流程組織設(shè)計(jì)的方法和原則

流程設(shè)計(jì)的方法和原則目錄

業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)的意義流程設(shè)計(jì)的方法流程設(shè)計(jì)的項(xiàng)目組織和保障在影響企業(yè)發(fā)展的諸多環(huán)節(jié)中，高效率的流程是一個(gè)不可或缺的強(qiáng)有力的推動(dòng)要素戰(zhàn)略信息技術(shù)業(yè)績?cè)u(píng)估流程組織架構(gòu)

環(huán)環(huán)市場境境業(yè)行什么是流程？流程(process)是把輸入轉(zhuǎn)化成客戶價(jià)值的相關(guān)的一系列活動(dòng)流程是一組共同為顧客創(chuàng)造價(jià)值而又相互關(guān)聯(lián)且循序漸進(jìn)的業(yè)務(wù)活動(dòng)。訂單完成人事管理流程業(yè)務(wù)流程按企業(yè)活動(dòng)性質(zhì)劃分組織戰(zhàn)略制定物料采購庫存管理產(chǎn)品生產(chǎn)不同企業(yè)有形成不同的流程，但都含有共同的特性結(jié)構(gòu)性普遍性目標(biāo)性層次性動(dòng)態(tài)性整體性企業(yè)的任何經(jīng)營活動(dòng)都是由流程組成的根據(jù)不同流程的執(zhí)行情況可以分為串聯(lián)、并聯(lián)或反饋等各種形式所有流程的設(shè)計(jì)初衷必須有明確的目的和服務(wù)對(duì)象流程主持人應(yīng)該隨時(shí)根據(jù)企業(yè)需要而動(dòng)態(tài)調(diào)整甚至重新設(shè)計(jì)流程流程可以按層級(jí)劃分不同的流程之間應(yīng)有比較一致的理念而流程的明確定義是什么？為達(dá)到期望的管理或業(yè)務(wù)成果，通過明確的組織人員執(zhí)行的一系列的管理/業(yè)務(wù)活動(dòng)，在此期間，獲得了各種輸入，產(chǎn)生了特定的輸出。另外，一個(gè)完善的企業(yè)流程還需要以下部分組成

流程展望及遠(yuǎn)景目標(biāo)決定性成功因素(CSF),關(guān)鍵績效指標(biāo)(KPI)及約束條件子流程,行動(dòng)及決策點(diǎn)文件記錄系統(tǒng)支持輸入及輸出組成流程的活動(dòng)還有有“增值活動(dòng)”和“非增值活動(dòng)”之分策略發(fā)展1.1企業(yè)策略規(guī)劃流程1.2項(xiàng)目投資管理流程1.3績效管理流程財(cái)務(wù)2.1預(yù)算規(guī)劃流程2.2資金管理流程2.3應(yīng)付款流程2.4應(yīng)收款流程2.5成本管理流程人力資源3.1人力規(guī)劃流程3.2招聘流程3.3培訓(xùn)流程3.4薪資規(guī)劃流程3.5晉升管理流程信息技術(shù)4.1信息技術(shù)策略規(guī)劃流程4.2信息技術(shù)服務(wù)提供流程4.3信息技術(shù)資產(chǎn)管理流程4.4系統(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目管理流程采購5.1國內(nèi)采購--原材料、輔助材料、零部件采購流程5.2國外采購--原材料采購流5.3定牌采購流程5.4供應(yīng)商管理流程產(chǎn)儲(chǔ)銷計(jì)劃6.1產(chǎn)銷儲(chǔ)計(jì)劃制訂流程6.2產(chǎn)銷儲(chǔ)計(jì)劃調(diào)整流程研究開發(fā)8.1新產(chǎn)品開發(fā)流程8.2研究設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理流程8.3質(zhì)量管理流程裁決10.1裁決流程海外發(fā)展策略規(guī)劃9.1海外發(fā)展策略規(guī)劃流程9.2海外投資項(xiàng)目流程營銷規(guī)劃7.1品牌宣傳與策劃流程內(nèi)部審計(jì)11.1內(nèi)部審計(jì)流程示意而企業(yè)的管理流程則是這種監(jiān)督、管理的集中體現(xiàn)，這些管理流程是涵蓋了企業(yè)高層管理者和主要職能部門在內(nèi)的各種業(yè)務(wù)決策過程企業(yè)發(fā)展部營銷規(guī)劃部董事會(huì)/CEO/COO等高級(jí)管理層財(cái)務(wù)部物資部行政人事部信息技術(shù)部技術(shù)中心國際部績效管理部制造廠銷售公司1.策略規(guī)劃管理

