ISO文件管理指引

ISO9001,ISO14001,QC080000

體系文件管理指引1目錄1.ISO9000質(zhì)量體系文件1.1概念1.2質(zhì)量體系文件的價(jià)值1.3質(zhì)量體系文件的作用1.4質(zhì)量體系文件的結(jié)構(gòu)1.5質(zhì)量體系文件的要求2.文件格式的基本要求3.編寫技巧3.1內(nèi)容框架的確定3.2流程圖3.3事項(xiàng)描述六要素4.舉例4.1質(zhì)量手冊4.2質(zhì)量體系程序4.3作業(yè)指導(dǎo)書或工作規(guī)范5.練習(xí)2強(qiáng)化檔案管理強(qiáng)化“文檔一體化”意識

把文秘工作與檔案管理工作從組織制度到具體程序真正的交融在一起。強(qiáng)化“全過程管理”工作意識

“公文格式、行文規(guī)則、收發(fā)程序、公文管理要求、公文歸檔細(xì)節(jié)”參考國家《檔案法》、《格式》、《辦法》等法規(guī)。強(qiáng)化“文書部門立卷”工作

公文立卷歸檔是文秘工作的最后環(huán)節(jié)，卻是檔案管理工作的開始環(huán)節(jié)，是真正的銜接點(diǎn)。二、辦公室日常工作技巧31.3體系文件的識別A.QM-01;EM-01;RM-01B.QP:質(zhì)量管理體系程序文件;EP:環(huán)境管理體系程序文件;RP:危害物質(zhì)過程管理體系文件;C.QWI:質(zhì)量管理體系三級文件EWI:環(huán)境管理體系三級文件RWI:危害物質(zhì)過程管理體系三級文件D.FM:表格記錄41.4質(zhì)量體系文件的結(jié)構(gòu)質(zhì)量手冊程序文件工作文件或作業(yè)指導(dǎo)書質(zhì)量記錄描述質(zhì)量體系總體結(jié)構(gòu)和要求的綱領(lǐng)性文件規(guī)定活動或過程的目的、要求、方法的文件規(guī)定某項(xiàng)具體工作的方法、要求和標(biāo)準(zhǔn)的文件證明質(zhì)量體系有效運(yùn)行和作為質(zhì)量體系改進(jìn)分析依據(jù)的特殊文件（一級）（二級）（三級）（四級）5體系文件的歸檔61.5體系文件的歸檔要求71.5體系文件的修訂所有系統(tǒng)文件修訂時,<<文件修訂(廢止)申請單>>必需經(jīng)過體系課審核;各部門修訂系統(tǒng)文件時必需同時修訂深圳公司及北海公司的文件;以免對二家公司系統(tǒng)管理不一致;如修訂深圳公司質(zhì)量管理體系中二級文件QP620(人力資源管理程序),就必需同時申請修訂北海公司質(zhì)量管理體系中二級文件QP620(人力資源管理程序);各部門修訂文件經(jīng)批準(zhǔn)后,需將文件的電子檔發(fā)至體系課(所有電子檔必需是WORD或EXCEL檔,不可是PDF檔),以便體系課更新文件服務(wù)器中共享文件;以保持文件的有效狀態(tài);81.5體系文件的修訂文件更改申請單NO:更改文件名稱顧客滿意度調(diào)查、客戶抱怨處理程序文件編號QP-16申請更改部門業(yè)務(wù)部申請人日期2007/6/20更改原因：原文件ISO9001：2000標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)需申請ISO9001：2008質(zhì)量管理體系，滿足公司發(fā)展需求，增加HSF要求，修訂文件名,編號及格式。更改后內(nèi)容文件版本號A/0改為B/0修正原文件《顧客滿意度評估程序》《客戶抱怨處理程序》合并為一份文件,修訂文件名稱,編號,格式;增加HSF要求審批意見：管理者代表：部門主管：日期：更改人：日期：91.5體系文件及表格的公司標(biāo)識公司名稱:深圳市科帕德科技有限公司冠德科技(深圳)有限公司錯誤的公司名稱:深圳科帕德科技有限公司科帕德科技(深圳有限公司101.6體體系系文文件件的的發(fā)發(fā)行行111.6外來文件的管理122.文文件件格格式式的的基基本本要要求求2.1外外觀觀紙張張大大小小(常常用用A4)裝訂訂邊邊(左左側(cè)側(cè)裝裝訂訂或或不不裝裝訂訂)首頁頁內(nèi)頁頁13文件件的的簽簽核核文件階層名稱提出/制訂審核/確認(rèn)核準(zhǔn)收發(fā)管制部門一質(zhì)量手冊體系課主任管理者代表總經(jīng)理文管中心二程序文件各部門主任部門經(jīng)理/體系課主任管理者代表文管中心三作業(yè)指導(dǎo)書相關(guān)人員部門主管/體系課主任部門經(jīng)理/管理者代表文管中心四表單隨同二、三階層文件一同審批文管中心142.