工程信息管理及存檔制度

名稱：和昌地產(chǎn)（集團(tuán)）工程信息管理及存檔制度版本：V1.0第第頁和昌地產(chǎn)（集團(tuán)）和昌地產(chǎn)（集團(tuán)）工程信息管理及存檔制度（H.0版）編制：集團(tuán)工程采購部保密級別：公開閱讀權(quán)限：和昌地產(chǎn)（集團(tuán)）全員執(zhí)行日期：2017年3月10日編制部門工程采購部生效日期2017年3月110日制度編碼HC-GC-255-V1.00總頁數(shù)5頁修訂記錄序號主要修訂內(nèi)容版本編碼起草人生效日期1編制V1.0品質(zhì)組2017年3月110日和昌地產(chǎn)（集團(tuán)）工程信息管理及存檔制度1.目的為了搭建工程系統(tǒng)信息共享平臺，方便工程系統(tǒng)全員進(jìn)行資料下載，同時也為了規(guī)范重要工程信息的傳遞和管理工作，保證信息傳遞的及時性與有效性，特制定本制度。2.工程系統(tǒng)公共文件庫使用說明2.1打開方式（1）集團(tuán)總部網(wǎng)絡(luò)：打開計算機(jī)，在地址框內(nèi)輸入\\登錄Outlook賬號，依次打開文件夾hczb-工程采購部-工程系統(tǒng)（2）非集團(tuán)總部網(wǎng)絡(luò)：打開計算機(jī)，在地址框內(nèi)輸入登錄Outlook賬號，依次打開文件夾工程采購部-工程系統(tǒng)2.2文件庫主要內(nèi)容文件庫包含“集團(tuán)文件庫”和“城市公司文件庫”。2.2.1“集團(tuán)文件庫”主要內(nèi)容為：集團(tuán)下發(fā)的制度標(biāo)準(zhǔn)、國家規(guī)范圖集、會議資料、第三方評估資料、培訓(xùn)學(xué)習(xí)資料等。2.2.2“城市公司文件庫”主要內(nèi)容為：各公司重要工程信息、地方規(guī)范圖集、工程管理部下發(fā)的制度標(biāo)準(zhǔn)、會議資料、項目資料、地方房地產(chǎn)相關(guān)政策、全裝修及工業(yè)化專項、考察培訓(xùn)、優(yōu)秀分享等。2.3管理辦法2.3.1資料閱讀：工程系統(tǒng)全員對“集團(tuán)文件庫”和各“城市公司文件庫”均有閱讀和下載權(quán)限。2.3.2資料上傳與更新：“集團(tuán)文件庫”內(nèi)容由集團(tuán)工程采購部品質(zhì)組負(fù)責(zé)填充與更新；“城市公司文件庫”內(nèi)容由各公司文件庫管理員負(fù)責(zé)填充與更新，及重要工程信息存檔（詳見第3條）。各公司文件庫管理員由工程管理部負(fù)責(zé)人及另一指定人員擔(dān)任。2.3.3集團(tuán)工程采購部定期對“集團(tuán)文件庫”和各“城市公司文件庫”更新狀況進(jìn)行監(jiān)督檢查。3.重要工程信息管理3.1重要工程信息包含組織架構(gòu)建立及調(diào)整工程現(xiàn)場重大事件待交付項目信息展示區(qū)信息工程現(xiàn)場拉閘月度報告3.2崗位職責(zé)（1）城市公司項目部：負(fù)責(zé)各類工程信息的收集、整理、編制、反饋及Outlook發(fā)送。（2）城市公司工程管理部：負(fù)責(zé)各類工程信息的收集、整理、編制、反饋及Outlook發(fā)送；負(fù)責(zé)項目部提交信息的匯總和審核；文件庫管理員負(fù)責(zé)工程信息的收集存檔。（3）集團(tuán)工程采購部：負(fù)責(zé)本指引的制定、修訂和解釋；負(fù)責(zé)工程系統(tǒng)文件庫的管理，監(jiān)督城市公司存檔狀況。3.3存檔方式各類信息以O(shè)utlook郵件形式的發(fā)件人、收件人、抄送人詳見3.4條。各公司文件庫管理員負(fù)責(zé)將郵件內(nèi)容同步存檔至本公司文件庫中“重要工程信息”文件夾內(nèi)，存檔內(nèi)容包含主題、日期、正文、附件。3.4實施細(xì)則3.4.1組織架構(gòu)建立及調(diào)整（1）定義：工程系統(tǒng)及合作方主要負(fù)責(zé)人的編制或職責(zé)權(quán)限發(fā)生調(diào)整。（2）信息范圍內(nèi)容：工程管理部、項目部經(jīng)理級以上人員（包含經(jīng)理），監(jiān)理單位總監(jiān)或總監(jiān)代表，總包項目經(jīng)理，主要分包項目經(jīng)理發(fā)生職責(zé)權(quán)限變動或重大人事變動；內(nèi)容包含原責(zé)任人、原職責(zé)范圍、變動原因、新責(zé)任人、新職責(zé)范圍等。（3）信息反饋時間：在變動發(fā)生24小時內(nèi)及時反饋。（4）信息傳遞路徑：由城市公司文件庫管理員進(jìn)行統(tǒng)計收集，并以outlook郵件形式發(fā)送項目部并抄送集團(tuán)工程采購部，同時管理員進(jìn)行存檔。3.4.2工程現(xiàn)場重大事件（1）發(fā)生以下影響較大事件的，項目部第一負(fù)責(zé)人應(yīng)第一時間電話告知集團(tuán)工程采購部第一負(fù)責(zé)人，且不發(fā)送郵件，不存檔。