:文件名稱編制文件編號審核編制部門批準(zhǔn)會簽意見：會簽部門（人）會簽人/日期會簽部門（人）會簽人/日期批準(zhǔn)：備注文件資料發(fā)放計劃、發(fā)放登記表Q/SD3-JL-4-02編號：文件名稱：審批：文件編號：總份數(shù)發(fā)放范圍發(fā)放登記序號單位人員份數(shù)受控號收文人日期文件資料借閱登記表Q/SD3-JL-4-03編號：序號文件資料名稱借閱人借閱日期歸還日期審批人備注文件更改通知單Q/SD3-JL-4-04編號：文件編號文件名稱更改原因通知單發(fā)出日期執(zhí)行更改日期發(fā)至單位更改內(nèi)容擬制處理意見會簽1.用換頁收回原頁□，手改□方式更改文件。2.自更改通知單發(fā)出日內(nèi)按更改后文件執(zhí)行。審核自存批準(zhǔn)歸檔文件資料銷毀申請表Q/SD3-JL-4-05編號：申請部門文件