1.1企業(yè)策略規(guī)劃流程

1.2項(xiàng)目投資管理流程

1.3績效管理流程2.財(cái)務(wù)管理

2.1預(yù)算規(guī)劃流程

2.2資金管理流程

2.3應(yīng)付款流程

2.4應(yīng)收款流程

2.5成本管理流程3.人力資源管理

3.1人力規(guī)劃流程

3.2招聘流程

3.3培訓(xùn)流程

3.4薪資規(guī)劃流程

3.5晉升管理流程示意管理流程與各職能部門和業(yè)務(wù)單元有密切關(guān)系，須藉各部門間的緊密協(xié)調(diào)，以達(dá)到管理功能的目標(biāo)缺乏明晰晰管理流流程導(dǎo)致致的常見見問題：：管制與稽稽核的授授權(quán)層次次過高,決策策權(quán)力過過于集中中在高層層,權(quán)利利的下放放力度不不夠，既既過多增增加了高高層管理理層的負(fù)負(fù)擔(dān)，又又不利于于下層具具體工作作的高效效率實(shí)施施缺乏整合合性的職職能管理理,部門之間間各行其其事,對(duì)內(nèi)造成成管理資資源浪費(fèi)費(fèi)；對(duì)外外沒有統(tǒng)統(tǒng)一代表表企業(yè)的的標(biāo)準(zhǔn)部門之間間的工作作流程職職責(zé)劃分分不夠清清楚,對(duì)對(duì)於每每個(gè)關(guān)鍵鍵步驟必必要的信信息輸入入,產(chǎn)出出以及任任務(wù)接口口均缺乏乏明確的的規(guī)范,造成流流程執(zhí)行行品質(zhì)難難以提升升，也導(dǎo)致績效效考核時(shí)時(shí)的困難難缺乏明確確的流程程規(guī)劃與與執(zhí)行標(biāo)標(biāo)準(zhǔn),以以致員工缺乏遵循循的依據(jù),多以個(gè)個(gè)人經(jīng)驗(yàn)驗(yàn)為標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn),事事後也難難以評(píng)估估績效以部門或或個(gè)人的的角度來來考慮工工作分配配或?qū)嵤?忽忽略整體體資源的的共用的的概念,以致造造成流程程或工作作重復(fù)的現(xiàn)象無法透過過標(biāo)準(zhǔn)化化,量化化的流程程管理來來累績經(jīng)經(jīng)驗(yàn),精精益求精精……明確清晰晰的管理理流程能能夠幫助助企業(yè)解解決很多多管理運(yùn)運(yùn)作過程程中遇到到的問題題為了清晰晰的描述述出企業(yè)業(yè)的流程程組成，，往往利利用流程程圖的方方式將各各種流程程固化下下來，從從而成為為企業(yè)管管理活動(dòng)動(dòng)中的行行為準(zhǔn)則則示意繪制流程程圖使我我們可以以理解并并記錄公公司核心心活動(dòng)背背后的關(guān)關(guān)鍵細(xì)節(jié)節(jié)明確完成成流程所所需的步步驟明確流程程中的關(guān)關(guān)鍵決策策點(diǎn)明確與流流程相關(guān)關(guān)的文檔檔記錄明確相關(guān)關(guān)任務(wù)的的負(fù)責(zé)人人實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有有流程可可視化將復(fù)雜流流程分解解為簡單單步驟項(xiàng)目準(zhǔn)備備策略分析析As-is分析流程研討討會(huì)To-be概念軟件功能能軟件選擇擇基于軟件件的to-be概念定制開發(fā)發(fā)Add-on開發(fā)接口程序序開