文文件件格格式式的的基基本本要要求求2.2文文件件編編號號A.統(tǒng)統(tǒng)一一原原則則B.簡簡潔潔C.易易懂懂、、易易記記D.數(shù)數(shù)字字與與英英文文字字母母有有機(jī)機(jī)結(jié)結(jié)合合E.易易于于標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)化化WXXIXXXXQ質(zhì)量量體體系系三級級文文件件涉及及到到的的標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)條條款款號號文件件的的流水水號號152.文文件件格格式式的的基基本本要要求求2.3版版次次A.單單頁頁文文件件及及多多頁頁文文件件的的區(qū)區(qū)別別B.總總版版本本及及修修訂訂本本C.數(shù)數(shù)字字與與英英文文字字母母有有機(jī)機(jī)結(jié)結(jié)合合162.文文件件格格式式的的基基本本要要求求2.4頁頁碼碼總頁頁碼碼與與分分頁頁碼碼2.5生生效效日日期期及及發(fā)發(fā)行行日日期期,批批準(zhǔn)準(zhǔn)日日期期172.文文件件格格式式的的基基本本要要求求2.6章章節(jié)節(jié)區(qū)區(qū)分分及及編編號號(以以程程序序文文件件為為例例)1.目目的的2.范范圍圍3.定定義義4.職職責(zé)責(zé)4.1(小小標(biāo)標(biāo)題題)4.1.1(次次小小標(biāo)標(biāo)題題)4.2…………4.3…………4.3.15.工工作作內(nèi)內(nèi)容容5.1流流程程圖圖5.25.2.15.2.25.2.2.1………5.3………6.相相關(guān)關(guān)文文件件及及附附件件6.1………7.相相關(guān)關(guān)記記錄錄7.1………183.編編寫寫技技巧巧3.1內(nèi)內(nèi)容容框框架架的的確確立立A.本本文文件件的的編編寫寫目目的的或或功功能能B.本本文文件件控控制制的的活活動動(包包括括人人、、事、物物)C.列列出出具具體體的的內(nèi)內(nèi)容容條條目目D.有有先先后后工工作作順順序序的的，，需需流流程程圖圖E.文文字字描描述述工工作作內(nèi)內(nèi)容容193.2流流程程圖圖3.2.1流流程程圖圖符符號號表示示事事項(xiàng)項(xiàng)或或活活動動的的起起始始及及結(jié)結(jié)束束OK/NGYES/NO表示示事事項(xiàng)項(xiàng)或或活活動動之之中中間間步步驟驟表示示決決定定性性過過程程(如如:審審批批、、判判斷斷、、檢檢驗(yàn)驗(yàn)等等等等)表示示事事項(xiàng)項(xiàng)進(jìn)進(jìn)行行方方向向合格格/不不合合格格；；通通過過/不不通通過過是/不不是是例：：簡簡單單組組合合OKNG203.2.2流流程程圖圖的的配配合合要要求求職責(zé)責(zé):確確定定各各步步驟驟擔(dān)擔(dān)當(dāng)當(dāng)?shù)牡牟坎块T門或或個個人人文件件/表表格格:進(jìn)進(jìn)行行某某項(xiàng)項(xiàng)工工作作步步驟驟時時依依據(jù)據(jù)的的文文件件制制度度和需需填填寫寫的的記記錄錄21例:《《客客戶戶投投訴訴管管理理程程序序》》客戶戶投投訴訴接接收收登記記備備案案處理理分分類類處理理實(shí)實(shí)施施結(jié)果果確確認(rèn)認(rèn)結(jié)果果反反饋饋記錄錄歸歸檔檔流程程職責(zé)責(zé)文件件/表表格格主管管人人員員主管人人員授權(quán)人人員授權(quán)人人員責(zé)任部部門/人主管人人員主管人人員解釋OKOKNGNGOKNG信函、、電話話、傳傳真、、面談?wù)劦取犊蛻魬敉对V訴記錄錄表》》相關(guān)法法規(guī)、、標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)及文文件《糾正正預(yù)防防措施施報(bào)告告》《糾正正預(yù)防防措施施報(bào)告告》《客戶戶投訴訴記錄錄表》》客戶檔檔案223.3事事項(xiàng)描描述六六要素素（5W1H）WHYWHOWHATWHENWHEREHOWDO234舉舉例例4.1質(zhì)質(zhì)量手手冊(略)4.2工工作規(guī)規(guī)范(略)244.2.1章章節(jié)要要求(見2.6)序號項(