發(fā)生施工死亡事故；發(fā)生施工重傷事故，包括急性工業(yè)中毒事故；發(fā)生如大型樁基、吊車（汽車吊、履帶吊）、塔吊倒塌等事故，雖未造成人員傷亡，但社會影響較大的事故；腳手架、吊籃、懸挑鋼平臺、模板支撐系統(tǒng)大面積垮塌造成較大損失或影響的事故的；深基坑維護(hù)系統(tǒng)出現(xiàn)重大位移、坍塌事故；發(fā)生重大火災(zāi)事故且社會影響較大的；（2）發(fā)生以下事件的，項目部第一負(fù)責(zé)人應(yīng)第一時間電話告知本公司工程管理部負(fù)責(zé)人。并于事件發(fā)生后24小時內(nèi)郵件發(fā)送本公司工程管理部抄送集團(tuán)工程采購部，且不存檔。①由于基坑施工或其他施工原因，直接或間接發(fā)生的市政管網(wǎng)、通訊管線（光纜）、供電線路、市政道路等損傷，造成嚴(yán)重后果（如大面積停水、停電、停氣，通訊、交通中斷，毗鄰建筑物嚴(yán)重變形或垮塌等），被相關(guān)部門責(zé)令停工或處以重罰的；②施工進(jìn)度與計劃進(jìn)度偏差1個月以上并判定直接影響交付使用的；③被政府行政主管部門責(zé)令停工5天以上的；④合作單位非正常討要工程款的（例如堵售樓部大門）；⑤重大施工失誤（房屋定位錯誤等）造成無法逆轉(zhuǎn)的后果，或造成永久缺陷及重大經(jīng)濟(jì)損失的；⑥發(fā)生影響結(jié)構(gòu)安全和使用功能的較大質(zhì)量事故；⑦10％客戶集中投訴的系統(tǒng)性質(zhì)量問題；（3）重大事件信息內(nèi)容包括但不限于：事件發(fā)生的時間、地點(diǎn)、工程項目名稱、工程各參建單位名稱；事件發(fā)生的簡要經(jīng)過、傷亡人數(shù)和初步估計的直接經(jīng)濟(jì)損失；事件發(fā)生的初步原因；事件發(fā)生后采取的措施及事故控制情況；事件報告單位、聯(lián)系人及聯(lián)系單位；其他應(yīng)當(dāng)報告的情況。3.4.3待交付項目信息（1）定義：本年度交付的在建項目的實時信息。（2）信息內(nèi)容包括但不限于：交付驗收計劃、形象進(jìn)度及勞動力安排，項目風(fēng)險（質(zhì)量風(fēng)險、進(jìn)度風(fēng)險、缺陷風(fēng)險、合約風(fēng)險），品質(zhì)提升計劃及實施情況，資源需求。（3）信息反饋時間：交付前2個月交付交付前1個月交付前2個月交付交付前1個月交付前4個月交付前6個月1周/次2周/次3天/次1個月/次1周/次2周/次3天/次1個月/次（4）信息傳遞路徑：由城市公司項目部固定人員進(jìn)行統(tǒng)計收集，并以outlook郵件形式發(fā)送城市公司工程管理部及城市公司管理層，抄送集團(tuán)工程采購部，同時管理員進(jìn)行存檔。3.4.4展示區(qū)信息（1）定義：在建項目展示區(qū)的實時信息。（2）信息內(nèi)容包括但不限于：形象進(jìn)度、勞動力安排、材料到場情況、現(xiàn)場質(zhì)量簡述及整改措施、管理動作、需協(xié)調(diào)事項。（3）信息反饋時間：展示區(qū)出±0后1周/次上報，展示區(qū)開放前30天按每2天/次上報反饋。（4）信息傳遞路徑：由城市公司項目部固定人員進(jìn)行統(tǒng)計收集，并以outlook郵件形式發(fā)送城市公司工程管理部及城市公司管理層，抄送集團(tuán)工程采購部，同時管理員進(jìn)行存檔。3.4.5項目拉閘（1）定義：當(dāng)出現(xiàn)可能造成質(zhì)量系統(tǒng)性風(fēng)險缺陷的風(fēng)險、威脅結(jié)構(gòu)安全的風(fēng)險、現(xiàn)場管理失控、存在重大安全隱患、發(fā)生安全事故或因工程計劃工期壓縮過多對產(chǎn)品質(zhì)量構(gòu)成威脅時，對項目實施的強(qiáng)制性停工整改措施。（2）信息內(nèi)容包括但不限于：拉閘范圍，拉閘原因，拉閘時間，相關(guān)責(zé)任單位，整改措施，計劃合閘時間。（3）信息反饋時間：拉閘發(fā)生24小時內(nèi)及時上報。（4）信息傳遞路徑:項目部主動實施拉閘時，由項目部固定工作人員進(jìn)行整理編制，并以outlook郵件形式發(fā)送城市公司工程管理部及城市公司管理層，抄送集團(tuán)工程采購部；城市公司工程管理部對項目實施拉閘時，由城市公司工程管理部固定工作人員進(jìn)行整理編制，并以outlook郵件形式發(fā)送實施拉閘的項目部及城市公司管理層，抄送集團(tuán)工程采購部。兩種情況均由管理員進(jìn)行存檔。3.4.6月度報告（1）定義：項目現(xiàn)場當(dāng)月工作開展情況的系統(tǒng)性報告（即月度視頻會的報告）。（2）信息內(nèi)容包括但不限于：當(dāng)月進(jìn)度完成情況及下月進(jìn)度計劃、專項工作匯報、項目重難點(diǎn)工作計應(yīng)對措施、工程管理部工作開展情況、全裝修及工業(yè)化推進(jìn)情況及其他情況。（3）信息反饋時間：每月最后一天。