發(fā)系統(tǒng)測試試軟件實(shí)施施用戶培訓(xùn)訓(xùn)“上線/切換”組織調(diào)整整流程設(shè)計(jì)計(jì)（包括括后續(xù)優(yōu)優(yōu)化）是是軟件實(shí)實(shí)施的基基礎(chǔ)工作作、前提提條件提高質(zhì)量量改善客戶戶服務(wù)縮減時(shí)滯滯減少成本本減少紙面面作業(yè)空間需求求最小化化壓縮管理理層提高應(yīng)變變能力提高員工工士氣……明確、高高效的管管理或業(yè)業(yè)務(wù)流程程可以給給企業(yè)帶帶來巨大大收益1。審核2。取貨3。發(fā)貨企業(yè)營銷總部部省級(jí)營銷銷中心市級(jí)營銷銷中心銷售的傳傳統(tǒng)模式式用戶急需需市級(jí)營銷銷中心省級(jí)營銷銷中心（1天）申請(qǐng)1。收貨2。上架3。取貨4。包裝（5天）（5天）用戶急需需市級(jí)營銷銷中心省級(jí)營銷銷中心（1天）1。包裝2。發(fā)運(yùn)3。結(jié)算（1天）鄰市營銷銷中心急調(diào)（1天）共需11天共需2天時(shí)間雖短短，但運(yùn)費(fèi)驟驟增典型案例例等級(jí)森嚴(yán)嚴(yán)、逐級(jí)級(jí)上報(bào)，，同一地地區(qū)人為為劃為兩兩個(gè)部門門，導(dǎo)致致不能為為顧客創(chuàng)創(chuàng)造滿意意的價(jià)值值！久而久之之，在市市級(jí)站中中會(huì)自發(fā)發(fā)產(chǎn)生一一個(gè)為其其他市級(jí)級(jí)站處理理緊急業(yè)業(yè)務(wù)的流流程，實(shí)實(shí)屬無奈奈，但總總比通過過省中心心好出現(xiàn)情況況的兩種種解決模模式：在在某些省省會(huì)里，，省級(jí)中中心往往往與市級(jí)級(jí)中心在在同一個(gè)個(gè)辦公區(qū)區(qū)域，然然而當(dāng)出出現(xiàn)情況況時(shí)，會(huì)會(huì)出現(xiàn)以以下兩種種應(yīng)付方方式：常見的業(yè)業(yè)務(wù)流程程缺陷：：五臟俱俱全、各各自為政政、等級(jí)級(jí)森嚴(yán)、、逐級(jí)上上報(bào)兩個(gè)平行行業(yè)務(wù)部部門互不不干涉、、各自為為各自的的經(jīng)濟(jì)著著想，導(dǎo)導(dǎo)致全局局受損??！A機(jī)場B機(jī)場AB出現(xiàn)故障障，請(qǐng)求求增援工工程師，，爭取當(dāng)當(dāng)晚修好好時(shí)候已晚晚，不如如明早再再去，可可省住宿宿費(fèi)幾百百美圓推遲一天天派出工工程師飛機(jī)停運(yùn)運(yùn)一天，，損失數(shù)數(shù)十萬美美元！??！同屬一個(gè)個(gè)管理機(jī)機(jī)關(guān)的：：常見的業(yè)業(yè)務(wù)流程程缺陷：：以短期期或局部部利益為為中心、、犧牲長長遠(yuǎn)或整整體利益益典型案例例新藥推出出計(jì)劃僅僅實(shí)驗(yàn)一一項(xiàng)就用用了近兩兩年時(shí)間間，加上上生產(chǎn)與與推廣，，共用了了三年時(shí)時(shí)間，公公司少獲獲利百萬萬美圓以以上。