xiàng)目說明1目目的的本本文件件的制制訂目目的或或功能能2范范圍圍本本文件件適用用范圍圍，如如人、、事、、物3定定義義說說明本本文中中的特特別用用詞、、代碼碼等4職職責(zé)責(zé)本本文中中各項(xiàng)項(xiàng)具體體工作作的職職權(quán)劃劃分5工工作內(nèi)內(nèi)容具具體的的流程程及文文字說說明5.1流流程程圖圖圖圖解方方式說說明流流程6參參考文文件本本文文件中中引用用的文文件制訂本本文件件參考考的文文件包括內(nèi)內(nèi)部的的和外外部的的7附附件件標(biāo)標(biāo)識識式樣樣關(guān)系圖圖表格格格式其他圖圖表254.2.2《《培培訓(xùn)管管理程程序》》演練練第一步步：確確定目目的通過對對本組組織所所有與與質(zhì)量量活動動有關(guān)關(guān)的人人員實(shí)實(shí)施必要要的培培訓(xùn)，，使其其掌握握相應(yīng)應(yīng)崗位位的工工作技技能和質(zhì)質(zhì)量意意識，，確保保員工工素質(zhì)質(zhì)滿足足質(zhì)量量體系系的要求求。264.2.2《《培培訓(xùn)管管理程程序》》演練練第二步步：確確定范范圍本組織織所有有與質(zhì)質(zhì)量活活動有有關(guān)的的員工工的培培訓(xùn)274.2.2《《培培訓(xùn)管管理程程序》》演練練第三步步：列列出具具體的的內(nèi)容容條目目人員員：：所有有人員員培訓(xùn)事事項(xiàng)：：A.入入職培培訓(xùn)B.在在職職培訓(xùn)訓(xùn)計(jì)劃培培訓(xùn)調(diào)崗培培訓(xùn)提升培培訓(xùn)其他他注:以以上培培訓(xùn)事事項(xiàng)分分類編編寫28第四步步：流流程圖圖A.入入職職培訓(xùn)訓(xùn)流程程新員工工入職培培訓(xùn)考核核轉(zhuǎn)正正辭退退OKNG流程程職責(zé)責(zé)文件/表格格人事事《《員員工招招聘程程序》》“入職職登記記表””人事+各部部門《《員員工培培訓(xùn)大大綱》》“培訓(xùn)訓(xùn)簽到到表””人事+各部部門《《新新員工工考評評標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)》總經(jīng)理理““員工工考核核表””29B.在在職職培訓(xùn)訓(xùn)流程程流程程職責(zé)責(zé)文件/表格格培訓(xùn)需需求申請請審批批資料保保存退件件OKNG各部門門《《員員工培培訓(xùn)大大綱》》實(shí)施施考核核各部門門““培培訓(xùn)申申請表表”內(nèi)訓(xùn)：：部門門領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)““培訓(xùn)訓(xùn)申請請表””外訓(xùn)：：人事事、總總經(jīng)理理預(yù)定部部門/人員員““培訓(xùn)訓(xùn)簽到到表””/授授課資資料NG外訓(xùn)內(nèi)訓(xùn)OK授課部部門/人員員““培訓(xùn)訓(xùn)簽到到表””/培培訓(xùn)證證明人事““員工工培訓(xùn)訓(xùn)履歷歷”/檔案案30第五步步：文文字描描述工工作內(nèi)內(nèi)容5.工工作內(nèi)內(nèi)容：5.1流流程圖圖（見見前兩兩頁））5.2各各部門門領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)根據(jù)據(jù)所屬屬各崗崗5.3員員工入入職培培訓(xùn)5.3.1人人事部部依據(jù)據(jù)《員員工招招聘程程序》》實(shí)施施新員員工的的招聘，入入聘新新員工工填寫寫“入入職登登記表表”，，轉(zhuǎn)入一一個月月試用用期。。5.3.2人人事部部在其其入職職第二二周內(nèi)內(nèi)安排排入入職培培訓(xùn)，，內(nèi)容包括括：5.3.2.1組組織概概況介介紹---由人人事部部負(fù)責(zé)責(zé)A）本本組織織質(zhì)量量方針針、目目標(biāo)及及企業(yè)業(yè)文化化B）本本組織織發(fā)展展歷程程及目目前狀狀況C）本本組織織機(jī)構(gòu)構(gòu)入主主要領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)成成員D）規(guī)規(guī)章制制度5.3.2.2工工作規(guī)規(guī)范及及質(zhì)量量意識識教育育---由由用人人部門