制藥公司司藥品管理理局獲準(zhǔn)上市市新藥開發(fā)發(fā)流程某制藥公公司藥品管理理局研究成功功一種新新藥要求提供供30名病人服服藥一周周的實(shí)際際結(jié)果研究藥品品實(shí)際方方案專家逐個(gè)個(gè)審閱逐個(gè)面談?wù)劊衅钙冈缸鰧?shí)驗(yàn)的的醫(yī)生和和病人征得各醫(yī)醫(yī)院的同同意醫(yī)生填寫寫表格，，考察，預(yù)預(yù)付定金金病人實(shí)驗(yàn)驗(yàn)對(duì)藥品缺缺陷返回修改改2周14周8周4周8周1周反反復(fù)復(fù)復(fù)，共花費(fèi)兩兩年時(shí)間間獲準(zhǔn)上市常見的業(yè)務(wù)務(wù)流程缺陷陷：條框太太多，流程程部分串行行處理典型案例福特汽車公公司應(yīng)付帳帳款部采購購業(yè)務(wù)流程程再造重組的的類類型型范例例重組前采購部門供應(yīng)商應(yīng)付帳款部指定地點(diǎn)收貨應(yīng)付帳款部500名員工圍繞“定貨單副本、發(fā)票、收貨清單”三證合一的原則進(jìn)行審核與付款。然而，他們卻因此將80%的工作量耗在20%“三證合一”的理清頭緒上。500人應(yīng)付收款不是一個(gè)流程，而采購卻是一個(gè)流程，思緒集中到流程上，重組的火花因此產(chǎn)生。將核對(duì)工作重組至倉庫，倉庫并不需增加更多的工作量而可達(dá)到流程迅速優(yōu)化的目的。定貨單寄發(fā)票定貨單副本發(fā)貨將所收貨物填清表格采購部門供應(yīng)商應(yīng)付帳款部倉庫中心數(shù)據(jù)庫定單輸入應(yīng)付帳款部現(xiàn)在工作簡單了，查到中心數(shù)據(jù)庫中的已收應(yīng)付令后，只需按收貨單付款。定貨單通知付款5人重組后依據(jù)定單進(jìn)行查收僅發(fā)出已收信息，如不符，則拒收。可以看出，，流程重組組對(duì)信息技技術(shù)在企業(yè)業(yè)中的應(yīng)用用多么重要要。許多企業(yè)開開始對(duì)業(yè)務(wù)務(wù)流程進(jìn)行行重組思考考，廢除不不能為顧客客創(chuàng)造價(jià)值值的工序，，降低成本本，提高效效率目錄業(yè)務(wù)流程設(shè)設(shè)計(jì)的意義義流程設(shè)計(jì)的的方法流程設(shè)計(jì)的的項(xiàng)目組織織和保障流程設(shè)計(jì)前前，需確定定流程導(dǎo)向向，在流程程設(shè)計(jì)過程程中需著重重關(guān)注流程程接口、傳傳遞方式、、責(zé)任人和和制度約定定流程導(dǎo)向接口，各環(huán)環(huán)節(jié)流程切切換的交接接的載體盡盡量界定清清楚有效的傳遞遞方式接口價(jià)值：質(zhì)檢檢和審核有效性制度上的約約定，格式式合約，非非格式合約約審批權(quán)限審批范圍和和重點(diǎn)審批時(shí)間的的約定用適當(dāng)?shù)臉I(yè)業(yè)務(wù)控制滿滿足并超越越客戶現(xiàn)在在和將來的的服務(wù)期望望（如,增加項(xiàng)目的的一次性成成功率，與與客戶合作作或參與產(chǎn)產(chǎn)品設(shè)計(jì)））縮短業(yè)務(wù)處處理時(shí)間，，增加業(yè)務(wù)務(wù)機(jī)會(huì)，超超越客戶需需求，降低低成本，提提高質(zhì)量（（如,縮短付款單單據(jù)處理時(shí)時(shí)間及服務(wù)務(wù)和交付時(shí)時(shí)間）降低資源消消耗，爭取取競爭機(jī)遇遇（如,降低每次付付款和發(fā)票票處理的成成本，進(jìn)行行采購合并并，增加折折扣）良好的流程設(shè)計(jì)可可以使流程程成本大幅幅度下降，，其幅度會(huì)會(huì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出出傳統(tǒng)削減減成本的做做法。質(zhì)量成本時(shí)間通過適當(dāng)?shù)牡年P(guān)鍵控制制點(diǎn)的設(shè)立立來降低營營運(yùn)風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)流程設(shè)設(shè)計(jì)的目的的是：風(fēng)險(xiǎn)險(xiǎn)、成本、、速度和質(zhì)質(zhì)量的優(yōu)化化和控制流程設(shè)計(jì)的的三對(duì)主要要矛盾：既自上而下下又自下而而上整體策略自自上而下創(chuàng)造顧客價(jià)價(jià)值自下而而上既需不斷溝溝通又要堅(jiān)堅(jiān)定不移即要很快付付諸實(shí)施又又要不斷變變革管理/業(yè)務(wù)人員是是合作者，，因?yàn)樗麄儌兺苿?dòng)流程程企業(yè)的發(fā)展展、客戶的的需求是無無止境的，，導(dǎo)致變革革將也是無無止境的管理/業(yè)務(wù)人員是是阻礙者，，因?yàn)榱鞒坛桃苍S會(huì)改改變他們已已經(jīng)習(xí)慣的的方式設(shè)計(jì)的流程程應(yīng)當(dāng)盡快快付諸實(shí)施施，而且應(yīng)應(yīng)該堅(jiān)決實(shí)實(shí)施在項(xiàng)目過程程中，將主主要應(yīng)用以以下方法：：流程作業(yè)現(xiàn)現(xiàn)場調(diào)查文檔調(diào)查研討會(huì)大面積訪談?wù)剢柧碚{(diào)查案頭分析和和研究現(xiàn)有解決方方案的跟蹤蹤、調(diào)查典型案例調(diào)調(diào)查、分析析流程描述工工具（如ARIS軟件）流程設(shè)計(jì)及及優(yōu)化工作作采用Aris描述述工具ARIS是輔助進(jìn)行行業(yè)務(wù)流程程優(yōu)化和集集成信息系系統(tǒng)的軟件件工具，同同時(shí)還是企企業(yè)流程建建模的方法法論應(yīng)用ARIS進(jìn)行業(yè)業(yè)務(wù)流程管管理流程圖表達(dá)達(dá)示例過程流事件數(shù)據(jù)組織目錄業(yè)務(wù)流程設(shè)設(shè)計(jì)的意義義流程設(shè)計(jì)的的方法流程設(shè)計(jì)的的項(xiàng)目組織織和保障流程設(shè)計(jì)工工作成功關(guān)關(guān)鍵因素制定切實(shí)可可行的流程程設(shè)計(jì)優(yōu)化化目標(biāo)需要具有協(xié)協(xié)調(diào)能力、、對(duì)流程設(shè)設(shè)計(jì)工作有有了解的人人作為項(xiàng)目目的總負(fù)責(zé)責(zé)人分工明確，，責(zé)、權(quán)、、利到位流程推進(jìn)工工作管理組組織結(jié)構(gòu)信息化推動(dòng)動(dòng)小組在業(yè)務(wù)人員員的幫助下下，繪制出出當(dāng)前業(yè)務(wù)務(wù)流程圖，，然后通過過與管理人人員的溝通通、研討制制定出優(yōu)化化后的業(yè)務(wù)務(wù)流程對(duì)每個(gè)項(xiàng)目目的最終結(jié)結(jié)果負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)集團(tuán)內(nèi)內(nèi)部資源，，保障信息